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Consideraciones sobre
la conversión
retrospectiva
• MARIA LUISA MARTNEZ·CONDE
fnal. claramente establecidos en l.- Un proyecto 3.- Esquema 11 J
un cronograma. a diferencia de la Es necesario contar con cuatro biblioteconómico
catalogación corriente cuyo carác­L conversión retrospectiva es. puntos de partida previos a la
ter es pennanente. como conse­ante todo. un proceso biblioteconó­ hora de establecer un proceso de
cuencia de las nuevas adquisicio­conversión retrospectiva. mico, y no un infonnático.
nes, la depuración pennanente de en el que, por lo tanto, deben pri­ 3.1. El presupuesto
la base de datos y (no debe olvi­mar los aspectos de a) planifca­ El coste de la conversión es siem­
darse nunca) la política de expur­ción del proyecto. b) organización pre muy elevado y no debe llevar­
go. del trabajo y c) valoración crítica se a cabo dentro de las partidas
3.3. Elfondo de los resultados. Prescindir de nonales que conlleva la automa­
L deteninación del fondo que este aspecto biblioteconómico tización de una biblioteca. A
ha de reconvertirse resulta espe­lleva a cualquier proceso de con­ causa de sus costes debe inten­
cialmente importante. Aunque lo versión a no alcanzar los resulta­ tarse que su realización se haga
óptimo sería pasar la totalidad de dos esperados y. en todo caso. a de fona cooperativa. es decir.
las catalogaciones manuales causar unos costes muy superio­ con detenninado grado de coordi­
reflejadas en el fchero a fonato res a los razonables. en un orden nación con otras bibliotecas. de
legible por ordenador. los eleva­de magnitudes que en la actuali­ tal fonna que sea posible optimi­
dos costos obligan a seleccionar dad puede alcanzar la proporción zar esas patidas presupuesta­
los fondos que en cada una de las de 1 a 100. También puede resen­ rias.
fases han de quedar reconverti­tirse el nivel de calidad fnal, al 3.2. El personal
dos. No tiene sentido incluir en la desaprovecharse las posibilidades En el caso de la reconversión
primera fase fondos anticuados o de depuración y urading que la retrospectiva se trata de personal
que no se consultan prácticamen­retroconversión puede conllevar familiarizado con las técnicas de
te nunca. Resulta especialmente automatización de bibliotecas y. si se planifca corectamente.
crítico y este es un punto espe­en concreto. con la catalogación
cialmente relacionado con los pro­automatizada. Es posible dedicar
cesos de coordinación menciona­2.- Necesidad del pate del personal de plantilla a
dos antes, tener presente qué proyecto estas tareas. pero también existe
recursos automatizados están' El de conversión retros­ la posibilidad de contratar de
fácilmente disponibles. pectiva no debe emprenderse modo eventual a un número suf­
El caso más obvo es el de los fon­mientras la automatización de ciente de personas con la debida
dos impresos en España posterio­una biblioteca no haya llegado a fonnación para acometer especí­
res a 1976 (es decir, los últimos su resultado fnal, es decir, al camente esta tarea: debe conside­
veinte años) que aparecen en la establecimiento de un catálogo en rarse. sin embago. si la conce­
edición de Bibliorajra española linea de acceso público. Para sión de becas (contratos basura
en CD-ROM (2). L última actua­implementa un sericio de OPAC encubiertos) no acaba redundan­
lización de este soporte -cuyo pro­es deseable que el fondo se haya do en contra del prestigio y acep­
ceso de estampación se está lle­tación social de la profesión. reconvertido. pues si no se resen­
vando a cabo al redactar estas tirá su funcionalidad real e inclu­ En todo caso, ha de tenerse pre­
lineas y que es la primera que se so podría ponerse en duda su sente que el proceso de conver­
edita bajo el sistema operativo efectividad. sión debe tener un principio y un
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Windows- contiene 485.00 regis­ con seguridad puede afrmarse la descripción (6). Ls técnicas de
tros. Conviene recordar quc esta que resultará completamente reconoimiento óptico d caracte­
cifra corresponde en realidad a un desorbitado. Ahora bien, existen res (OCR. o ICR. si están asocia­
número bastante mayor de edicio­ en España (y también a nivel das a procesos ligados a la inteli­
nes. pues la Biblioteca Nacional interacional) proyectos de reca­ gencia artificial o. más precisa­
no describe las reimpresiones. talogación cooperativa. en espe­ mente. a sitemas basados en el
cuyo carácter sí aparece reflejado cial de fondo antiguo. el denomi­ conocimiento) presentan. sin
en el correspondiente registro de nado Catáloo Colectivo del Patri­ embargo, bastantes problemas si
fondos. ni siquiera las sebrundas. moniD BiblioráfIO (3) o el Catálo­ han de tratar fchas escritas a
go Colectivo de Publicaciones mano, procendenles del. en su terceras. elc. ediciones que no tie­
nen propiamente ese carácter Pericas (4). En cualquier caso, día. útil sistema de la fcha múlti­
bibliográfco al no refejarse nin­ una mera estimación presupues­ ple. basada en la copia de un cli­
guna modifcación en la impre­ taria deducida de dividir el núme­ ché o. simplemente. descripciones
sión real de dichas ediciones. ro de obras catalogadas a lo largo no ISBO. En cualquier caso. y
3.4. El usuario de un año entre la masa salarial combinadas con procedimientos
Estrechamente relacionado con el del personal dedicado a esa tarea manuales, estas técnicas pueden
(sin mencionar los costes de punto anterior está deterinar optimizar notablemente los proce­
cuáles son. en relación al catálogo Inmovilizado. mantenimiento. sos de grabac ión manual.
en línea de acceso público. las inversión. ocultos, etc) y multipli­ 4.2. Reconversión extera
necesidades del usuario. No tiene carlo por el número de obras a 4.2.1 Capturando registros de
ningún sentido convertir en las recatalogar. es decir. a reconver­ bases biblio ricas exteras
fases iniciales del proyecto aque­ tir, proporciona una perspectiva Para ello se grababan no haee
llos fondos que los usuarios no estimable sobre el proyecto en su tantos años las claves de búsque­
consultan. Sería muy interesante conjunto. da en un disquete y se enviaban a
iniciar un proceso de elaboración 4.1.2. Aceptando l cataloai­ la base de datos que actuaba
de estadísticas de consultas pre­ nes ya existentes como utility que posteriormente
viamente al proceso de conversión El procedimiento más rápido y enviaba a su vez el resultado de la
y analizar los resultados mientras sencillo es el de la grabación búsqueda para su ulterior inte­
se discña el proyecto. Esa política masiva. por el procedimiento de gración en la base de datos. L
biblioteconómica suele estar ya doble entrada, y utilizando perfo­ teledescarga ha actualizado extra­
en activo en la selección de aque­ ristas, es decir. grabadores espe­ ordinariamente el procedimiento
llas obras que se encuentran en la ciali7.ados. a través de una entra­ y la implantación de la nora
zona de libre acceso o en la de da de datos diseñada al efecto. de Z9.50. ya equivalente en su ver­
préstamo domiciliario. suponien­ las fichas existentes en la biblio­ sión 3, a l IS SR 10.16/ 10, 16
do que ambas no coincidan. teca. Con ello se arastran los permite la descarga directa en for­
posibles errores que tuviera ya el mato ISO 2709 (es decir. Z9.2),
4.- Metodología catalogo. aparte de que se ocasio­ estructura lógica del formato
4.1. Conversión autónoma me­ narán. sin duda. algunos nuevos. IBERMAC de comunicaciones.
diante los prpis recursos d l Por otro lado. no todas las fchas En la actualidad ya está operati­
bibliDleca. responden al mismo nivel de cata­ vos o van a entrar en producción
Es el método mediante el cual se logación. Ls formatos intera­ diversos servidores Z9.50: entre
controla más directamente todo el cionales de catalogación legible ellos destaca el de la Biblioteca
proceso de conversión. Permite por ordenador cuenlan con claves Nacional. aunque la prioridad tal
marcar los ritmos y realizar el que permiten determinar cuál es vez deba concederse a la Universi­
control de calidad sobre la mar­ el nivel de catalogación. En con­ dad de Valencia. Si se actúa con
cha. Ahora bien. obllga. por una creto. la posición del LDR/l7=1 un cliente Z9.50 contra servido­
parte. a detraer parte del personal del formato IBERMC (5) est res extrajeros. fundamentalmen­
para las tareas específcas de la reserada para especifcar que un te norteamericanos, debe recor­
conversión. y es muy rara la registro procede de una reconver­ darse que es necesario trabajar
biblioteca convenientemente sión y debe respetarse rigurosa­ bastante los registros bibliográ­
dotada de personal y. por otra, a mente con el fn de no conformar cos, desde el punto de vista de la
contar con una serie de recursos una base de datos poco fable. lo homologación de técnicas de des­
materiales. Previamente. es nece­ que acabará por repercutir final­ cripción bibliográca y la traduc­
sario decidir sobre los dos puntos mente en su uso. ción y adaptación de los encabe­
que se detallan a continuación. También es posible capturar por zamientos de materias y sistemas
4. 1.1. Recataloacin d los fon­ procedimientos informáticos la de clas ifcación. Esta tarea se
dos a reconvertir catalogación que aparece en las puede realizar en línea. aunque
S trata de un proyecto costosísi­ fichas de cartulina o en libros solo teóricamente porque el coste
mo. Resulta muy fácil de calcular. registro. atribuyendo automática­ resulta disparatado.
conociendo el ritmo de cataloga­ mente la oportuna codifcación a 4.2.2. Encargando a una agenc
ciones diarias de cada biblioteca­ cada uno de los campos y sub­ espcialiada too el proeso
rio y el fondo a reconvertir. el campos que se coresponden con No se interrmpe de esta manera
tiempo que llevará el proceso. y las distintas áreas y elementos de el trabajo habitual de la bibl1ote-
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ca. aunque el coste es más eleva­ ISO 646. ISO 5426 e ISO 6630. veniencia de una u otr fora de
2.4. L Biblioteca ... hará entrega pago . do que en los casos anteriores. S
• Ma Luis Mnez-Cnde. Unidad de trata en cualquier caso del capí­ al contratista paa la ejecución
Coordinadón Infrmática de la Bibliote tulo seis (Inversión) y puede aco­ del contrato de las fchas origina­
Nacional. meterse de una sola vez. Como les del material bibliográfco y
<marfnez.cndebe.e>
apéndice a este articulo se adjun­ éste se hará responsable de su
ta un Pliego de condiciones técni­ devolución en idéntico estado de
NOAS:
conseración y ordenación al tér­ca de carácter general que puede (1) Entre la abundate blbllogafa exten­
mino del contrato. ser adaptado por cualquier biblio­ te debe citare. por su claridad y esque­
matismo. la comunicación de Xavier teca. En la actualidad la reconver­ 2.5. El contratista deberá hacer
AgenJo L bibUomfra rional rtrs' sión por fcha está en tomo a las entregas mensuales de. como
pctio ! l rtrnvrsin: el caso de
500 (quinientas) pesetas. aunque mínimo. x registros. L Biblioteca
Asturias: (me/oolaia ! noras) / /
naturalmente depende de la ... comprobará la calidad de las Cngrso de BibUamja Asturiana (1°.
riqueza de la descripciones de las mismas mediante muestreo alea­ 199. Ot). ISBN: 84-7847-101-4.
P. 117·127 torio y serán rechazadas aquellas fchas en cuestión.
(2) Bibliomj española ds 1976 en
entregas con más de un dos por
CD-ROM .. Madrid: Bibliotea Nacional:
ciento de errores de codifcación. Chadwck·Healy. 1992·
grabación o verifcación en la AÉNDICE (3) ExIste una amplia blbllografa al r­
pcto. Par estar al día de este proyec­muestra examinada.
to (y de otros muchos) el mejor procedi­
PLIEGO DE PRESCRIPION 2.6. Así mismo se rechazarán
miento es a través de las pá/Inas de
TÉCNICS PA L CONTR­ aquellas entregas que contengan
Cr Bibliterio: bletm iT(ormatlo
TACIÓN DE L CONVRSION A algún registro en el que se de la Subireción Generl de CordÚla'
SOPORTE IORMTICO DEL encuentre información codifcada cin Biliotecar.- IS N 1135-9773.
Este Ble/m puede asimismo consultar­CATÁOGO MUA DE L con campos. subcampos o indica­
se en linea en la dirección
BmLIOTEC ... dores que no fguren en los
htt://www.bLuves/ cr. En es
correspondientes formatos IBER­ mismo seridor está previsto situar e
MARC o en las especifcaciones de t. Objeto del contrato Ctáloo Coletio para su acceso vía
Interet. En la actualidad (y para quie­L conversión a soporte informáti­ la Biblioteca ...
nes participan de forma activa en el
co de x descripciones bibliográf­ 2.7. L Biblioteca ... es la única
proyectol exste una edición de trabajo
cas (con sus correspondientes titular de la propiedad intelectual
en CD-ROM. que. en su tercera entrega
registros de fondos y localizacio­ de los registros bibliográfcos. de de noviembre de 1996. contenía
nes) y x referencias de autoridad autoridad y de fondos y localiza­ 203.837 re/Istros blbllo/ráficos y
310.430 registros de fondos (Cor del Catálogo General de la citada ciones resultantes del proceso de
bibliote. - (1996). n. 11. - p. 7)
conversión a soporte Informático. Biblioteca.
(4) Francisca Herández. Nuev Jae d
Cualquier utilización. difusión o catálao clectivo de publicaciones
z. Requisitos comercialización total o parcial de prióias len prens) / Francisca Her­
nánde. Xavier AenJo / / Asoiación d 2.1. L conversión supondrá la los mismos exgirá su previa auto­
Nacional de Arhivrs. Bibliotes. rzación expresa. producción de los registros Infor­
Arueloos ! Dumntalitas. Congr
máticos correspondientes a las
s (6°. 1996. Mur . También en e
descripciones bibliográfcas y a 3. Condiciones mismo Congreso. Maria Jesüs Lp y
los datos locales de los distintos económicas Beraldo de Qulrós presentaron una
comunicación sobre los diez años 3.1. El precio máximo de adjudi­ejemplares de las mismas así
(1986-1996) del Catálogo Colectivo del
como los registros Informáticos cación será de ... . I A incluido.
Patrimonio Blbllo/ráfco.
correspondientes a las referencias 3.2. Ls ofertas que se presenten En el momento de escrtblrse estas
de autoridad. deberán especifcar. por separa­ lineas. está en fase de pruebas el acce­
s vía Web y Z39.50 al Catálo/o Cole­2.2. la codifcación. grabación y do. el precio unitario y global por
tvo de Publicaciones Perólcas. ya verifcación. por el procedimiento la conversión de registros. con el
Inte¡ado en Artdna en la dirección
de doble entrada. se realizará de I A incluido.
http://www.bne.es. El catálo/o deserto
acuerdo con los foratos IBER­ be aproxmadamente 10. 00 titulo
MARC de registros bibliográfcos. 4. Plazo de de publicaciones periódicas y localiza
en toro a 40.000 coleciones en casi de autoridades y de fondos y loca­ cumplimiento del
2.00 blblloteCas de toda España.
lizaciones. que serán facilitados contrato
(5) Formato IBERMARC para registros
por la Biblioteca ... L Biblioteca El contratista deberá cumplir blbllo/ráftcos - 5' edlclón.- Madrd:
... aportará también al adJudica­ íntegramente su prestación antes Biblioteca Nacional. 1995.
ISBN 84-88699-19-0. tario las especifcaciones propias de ...
Cfr.: p.17. de uso para la conversión.
(6) Cfr. por su esquematismo y facilidad de
2.3. Ls registros se entregarán 5. Formas de pago
comprensión. el artículo del Pror. Jaime
en cinta magnética. grabada a El pago se llevará a cabo. bien de Sarabla Libertas: un prrama p
1600 b.p.p. conforme a las nor­ una sola vez a la completa realiza­ mJoratizar .fchas de bibliote / / G
tacmlutense.- (19931. n. 91.- p. 8-11. mas ISO 2709 e ISO 1001. Se uti­ ción de la prestación. bien en
EvIdentemente. es el subtitulo -el siste­
lizará un Juego de caracteres grá­ varias veces conforme a las entre­
ma de reonversión basado en leR por
fcos y de control de 256 posicio­ gas parciales del contratista. L el grp de trabajo que dirige Sarabla­
nes de acuerdo con las normas Biblioteca ... determinará la con- el proedimiento al que se hace rferen­
cia.
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