Internal Audit Charter juin 2006

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Contexte Conformément au rôle et aux paramètres décrits dans la présenteCharte, la prestation de services de vérification interne au CRDI (le Centre) peut être confiée à des ressources à l’interne ou à l’externe, ou à ces ressources combinées. LaChartea été élaborée pour orienter et diriger les activités confiées aux Services de vérification et en préciser la raison d’être, les pouvoirs et les responsabilités. Elle fournit également un cadre au président du Centre et au Comité des finances et de la vérification (CFV) pour l’évaluation du fonctionnement des Services de vérification.

La présenteChartea été élaborée en tenant compte des lois et des lignes directrices applicables. La mission, les pouvoirs et la supervision du CRDI sont assujettis à laLoi sur le CRDIet, à ce titre, l’information présentée dans laChartetient compte des exigences de la Loi. Comme le Centre n’est pas considéré comme un « ministère » au sens de laLoi sur la gestion des finances publiques, à l’instar d’autres organismes établis par le gouvernement fédéral, il n’est pas assujetti à laPolitique révisée sur la vérification interneétablie par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT); toutefois, laChartereflète les principaux principes directeurs et l’esprit de la politique. En outre, laCharteest conforme auxNormes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne(Normes) et au code de déontologie de l’Institut des vérificateurs internes (IIA). Enfin, laChartea été approuvée par le CFV et par le président du Centre, et elle a l’appui de la haute direction.

Raison d'être La raison d’être des Services de vérification du CRDI est de fournir des évaluations objectives et des conseils opportuns en ce qui concerne le fonctionnement et les activités de gestion du Centre. Les Services de vérification appuient la direction et les employés dans l’exercice de leurs responsabilités et dans la réalisation des objectifs du CRDI, par la prestation de services indépendants et objectifs, y compris des analyses, des recommandations et d’autres activités de soutien aux missions de vérification et de conseil.

Types de services de vérification interne offerts

La définition de la vérification interne, formulée par l’IIA et reprise dans laPolitique révisée sur la vérification internedu SCT, est la suivante :

« La vérification interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer et contribue à créer de la valeur ajoutée. Elle aide l’organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance et en faisant des propositions pour les rendre plus efficaces. »[adaptation de la définition fournie en français sur le site de l’IIA]

Les services de vérification offerts au CRDI peuvent être classés dans les grandes catégories des missions d’assurance et de conseil. Toutefois, ces deux catégories ne s’excluent pas mutuellement, et de nombreux services de vérification interne peuvent comprendre à la fois des services d’assurance et de conseil.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Les services d’assurance consistent en des examens objectifs des éléments probants, effectués en vue de fournir une évaluation indépendante des processus organisationnels. Il s’agit par exemple de vérifications financières, opérationnelles, de conformité, de sécurité des systèmes et de diligence professionnelle.

Les services de conseil créent de la valeur ajoutée et améliorent le fonctionnement du CRDI. Ils peuvent être officiels ou non officiels et ils visent généralement à faire des recommandations qui amélioreront l’efficacité et l’efficience des processus, des systèmes et des procédures. Les activités de conseil peuvent comprendre des mesures de facilitation, des analyses de processus, des conseils connexes, de la formation, etc.

Les Services de vérification n’effectuent pas d’évaluations et n’offrent aucun service connexe. Bien que les deux fonctions, vérification et évaluation, soient comptables au président du Centre, les Services de vérification sont distincts de la fonction d’évaluation.

Les lignes directrices relatives au processus de vérification sont annexées à laCharte.

Champ d’activité

Le champ d’activité des Services de vérification est limité aux processus et aux pratiques internes du CRDI et n’inclut pas la vérification de bénéficiaires. La présenteChartes’applique à toutes les activités de vérification interne menées par les Services de vérification, peu importe qu’elles relèvent de l’assurance ou du conseil.

Le travail des Services de vérification vise notamment à assurer que : les secteurs à risque important sont correctement déterminés et gérés; les activités opérationnelles s’inscrivent bien dans les priorités et la mission du CRDI; les informations fournies aux décideurs sont exactes, pertinentes et transmises en temps opportun; des pratiques de gestion et des processus administratifs judicieux sont préconisés dans les secteurs de la gestion du risque, du contrôle et de la gouvernance; les activités des employés et de la direction sont conformes aux politiques, aux procédures et aux lois et règlements applicables; la qualité et l’amélioration continue sont encouragées au CRDI.

Les secteurs à améliorer sont déterminés et classés par ordre de priorité, et des recommandations sont transmises aux niveaux de gestion responsables des secteurs vérifiables, aux personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur, ainsi qu’au président du Centre et au CFV.

Indépendance

L’indépendance est essentielle au bon fonctionnement des Services de vérification. Afin d’assurer l’indépendance de cette fonction, le dirigeant principal de la vérification (DPV) est rattaché au président du Centre tant sur les plans fonctionnel qu’administratif. Le DPV, responsable au

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE premier chef des services de vérification interne, peut être un employé du CRDI ou travailler pour le compte d’un fournisseur de services de vérification de l’extérieur. Afin d’assurer une indépendance encore plus grande, les Services de vérification font rapport périodiquement au CFV. Dans le but d’assurer l’objectivité, les Services de vérification n’assument aucune responsabilité d’ordre opérationnel, sauf à l’égard de la fonction de vérification.

Les décisions visant l’adoption ou la mise en oeuvre des recommandations résultant des activités de vérification interne sont prises par la direction. Les conseils et les recommandations prodigués ne compromettent en aucun cas l’indépendance des Services de vérification.

Obligation de rendre compte

Dans l’exercice de ses fonctions, le DPV doit rendre compte en toute indépendance et objectivité au président du Centre et au CFV de l’exécution des activités des Services de vérification et, pour ce faire, il doit : fournir une évaluation périodique de la pertinence et de l’efficacité des processus du Centre en matière de contrôle des activités et de gestion du risque dans les secteurs décrits dans l’énoncé de l’étendue du travail de vérification; faire rapport sur les problèmes importants se rapportant aux processus de contrôle des activités du Centre, y compris les améliorations possibles à ces processus, et fournir l’information concernant ces problèmes jusqu’à leur règlement au niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et aux personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur; fournir périodiquement de l’information sur les activités prévues par les Services de vérification, sur l’évolution et les résultats du plan annuel de vérification interne fondé sur le risque, ainsi que sur le caractère suffisant des ressources; coordonner les activités de vérification interne, s’il y a lieu, avec celles d’autres fonctions de surveillance et de contrôle (gestion du risque, services juridiques, évaluation, vérification externe, etc.).

Responsabilités Les responsabilités suivantes sont confiées aux Services de vérification. Planification Élaborer un plan annuel de vérification interne essentiellement fondé sur le risque, en collaboration avec la direction et le CFV, qui aborde notamment les questions ayant trait au risque et au contrôle et les exigences en matière d’évaluation de la conformité à la réglementation et aux assurances en vigueur. Présenter un plan annuel de vérification interne au président du Centre et au CFV aux fins d’approbation. S’assurer de disposer des connaissances, des compétences et de l’expérience nécessaires pour satisfaire aux exigences de laCharte.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Observer le code de déontologie de l’IIA, appliquer et défendre les principes d’intégrité, d’objectivité, de confidentialité et de compétence, ainsi que la philosophie du CRDI en matière d’emploi. Veiller à ce que les exigences de laPolitique sur l’accès à l’informationdu gouvernement fédéral soient observées et respectées. Établir et tenir à jour un programme d’assurance de la qualité sur les pratiques et les processus de vérification interne, afin d’offrir une assurance raisonnable que le travail des Services de vérification est conforme auxNormesde l’IIA, aux exigences de laCharte, à la Loi sur le CRDIet à toute autre loi ou politique gouvernementale applicable. Prestation de services d’assurance Donner l’assurance que l’environnement de contrôle est approprié compte tenu des risques courus et que les mécanismes de contrôle connexes fonctionnent comme prévu. Évaluer la pertinence et l’efficacité des contrôles et des pratiques de gestion. Effectuer des vérifications de conformité aux exigences des politiques, contrats, règlements et lois. Effectuer des vérifications afin d’évaluer l’économie et l’efficience de l’utilisation que le CRDI fait de ses ressources. Participer aux enquêtes sur des activités présumées frauduleuses au sein du CRDI. Effectuer des vérifications spéciales à la demande du président du Centre ou du CFV. Prestation de services de conseil Représenter les Services de vérification au sein des groupes de travail mis sur pied pour analyser les problèmes opérationnels et stratégiques cruciaux auxquels fait face le CRDI, afin qu’ils soient abordés sous les angles du leadership, de la gestion et du contrôle. Offrir sur demande une orientation et des conseils en ce qui a trait aux politiques et aux pratiques de contrôle interne, tout en les formulant de manière à y introduire de façon adéquate des mécanismes qui contribueront à protéger les intérêts du Centre en matière de finances, d’exploitation et de programmation. Jouer un rôle consultatif auprès des concepteurs et des utilisateurs de systèmes en cours de mise au point, afin que ces systèmes comportent des mécanismes qui protégeront les intérêts du Centre en matière de finances, d’exploitation et de programmation.

Production de rapports Informer et conseiller le président du Centre et le CFV sur les principales lacunes ou tout autre problème important constatés dans l’exercice des activités de vérification. S’assurer que le CFV et la direction sont au fait des tendances qui se font jour et des pratiques exemplaires. Élaborer les mesures du rendement de la vérification interne, qui seront soumises à l’approbation du président du Centre, et faire rapport sur le rendement des Services de vérification afin que le président du Centre et le CFV puissent évaluer les services.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Fournir des rapports de vérification interne équilibrés au niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et aux personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur; ces rapports font état des grandes forces et faiblesses, tout en proposant des recommandations pour apporter des améliorations aux lacunes qui sont signalées. Veiller à ce que les documents et les rapports des Services de vérification soient gardés en lieu sûr, demeurent confidentiels et soient conservés en conformité avec la politique de gestion des documents du CRDI et avec toutes les dispositions législatives applicables. Assurer le suivi des plans d’action de la direction et faire rapport sur l’état d’avancement de la mise en oeuvre de ces plans d’action au président du Centre et au CFV. Mise en commun de l'information Établir une relation de collaboration avec la direction et favoriser une culture de soutien mutuel. Assurer la liaison avec le Bureau du vérificateur général (BVG) afin que ce dernier puisse utiliser davantage le travail des Services de vérification, et ainsi éviter de le répéter et réduire l’étendue de son propre travail. Tenir compte des activités et des fonctions connexes des autres services internes ou des fournisseurs de l’extérieur (dont la Section de l’évaluation, le BVG, etc.) dans la planification et l’exécution des activités de vérification interne, afin d’éviter la répétition du travail. Pouvoirs Dans l’exécution de leurs activités, les membres des Services de vérificationsont autorisés à: avoir accès pleinement, librement et sans aucune restriction à tous les services, documents, biens et membres du personnel se rapportant à l’étendue du travail approuvé dans le plan de vérification interne par secteur; avoir accès sans restriction aux membres du CFV, selon les besoins et ce qui est jugé nécessaire; le DPV participe à toutes les réunions du CFV et n’est soumis à aucune influence de la part de l’un ou l’autre des secteurs organisationnels assujettis à la vérification. Le DPV tient des séances à huis clos avec le CFV au moins deux fois par année; obtenir l’assistance nécessaire du personnel des secteurs du Centre où sont effectuées les vérifications et de tout autre service spécialisé interne ou externe.

Le DPV et le personnel des Services de vérification n’exercent pas directement leur autorité sur les activités examinées, et les activités des Services de vérification ne relèvent pas la direction du Centre de ses responsabilités.

Le DPV et le personnel des Services de vérificationne sont pas autorisés à:

exécuter des tâches opérationnelles ou prendre des décisions au nom ou dans l’intérêt du CRDI en dehors de la fonction de vérification; avoir des responsabilités ou exercer une autorité relativement à des activités examinées ou dicter la nature de la réponse de la direction à une constatation mentionnée dans un rapport de vérification interne;

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE contribuer à une mission de vérification qui relevait, au cours de l’année écoulée, du DPV ou du personnel interne de vérification, ou qui pourrait raisonnablement être perçue comme susceptible de compromettre l’indépendance ou l’objectivité des Services de vérification; mener des activités qui ne sont pas incluses dans le plan de vérification interne ou qui n’ont pas été approuvées au préalable par le président du Centre, le CRDI ou le CFV; faire ou approuver des opérations comptables qui n’ont pas trait aux Services de vérification.

Rôle de la direction Les responsabilités de la direction en ce qui concerne les activités de vérification interne sont les suivantes : appuyer sans réserve les Services de vérification dans l’exécution de leurs activités et collaborer avec eux; choisir de mettre un plan d’action en oeuvre pour donner suite aux recommandations des Services de vérification ou, sinon, accepter le risque qu’il y a à ne pas prendre une telle mesure; informer rapidement les Services de vérification de tout changement stratégique ou opérationnel important susceptible d’avoir des répercussions sur le plan de vérification interne établi en fonction du risque; répondre aux recommandations énoncées dans les rapports de vérification interne dans les 30 jours suivant la réception de la version préliminaire desdits rapports de vérification interne; s’assurer de la pertinence et de l’efficacité des contrôles internes, y compris des mesures de dissuasion et de détection de fraude.

Rôle du CFV Le CFV a pour rôle d’aider le Conseil des gouverneurs à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance financière et à évaluer objectivement le rendement du Centre dans les grands secteurs suivants : les normes de comportement et d’intégrité; la communication de l’information financière; les pratiques et systèmes administratifs.

Les principales tâches et responsabilités du CFV relativement à la vérification interne sont les suivantes : examiner l’efficacité de la direction pour ce qui est d’assurer l’intégrité et la sécurité des documents et des systèmes d’information financière du Centre; examiner les systèmes de gestion du risque et de contrôle interne, afin de s’assurer que les principaux risques liés aux activités du Centre ont été déterminés et que des mesures appropriées pour gérer ces risques ont été mises en place;

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE examiner et approuver les plans de vérification interne stratégiques et annuels des Services de vérification du CRDI et la présenteCharte; vérifier si les Services de vérification du CRDI disposent des ressources nécessaires et leur venir en aide à cet égard; participer à la nomination et à l’évaluation du DPV; contribuer à faire en sorte qu’un examen indépendant de l’assurance de la qualité des services offerts par les Services de vérification du CRDI soit exécuté tous les cinq ans, conformément auxNormesde l’IIA.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Normes en matière de pratiques de vérification

Les activités de vérification interne respecteront ou dépasseront lesNormes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interneétablies par l’Institut des vérificateurs internes (IIA).

____________________________________ Dirigeant principal de la vérification ____________________________________ Président du Centre ____________________________________ Président du Comité des finances et de la vérification ____________________________________ Date

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE

ANNEXE Processus de vérification Le processus de vérification comprend généralement quatre grandes étapes : la planification, le travail sur place, le rapport et le suivi.

Planification La planification comprend le plan de vérification interne stratégique (étalé sur cinq ans), le plan de vérification interne opérationnel (annuel) et les plans de vérification interne par secteur. Plan de vérification interne stratégique Un plan de vérification interne stratégique doit permettre une vérification adéquate de l’ensemble du CRDI sur une période de cinq ans et doit être réexaminé et mis à jour annuellement. Le plan de vérification interne stratégique est élaboré une fois les secteurs prioritaires identifiés, les risques inhérents à la réalisation des objectifs du CRDI et les exigences réglementaires ou autres, évalués et les priorités, établies. L’appréciation des risques associés aux secteurs vérifiables doit tenir compte des facteurs suivants : l’importance relative; l’importance du secteur vérifiable quant à ses incidences sur le fonctionnement de l’organisation; la probabilité que des risques importants se matérialisent dans ce secteur vérifiable; les exigences légales, réglementaires et autres de la vérification interne; l’importance du secteur vérifiable pour ce qui est de la nature délicate de ses activités et de l’obligation de rendre des comptes à la population; toute vérification externe exécutée sur ce secteur et la révision de la vérification interne précédente. Le plan de vérification interne stratégique doit être approuvé par le président du Centre et le CFV.

Plan de vérification interne opérationnel (annuel) Un plan de vérification interne opérationnel doit être préparé chaque année, afin de déterminer quelles vérifications devront être effectuées à l’interne au cours de l’année, en tenant compte des priorités établies dans le plan de vérification interne stratégique. Le plan annuel est essentiellement fondé sur le risque, mais il inclut également les vérifications qui doivent être effectuées périodiquement, conformément aux exigences réglementaires et en matière d’assurances. Le plan de vérification interne opérationnel comporte des objectifs de vérification généraux, précise l’étendue du travail à effectuer, établit les priorités, fait des liens avec les risques importants déterminés lors de l’appréciation des risques et établit les ressources requises pour chaque vérification jugée nécessaire. Le plan de vérification interne opérationnel est assujetti à l’approbation du président du Centre et du CFV.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE Plans de vérification interne par secteur Un plan de vérification interne par secteur doit être préparé pour chaque mission de vérification. Ce plan comporte des objectifs de vérification précis, définit dans le détail l’étendue du travail, établit les critères de vérification, les risques associés, le moment opportun pour la vérification, la démarche et la méthodologie préconisées pour cette vérification et désigne les personnes qui recevront et commenteront le rapport de vérification. Le plan de vérification interne par secteur est examiné et accepté par le niveau de gestion responsable du secteur vérifiable, les personnes désignées dans le plan et le DPV.

Des consultations avec le niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et les personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur ont lieu avant la vérification. Le DPV s’informe auprès d’eux des risques et des préoccupations possibles et il aborde l’objet, l’étendue et la durée prévue du travail. Le DPV s’assure que le niveau de gestion responsable et les personnes désignées sont consultés, bien que ces questions soient laissées à l’appréciation des Services de vérification, et ce, afin de réduire au minimum les inconvénients et les risques de constatations erronées.

Travail sur place Le travail sur place comprend la documentation et la consultation. Les documents relatifs à la vérification constituent le dossier de vérification et contiennent les éléments probants et observations à l’appui du rapport de vérification interne. Ces documents serviront de base à la révision du travail de vérification interne. Les Services de vérification emploient une méthodologie de vérification qui exige la production de documents fournissant des renseignements sur : la planification de la mission de vérification (abordée dans la section précédente); l’examen et l’évaluation de la pertinence et de l’efficacité des contrôles internes; les méthodes de vérification utilisées, l’information obtenue et les conclusions auxquelles on est arrivé; la révision de la vérification faite du secteur vérifiable; le rapport; le suivi. Pendant le travail sur place, le personnel des Services de vérification consulte verbalement ou par écrit les personnes concernées, au besoin, afin de : garantir que l’information recueillie est exacte et interprétée correctement; permettre à la direction de faire connaître sa position relativement aux observations des Services de vérification, afin d’arriver à un jugement équilibré; voir à ce que les recommandations soient d’un bon rapport coûtefficacité, concrètes et réalisables; tenir la direction informée périodiquement de l’évolution du travail.

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CENTRE DE RECHERCHES POUR LE DÉVELOPPEMENT INTERNATIONAL (CRDI) CHARTE DE VÉRIFICATION INTERNE À la fin du travail sur place, une révision est effectuée avec le niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et les personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur, afin de discuter des observations et des problèmes relevés et de confirmer les éléments probants factuels.

Rapport La version préliminaire du rapport type (voir cidessous) est préparée, mettant en évidence les points forts et les questions importantes; le DPV remet ce rapport au niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et aux personnes désignées dans le plan de vérification interne par secteur, conformément à l’échéancier prévu dans ce plan. Le niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et les personnes désignées font part de leurs commentaires et d’un plan d’action visant à remédier aux lacunes signalées. Le rapport est soumis au président du Centre aux fins d’examen et de discussion, en fonction des délais prévus dans le plan de vérification interne par secteur, ainsi qu’au CFV à sa réunion suivante. Le rapport est ensuite révisé en tenant compte des commentaires reçus du président du Centre et du CFV, puis un rapport définitif est produit dans les délais prévus.

Les rapports de vérification doivent être clairs, objectifs, équilibrés et remis à temps. Le rapport type doit comporter les éléments suivants : les objectifs et la raison d’être de la vérification; l’étendue du travail de vérification; la description des méthodes employées; les recommandations sur toutes les questions importantes qui ont été soulevées; le plan d’action de la direction.

Le DPV fournit au CFV des rapports périodiques sur l’évolution des plans de vérification interne stratégiques et annuels, sur les questions importantes qui ont été soulevées et sur les principales sources de préoccupation observées.

Suivi Les Services de vérification examinent la mise en oeuvre du plan d’action de la direction et déterminent : les éléments abordés dans le cadre du plan d’action qui continuent de représenter un risque important ou de susciter des préoccupations après la mise en oeuvre de ce plan; les éléments qui n’ont pas été mis en oeuvre conformément à l’échéancier prévu dans le rapport de vérification interne.

Si l’examen d’un plan d’action de la direction révèle qu’après sa mise en oeuvre, les mesures prises par la direction n’ont pas permis de diminuer les risques ou de remédier aux préoccupations soulevées dans le rapport de vérification interne, le DPV avise le niveau de gestion responsable du secteur vérifiable et les personnes désignées dans le plan initial de vérification interne par secteur qu’une vérification de suivi doit être effectuée afin de réduire les risques ou de remédier aux préoccupations qui subsistent.

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