Livre Blanc INVOICE 2004

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Les Enjeux de la Gestion Electronique des Factures
Version Février 2004












SWT S.A. 57 Rue Lhomond 75005 Paris
Tél: [phone] - Fax: [phone], Site : www.swt-concept.com Livre Blanc
Les enjeux de la gestion électronique des factures

SOMMAIRE

A. ESTIMATIONS CHIFFREES DU MARCHE.................................................................................................... 4
A.1 LA CIRCULATION ET LE COUT DES FACTURES ........................................................................................ 4
A.2 DELAI DE TRAITEMENT...................................................................................................................... 4
A.3 CORPS DE FACTURE ........................................................................................................................ 4
A.4 DEMATERIALISER ............................................................................................................................ 5
A.5 SIGNATURE ELECTRONIQUE, FACTURE DEMATERIALISEE ET LAD ............................................................. 5
A.6 DEPARTEMENT COMPTABLE .............................................................................................................. 5
B. LES ENJEUX DU TRAITEMENT DES FACTURES........................................................................................6
B.1 UNE MEILLEURE INFORMATION........................................................................................................... 6
B.2 UNE DIMINUTION DU COUT DE TRAITEMENT........................................................................................... 6
B.3 IDENTIFIER LES ERREURS ET RESOUDRE LES ANOMALIES LE PLUS RAPIDEMENT POSSIBLE ............................. 6
B.4 CONCENTRER SES EFFORTS SUR LA GESTION DES RELATIONS FOURNISSEURS............................................ 7
B.5 AMELIORER LA VISIBILITE FINANCIERE GRACE A UNE INFORMATION FIABLE EN TEMPS REEL............................ 7
B.6 UNE INTEGRATION FIABLE A L’ERP..................................................................................................... 7
C. OPTIMISATION DE LA GESTION DES FACTURES : WORKFLOW, GED ET ERP ......................................... 9
C.1 GED ET WORKFLOW ....................................................................................................................... 9
C.2 LES PRINCIPAUX ERP .....................................................................................................................10
C.2.1 Taille du marché de l'ERP en France ........................................................................................10
C.2.2 Parts de marché des éditeurs d'ERP en France.........................................................................10
D. LES RALENTISSEMENTS A L’OPTIMISATION DU TRAITEMENT DES FACTURES.....................................12
D.1 BUDGE T .......................................................................................................................................12
D.2 MANQUE DE CONFIANCE DANS LES COMPETENCES TECHNIQUES DES FOURNISSEURS DE SOLUTIONS IT..........12
D.3 FAIBLE TELETRANSMISSION..............................................................................................................12
D.3.1 Nouveau cadre légal, télétransmission et contrôle fiscal..............................................................13
D.3.2 Les trois types de dématérialisation : Numérisation papier (LAD), signature électronique et facture
dématérialisée (XML, EDI)......................................................................................................................13
D.3.2.1 La facturation électronique ................................................................................................................................14
D.3.2.2 La numérisation de factures papier ...................................................................................................................16
D.4 DES FOURNISSEURS PLUS NOMBREUX................................................................................................17
D.5 INTEGRATION A UN ERP..................................................................................................................17
D.6 IMPOSSIBILITE DE DIMINUER UN DEPARTEMENT COMPTABLE EN DEÇA DE L’EFFECTIF DEJA EN PLACE..............18
E. LES BENEFICES LIEES A LA DEMATERIALISATION .................................................................................19
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Les enjeux de la gestion électronique des factures

E.1 LES BENEFICES RETIRES..................................................................................................................19
E.1.1 La gestion des anomalies.........................................................................................................19
E.1.2 La diminution des coûts de traitement.......................................................................................19
E.2 LES CLES DU SUCCES......................................................................................................................20
E.3 L’AVANTAGE DES CERTIFICATIONS ERP..............................................................................................20
F. LES REPONSES APPORTEES PAR LES LOGICIELS D’AUTOMATISATION................................................21
F.1 LES PRINCIPES DIRECTEURS .................................................................................................................21
F.2 LE WORKFLOW DE VALIDATION...............................................................................................................23
F.2.1 Vérification de la facture par rapprochement avec le bon de commande......................................23
F.2.2 Validation Simple / Expert ........................................................................................................24
G. LES ATOUTS DISTINCTIFS D’UNE OFFRE DE CAPTURE ET D’EXTRACTION AUTOMATIQUE ..................25
G.1 RECONNA ISSANCE, TRI ET CLASSIFICATION AUTOMATIQUES ...................................................................25
G.2 TRAITEMENT INTEGRAL DES LIGNES DU CORPS DE FACTURE7
G.3 LE TRAITEMENT DES FOLIOS MULTI-PAGES ..........................................................................................28
G.4 LES INNOVATIONS LES PLUS RECENTES ..............................................................................................29
G.5 CIRCULATION ET ARCHIVAGE DES IMAGES...........................................................................................30
H. EXEMPLE DE REUSSITE : MONDIAL ASSISTANCE...................................................................................31
H.1 ENJEUX........................................................................................................................................31
H.2 SOLUTION......31
H.3 BENEFICES....32
I. EXEMPLE DE REUSSITE : ELIOR................................................................................................................33
I.1 ENJEUX..............33
I.2 SOLUTION...........34
I.3 BENEFICES.........34
SOURCES.......................35
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Les enjeux de la gestion électronique des factures

A. Estimations chiffrées du marché
A.1 La circulation et le coût des factures
1,7 milliards de factures sont échangées chaque année en France.
13 à 18 milliards de factures sont échangées chaque année en Europe.
Le coût total de traitement d’une facture (tri, enregistrement, saisie, archivage) peut atteindre 16€
pour l’acheteur hors litige.
Les factures sous format papier continuent de représenter en volumétrie et en coût la charge
d’activité la plus importante des départements comptables.
A.2 Délai de traitement
25% des factures subissent un retard de paiement.
Le temps moyen de traitement et règlement d’une facture est de 12 jours.
44% des entreprises ont la possibilité de traiter leurs factures sous une semaine,
18% les traitent en 10 jours,
10% en deux semaines,
et 22% en plus de trois.
L’objectif de traitement d’une facture doit se limiter dans le temps et doit en tout état de cause
être ramené en dessous de la barre de la semaine.
A.3 Corps de facture
16% à 19% des factures contiennent une anomalie qui retarde le processus et augmente les
coûts de traitement.
20% des factures sont contestées. Le litige pouvant augmenter jusqu’à 10 fois le coût de
traitement de la facture.
58% des entreprises avouent ne pas avoir défini de processus particulier pour le traitement des
anomalies (identification et résolution).
Les factures posant problème suivent le même traitement que l’ensemble des factures en
ralentissant d’autant le délai de traitement général.
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