Thematische inventaris van de Belgische wettelijke en reglementaire teksten inzake interne audit
Description
LE COMITE D’AUDIT DANS LE SECTEUR BANCAIRE INVENTAIRE THEMATIQUE OFFICIEUX DES TEXTES BELGES LEGAUX, REGLEMENTAIRES ET AUTRES erAU 1 JANVIER 2010 Le présent inventaire a été réalisé avec le plus grand soin ; il n’est cependant pas possible d’en garantir l’exhaustivité. Il est dès lors recommandé de consulter tous les textes dans leur intégralité. 2 Préambule Un comité d’audit n’est pas un phénomène anodin au sein des établissements de crédit belges. En 1997 déjà, la CBF (actuellement CBFA), dans la circulaire 97/4 sur le contrôle interne et l’audit interne, attirait l’attention sur le rôle et les responsabilités du comité d’audit. Le comité d’audit s’est vu attribuer, dès le départ, un rôle très particulier. En sa qualité de sous-comité au sein du Conseil d’Administration, il a pour mission de se consacrer à divers domaines spécifiques : le reporting financier, la compliance et la gestion des risques au sens large. Il est inutile de rappeler que l’intérêt pour ces matières, et par conséquent la législation qui s’y rapporte, n’a fait que s’accroître au cours ces dernières années. C’est ainsi que fin 2008 paraissait en Belgique la première législation consacrée au comité d’audit. Le présent document contient un inventaire des textes légaux et/ou réglementaires qui sont d’application à un comité d’audit constitué au ...
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LE COMITE D’AUDIT DANS LE SECTEUR BANCAIRE INVENTAIRE THEMATIQUE OFFICIEUX DES TEXTES BELGES LEGAUX, REGLEMENTAIRES ET AUTRES AU 1erJANVIER 2010
Le présent inventaire a été réalisé avec le plus grand soin ; il n’est cependant pas possible d’en garantir l’exhaustivité. Il est dès lors recommandé de consulter tous les textes dans leur intégralité.
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Préambule Un comité d’audit n’est pas un phénomène anodin au sein des établissements de crédit belges. En 1997 déjà, la CBF (actuellement CBFA), dans la circulaire 97/4 sur le contrôle interne et l’audit interne, attirait l’attention sur le rôle et les responsabilités du comité d’audit. Le comité d’audit s’est vu attribuer, dès le départ, un rôle très particulier. En sa qualité de sous-comité au sein du Conseil d’Administration, il a pour mission de se consacrer à divers domaines spécifiques : le reporting financier, la compliance et la gestion des risques au sens large. Il est inutile de rappeler que l’intérêt pour ces matières, et par conséquent la législation qui s’y rapporte, n’a fait que s’accroître au cours ces dernières années. C’est ainsi que fin 2008 paraissait en Belgique la première législation consacrée au comité d’audit. Le présent document contient un inventaire des textes légaux et/ou réglementaires qui sont d’application à un comité d’audit constitué au sein d’un établissement de crédit belge. Cet inventaire a été arrêté fin 2009. Afin de rendre l’utilisation de l’inventaire plus aisée, les textes sont référencés par thème. Cet inventaire a été préparé par un groupe de travail ad hoc Febelfin1, constitué à l’initiative du Comité Audit ABB. Rudi Hex, juillet 2010.
1 Membres du groupe de travail : Rudi Hex (KBC), Président, Eric Bidaine (Dexia), Albane Brouillard (ING), Valérie Dubois (Bank of New York Mellon), Wendy Vanaeken (BNP Paribas Fortis) et Rodolphe de Pierpont (Febelfin).
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Contenu de l’inventaire Sur le plan du contenu, il ne s’agit pas d’un inventaire classique dans le cadre duquel tous les textes pertinents seraient repris in extenso. On a au contraire opté pour un mode de présentation “mixte plus fonctionnel,fondé sur les principes suivants : • aucun texte n’est repris in extenso. Pour pouvoir accéder à l’intégralité du texte, il suffit de suivre le lien URL fourni pour chaque texte. Ce mode de présentation permet le cas échéant de trouver des informations complémentaires voire une version actualisée, en cas de modifications postérieures. • Les textes de loi belges et les circulaires de la CBFA sont repris par extrait avec la mention du titre abrégé. • rendre les textes aisément accessibles, le groupe de travail a choisi de lesAfin de présenter sur la base d’un certain nombre de catégories. Ces dernières ont été choisies par le groupe de travail lui-même en fonction de leur pertinence par rapport au sujet traité. Elles couvrent les principaux aspects du comité d’audit. Parfois, il était possible de placer un texte dans l’une ou l’autre catégorie. Le groupe de travail s’est alors efforcé d’agir de manière cohérente et conséquente. Dans un certain nombre de cas, des références internes ont été prévues. Il est en tout cas recommandé de consulter les textes dans leur intégralité.
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Liste des références et liens Nom du document Référence 1. Loi sur lesLoi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit établissements de NL/FRcrédit 2. D1 97/4 Circulaire30 juin 1997 aux établissements de créditCirculaire D1 97/4 du et annexe à la circulaire D1 97/4 du 30 juin 1997 sur le contrôle interne et (contrôle interne l’audit interne. et audit interne) NL-FR3. Circulaire D1 99/2 aux établissements de crédit et aux réviseurs agréés (16 avril Circulaire D1 99/2 1999) (Réviseurs) NL FR-4. des sociétésCode des sociétés, introduit (Loi du 7 mai 1999) Code NL-FR5. Circulaire D1 2001/13 aux établissements de crédit ‘compliance’ (18 décembre D1 Circulaire 2001) 2001/13 NL-FR (Compliance) Annexe à la circulaire D1 2001/13 du 18 décembre 2001 relative à lacompliance NL FR-6. Circulaire PPB-Circulaire PPB-2007-1-CPB aux établissements de crédit (
) concernant le règlement relatif aux fonds propres des établissements de crédit et des 2007-1 (Fonds entreprises d’investissement (8 février 2007) propres) NL-FR7. PPB- CirculaireCirculaire PPB-2007-6-CPB-CPA relative aux attentes prudentielles de la CBFA en matière de bonne gouvernance des établissements financiers (30 mars 2007-6 (Bonne 2007) gouvernance) NL-FR8. Circulaire CBFA_ i _ Rapport 2008 Circulaire 2008 12 du 9 ma de la Direction effective concernant l’évaluation du système de contrôle interne et déclaration de la CBFA_2008 12 _ direction effective concernant le reporting prudentiel périodique (Direction NL-FReffective) 9. Loi ComitéLoi du 17 décembre 2008 instituant notamment un Comité d'audit dans les sociétés cotées et dans les entreprises financières d'audit NL -FR _ _ 10. Circulaire 2009 19 du 8 mai 2009 Mission de collaboration desCirculaire CBFA réviseurs agréés CBFA_2009_19 NL-FR(Collaboration des réviseurs) _ _ litique de dérogation 11. Communication CBFA 2009 22 du 25 mai 2009 Po Communication _ _ concernant les comités d’audit CBFA 2009 22 NL-FR de (Politique Annexe - Politique de la CBFA concernant la constitution et la composition de dérogation) comités d’audit au sein d’une structure de groupe NL-FR12. corporate CodeCode corporate governance ‘Daems’ (12 mars 2009) EN -NL-FRnanrecvego
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Table des matières Catégories Champ d’application Composition du Comité d’audit Qualifications/Compétences(membres, CA dans son ensemble) Missions / Responsabilités Organisation et fonctionnement (nombre de réunions, fréquence, évaluation,
) Reporting(interne/externe) Rémunération
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Champ d’application Loi sur les établissements de crédit, art. 20 « Les établissements de crédit constituent un comité d'audit au sein de leur organe légal d'administration. (
) Dans les établissements de crédit répondant à au moins deux des trois critères suivants : a) nombre moyen de salariés inférieur à 250 personnes sur l'ensemble de l'exercice concerné, b) total du bilan inférieur ou égal à 43.000.000 euros, c) chiffre d'affaires net annuel inférieur ou égal à 50.000.000 euros, la constitution d'un comité d'audit au sein de l'organe légal d'administration n'est pas obligatoire, mais les fonctions attribuées au comité d'audit doivent alors être exercées par l'organe légal d'administration dans son ensemble, à condition que, lorsque le président de cet organe est un membre exécutif, il ne préside pas l'organe légal d'administration lorsque celui-ci agit en qualité de comité d'audit. Est présumé membre exécutif de l'organe légal d'administration, entre autres, tout administrateur qui est membre du comité de direction visé à l'article 26, tout administrateur qui s'est vu déléguer la gestion journalière au sens de l'article 525 du Code des sociétés et tout membre d'un collège de gestion d'une SPRL. Pour autant qu'un comité d'audit dont les attributions s'étendent à tout le groupe et répondant aux exigences de la présente loi ait été constitué, la CBFA peut, à l'égard des établissements de crédit qui sont filiales ou sous-filiales d'une compagnie financière mixte, d'une société holding d'assurances, d'une compagnie financière, d'un autre établissement de crédit, d'une entreprise d'assurances, d'une entreprise de réassurance, d'une entreprise d'investissement ou d'une société de gestion d'organismes de placement collectif, accorder des dérogations aux dispositions qui précèdent et fixer des conditions spécifiques à l'octroi de ces dérogations. La CBFA rend publique sa politique de dérogation. (
) Les dispositions qui précèdent ne portent pas préjudice aux dispositions du Code des sociétés relatives au comité d'audit des sociétés cotées au sens de l'article 4 (Les sociétés cotées sont les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé au sens de l'article 2, 3°, de la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers)de ce Code. » Code des sociétés, art. 526bis 1« §er. Les sociétés cotées au sens de l'article 4 constituent un comité d'audit au sein de leur conseil d'administration. (
) § 3. Dans les sociétés répondant, sur une base consolidée, à au moins deux des trois critères suivants : a) nombre moyen de salariés inférieur à 250 personnes sur l'ensemble de l'exercice concerné, b) total du bilan inférieur ou égal à 43.000.000 euros,
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c) chiffre d'affaires net annuel inférieur ou égal à 50.000.000 euros, la constitution d'un comité d'audit au sein du conseil d'administration n'est pas obligatoire, mais les fonctions attribuées au comité d'audit doivent alors être exercées par le conseil d'administration dans son ensemble, à condition que ces sociétés disposent d'au moins un administrateur indépendant et que, au cas où le président du conseil d'administration est un membre exécutif, il ne préside pas cet organe lorsque celui-ci agit en qualité de comité d'audit. Est présumé membre exécutif du conseil d'administration, entre autres, tout administrateur qui est membre du comité de direction visé aux articles 524bis et 524ter et tout administrateur qui s'est vu déléguer la gestion journalière au sens de l'article 525. (
) § 7. Sont exemptées de l'obligation d'avoir un comité d'audit visé aux §§ 1erà 5 : a) les sociétés qui sont des organismes de placement collectif à nombre variable de parts publics tels que définis à l'article 10 de la loi du 20 juillet 2004 relative à certaines formes de gestion collective de portefeuilles d'investissement; b) les sociétés dont la seule activité consiste à émettre des titres adossés à des actifs au sens de l'article 2, paragraphe 5, du Règlement (CE) n° 809/2004 de la Commission européenne; dans ce cas, la société divulgue les raisons pour lesquelles elle ne juge pas opportun de disposer d'un comité d'audit ou que le conseil d'administration soit chargé d'exercer les fonctions du comité d'audit. » Code des sociétés, art. 899bis - Société Européenne(SE) « Art. 899bis. Les dispositions légales relatives au comité d'audit des sociétés anonymes cotées sont applicables aux SE cotées visées à la présente section. » Code des sociétés Art. 913bis (SE) « Les SE cotées visées à la présente section constituent un comité d'audit au sein de leur conseil de surveillance. (
) « Les dispositions légales relatives au comité d'audit des sociétés anonymes cotées au sens de l'article 4 sont pour le reste mutatis mutandis d'application, à l'exception de l'article 526bis, § 1er, § 2, § 3, alinéa 2, et § 4, dernier alinéa. »
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Communication_2009_22 (Politique de dérogation) « Champ d application : ’ Les établissements de crédit, les entreprises d’investissement, les entreprises d’assurances, les sociétés de gestion d’organismes de placement collectif de droit belge, ainsi que les succursales établies en Belgique par de tels établissements qui relèvent du droit d’Etats non membres de l’Espace économique européen. (
) Les nouvelles dispositions édictées prévoient l’obligation de principe, pour les établissements financiers, de constituer un comité d’audit au sein de leur organe légal d’administration. Cette obligation ne s’applique pas aux établissements qui ne dépassent pas un certain nombre de limites quantitatives. (
) Pour autant qu’un comité d’audit dont les attributions s’étendent à tout le groupe et qui répond aux exigences légales belges ou à d’autres exigences européennes équivalentes, ait été constitué, la CBFA peut, à l’égard des établissements financiers qui sont filiales ou sous-filiales d’une compagnie financière mixte, d’une société holding d’assurances, d’une compagnie financière ou d’un autre établissement financier, accorder des dérogations aux dispositions précitées et fixer des conditions spécifiques à l’octroi de ces dérogations. La politique que la CBFA se propose d’appliquer en matière d’octroi de dérogations est exposée ci-dessous.Ces dérogations concernent la constitution et la composition d’un comité d’audit au sein des établissements filiales qui dépassent les limites quantitatives prévues par la loi. Les sociétés qui ne dépassent pas ces seuils bénéficient automatiquement d’une dispense et ne doivent donc pas introduire de demande de dérogation. La dérogation ne peut être accordée que s’il a été constitué au niveau du groupe un comité d’audit qui répond aux exigences légales et dont les attributions s’étendent à l’ensemble du groupe. Les sociétés du groupe qui sont cotées en bourse ne peuvent faire l’objet d’une dérogation. (
) 1. Dérogation concernant la composition du comité d’audi t La CBFA estime qu’en instaurant les limites quantitatives précitées, la loi a déjà considérablement restreint l’obligation de constitution d’un comité d’audit au niveau des entreprises réglementées. Le principe qui prévaut est dès lors que tout établissement financier qui dépasse les limites quantitatives doit disposer d’un comité d’audit, même s’il a déjà été constitué au sein du groupe un comité d’audit dont les attributions s’étendent à l’ensemble du groupe. En effet, le comité d’audit constitue également pour l’établissement faisant partie d’un groupe un instrument important de sa politique de gouvernance. (voir la circulaire PPB-2007-6-CPB-CPA du 30 mars 2007 relative aux attentes prudentielles de la CBFA en matière de bonne gouvernance des établissements financiers.) Dans les structures de groupe, la composition d’un comité d’audit peut toutefois être déterminée en tenant compte d’un certain nombre de considérations d’efficacité ainsi que de la nécessité de permettre aux différents comités institués au sein du groupe d’exercer leurs activités de suivi de manière cohérente.) (
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2. Dérogation concernant la constitution même d’un comité d’audit Dans un nombre limité de cas, une dérogation à la constitution même d’un comité d’audit peut se justifier. Pour pouvoir en bénéficier, l’établissement devra pouvoir démontrer que, vu la structure de gestion, d’organisation et de risque mise en place ou prévue au sein de l’établissement et du groupe, la constitution d’un comité d’audit distinct au niveau de l’établissement n’apportera pas de valeur ajoutée significative sur le plan de la bonne gouvernance. Pour apprécier cet aspect, la CBFA se fondera notamment sur les critères suivants: - le profil de risque de la société : la CBFA évalue le profil de risque d’un établissement en tenant compte de ses activités, de sa structure financière, de sa structure de gouvernance et d’organisation, en ce compris le système de contrôle interne. Si la société présente un profil de risque élevé, la constitution d’un comité d’audit distinct pour cette société est indiquée. - le type d’activités de la société par rapport aux autres activités du groupe : si les activités et les risques de la société filiale diffèrent des activités et des risques de la société mère, une dispense ne paraît pas indiquée. - groupe : s’il s’agit d’un établissement financierl’importance de la société par rapport au qui constitue une entité importante du groupe, la constitution d’un comité d’audit distinct pour cette société sera davantage indiquée. - du groupe pour s’occuper de la filiale :l’adéquation de l’organisation du comité d’audit dans les groupes de services financiers importants dont la filiale établie en Belgique n’assume qu’une partie relativement limitée des activités, la constitution d’un comité d’audit distinct pour la filiale paraît indiquée. - la présence ou non d’actionnaires minoritaires détenant, globalement, une participation significative dans le capital de la société : dans les établissements financiers dont les actionnaires minoritaires détiennent une part significative du capital, la constitution d’un comité d’audit semble toujours indiquée. Il en va de même pour lesjoint-ventures. Avant d’accorder une dérogation concernant la constitution même d’un comité d’audit, la CBFA vérifiera en outre si: un administrateur indépendant siège au sein du conseil d’administration de la société -concernée ; il peut s’agir du même administrateur indépendant que celui qui siège au sein du comité d’audit institué au niveau du groupe, pour autant qu’il n’existe pas de relations d’affaires significatives entre les entités concernées du groupe; - le conseil d’administration de la société dispensée assumera les tâches du comité d’audit; - le président de l’organe légal d’administration de la société n’exerce pas en même temps les fonctions d’administrateur exécutif; - le conseil d’administration de la société dispensée entretiendra un lien structurel avec le comité d’audit du groupe ; cela signifie qu’il sera tenu au courant par ce comité d’audit des recommandations et des analyses portant sur l’établissement financier concerné et que lui-même communiquera à ce comité d’audit tous les rapports et analyses pertinents, en ce compris les informations reçues du commissaire agréé. (
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3. Procédure L’octroi d’une dérogation n’est pas automatique. Pour pouvoir bénéficier d’une dérogation concernant la composition du comité d’audit ou la constitution même d’un tel comité, les établissements financiers doivent introduire une demande motivée et documentée auprès de la CBFA. Cette demande peut notamment être introduite à l’occasion de l’adaptation du mémorandum de gouvernance de l’établissement. Dans sa demande, l’établissement devra notamment démontrer qu’il a été constitué au niveau du groupe un comité d’audit qui répond aux exigences de la loi et dont les attributions s’étendent à l’ensemble du groupe. »
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