MANAGEMENT DU CAPITAL HUMAIN : ATTEINDRE L'" EXCELLENCE "

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MANAGEMENT DU CAPITAL HUMAIN : ATTEINDRE L’« EXCELLENCE »


Livre Blanc Oracle –
le Modèle d’Excellence Ressouces Humaines







LIVRE BLANC ORACLE – ATTEINDRE LE MODELE D’EXCELLENCE RESSOURCES HUMAINES


Ces dernières années les entreprises portent une attention accrue à la valeur ajoutée
qu’apporte la gestion de leur Capital Humain par rapport à l’atteinte de leurs objectifs
stratégiques. Dans la plupart des rapports annuels d’activité, elles affirment que le Capital
Humain est leur valeur essentielle.

Avec des frais de personnel représentant en moyenne 60% de leurs charges, les entreprises
leaders ont entamé une profonde mutation. Elles passent peu à peu d’une gestion
administrative des dossiers et de la paie à une véritable gestion qualitative des Ressources
Humaines. Celle-ci implique la création de programmes innovants destinés à améliorer la
performance des collaborateurs la mettre en adéquation avec les besoins.

Pour être pleinement efficaces ces programmes requièrent la définition de nombreux
processus dont la mise en œuvre et le suivi sont possibles grâce à des systèmes
d’information modernes basés sur les technologies les plus récentes.

Oracle qualifie cette mutation et la manière de l’entreprendre, de Modèle d’Excellence
Ressources Humaines. Cette démarche constitue la mission majeure des Professionnels de
la fonction Ressources Humaines. Ce modèle s’adapte quels que soient la taille, le métier et
les pays où ...
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–          LIVRE BLANC ORACLE – ATTEINDRE LE MODELE D EXCELLENCE RESSOURCES HUMAINES   Ces dernières années les entreprises portent une attention accrue à la valeur ajoutée qu’apporte la gestion de leur Capital Humain par rapport à l’atteinte de leurs objectifs stratégiques. Dans la plupart des rapports annuels d’activité, elles affirment que le Capital Humain est leur valeur essentielle.  Avec des frais de personnel représentant en moyenne 60% de leurs charges, les entreprises leaders ont entamé une profonde mutation. Elles passent peu à peu d’une gestion administrative des dossiers et de la paie à une véritable gestion qualitative des Ressources Humaines. Celle-ci implique la création de programmes innovants destinés à améliorer la performance des collaborateurs la mettre en adéquation avec les besoins.  Pour être pleinement efficaces ces programmes requièrent la définition de nombreux processus dont la mise en œuvre et le suivi sont possibles grâce à des systèmes d’information modernes basés sur les technologies les plus récentes.  Oracle qualifie cette mutation et la manière de l’entreprendre, de Modèle d’Excellence Ressources Humaines. Cette démarche constitue la mission majeure des Professionnels de la fonction Ressources Humaines. Ce modèle s’adapte quels que soient la taille, le métier et les pays où les entreprises exercent leurs activités.  
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–      MODELE D EXCELLENCE RESSOURCES HUMAINES – « BUSINESS DRIVERS »  La ligne directrice pour l’entreprise est l’atteinte des objectifs qu’elle se fixe. Dans le secteur privé, c’est accroître ses parts de marché, son revenu et maximiser celui de ses actionnaires. Dans le secteur public c’est répondre aux attentes des « usagers » aussi efficacement que  possible.  Sans tenir compte de ces objectifs distincts, les deux secteurs ont des préoccupations communes :  Réduction des coûts de gestion  Adaptation aux changements Rapidité d’accès à l’information Ethique, sécurité, disponibilité, efficacité.  Ces quatre enjeux existent partout à des degrés divers. L’importance de chacun varie en fonction de l’écosystème, de l’environnement économique, de la géographie, des domaines dactivités.  Pour y répondre, parce qu’ils les ont bien compris, les Professionnels de la fonction Ressources Humaines se sont définis des objectifs propres. Ceux qui reviennent tout le temps quel que soit le contexte sont cités ci-dessous :  Mettre en adéquation Capital Humain et les objectifs de l’entreprise Réduire les coûts Etre en conformité avec les obligations légales la Direction Générale et rendre compte de l’efficacité de la GRH.Informer  Pourtant, même si elles ont parfaitement identifié leurs objectifs, les Directions des Ressources Humaines ont souvent du mal à les atteindre. Elles sont « freinées » par des problèmes qu’elles ne maîtrisent pas en totalité :  Insatisfaction de leurs « clients internes », les employés, à cause de la lenteur des processus et des circuits de validation.  
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–   Redondance de saisie pour les collaborateurs RH, pointages manuels dus à l’utilisation de systèmes d’information différents (recrutement, administration, gestion de carrière, rémunération, formation..) Décalage compte tenu du point précédent, ou informations non disponibles en temps et en heure pour établir des tableaux de bord exhaustifs. pour le management, d’avoir une vision globale de l’effectif, de saDifficulté, répartition par métier, par compétence, qui permettrait « à la volée » d’identifier le ou les collaborateurs capables de répondre à un besoin particulier. Coûts administratifs importants générés par des systèmes et des processus disparates …  
 C’est une illustration permet de comprendre pourquoi la gestion des Ressources Humaines est encore trop souvent vue comme un centre de coûts et rarement considérée comme une source de croissance et de profit.  Pour remédier à cela, l’un des points clés est de décider une transformation radicale de la mission des Directions des Ressources Humaines. Il ne faut plus qu’elles soient perçues comme de simples services d’administration du personnel mais comme des organisations partenaires indispensables, dont le cœur de métier est le développement du Capital Humain.  C’est en réussissant cette transformation que les DRH montreront leur valeur ajoutée. Si elles n’y arrivent pas, leur mission pourra malheureusement être remise en cause (BPO, délocalisation, recours systématique à l’intérim, etc.).     
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–      LE MODELE D EXCELLENCE RESSOURCES HUMAINES – CARACTERISTIQUES  Si l’Excellence RH est l’objectif à atteindre, que signifie un « Modèle d’Excellence RH » ? Il y a probablement plusieurs réponses possibles. Cependant, nous pensons que les principales caractéristiques d’un tel modèle sont les suivantes :  Adéquation à l emploi Les entreprises leaders savent que l’adéquation entre leurs collaborateurs et les emplois qu’elles proposent est indispensable. Celles dont les effectifs sont performants ont investi pour ce résultat. La capacité à mesurer cette adéquation commence dès l’embauche. Ce processus peut être délégué aux managers opérationnels à même d’apprécier l’opportunité de recruter tel ou tel candidat. Les DRH sont alors en charge de contrôler l’application des règles de publication des offres, la bonne exécution de la procédure et le respect des réglementations.  Avant de recourir à des recrutements, il faut être capable, tant pour les managers que pour les DRH, d’évaluer sur des critères communs, la pertinence d’une candidature interne. Identifier automatiquement une compétence manquante ou défaillante chez un employé et combler une lacune, permet à la fois de proposer à cet employé une formation qui contribuera à son développement personnel et qui correspond à son plan de carrière mais aussi de minimiser des coûts de recrutement et d’intégration. Il est nécessaire pour réaliser cela de disposer d’une vision globale, à l’instant T, des besoins de l’entreprise mais aussi des compétences disponibles en interne. Fournir cette vision est une des valeurs ajoutées des Direction des Ressources Humaines.  En résumé, dans ce cas particulier du recrutement : La DRH pilote la partie besoins en Capital Humain de l’entreprise candidats internes/externes sur des définis avec la DRHLe manager évalue les peut participer à la sélection. Il est acteur de son plan deLe collaborateur interne carrière grâce à l’action conjuguée de la DRH et du manager      
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–   Les candidats externes, même non retenus, sont référencés dans le vivier de candidatures car l’entreprise a mis à leur disposition les moyens de le faire L’entreprise, en cas de mobilité interne, économise des coûts de recrutement et dintégration   Embauche, intégration, adhésion aux valeurs de l Entreprise Un collaborateur qualifié, correspondant à la définition du poste qu’il occupe est une des pièces du puzzle.. Si ce collaborateur ne sait pas clairement ce qu’on attend de lui, ses résultats ne seront pas à la hauteur.  Les entreprises qui mettent en place un Modèle d’Excellence RH diffusent leurs valeurs fondamentales et leurs objectifs clairement et à tous.  Elles utilisent une stratégie de communication à quatre niveaux pour augmenter la motivation de leurs équipes : Premièrement, elles véhiculent leurs messages clés par l’intermédiaire de canaux de multiples s’assurant ainsi qu’ils seront reçus par un moyen ou par un autre.  Deuxièmement, elles s’appuient sur une véritable gestion de la performance et savent reconnaître celle-ci (rémunération, avantages etc.) grâce à des évaluations régulières.  elles mesurent le niveau d’engagement des équipes (sondages,Troisièmement, enquêtes internes). De cette façon, elles détectent immédiatement les problèmes qui peuvent se poser et adaptent leurs actions pour y remédier rapidement (insatisfaction croissante, sentiment de non reconnaissance, manque de visibilité sur les évolutions de carrière, messages insuffisants ou mal compris).  Enfin, elles créent et mettent en œuvre des processus et des programmes adaptés qui augmentent le niveau de motivation et d’engagement des équipes (formation, plans de carrière, entretiens, évaluations, groupes de réflexion, travail collaboratif etc.). Niveau d’engagement des équipes ne doit pas être confondu avec loyauté des collaborateurs vis-à-vis de leur organisation, concept oublié durant les vingt dernières années dominées par les restructurations, le reengenering, les licenciements en masse. Les actions qui réussissent aujourd’hui en matière d’engagement se concentrent sur le métier de l’entreprise, les missions à réaliser, l’environnement économique.
 
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–   Flexibilité, Adaptabilité Les organisations sont sans cesse confrontées à des changements économiques et réglementaires. Elles trouvent aussi de nouvelles opportunités.  La plupart des entreprises ont du mal à les saisir rapidement, notamment lorsque cela implique des réorganisations et des changements importants dans la façon de travailler des équipes.  Les entreprises qui ont mis en œuvre un Modèle d’Excellence RH ont une vision précise de leur « réserve » de compétences et de qualifications. Elles réagissent immédiatement voire anticipent sur les ressources à affecter sur de nouveaux projets. Elles évitent ainsi des dépenses inutiles générées par des recrutements effectués par manque de visibilité interne.  Productivité Dans le monde entier, les entreprises se posent continuellement la même question : comment être plus productif ? Le redémarrage de l’économie américaine en 2003 a été rendu possible grâce au focus mis sur la productivité, pas à cause de l’augmentation du nombre d’emplois. Mettre l’accent sur le développement des compétences existantes est l’une des cibles à atteindre. Les collaborateurs les plus performants améliorent leurs compétences et leur flexibilité pour obtenir et dépasser les résultats attendus par l’entreprise.  Historiquement, la fonction Ressources Humaines se consacrait à l’enregistrement des dossiers, à l’administration du personnel, à la mise en conformité avec la législation en vigueur. Ce n’est plus suffisant pour répondre aux défis présents et futurs. Les DRH doivent se transformer pour travailler prioritairement au développement des individus et à la réduction des coûts administratifs. Leurs actions seront alors reconnues comme impactant positivement les résultats de l’entreprise. Ceci ne veut pas dire que les tâches incontournables qui leur incombaient doivent être ignorées. Elles n’ont rien de stratégiques mais sont obligatoires. Pour les rendre le moins chronophage et moins coûteuses, des systèmes d’information conçus pour les automatiser de façon sécurisée doivent être mis en place. Ils libèrent ainsi le temps nécessaire à la conception et au suivi de programmes de développement des compétences stratégiques.
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–      LE MODELE D EXCELLENCE RESSOURCES HUMAINES – LES ETAPES DE MISE EN ŒUVRE   On ne met pas ce modèle en place par hasard. Il est le fruit de nombreuses réflexions, d’évaluations, de plannings précis, d’une collaboration étroite entre DRH, Directions fonctionnelles et management opérationnel.           - Le modèle d’excellence RH - Les objectifs des DRH sont l’amélioration de l’efficacité des processus et leur acceptation par les collaborateurs (faire les choses comme elles doivent être faites). Le Hackett Group dans sa base de données mondiale répertorie les meilleurs pratiques RH en la matière et les « premiers de la classe RH » arrivent à faire coïncider ces deux objectifs. Il est important de noter qu’alors que des procédures efficaces ne contribuent pas en elles-même l’atteinte d’un Modèle d’Excellence RH, effectuer les tâches administratives à moindre coût signifie cependant qu’une plus large part du budget est allouée à des activités qui impactent directement la performance des effectifs, donc de l’entreprise. De plus, la fonction RH, si elle agit efficacement, gagne en crédibilité. Il y a plusieurs sortes de modèles. Ils correspondent à des types d’organisations différents. Chaque entreprise doit adopter celui qui lui convient. Cependant, dans tous les cas, la mise en place d’un modèle s’effectue en quatre phases : Conformité matisatiAuto no Information Ajustement  Les pages suivantes détaillent ces quatre phases.
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–      CONFORMITE  Cette phase englobe les processus RH de base indispensables à chaque entreprise. Ci-dessous figurent certains processus représentatifs qui nécessitent le support de systèmes d’information adaptés :  Gestion des données de base : Les entreprises doivent tenir à jour un grand nombre de données RH pour tout simplement « fonctionner ». Gérer la structure organisationnelle avec la flexibilité nécessaire pour prendre en compte les changements environnementaux et produire les reportings périodiques. jour les emplois et les besoins en qualifications et compétences,Tenir à phase critique de la mise en œuvre du modèle d’excellence RH. la démographie de l’effectif et les plans de carrière. A noter que laConnaître démographie change. Il est important de pouvoir prendre en compte, au-delà de l’effectif traditionnellement « payé » une population élargie qui répond à des besoins ponctuels (intérimaires, experts externes, travailleurs indépendants etc.) pour avoir une vision complète et historisée de qui peut faire quoi, quand, où et à quel prix.
 Paie : Il est important de savoir qui est payé, combien, pour quelle période. C’est la paie qui valide le travail accompli. Elle est aussi l’étape ultime de bien des processus RH. Des activités variées nécessitent des types de rémunérations flexibles, basés sur des éléments et des formules de calcul multiples (salaire de base, primes, déductions, temps, règles légales et taxes, rétroactivité, retenue à la source dans certains pays, etc.) La gestion de la paie est une tâche obligatoire incontournable. Elle nécessite de nombreux contrôles pour en garantir la fiabilité. La plupart de ceux-ci sont techniquement automatisables.   Avantages divers : En la matière, les règles varient du tout au tout d’un pays à l’autre. Pour les Etats-Unis par exemple, ils concernent les systèmes d’assurance privés. Typiquement la souscription à des plans flexibles d’assurance-maladie (optique, dentaires, invalidité etc.) et d’assurance-vie (ou
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–   décès, retraite etc.) est proposée par l’entreprise à ses salariés. Ceux-ci y adhérent optionnellement sous réserve qu’ils répondent à des critères précis tels qu’ancienneté, âge, condition de ressources etc. Chaque entreprise peut donc proposer son ou ses plans (Benefits). Elle cotise elle-même et prend en charge une partie des frais des collaborateurs concernés. Dans la pratique, les salariés bénéficient d’une enveloppe financière ou de points qu’ils répartissent entre les différentes options du ou des plans proposés par leur employeur. On comprend que ces « packages » de rémunération complémentaire soient un critère de choix déterminant pour les candidats à l’embauche. On comprend également que la mise en œuvre de ces plans et le suivi des conditions très précises d’adhésion des collaborateurs est une activité RH chronophage. Les Entreprises se doivent d’être totalement transparentes à cet égard et c’est de la responsabilité des Directions des Ressources Humaines. C’est pour cette raison qu’elles s’équipent de systèmes informatiques performants, capables d’opérer des contrôles automatiques complexes.  Rémunération Déterminer une juste rémunération du travail fourni est une composante RH essentielle. Le travail effectué nécessite des évaluations précises, des comparaisons basées sur des études de salaires, la conception d’échelles et de tableaux de bord pertinents. La structure des rémunérations varie d’une entreprise à l’autre, d’un pays à l’autre : 13ème mois dans la plupart des cas en Europe, retenue à la source au Royaume-Uni, avantages en nature divers, etc. A cette diversité s’ajoute des règles particulières liées à certains métiers, au secteur public.  Obligations légales, mise en conformité réglementaire Une quantité de règles administratives et légales doivent être respectées. Leur poids est très important. En outre, il faut gérer les risques liés au cœur de métier. La « gouvernance d’entreprise » est également apparue à la suite de plusieurs scandales et faillites notamment aux Etats-Unis.  Les petites et moyennes organisations en phase de croissance s’attachent d’abord à la gestion des données et au respect de la législation. Elles utilisent les outils à leur disposition : tableurs, procédures manuelles etc. Quand elles grandissent et se complexifient, elles sont soumises à de plus en plus de règles. Elles ont alors besoin d’un système d’enregistrement des dossiers administratifs plus intégré pour bénéficier d’un reporting plus global. Ces entreprises deviennent ensuite de gros groupes. Ils s’introduisent en bourse et les règles sont extrêmement strictes (Sarbanne-oxley-section 404 aux Etats-Unis, Base II en Europe..).   
 
 
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  le Modèle dExcellence Ressouces Humaines  Livre Blanc Oracle–   Si on se réfère à l’étude du Meta Group Research publiée en avril 2004 « Les tendances de la gestion du capital humain 2004 » la fameuse section 404 (obligatoire aux US) impose que tous les processus ayant généré une transaction financière soient « tracés », depuis l’initiation de la transaction. La source de cette transaction pouvant être le collaborateur, note de frais par exemple, cela signifie que toute action Ressources Humaines (collaborateur affecté à une tâche ou à un projet particulier) doit être historisée pour figurer dans cet état obligatoire. Ces nouvelles normes comptables ne se limitent pas aux Etats-Unis (normes IAS/IFRS).  Des systèmes d’information adaptés doivent tracer, historiser, documenter des processus et des données de plus en plus intégrés.   
 
 
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