Rapport d'audit de modernisation des achats publics. Octobre 2006

Minefi

Description

Audit de modernisation des achats publicsSynthèse des résultatsOctobre 2006Christophe fanichet – département des audits de modernisationAudits de modernisation AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006Sommaire1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat2. Principaux enseignements de l'audit achats3. Résultats de l'audit achats4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre 2Audits de modernisation -AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006Sommaire1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat2. Principaux enseignements de l'audit achats3. Résultats de l'audit des achats4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre 3Audits de modernisation -AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006¾¾¾Contexte de l'audit de modernisation des achats publicsL'audit de modernisation des achats publics s'inscrit dans la démarche globale des audits de modernisation qui visent à identifier les leviers d’actions permettant d’assurer un meilleur service public au meilleur coût. Les achats de fonctionnement de l’État représentent un levier d’amélioration intéressant permettant d’envisager une économie de l'ordre ...

Informations

• Publié par: Uffi
• Nombre de lectures: 166
• Langue: Français

Extrait

Christophe fanichte –dépatrementd esa udtis de modersinoitan

Audit de modernisation des achats publics

Synthèse des résultats

Octobre 2006

Sommaire

1.

2.

3.

4.

5.

Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat

Principaux enseignements de l'audit achats

Résultats de l'audit achats

Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats

Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre

2

Sommaire

1.

2.

3.

4.

5.

Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat

Principaux enseignements de l'audit achats

Résultats de l'audit des achats

Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats

Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre

3

Contexte de l'audit de modernisation des achats publics

¾L'audit de modernisation des achats publics s'inscrit dans ladémarche globale des audits de modernisationqui visent à identifier les leviers d’actions permettant d’assurer un meilleur service public au meilleur coût.

¾L ’ esachats de fonctionnementde l’État représentent unlevier d amélioration intéressantpermettant d’envisager uneéconomie de l'ordre de 5 à 10 % sur 3 ansgrâce à un processus de modernisation et d’optimisation des achats.

¾Cetaudit achats fait suite à plusieurs initiatives conduites par les ministèresdepuis 2002 (mission interministérielle automobile, création de l'agence centrale des achats au ministère des finances, mise en place d'un économat interarmées à la défense, …)

Source : Discours du ministre délégué au budget et à la réforme de l'Etat (13 avril 2006)

4

L'audit de modernisation des achats publics permettra de moderniser la fonction achat tout en faisant des économies significatives

Apports pour les ministères

¾Meilleure visibilité sur les dépenses, simplification et accroissement du nombre de leviers d'actionpour les gestionnaires dans le cadre de la LOLF ¾Bénéfices des synergiesliées au travail en commun : 9effet volume 9partage des bonnes pratiques et d'expériences ¾Génération d'économiespour faire face aux contraintes budgétaires 9o ’ bjectif deréduction des dépenses d achats de fonctionnementde l’État : 1,3 milliardd'euros d’économies en 3 ans ¾…

Apports pour les agents

¾Modernisation de la fonction achatsen conférant aux agents une position centrale, semblable à celle des acheteurs dans les entreprises privées ¾Professionnalisation des acheteurs de l'Étatau travers de formations (optimisation de l’utilisation du CMP, négociation avec les fournisseurs, …) ¾Simplification des procéduresgrâce à une globalisation et une mutualisation des commandes ¾Simplification des formalités administrativespour les gestionnaires avec le déploiement d'outils adéquats (catalogues électroniques d’approvisionnement en ligne, carte achat, …) ¾Accroissement de la qualité de service proposée ¾…

5

L'audit de modernisation des achats publics s'est déroulé de mai à juillet 2006 en quatre phases

A

B

Audit : mai-juillet 2006

Cartographie des dépenses  ’ par  segment d achats

Analyse des organisations achats actuelles

C Fixation des stratégies achats et objectifs de gains p ’ ar segment  d achats(ateliers de travail) D Proposition ’ d évolution des organisations et des processus achats

E

Synthèse : septembre Finalisation des plans octobre de transformation : 2006 Automne 2006

Consolidation, synthèse et élaboration des plans de transformation (plan interministériel et plan ministériel type)

F

Déclinaison du plan de transformation par ministère

6

ed sus e tsi eseiquéapplode méth aL D C B A 7 elruemliaritsep  du ques eur secta ,évirp seétpadteon cau sdue xtceetrup builc

Phase A : Cartographie des dépenses par segment d achats ’

¾Définition du périmètre d’analyse ¾Collecte des données sur les dépenses achats issues des systèmes d’information comptables ¾Définition d’une segmentation des dépenses achats commune aux ministères (5 domaines, 27 segments et 68 sous-segments) ¾Affectation des dépenses achats de chaque ministère aux segments/sous-segments d’achats ¾Synthèse et validation de la cartographie des dépenses par ministère et segment/sous-segment

L'audit interministériel des achats publics s’est déroulé en quatre phases.

Phase D : Proposition d évolution des ’ organisations et des processus achats

¾Sélection des pratiques à dupliquer au sein de chaque ministère sur la base des bonnes pratiques identifiées au sein des différents ministères ¾et évaluation des scenarii en termesÉlaboration d'organisation achats par ministère ¾Recommandations en termes de scénario d’organisation achats à mettre en oeuvre

Phase C : Fixation des stratégies achats et objectifs de gains par segment d achats ’

¾État des lieux des pratiques d’achats par segment avec les équipes de projet ministérielles (identification des marchés en cours dans les ministères, compréhension du marché fournisseurs, identification des leviers d’optimisation) ¾Conduite de réunions et d’ateliers de travail visant à identifier les bonnes pratiques internes et externes aux ministères, sélectionner les leviers d'optimisation pertinents et définir les objectifs de gains correspondants, identifier les conditions de mise en œuvre ¾Formalisation et validation des stratégies d'achats

Phase B : Analyse des organisations achats actuelles

¾Définition des activités achats à analyser ¾Conduite d’entretiens avec les interlocuteurs clés (en administration centrale et en services déconcentrés) ¾Synthèse des bonnes pratiques et des principaux points d’amélioration en matière de pratiques achats ¾Première cartographie de la filière achats

A

Affranchissement et impression

Affranchissement et impression • Affranchissement et expédition • Matériel d'affranchissement • Impression

Fournitures générales

Immobilier

Abonnement et documentation • Abonnement et documentation Crédit-bail de matériel • Crédit-bail de matériel Fournitures de bureau • Consommables informatiques • Fournitures et petit matériel de bureau • Papier et dérivés (enveloppes, …) Mobilier • Achat mobilier • Location de mobilier Véhicules • Achats de véhicules légers • Location de véhicules légers • Entretien véhicules légers • Carburants, lubrifiants • Matériel de transport Autres fournitures • Denrées alimentaires • Habillement • Matériel de surveillance • Matériel technique, maint. de matériel spécialisé • Autres matériels spécifiques

Investissements immobiliers • Bâtiment • Terrains Loyers et charges locatives • Charges connexes aux loyers • Locations immobilières Prestations de bâtiment • Aménagement de locaux • Maintenance des ascenseurs • Sécurité incendie • Autres entretiens immobiliers Energies & fluides • Eau • Electricité • Gaz • Autres énergies Travaux publics • Autres travaux

Informatique & Telecom

Prestations générales

Logiciels Communication ci • Publicité • Logi els  • Représentation, réception Matériel informatique  Déplacements & indemnités • PC & micro-informatique els info i s • Autres matéri rmat que  • Déménagements • Déplacements Matériel réseaux & data • Indemnités pour les véhicules • Autocommutateurs  personnels • Réseaux de télécommunication  • Péages • Repas & nuitées Formation Prestations informatiques • Formation • Services informatiques geGardienna • Accueil Reprographie • Gardiennage et surveillance • Achat de photocopieurs Nettoyage • r L e o p c r a o t g io ra n  p d h e ie  matériel de  •Nettoyage des locaux • Maintenance de reprographie tarunoiRatse • Restauration collective Télécommunications Huissiers • Communications fax et fixe  • Huissiers • Matériels et communications mobiles • Services de télécommunication Transport • Transport de matériel • Transport de personnes • Transport de fond Segment • A A u u t t r r e es s     t p r r a e n s s t p a o t r i t ons • Assurances • Etudes • Frais d'actes • Frais de gestion et commissions • Autres services

D C B

Domaine

Achats de fo ’ nctionnement  de l État

Sous segment

ha 8 P Asenepé sesl : d seionnemende fonctrépérait tno tté sges-tnem 86 suosments et, 27 segodamnise see  n 5

Phase B : les organisations achats des ministères ont été analysées en termes de pratiques et d'organisation

Approche d'analyse des organisations achats actuelles

Méthodologie

¾

¾

¾

¾

¾

Structuration des différentes activités (achat, approvisionnement, systèmes d’information…)

Élaboration d’un questionnaire achats permettant d’évaluer les pratiques achats de chaque ministère

Entretiens avec les interlocuteurs clés au sein du ministère en administration centrale et en services déconcentrés

Consolidation des résultats des questionnaires

Identification des bonnes pratiques et des points d’amélioration de chaque ministère

Questionnaire achats (illustration)

A B C D 9

hctad a'igsearétntiepotedes  et   rap sniag ed  sl thaacd’t engmse 10 A B C  : Cd alhP D  esaden sts inéfioit

•Appropriationdes stratégies d'achats proposées •Quantificationdes potentielsde gains •Hiérarchisation des opportunités

• Conduite des ateliers de travail par groupe de ministères •Sélection des leviers d'optimisation pertinents • Identification desbonnes pratiques internes et externes •Définition des objectifs de gains(fourchettes possibles) • Identification des obstacles à la mise en œuvre

Formalisation et validation des stratégies d'achats

3 Formalisation

1 aritnoPérap

Analyse initiale des segments d'achats avec les équipes projet

•Répartition des segments d'achats en 3 catégories: clés, standards, divers • Analysedes marchés en cours dans les ministères Compréhension des marchés • fournisseurs(niveau de concurrence, savoir-faire, ...) •Identification des leviers d'optimisation(consolidation des besoins, massification , … ) et des scénarios ou stratégies d'optimisation possibles …

Séances de travail avec 2 ateliers thématiques

’ Phase C : la démarche d analyse a été adaptée en fonction du type de segment d'achat et des enjeux associés (1/2)

Segments clés

¾eslasynAdes segments et recommandations conduites dans le cadre d'ateliers interministériels: 1er atelier entre le 20 et le 30 juin 9 92ème atelier entre le 11 et le 20 juillet ¾Élaboration d'un dossier de synthèse sur la base des analyses réalisées en atelier

Segments standards

A B

¾Étude du segmentet proposition de recommandations réaliséespar les consultants ¾Présentation des recommandations (stratégies d'achats et potentiel de gains) dans un dossier de synthèse

¾Communication du dossier de synthèseaux ministères ¾Appropriation du contenudes dossiers (analyses et recommandations) par les ministères ¾Réunions de travail ad hocorganisées avec les ministères afin d'affiner/amender les analyses et recommandations ¾irpooita nApprstratégies d'achats et potentiels de gains identifiés lors du séminaire dedes clôture de l’audit

C D 11