GUIDE REDACTION DU RAPPORT D'ACTIVITE 2009

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1 CNRS CONCOURS INTERNE RÉDACTION DU RAPPORT D'ACTIVITÉ Quelques conseils
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Publié le : mardi 27 mars 2012
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Source : dr18.cnrs.fr
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CNRS CONCOURS INTERNE RÉDACTION DU RAPPORT D’ACTIVITÉ Quelques conseils
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LA FINALITE, LA « PHILOSOPHIE » D’UN RAPPORT D’ACTIVITE Le rapport d’activité a pour fonction de convaincre le jury que vous êtes « tout à fait à votre place » pour présenter ce concours et que vous relevez du corps auquel vous postulez. Rédiger un rapport d’activité n’est pas chose aisée, surtout quand on connaît bien son métier. Cela peut sembler surprenant. Néanmoins, plus notre travail est riche et diversifié, moins, bien souvent, il est facile d’être précis et clair. « On ne sait plus par quel bout prendre les choses »font remarquer nombre de candidats. Et c’est compréhensible d’une part parce que, vous (candidat), ne passez pas votre temps à analyser vos fonctions et vos activités, ni à hiérarchiser vos actions et d’autre part parce que ce type d’exercice est particulier. Pour le réaliser, il faut d’une part avoir identifié les attentes du jury, et d’autre part avoir une méthodologie rédactionnelle. Lors de la rédaction de ce rapport d’activité, il est indispensable de vous interroger sur ce que le jury va chercher à savoir et à connaître de vous. Votre outil de travail doit être la fiche emploi-type du corps auquel vous postulez. L’analyse de celle-ci vous permettra de voir si oui ou non vous relevez de ce corps. Vous ne faites certainement pas tout ce qui est indiqué sur cette fiche, mais vos activités essentielles, le cœur de votre métier, les retrouvez-vous dans cette fiche ? Si oui, vous devez le prouver dans votre rapport d’activité. Le jury connaît les fiches de poste. Il est donc inutile de le lui rappeler, et de reprendre intégralement le contenu de la fiche. Le jury va devoir faire un choix. A travers ce rapport d’activité il évaluera votre capacité à sélectionner vos activités au regard des critères professionnels liés au concours. Le jury cherchera à voir si vous avezune vision d’ensemble de votre travail mais il n’attend pas que vous soyez exhaustif sur toutes vos activités. Vous savez que plusieurs candidats ont la même fiche emploi-type. Vous savez aussi que vous serez plusieurs à donner des informations similaires car vous occupez des emplois identiques ou similaires, aussi recherchez ce qui fait votre « plus » ce qui vous distingue de vos collègues. Le jury se pose les questions suivantes : - A partir de ce que nous lisons, le candidat correspond-il au corps visé ? - Le candidat fait-il ressortir de manière réfléchie les compétences attendues dans le cadre du corps auquel il postule ?
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- Le candidat sait-il hiérarchiser ses activités ? - Le candidat s’inscrit-il clairement dans son environnement professionnel ? -est son autonomie, quelles sont ses capacités d’initiative ? Quelle - Quel regard le candidat porte-t-il sur lui-même dans le cadre de ses différentes activités ? - Quels outils utilise t-il ? A la lecture du rapport d’activité, le jury attend que sa curiosité soit éveillée. Après la lecture il doit être convaincu que vous relevez du corps auquel vous postulez. Le contenu : quelles informations faire figurer dans un rapport d’activité Ce n’est pas : ….. Le rapport d’activité n’est pas un « pot pourri » de tout ce que vous faites. Ce n’est pas une liste exhaustive de vos tâches et activités : un inventaire à la « Prévert ». Ce n’est pas non plus une biographie professionnelle. On ne vous demande pas de « raconter » votre vie. Il peut être intéressant de suggérer votre parcours, mais il ne faut pas le décrire. Mais c‘est : …. Centrez-vous sur votre dernier poste. Il est celui qui se rapproche le plus souvent, en termes de compétences et de responsabilités, du niveau auquel vous postulez. Mais n’oubliez pas que la consigne qui vous est donnée pour le concours interne est la suivante : « Le rapport d’activité doit permettre au jury d’apprécier l’activité professionnelle du candidat et de déterminer son niveau de qualification »… « Le candidat s’attachera à décrire ses activités professionnelles au cours des cinq dernières années » (cf. guide du candidat page 7). Réfléchissez à ce que vous faites dans une journée, sur une semaine, tout au long d’un mois, sur une année et ayez toujours en tête la loi des 20/80 qui veut que nous passions 80 % de notre temps sur des activités à faible rendement et 20 % de notre temps sur des activités beaucoup plus stratégiques. Ainsi, vous gérez des commandes et des factures et passez beaucoup de temps à les enregistrer. Vous avez été « repéré(e) » comme étant un(e) professionnel(le) fiable ayant une excellente maîtrise de son domaine d’activité et on vous a sollicité pour faire partie d’un groupe de travail, au niveau national ou régional pour tester un nouveau logiciel de gestion. Dites-vous qu’il y aura de nombreux gestionnaires polyvalents d’unité qui postuleront au concours, mais combien d’entre eux auront été sollicités comme vous ?
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De même, votre temps de travail est largement occupé par des « manips » que tous vos collègues AI de BAP A maîtrisent. En revanche, dans le cadre d’un projet de recherche, vous avez dû élaborer un protocole expérimental innovant. Pour cela, vous vous êtes penché sur la littérature et après l’avoir étudiée vous avez proposé et mis au point un protocole qui a donné de bons résultats. C’est cette démarche que vous devez mettre en valeur. Autre exemple : vous êtes 4 dans le service à faire le même travail, mais c’est vous qui formez les nouveaux arrivants, vous êtes en quelque sorte leur « tuteur ». Mettez-le en évidence car c’est sans doute votre professionnalisme et vos capacités relationnelles qui ont guidé le choix de votre responsable. Mettez en valeur les compétences et activités qui correspondent au corps auquel vous postulez, et ce même si, en quantité, ce n’est pas ce qui vous prend le plus de temps ! Réfléchissez, crayon en main, sur ce qui estleplusimportantet ce qui estleplusintéressant: levotre travail, en ayant toujours à l’esprit l’objectif du concours  dans changement de corps. Le plus important n’est pas forcément ce que vous faites le plus souvent ou le plus couramment. Il y a ce qui est nécessaire, ce qui est important, ce qui est intéressant.Très schématiquement nous pouvons définir ces termes de la façon suivante : - Ce qui est nécessaire, c’est ce qui doit être fait, mais qui pourrait être fait par quelqu’un d’autre, sans réelle formation préalable. - Ce qui est important, c’est ce qui a un impact direct sur la ou les mission(s) du service. Pour ce faire, il faut un certain nombre de compétences. - Ce qui est intéressant, vous renvoie à vos intérêts personnels, au sens que vous donnez, vous, à votre activité et qui influe sur votre motivation. - Ce qui est important peut aussi être ce qui vous intéresse mais ce n’est pas systématique. Ce qui est «important » doit apparaîtreprioritairementdans votre rapport. Ce qui vous intéresse particulièrement dans votre travail peut apparaître mais ne l’explicitez pas. L’oral vous en donnera l’occasion. Ne listez pas vos activités. Encore une fois les fiches emploi type existent. Ce n’est pas la peine de faire un « doublon ». Néanmoins vous devez vous appuyer sur votre la fiche emploi typemais…. après avoir réfléchi par vous-même à vos fonctions, activités, tâches et après avoir procédé à un tri.
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Lorsque vous présentez une activité, pensez à rendre compte ducontexte, de l’environnement,mais…. ne vous engagez pas dans une présentation des missions du service ou un exposé du contexte trop long. C’est vous qui êtes jugé pas le service. Vous ne défendez ni votre labo, ni votre équipe, ni votre supérieur vous estimez relever du corps supérieur et vous voulez le prouver. N’oubliez pas de signaler vos interlocuteurs internes et/ou externes. Vous devez montrer où et comment vous vous situez dans le service et avec quelles compétences et non comment fonctionne le service. Le plan Une fois que vous avez fait ce travail de précision quant à l’importance de vos activités et que vous les avez bien différenciées de celles qui sont nécessaires, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les regrouper soit par domaine, soit par regroupement de compétences. Cela vous servira pour bâtir votre plan. Essayez ensuite de regrouper vos activités autour de plusieurs axes, comme par exemple la gestion, la communication, l’animation d’une équipe ….. La forme Faites attention au choix des termes. Combattez « la langue de bois »soyez précis, par exemple, évitez les « je et m’occupe de l’animalerie ». Précisément que faites-vous : vous changez les litières, ou vous êtes responsables des lignées de souris de A à Z ? Si oui, quelle est votre responsabilité, en quoi celle-ci est essentielle pour les « manips » qui seront faites sur ces souris. De vos propos doivent découler des compétences. Le jury doit les déduire de vos activités. Pour étayer vos propos, citez une situation dans laquelle vous avez mis en œuvre les compétences que vous affichez. Mais ne citez pas trop d’exemples, réservez les pour l’oral. Ils vous seront bien plus utiles ce jour là. Ne vous attribuez pas de qualités. Si vous êtes autonome par exemple, ce n’est pas la peine de l’écrire. C’est à travers les compétences et la présentation écrite de vos activités, que votre autonomie apparaîtra. Elle doit découler de ce que vous aurez écrit. L’autonomie ça se prouve, la rigueur aussi, le fait d’être organisée tout autant. Aussi, évitez les « Je suis autonome » prouvez-le ! Attention à ce que vous décrivez ; n’oubliez pas que votre dossier est la première source de questions. Vous évoquez les marchés dans votre rapport ? Attendez-vous à des questions sur ce thème. Votre rapport doit traduire un travail d’analyse objective.
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Comment construire un rapport d’activité La forme de votre rapport doit être simple, claire et aérée. Votre esprit de rigueur et votre sens de l’organisation apparaissent déjà là. N’oubliez pas que le jury doit lire beaucoup de rapports, ne le rebutez pas dès le premier coup d’œil. Se situer rapidement. Si vous évoquez votre passé professionnel et que vous désirez absolument présenter votre carrière, faites-le rapidement et n’oubliez pas la consigne qui figure dans le dossier du concours : « … l’emploi que vous occupez ». Dans tous les cas de figures, situez votre service, le nombre de personnels, leurs grades ou corps, la mission ou les missions de ce service. N’oubliez pas de dire depuis combien d’années vous êtes dans ce service. Quel était votre grade et/ou vos fonctions quand vous y êtes rentré et quel est votre grade actuel et/ou vos fonctions actuelles. Si vous travaillez en équipe, précisez combien de personnes la composent et vos place et rôle dans cette équipe. Si vous travaillez dans le cadre d’un projet, faites attention à ne pas vous étendre sur la description ni sur les « tenants et les aboutissants » de celui–ci mais sur votre rôle. L’essentiel du rapport. Très vite il faut parler de vous. Mes activités s’organisent autour de xxxxxx axes : Au sein de chaque axe décrivez clairement votre rôle et les compétences que cela suppose. Soyez précis, clair et simple. Cherchez des expressions ou des verbes concrets qui permettront au jury de vous imaginer en train de travailler. Evitez aussi les expressions telles que : « Ma direction m’a chargé de …. », préférez « j’ai été sollicité par ma direction pour … ». Il y a des expressions qui traduisent une plus grande passivité que d’autres. Vous avez la possibilité de souligner ou de mettre en gras ce qui vous semble important. Le jury ne doit pas aller chercher les informations. Ce sont les informations qui doivent venir à lui. Un petit schéma :  Mon rôle est de …  Mes activités s’organisent de la manière suivante …. : - A,  - B,  - C,  Cela suppose de ….  Connaître …, maîtriser …., être capable de ….  J’ai ainsi réalisé …, pu proposer…mis en place …., élaboré ….
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 Par ailleurs mes interlocuteurs tant internes qu’externes sont …. Je travaille conjointement avec …., mes activités sont directement liées à celles de …. Vous pouvez vous poser la question de la différence entre l’écrit et l’oral. L’oral est là pour donner de la vie à votre rapport, vous détaillerez les exemples, vous en donnerez de nouveaux, vous montrerez les difficultés rencontrées et ce que vous avez fait pour y faire face. Bon courage pour cette rédaction.
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