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Comment prendre notes toute vitesse

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PROFIL SELECT COMMENT PRENDRE NOTES A TOUTE VITESSE ? On écrit en moyenne 40 mots par minute, alors qu’un orateur débite jusqu’à 180 mots par minute. A ce rythme, impossible de tout noter. Efforcez-vous plutôt de synthétiser ses propos pour ne retenir que l’essentiel. Pour que vos notes soient lisibles et pertinentes au lieu de quitter la salle avec des feuilles couvertes de pattes de mouche inexploitables, vous devez donc adopter une démarche d’écoute active. REGLES ET CONSEILS. D’abord, bien comprendre ce que vous entendez pour pouvoir analyser et hiérarchiser les informations. Ensuite, faire le tri au fil du discours et ne noter que le strict nécessaire en l’ordonnant de manière cohérente et intelligible. Pour y parvenir, suivez pas à pas les règles et les conseils suivants. DOCUMENTEZ-VOUS AVANT LA REUNION. - Plongez-vous dans le dossier et consultez les comptes rendus des réunions précédentes. - Réfléchissez à l’utilisation que vous entendez faire de vos notes. Vous serviront-elles à mettre au point une autre intervention ? A compléter une étude ? A convaincre un décideur ? - Demandez-vous pour qui elles seront exploitées : par vous-même seulement, par toute votre équipe, par votre supérieur ? - Autre point important : le choix du support. Privilégiez le format A4 et prévoyez un cahier ou un bloc au fond rigide, de façon à pouvoir noter sans être nécessairement bien assis. - N’écrivez si possible qu’au ...
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P
ROFIL SELEC
T
COMMENT PRENDRE NOTES A TOUTE VITESSE ?
On écrit en moyenne 40 mots par minute, alors qu’un orateur débite
jusqu’à 180 mots par minute. A ce rythme, impossible de tout noter.
Efforcez-vous plutôt de synthétiser ses propos pour ne retenir que
l’essentiel.
Pour que vos notes soient lisibles et pertinentes au lieu de quitter la salle avec des
feuilles couvertes de pattes de mouche inexploitables, vous devez donc adopter
une démarche d’écoute active.
REGLES ET CONSEILS.
D’abord, bien comprendre ce que vous entendez pour pouvoir analyser et hiérarchiser les
informations. Ensuite, faire le tri au fil du discours et ne noter que le strict nécessaire en l’ordonnant
de manière cohérente et intelligible. Pour y parvenir, suivez pas à pas les règles et les conseils
suivants.
DOCUMENTEZ-VOUS AVANT LA REUNION.
-
Plongez-vous dans le dossier et consultez les comptes rendus des réunions précédentes.
-
Réfléchissez à l’utilisation que vous entendez faire de vos notes. Vous serviront-elles à mettre
au point une autre intervention ? A compléter une étude ? A convaincre un décideur ?
-
Demandez-vous pour qui elles seront exploitées : par vous-même seulement, par toute votre
équipe, par votre supérieur ?
-
Autre point important : le choix du support. Privilégiez le format A4 et prévoyez un cahier ou
un bloc au fond rigide, de façon à pouvoir noter sans être nécessairement bien assis.
-
N’écrivez si possible qu’au verso pour ne pas avoir à retourner vos feuilles. Si elles sont
volantes, datez-les et numérotez-les au fur et à mesure.
REPEREZ-VOUS A L’AIDE DES « MOTS-OUTILS ».
-
Lors de la prise de notes, la moitié du travail consiste à comprendre, à sélectionner et à
structurer l’information, ce qui réclame une grande concentration. Apprenez à repérer les
« mots-outils » contenus dans le discours.
-
Ces derniers sont les mots de liaison qui articulent le raisonnement logique et hiérarchisent
les idées. Ils vous aideront à retrouver le plan.
-
On distingue ceux qui introduisent une explication (car, c'est-à-dire, en effet…), une précision
(en ce qui concerne, quant à…), une restriction (cependant, toutefois, pourtant…) et une
argumentation (or, en revanche, au contraire…).
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ROFIL SELEC
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Lorsque vous aurez identifié une partie cohérente, résumez d’un mot-clé le thème abordé et
inscrivez-le dans la colonne gauche de vos notes.
DIVISEZ VOS FEUILLES EN TROIS POUR MIEUX EXPLOITER VOS NOTES.
Cette technique fonctionne pour tout type de notes et facilite grandement leur exploitation future.
-
Tracez trois colonnes sur les feuilles que vous allez utiliser, en réservant les deux tiers de la
largeur à la colonne centrale, qui servira à consigner l’essentiel du discours. Les colonnes de
gauche et de droite se partageront donc l’espace restant.
-
A gauche, vous inscrirez les mots-clés caractérisant les différents passages de l’intervention,
afin de pouvoir ensuite retrouver en un clin d’oeil les thèmes abordés.
-
A droite, vous recenserez les points à préciser, les idées à creuser, les livres à lire, les
personnes à contacter, etc.
Mots-clés
Notes
Remarques
BANNISSEZ LES PHRASES ET EXPRESSIONS FLOUES.
-
utilisez des termes précis afin que chaque phrase ait un sens, même lue isolément. Par
exemple, au lieu d’écrire « les ventes évoluent », préférez « les ventes augmentent » ou
« diminuent », en indiquant, si possible, de combien.
-
Bannissez les verbes fourre-tout, comme « être », « faire », « avoir » ou « dire », si vous
pouvez trouvez un mot plus explicite.
-
Notez les explications ou arguments qui viennent étayer chaque affirmation. Si, par exemple,
l’orateur annonce qu’un « big bang se profile dans le textile », soyez attentif à la phrase qui
suit. Il expliquera sans doute que c’est parce que « les quotas qui encadraient le commerce
mondial des produits textiles depuis trente ans disparaissent ».
-
Prenez l’ordre du jour comme référence et guettez les moments où l’orateur synthétise, où
reformule ses propos pour retrouver ses repères. Si c’est possible, n’hésitez pas à lui
demander de répéter une idée ou un chiffre qui ne vous semble pas clair.
-
Lorsqu’un échange a lieu entre plusieurs personnes, divisez votre feuille en autant de
colonnes et efforcez-vous de noter la progression des échanges, les points de divergence, les
avantages et inconvénients des solutions présentées.
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ROFIL SELEC
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-
Si une décision est prise, n’oubliez pas de le mentionner clairement. Soulignez-la pour bien la
distinguer des autres idées abordées.
-
Notez immédiatement ce qui est difficile à retenir, comme les chiffres, les noms propres et les
dates.
ALLEGEZ, ABREGEZ, REFORMULEZ…
-
Ecrivez court : zappez le superflu sans sacrifier ce qui est nécessaire à la compréhension du
discours.
-
Eliminez d’abord périphrases, tournures ampoulées et autres tics de langage (« A bien des
égards… », « Comme vous le constaterez »…).
-
Remplacez systématiquement les périphrases par des adverbes (« de façon efficace »
devient « efficacement »), par des noms (« la direction reconnaît l’efficacité des nouveaux
outils »), ou par des adjectifs (« que l’on ne peut pas prévoir » devient « imprévisible »).
-
Résumez les successions de termes génériques qui alourdissent le discours. Si l’on vous
parle de « télé, journaux et radio », préférez le mot « médias ».
-
Ne vous embarrassez pas plus des anecdotes : elles ne servent qu’à faire passer un
message.
-
A l’inverse, conservez les formules-chocs. Simples à retenir, elles font comprendre une idée
en utilisant le mot ou l’image juste : écrire court, ce n’est pas écrire bref, mais écrire efficace.
-
Recourez aux abréviations. Le principe ? Supprimer les voyelles (« beaucoup » devient
« bcp »), enlever les dernières lettres (« princip. » pour « principal ») et utiliser les sigles et les
initiales.
-
Les termes anglo-saxons les plus utilisés se révèlent commodes et universellement compris
dans l’univers des affaires (« ROI » pour « retour sur investissement », « Q3 » pour
« troisième trimestre »…). Pensez aussi aux symboles mathématiques.
FAITES UN DEBRIEFING LE PLUS VITE POSSIBLE.
-
Relisez vos notes et clarifiez-les tant que les informations sont fraîches dans votre esprit.
-
Essayez la méthode heuristique (du grec « heuriskein » : trouver), qui permet de visualiser
instantanément les idées principales et le plan du discours.
-
Observez les mots-clés inscrits dans la colonne de gauche de vos notes. Si l’un d’eux
revient plusieurs fois, regroupez dans une bulle les informations correspondantes de la
colonne centrale.
-
Créez une bulle par mot-clé, puis disposez-les en étoile sur une feuille, autour du thème de
la réunion. L’importance respective des questions soulevées et l’ordre des priorités
apparaissent alors plus clairement et la prise de décision en est facilitée.
Source : Alexandra Bissé – Management – n°126 – décembre 2005
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