Comment encaisser vos factures plus rapidement ? - E2P1

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2. Comment éviter les factures impayées ?1. Précautions générales1.1. CONDITIONS GÉNÉRALES ET CONTRATS TYPE1.1.1. Intéressant pour la plupart des commerçantsQuasi tous les commerçants ont intérêt à avoir des con ditions générales (sur le bon de commande, la facture, le bon de li vrai son, le devis, etc.). Quel que soit le secteur dans lequel vous êtes ac tif, que vous soyez dé tail lant ou grossiste, ou bien que vous prestiez des services , (p.ex. com me entrepreneur, réparateur d’appareils élec tro mé na gers), que vous ayez seulement des particuliers comme clients ou aussi d’autres com mer çants et entreprises. Et peu importe qu’il s’agisse de grosses ou de pe tites fac tures.A première vue, certains (petits) commerçants (comme les boulangers, les bouchers, les épiciers, les traiteurs, les restaurateurs, les au ber gis-tes, les cordonniers, …) auraient moins (voire pas du tout) besoin de tel-les con ditions. En effet, on les paie généralement cash… Les montants sont souvent limités et dans ces secteurs, ce n’est pas l’habitude de tra vail ler avec des factures.Pour ces professions, des conditions générales peuvent toutefois aussi être utiles. Du moins pour les affaires qui sortent du quotidien…Un exemple :Un boucher reçoit une commande pour la livraison de viande pour un bar becue de 50 personnes. Et cela pour un montant qui s’élève à 400 €. Le boucher veut livrer sa viande mais le barbecue n’a fi na le ment pas lieu…Un boulanger doit livrer ...

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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?

2. Comment éviter les factures impayées ?

1. Précautions générales

1.1. CONDITIONS GÉNÉRALES ET CONTRATS TYPE

1.1.1. Intéressant pour la plupart des commerçants

Quasi tous les commerçants ont intérêt à avoir des con ditions générales

(sur le bon de commande, la facture, le bon de li vrai son, le devis, etc.).

Quel que soit le secteur dans lequel vous êtes ac tif, que vous soyez

dé tail

lant ou grossiste, ou bien que vous prestiez des ser vices, (p.ex.

com me entrepreneur, réparateur d’appareils élec

tro mé na gers), que

vous ayez seulement des particuliers comme clients ou aussi d’autres

com mer çants et entreprises. Et peu importe qu’il s’agisse de grosses ou

de pe tites fac tures.

A première vue, certains (petits) commerçants (comme les boulangers,

les bouchers, les épiciers, les traiteurs, les restaurateurs, les au ber gis-

tes, les cordonniers, …) auraient moins (voire pas du tout) besoin de tel-

les con ditions. En effet, on les paie généralement cash… Les montants

sont souvent limités et dans ces secteurs, ce n’est pas l’habitude de

tra vail

ler avec des factures.

Pour ces professions, des conditions générales peuvent toutefois aussi

être utiles. Du moins pour les affaires qui sortent du quotidien…

Un exemple :

Un boucher reçoit une commande pour la livraison de viande pour

un bar

becue de 50 personnes. Et cela pour un montant qui s’élève à

400

€

. Le boucher veut livrer sa viande mais le barbecue n’a fi na

le ment

pas lieu…

Un boulanger doit livrer chaque jour 250 petits pains à un snack qui

vend des pains garnis. En outre, le boulanger a parmi sa clientèle un

cer

tain nombre de restaurants à qui il livre des pains surprises. Mais il

arrive que les paiements se fassent attendre.

Un restaurateur est réputé pour ses lunches d’affaires à midi.

Ré gu

liè re ment, des réservations téléphoniques sont prises pour 15 à

20 con vi ves. Mais quid si personne ne se présente ou qu’on lui de-

mande d’en voy er sa note et qu’au bout du compte il n’est pas payé ? Et

peut-être ce restaurateur organise-t-il aussi des fêtes pour les entrepri-

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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?

2. Comment éviter les factures impayées ?

ses, des ju bilés, des communions ou même des réceptions de mari-

age. Ce ne se rait pas la première fois que tout soit annulé à la der nière

minute…

1.1.2. Même si vous n’êtes payé qu’au comptant

Et si vous ne recevez que des paiements cash (vous avez p. ex. un

ma ga

sin d’électroménagers et vous ne vendez qu’au comptant à des

par

ti

culiers) ou si vous demandez toujours un acompte ? Là aussi, les

con di

tions générales peuvent vous être utiles. Parce qu’elles ne vous

pro tè gent pas seulement contre les mauvais payeurs et les paiements

tardifs, mais aussi contre les plaintes de clients mécontents. Et elles

précisent p.ex. quel juge est compétent en cas de litige.

1.1.3. Conseillé pour un bon de commande/contrat

Tant que tout va bien entre vous et votre client, les conditions générales

ont peu d’intérêt. Mais si votre client ne vous paie pas ou s’il émet des

réclamations contre vous ou votre produit, il en va tout autrement. On

est alors gé

né ralement confronté à la question suivante : qu’est-ce qui

avait été con

ve nu (quel est le montant des intérêts en cas de paiement

tardif, etc.) ? Vous se rez beaucoup plus fort si vous avez pu mettre ces

con ven tions sur pa pier sous forme de conditions générales inscrites sur

votre bon de com man de ou votre contrat. Vous devrez toutefois veiller à

ce que ces conditions soient valables.

Vous pourriez bien sûr prévoir des clauses spécifi ques pour chaque

client. Mais c’est un travail sans fi n (sauf si naturellement vous n’avez

qu’un petit nombre de clients importants). Aussi est-il conseillé de tra vail-

ler avec des contrats standard ou des bons de com man de pré-imprimés

re prenant les conditions générales. Pour un contrat très important, vous

pou vez toutefois toujours (faire) rédiger un contrat sur me su re (Partie II,

2.1.).

Vous pouvez par ailleurs ne pas vous limiter à rédiger des conditions

gé né

ra

les pour le cas où vous vendez ou vous prestez des services à

vos clients. Vous pouvez aussi le faire si vous achetez des marchandi-

ses à vos four nisseurs. C’est ce qu’on appelle des “conditions d’achat”.

De plus en plus de clients importants utilisent leurs propres conditions

d’achat pour des commandes importantes. N’utilisez toutefois pas vos

con

di tions de vente pour vos propres achats (vous êtes alors client).

Elles sont en effet normalement très strictes et à l’avantage du vendeur.

Uti

lisez plutôt des conditions spécifi ques.

On peut conseiller les

conditions générales à

presque tous les com-

merçants et à presque

toutes les entreprises,

même si, à première

vue, il semble que ce

ne soit pas toujours

le cas pour certaines

professions (p.ex. les

boulangers).

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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?

2. Comment éviter les factures impayées ?

1.1.4. Au verso d’un maximum de documents possibles

Les conditions générales sont généralement imprimées au verso de vos

do

cuments. D’un point de vue commercial, c’est plus intéressant qu’au

rec to. En effet, bien des clients ne lisent pas les “petits ca rac

tères” au

ver so, alors qu’ils analysent en profondeur tout ce qui se trou ve au recto

du contrat.

Veillez par ailleurs à ce qu’elles fi gurent sur le plus de documents pos-

si bles (facture, bon de commande, bon de livraison, devis, etc.) et de

pré fé

rence pas seulement sur vos factures. Vous risquez sinon des dis-

cus sions avec des clients qui prétendraient n’avoir jamais accepté vos

con di

tions. Ils pourraient p. ex. affi rmer qu’ils ne connaissaient pas ces

con di

tions au moment de la conclusion du contrat et qu’ils ne les ont ap-

pri ses qu’au moment où vous leur avez expédié votre facture. Aussi, re-

pre nez-les au moins aussi au verso de vos bons de commande. Et faites

les signer par le client. Par sa signature, il marque en effet son accord.

Vous pouvez aussi bien sûr travailler avec des contrats type en lieu et pla-

ce de conditions générales. En fait, ces contrats ne sont rien d’autre que

des conditions générales reprises sous la forme d’un véritable con

trat.

Pensons p. ex. à l’agence immobilière qui présente gé

néralement à tous

ses clients un contrat “prêt à signer”.

1.1.5. Accepté ou non ?

Si votre client signe un bon de commande sur lequel vos conditions gé-

né

rales sont imprimées, il pourra diffi cilement prétendre par la suite qu’il

n’a pas accepté vos conditions. Mais s’il affi rme qu’il n’a jamais ac cepté

vos conditions générales qui se trouvaient exclusivement sur vos fac tu-

res, vous pourrez invoquer deux arguments. Indiquez que vous faites

de puis longtemps des affaires avec ce client et qu’il con nais sait donc

par faitement vos conditions. En outre, si votre facture n’a pas été con

tes-

tée, vous pourriez soutenir que le client était d’accord avec celle-ci. Cette

dernière piste ne peut toutefois être empruntée avec suc cès que si votre

client est aussi un commerçant.

1.1.6. Renvoyer au recto

Renvoyez en outre, au recto de votre bon de commande ou de votre

bon de livraison, à vos conditions générales imprimées au verso. Vous

pou vez à cet effet reprendre une clause du style

“le client se déclare

d’ac cord avec les conditions générales qui sont reprises au verso de ce

bon de commande”

.

Si vous faxez un bon de commande à votre client, n’oubliez pas de faxer

Ne mentionnez pas vos

conditions générales

exclusivement sur vos

factures mais égale-

ment sur vos bons de

commande, vos bons

de livraison, vos devis,

dans votre catalogue,

etc. Sinon, vous risquez

de ne pas pouvoir les

invoquer.

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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?

2. Comment éviter les factures impayées ?

éga

lement le verso. Et indiquez dans la lettre d’accompagnement jointe

que vous lui faxez aussi les conditions générales applicables, sans quoi

le client en question pourrait une fois de plus pré

tendre qu’il n’en a pas eu

connaissance. Et que vous ne lui avez ja mais soumis vos condi

tions.

1.1.7. Les conditions peuvent être consultées…

Suffi t-il de préciser que vos conditions générales peuvent être con sul-

tées en vos locaux ? Et que vous les transmettrez au client à sa pre miè-

re demande et que vous l’indiquez aussi sur la facture et/ou le bon de

commande transmis au client (vous pouvez consulter nos conditions

générales dans nos bureaux) ? Gé néralement, la jurisprudence consi-

dère qu’un simple ren voi aux con di tions générales de vente sans com-

munication de celles-ci, ne suffi t pas pour pouvoir les appliquer. Ne vous

bornez donc pas à ces mentions.

1.1.8. Dans quelle langue les rédiger ?

Vos conditions générales seront toujours rédigées en français. Mais faut-

il y ajouter une autre langue ? Nous ne pouvons donner une ré ponse

gé nérale à cette question. Tout dépend en effet avec qui vous faites des

af faires. Si vous avez des clients étrangers ou situés de l’autre côté de

la frontière linguistique, mieux vaut alors reprendre vos conditions gé né-

ra

les en plusieurs langues.

Et quelles langues choisir ? En principe, vous devez traduire vos con di-

tions générales en autant de langues que celles parlées par vos clients.

Si non, vous courez le risque qu’un client invoque par la suite qu’il n’a

pas com

pris vos conditions générales. Si vous travaillez avec de nom-

breu ses nationalités, il n’est naturellement pas possible de faire traduire

vos con

ditions générales dans toutes les langues utilisées. Préférez

alors le fran

çais, le néerlandais, l’allemand et l’anglais.

Reprendre toutes les traductions au verso de vos documents peut bien

sûr poser problème. Vous pouvez le résoudre en faisant imprimer dif

fé-

rents bons de commande ou factures avec chaque fois les conditions

gé

nérales reprises au verso dans une langue particulière. Ou si vous

im pri

mez vous-même vos conditions, en imprimant chaque fois ces con-

di tions dans la langue adéquate.

Vous pouvez faire traduire vos conditions générales par un bureau de tra -

duction. Pour environ 125 à 150

€

par langue, vous aurez ce qu’il vous

faut. Et au moins, vous serez sûr de la traduction.

Rédigez vos conditions

générales dans la lan-

gue de vos clients pour

que, par la suite, ils ne

puissent pas prétendre

ne pas les avoir com-

prises.

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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?

2. Comment éviter les factures impayées ?

1.1.9. Utilisez un langage clair

Veillez toujours à ce que vos conditions de vente soient formulées de

ma

nière claire et non équivoque.

Si elles manquent de clarté, surtout si elles s’adressent à des con som-

ma

teurs, toute imprécision jouera en votre défaveur. En effet, la loi sur

les pratiques du commerce dit qu’on doit privilégier l’interprétation la plus

fa

vorable au consommateur.

1.1.10. Du sur mesure

Le contenu de vos conditions générales est très important. Il est né ces-

saire qu’elles soient rédigées sur mesure pour votre établissement. Cha-

que secteur a ses propres caractéristiques. Et au sein de celui-ci, cha que

établissement est unique (vous voulez p.ex. d’autres délais de paie ment

que vos concurrents, que d’autres garanties vous soient don nées, etc.).

La simple copie des conditions générales d’un autre com mer çant est

dès lors dangereuse. Vous risquez de reprendre des clau ses in adap

tées

(et éventuellement interdites). Au diable l’avarice…

1.1.11. Les clauses interdites par la loi

En rédigeant vos conditions générales, vous devez aussi tenir compte

d’un cer

tain nombre de dispositions légales. Soyez surtout attentif si vos

clients sont des consommateurs (= des particuliers). De nombreuses

dispositions légales limitent en effet votre liberté de stipuler ce que vous

voulez dans vos conditions générales. La loi sur les pratiques du com -

mer ce énumère ainsi une série de clauses que vous ne pouvez re pren -

dre dans vos conditions de facturation si vous faites des af

faires avec

des consommateurs.

Un exemple :

Est interdite la disposition selon laquelle vous pouvez conserver des

acomp

tes déjà payés si l’acheteur annule sans plus le contrat (le bon

de commande). Sauf si vous précisez que le consommateur a droit à un

montant équivalent si vous-même annulez la vente.

Si vous vendez des biens de consommation à des particuliers, vous

devez aussi tenir compte de la garantie légale et ne pouvez y déroger

(voir infra).

Mais même si vous faites des affaires avec d’autres commerçants, tout

n’est pas permis pour autant. Le Code civil prévoit ainsi un ensemble de

règles que vous devez respecter.

Ainsi, les dommages et intérêts que vous demandez en cas de paie-

Les conditions de

facturation doivent être

rédigées sur mesure

pour votre commerce.

Il est tout à fait décon-

seillé de recopier des

conditions de tiers.