L'organisation d'un événement

Lyne Branchaud

Description

Organiser un événement, petit ou grand, n'est pas une mince tâche et vous devrez tenir compte de milliers de détails tout au long de sa mise sur pied. Ce livre est un guide pratique qui vous accompagnera, étape par étape, dans le processus d'organisation d'un événement : définition des objectifs, sélection d'un site, création d'une liste d'hébergement, choix d'un programme d'activités, location d'équipement audiovisuel, production du matériel imprimé, etc.

Informations

• Publié par: Presses de l'Université du Québec
• Date de parution: 22 avril 2011
• Nombre de lectures: 25
• EAN13: 9782760527522
• Langue: Français

Extrait

L’organisationd’un événement

Guide pratique

Lyne Branchaud
Table des matières
Couverture
Titre
Table des matières
Copyright
REMERCIEMENTS
AVANT-PROPOS
INTRODUCTION
CHAPITRE 1 ÉTABLIR LES BASES D’UN PROJET D’ÉVÉNEMENT
1.1. PRÉCISER LA MISSION DE L’ÉVÉNEMENT
1.2. ÉTABLIR LES OBJECTIFS
1.3. ANALYSER LE PUBLIC CIBLE ET ÉTABLIR LE PROFIL DES PARTICIPANTS
1.4. COMPTE RENDU DE LA PREMIÈRE RENCONTRE
CHAPITRE 2 LES SIX ÉTAPES DE LA CRÉATION DU PLAN PRÉLIMINAIRE
2.1. ÉTAPE 1 – DÉFINIR LE CONTENU SOMMAIRE ET LA DURÉE DE L’ÉVÉNEMENT
2.2. ÉTAPE 2 – DÉTERMINER LES BESOINS PRINCIPAUX ET SECONDAIRES
2.2.1. HÉBERGEMENT
2.2.2. RESTAURATION
2.2.3. SALLES, ESPACE ET DISPOSITION
2.2.4. BESOINS SECONDAIRES
2.2.5. RESSOURCES EXTERNES
2.3. ÉTAPE 3 – CHOISIR LA PÉRIODE IDÉALE POUR LA TENUE DE L’ÉVÉNEMENT
2.4. ÉTAPE 4 – REPÉRER DES SITES QUI POURRONT RÉPONDRE À VOS BESOINS
2.5. ÉTAPE 5 – BÂTIR UN ÉCHÉANCIER GÉNÉRAL ET ÉVALUER LE PERSONNEL NÉCESSAIRE
2.6. ÉTAPE 6 – ÉTABLIR LES REVENUS ET LES DÉPENSES POUR PRÉPARER UN BUDGET PROVISOIRE
CHAPITRE 3 L’IMPLANTATION DE L’ÉVÉNEMENT
3.1. L’HÉBERGEMENT ET LA RESTAURATION
3.1.1. L’HÉBERGEMENT, LES SALLES, L’ESPACE ET LE TRANSPORT
3.1.2. LA RESTAURATION
3.2. LES ACTIVITÉS/ANIMATIONS
3.2.1. FORMATION, ATELIERS ET CONFÉRENCES
3.2.2. ACTIVITÉS DE DIVERTISSEMENT
3.2.3. ACTIVITÉS CULTURELLES OU SPORTIVES
3.3. LE CÔTÉ TECHNIQUE ET VISUEL
3.3.1. SALLES – SÉLECTION ET DISPOSITION
3.3.2. DÉCOR ET AMBIANCE
3.3.3. BESOINS TECHNIQUES ET AUDIOVISUELS
3.4. LES ÉQUIPES DE TRAVAIL, LES DEMANDES DE SOUMISSION, LES CONTRATS ET LES OUTILS DE PLANIFICATION
3.4.1. ÉQUIPE DE TRAVAIL
3.4.2. DEMANDES DE SOUMISSION ET CONTRATS
3.4.3. OUTILS DE PLANIFICATION
CHAPITRE 4 LES ÉLÉMENTS DE COMMUNICATION
4.1. ANNONCE DE L’ÉVÉNEMENT
4.2. INVITATIONS ET INSCRIPTIONS
4.2.1. DÉLAI POUR L’ENVOI DE L’INVITATION ET L’INSCRIPTION À UN ÉVÉNEMENT PRIVÉ
4.2.2. MÉTHODES D’INSCRIPTION
4.2.3. GESTION DES INSCRIPTIONS
4.2.4. CONTENU DE L’INVITATION ET DU FORMULAIRE D’INSCRIPTION
4.3. ACCUEIL ET IDENTIFICATION DES PARTICIPANTS
4.3.1. IDENTIFICATION DES PARTICIPANTS
4.3.2. BILLETS ET PREUVE DE PAIEMENT
4.3.3. STATION D’ACCUEIL ET D’INSCRIPTION
4.3.4. VESTIAIRE
4.4. CADEAUX ET OBJETS PROMOTIONNELS
4.5. MATÉRIEL IMPRIMÉ
4.5.1. AFFICHAGE SUR LE SITE
4.5.2. MATÉRIEL INFORMATIF, PROMOTIONNEL OU PUBLICITAIRE
CHAPITRE 5 ORGANISER UN TOURNOI DE GOLF ET UNE RÉUNION DES FÊTES
5.1. ORGANISER UN TOURNOI DE GOLF EN 37 ÉTAPES
5.1.1. FORMULES DE DÉPART ET DE JEU
5.1.2. QUE FAIRE EN CAS DE PLUIE ?
5.1.3. COMMANDITES
5.1.4. ANIMATION APRÈS LE TOURNOI
5.2. PLANIFIER UNE RÉUNION DES FÊTES (PARTY DE NOËL) EN 26 ÉTAPES
CHAPITRE 6 LES IMPRÉVUS OU COMMENT ÉVITER LES MAUVAISES SURPRISES
6.1. URGENCES MÉDICALES ET STATION DE PREMIERS SOINS
6.2. LISTE DE NUMÉROS DE TÉLÉPHONE D’URGENCE
6.3. ASSURANCES
6.4. ÉVÉNEMENT EN PLEIN AIR
CHAPITRE 7 LE « JOUR J », LE DÉMONTAGE ET LE BILAN
7.1. LE « JOUR J »
7.2. LE DÉMONTAGE
7.3. LE BILAN
CHAPITRE 8 LA CRÉATIVITÉ ET LES TENDANCES
8.1. LA CRÉATIVITÉ OU COMMENT SORTIR DES SENTIERS BATTUS
8.2 DÉVELOPPER UN ÉVÉNEMENT ÉCORESPONSABLE
8.3. LES OUTILS TECHNOLOGIQUES
ANNEXES OUTILS DE PLANIFICATION
SITES INTERNET DE RÉFÉRENCE
BIBLIOGRAPHIE
DANS LA MÊME COLLECTION
PRESSES DE L’UNIVERSITÉ DU QUÉBEC
Le Delta I, 2875, boulevard Laurier, bureau 450
Québec (Québec) G1V 2M2
Téléphone : 418-657-4399 • Télécopieur : 418-657-2096
Courriel : [e-mail] • Internet : www.puq.ca
Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québecet Bibliothèque et Archives Canada

Branchaud, Lyne
L’organisation d’un événement : guide pratique
(Collection Communication, relations publiques)
Comprend des réf. bibliogr.
ISBN 978-2-7605-1608-3 ISBN epub 978-2-7605-2752-2
1. Événements spéciaux - Planification. 2. Événements spéciaux - Gestion.I. Titre. II. Collection : Collection Communication et relations publiques.
GT3405. B72 2009 394.2068'4 C2008-942341-0

Nous reconnaissons l’aide financière du gouvernement du Canadapar l’entremise du Programme d’aide au développementde l’industrie de l’édition (PADIE) pour nos activités d’édition.
La publication de cet ouvrage a été rendue possiblegrâce à l’aide financière de la Société de développementdes entreprises culturelles (SODEC).

Intérieur
Mise en pages : I NFOSCAN C OLLETTE -Q UÉBEC
Photographies : P HILIPPE B OSSÉ
Accessoires pour les photographies : G RACIEUSETÉ DE M ARC B OILEAU , AVW-TELAV

Couverture
Conception : R ICHARD H ODGSON
Photographie : D ENIS L EMELIN , PHOTOGRAPHE  –  WWW . PHOTOS - MOTION . COM
S ALLE DE BAL DU F AIRMONT L E C HÂTEAU F RONTENAC

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Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés
© 2009 Presses de l’Université du Québec
Dépôt légal – 1 er trimestre 2009
Bibliothèque et Archives nationales du Québec / Bibliothèque et Archives CanadaImprimé au Canada
REMERCIEMENTS

Je tiens d’abord à remercier mes parents, Gisèle et Claude, ma sœurAnnie ainsi que ma famille et mes amis, qui m’ont permis de me familiariser avec le monde des événements et d’organiser des fêtes originales.Ensuite, je remercie mes employeurs, mes patrons, mes collègues et mesfournisseurs qui ont su me faire confiance et avec qui j’ai appris au fildes années ; mes petits anges, Daniel, Claudie, Dominic, Marie-Pier,Michel et Maggie, pour leur indispensable soutien ; Nicole Vincent duClub de golf Elm Ridge, Luc Beaudoin de Momentum et Louise Doerigdu Fairmont Manoir Richelieu pour leur temps, la relecture du manuscrit et leurs précieux conseils ; Denis Lemelin et Philippe Bossé, photographes, Marc Boileau de AVW-TELAV et Edith Jean du FairmontLe Château Frontenac pour leur collaboration aux photographies. Finalement, ma gratitude va à Céline Fournier, qui a cru en ce projet. À voustous, un gros merci !
AVANT-PROPOS

Je baigne dans le monde de l’événement depuis ma tendre enfance. Eneffet, mes parents, organisateurs hors pair, m’ont inculqué l’art de transformer les rencontres entre amis, les anniversaires et toutes autres occasions de célébrer en des moments amusants et mémorables.

Au fil des ans, mes emplois en agences de publicité et de promotion ainsi que mon intérêt pour les idées originales d’activités m’ontamenée à bifurquer vers une carrière en organisation d’événements.Depuis plus de dix ans, la gestion de projets constitue ma principaleoccupation et je fais partie des privilégiés qui peuvent allier passion ettravail au quotidien. J’ai participé à plus d’une centaine de projets événementiels, petits et grands, pour diverses entreprises telles que Nissan,les rôtisseries St-Hubert, Vidéotron, Maxi-Provigo-Loblaws et Uniprix.

J’ai organisé de nombreux tournois de golf, des salons avec prèsde 150 exposants, des soirées de gala réunissant plus de 1 000 invitéset géré des budgets d’événements dépassant le million de dollars. Maispeu importe la taille ou la nature des événements, ce qui compte, c’est quechacun d’entre eux m’a permis de me surpasser et de me renouveler.

Je souhaite que ce livre puisse répondre à vos interrogations touten vous faisant découvrir des trucs et outils que vous pourrez bientôtmettre en pratique. J’espère également vous transmettre ma passiondu métier.

Allez, trouvez-vous vite un événement à organiser !
INTRODUCTION

Saviez-vous qu’on peut très bien gagner sa vie et faire carrière en tantqu’organisateur d’événements au Québec ?

En 2006, près de 1 650 événements majeurs et congrès ont eulieu dans 18 villes membres de l’Association des bureaux de congrès duQuébec ; 1 180 concernaient des congrès, colloques, assemblées générales, réunions d’affaires, symposiums et rassemblements de familleset