32 - Guide PP remontées de dépenses en cours de modification V1

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• Langue: Français

Extrait

Guide des remontées de dépenses
de la mesure
« Appui aux microprojets collectifs »
FSE 4-2.3 en Rhône-Alpes




Sommaire

I- Introduction _______________________________ 1
II- Modalités de prise en charge de vos dépenses et de
comptabilisation des ressources du microproje_t.___________ 1
Justification du temps affecté à la mesure 4- _2._3_ _: ________ 2
III- Suivi administratif et financier de la mesu _re_________ 9
A- Généralités sur la procédure glob a_le____________________9
B- Explication détaillée du proce s_s_______________________9
1- Remontées de dépenses mensuell _es__________________________ 9
2- Bilan intermédiaire, bilan annuel et de fin det _p_ro_j_____________ 10
IV- Rappel concernant les mentions obligatoires devafnitg urer
sur toutes facture s_____________________________ 11
V- Rappel concernant les modalités d’enregistrement sd edons 11
VI- Rappel de vos obligations contractuell e_s__________ 12
VII- Annexes _______________________________ 13
A- Note de fra is__________________________________ 14
B- Facture type __________________________________ 16
C- Reçu de don _s _________________________________ 17
D- Fiche de temp _s________________________________ 18
E- Echéancier des remontées de dépen s_e_s _______________ 19
F- Saisie des dépense _s_____________________________ 20



I- Introduction
Votre projet à été retenu dans le cadre de la em «e suArppui aux microprojets collectifs »
FSE 4-2.3.
La convention que vous avez signée avec la CREôSnSe RAhlpes vous engage à certaines
obligations concernant la validation des dépensefsfe cetuées au titre de votre microprojet.

II- Modalités de prise en charge de vos dépenses et de
comptabilisation des ressources du microprojet.

Voici les indications pour effectuer le règlemenet vdos factures et l’enregistrement des
ressources qui sont fléchées sur le microprojet.

Pour effectuer vos règlements, deux possibilités :

- Dans le cas d’une facture simple envoyée à svtroutcreture ou payée en magasin, elle sera
payée, soit par chèque soit par virement effecteupéu ids le compte sur lequel a été fait le
virement de la subvention.

- Dans le cas de petit montant ou de facture dpiareyéctee ment par un membre de la
structure soit en espèces, soit avec un moyen diem penat personnel, la re-facturation à la
structure devra être faite par le biais d’une dneo tefr ais.

Vous pourrez soit utiliser vos propres modèles odte s nde frais si vous en posséder, soit
utiliser celles fournies par la CRESS tel quenl oleus emodifiant à votre guise (modèle type de
note de frais cf. annexe A : remboursement fr adisé pelatcement). Toutefois, certaines
mentions restent obligatoires quelque soit le fotr mcahoisit. (Le détail des factures, le
récapitulatif du montant ainsi que le nom et nlaa tusirge du déclarant. Les factures devront
être attachées à la note de frais.)

En ce qui concerne les remboursements kilométriq,u elas copie de la carte grise du véhicule
ou le cas échéant la convention collective devgruar efri avec la première note de frais afin de
justifier le taux de base du remboursement. De pnleu s seront remboursés que les
kilomètres entre l’adresse de la structure (oui èlgee ssocial) où se déroule le projet et la
destination finale du rendez-vous, ces deux loactaiolinss devant figurées sur la note de frais.


Pour chaque règlement, sur une facture ou uned en oftrea is, le numéro du chèque, le nom
du compte bancaire ainsi que la date de paiemvernotn td eêtre inscrits.





Guide de suivi de la Mesure 4-2.3 du FSE en Rhône-Alpes 1

Les dépenses éligibles et justifications des déepse n:s

La présentation des différentes dépenses éligiblesus it la décomposition du budget
prévisionnel des outils nationaux du FSE (Partdieu Ed ossier de subvention).

Les dépenses directes (1+2+3+4)
Il s’agit des dépenses directement générées parm ilcer oprojet (location de salles, bureau,
électricité, téléphone,…) qui peuvent faire l’objedte justifications individuelles (factures ou
pièces comptables de valeur équivalente et proba n:t ebulletins de paie, fiches de frais de
mission, etc.).

Les dépenses directes peuvent être affectées au gebtu ddu microprojet soit à 100 %, soit
partiellement (considérées comme directement impbulteas au microprojet mais faisant
l’objet d’un pourcentage d’affectation. Exemple p:ri s e en charge d’une facture annuelle
directement imputable sur un microprojet d’une deu rdée 10 mois. La clé de répartition de
cette charge sera donc égale à 10/12 = 83,33%.


1. Personnel
Les salaires et charges du person netlravaillant sur le projet (y compris le personnel
administratif concerné) sont pris en charges. Lrta rpéasiduelle du ou des contrats aidés est
aussi prise en charge.

Afin de pouvoir justifier le temps de présences adlaersi és passé sur la mesure « Appui aux
microprojets collectifs » FSE 4-2.3, un certain bnroem de documents sont nécessaires :

- Dans le cas d’une structure ayant plusieursi taécst, ivune lettre de mission précisant la date
de début, la date de fin, le nombre d’heures dets clreip tif de la mission du salarié au sein
du projet devra être faite et signée par le reasbploen sjuridique de la structure ainsi que par
le salarié concerné.

Si une personne est à 100% sur le micropr o:je tla mesure 10B prend en charge 100% du
salaire et des charges sociales. Pour justifietre mlep s passé, la pièce justificative est la fiche
de paie du salarié.

Si une personne est à moins de 100% sur le micjreotp r:o
Les personnes devront réaliser des fiches de tempens suelles. (Voir exemple annexe D).
Ces fiches devront être conservées et une copier a deêvtre fournie à la CRESS RA avec la
copie du bulletin de paie correspondant.

La prise en charge des dépenses s’effectue de nlaiè rme asuivante :

Nombre d’heures dédiées au microprojet / nombre alt odt’heures travaillées = X%

X% sera le ratio de prise en charge par le FSaE ladirue snet, des charges sociales et autres
avantages (tickets restaurants part salariée).
Guide de suivi de la Mesure 4-2.3 du FSE en Rhône-Alpes 2

NB : ce ratio sera également utilisé pour la penri sec harge des frais indirects de
fonctionnement
Attention en cas d’évolution de l’effectif tota l lad estructure en cours de projet, cela peut
faire évoluer le ratio de prise en charge autalan tb aài sse qu’à la hausse.

Dans le cas d’une aide publique au p o:s te
Le montant des aides sera déduit du montant g loLbea l.FSE prendra donc la part résiduelle
qui reste à charge de la structure. Il faudra ced acnass fournir une copie de l’attribution de
l’aide au poste.
Pour les postes dédiés à moins de 100% à l’acti0oBn, 1application de la même clé que
précédemment sur le montant résiduel.

Dans le cas des Chèques Emploi Assoc ia:t if
Les justificatifs valables pour valider les dépesn seont l’attestation d’emploi renvoyé par
l’URSSAF et l’attestation de prélèvement mensuesl cdhearges sociales.

Attention :Pour chaque personne travaillant sur la mesure 34,- 2.les convocations aux
réunions ainsi que les agendas de la période cnoénec erdevront être conservés comme
justificatif du travail réalis é.

Cotisation de médecine du trav apilrise en charge en fonction des heures déclaruére sl as
mesure « appui aux microprojets collectifs ».

Tickets restauran t
Facture des tickets restaurant de la structure épeta rtrition du coût par salarié au nombre de
tickets utilisés. Prise en charge des tickets urerastnats en fonction des heures déclarées sur
le projet. Joindre la facture des tickets restta udrea nl’entreprise et inscrire sur le bordereau
les mentions suivantes:
- nom de la personne ayant reçu le ticket rest aàu rasen faire rembourser.
- prix total des tickets restaurants : part einsetr e+p rpart salarié
- nombre de tickets pris en charge par le FSE
- montant remboursé par le FSE

NB : réintégrer la part salariée des tickets rreasntat udans le salaire net au moment de sa
déclaration.

Mise à disposition
Un salarié peut être mis à disposition par unec tustrreu