Typologie des dossiers des organisations : Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

Sabine Mas, Louise Gagnon-Arguin

Description

Dans la lignée de Typologie des documents des organisations, cet ouvrage présente une analyse détaillée des principaux dossiers de gestion d'une organisation. Pour chacun d'eux, il définit le contexte de création, justifie le rôle, analyse le contenu et propose des métadonnées et des délais de conservation.

Sujets

• organisation
• gestion
• Archive
• Ressources humaines
• Archivistique
• Dossier
• Documents
• Conservation
• CA
• Classification
• Entreprise
• Information

Informations

• Publié par: Presses de l'Université du Québec
• Date de parution: 25 novembre 2011
• Nombre de lectures: 1
• EAN13: 9782760531819
• Langue: Français

Extrait

Presses de l’Université du Québec
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Catalogage avant publication de Bibliothèque et Archives nationales du Québec et Bibliothèque et Archives Canada

Gagnon-Arguin, Louise
Typologie des dossiers des organisations:
analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

(Collection Gestion de l’information)

Comprend des réf. bibliogr. et un index.

ISBN 978-2-7605-3179-6 ISBNEPUB 978-2-7605-3181-9
1. Archives électroniques. 2. Classification – Archives. 3. Classification – Documents administratifs. I. Mas, Sabine, 1972 - . II. Titre. III. Collection: Collection Gestion de l’information.

CD973. D3G332011  025.17’14  C2011-941202-0



Les Presses de l’Université du Québec reconnaissent l’aide financière du gouvernement du Canada par l’entremise du Fonds du livre du Canada et du Conseil des Arts du Canada pour leurs activités d’édition.

Elles remercient également la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) pour son soutien financier.

Mise en pages: I NTERSCRIPT

Couverture – Conception: R ICHARD H ODGSON



2011-1.1 –  Tous droits de reproduction, de traduction et d’adaptation réservés
© 2011, Presses de l’Université du Québec
Dépôt légal – 3 e trimestre 2011 – Bibliothèque et Archives nationales du Québec/ Bibliothèque et Archives Canada – Imprimé au Canada
Préface
Le dossier est au cœur de la diplomatique et de l’archivistique contemporaines. D’une simple chemise de classement des divers documents qui se rapportent à une même affaire, le dossier est devenu au fil des décennies une construction documentaire élaborée, avec de nombreux cas de figure, selon l’activité en cause, les acteurs et les outils de gestion de l’information. Le dossier est donc un sujet d’étude essentiel et vaste.
Avec la Typologie des dossiers des organisations: analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique, Louise Gagnon-Arguin et Sabine Mas nous offrent une cartographie rigoureuse d’une quarantaine de dossiers caractéristiques des fonctions d’administration et de gestion les plus courantes.
Cet ouvrage prolonge et renouvelle la Typologie des documents des organisations: de la création à la conservation , publiée en 1998 sous la plume de Louise Gagnon-Arguin, avec la collaboration d’Hélène Vien, car il donne à voir les combinaisons possibles dans l’organisation des documents au sein du groupement signifiant qu’est le dossier.
Les types de dossiers étudiés sont regroupés en neuf chapitres correspondant à des processus administratifs encadrés par la réglementation (constitution des organisations, organisation des ressources financières ou immobilières, gestion des ressources humaines individuelles et collectives, protection juridique) ou à des modes d’action (direction, réunion, communication).
Chaque chapitre est doté d’une petite introduction, d’une bibliographie très riche et d’un rappel des lois applicables. Pour chaque type de dossier, une fiche structurée analyse le processus d’élaboration et la fonction administrative supportée, décrit les documents qui le composent et donne des indications sur le profil du responsable du dossier, la durée de conservation, la catégorie de dossier et, le cas échéant, les appellations synonymes.
La description des documents du dossier constitue la partie centrale de la fiche, sous forme de tableau. Les documents sont tout d’abord ventilés entre «dossier principal» et «dossier de travail». Cette répartition est particulièrement intéressante, car elle met en lumière et théorise clairement les deux niveaux de valeur dans le contenu des dossiers que l’on rencontre de plus en plus dans la réalité quotidienne: d’un côté, les documents définitifs, en entrée ou en sortie de processus; de l’autre, les documents de préparation et de suivi. Les types, noms ou contenus des documents sont ensuite précisés. Un jeu de métadonnées est proposé pour les deux valeurs du dossier (principale et de travail).
La place croissante de l’électronique dans la production et la gestion des dossiers, loin d’être confinée à une rubrique spécifique (ce qui figerait les perspectives et irait à l’encontre du principe de l’archivistique qui met en relief le caractère non discriminant du support dans la valeur de l’information), apparaît de manière concrète ou simplement en filigrane dans différentes rubriques des fiches.
La catégorie de dossier, signalée dans la rubrique «informations complémentaires» en fin de fiche, commente la forme du dossier étudié au regard de quatre catégories prédéfinies par les auteures: dossier organique ou dossier de classement, dossier éclaté (en plusieurs auteurs ou détenteurs), dossier sériel ou non. Cela va de soi que ces valeurs ne sont pas exclusives; simplement, ces commentaires éclairent l’utilisateur et l’aident à mieux percevoir la valeur du dossier qu’il gère.
Les auteures ne prétendent pas donner dans un ouvrage une classification figée des dossiers des organisations; elles mettent plutôt de l’avant une méthodologie pour la description et la gestion archivistiques de ces agrégats documentaires. Comme elles le soulignent elles-mêmes, la catégorisation proposée n’est pas exhaustive. Il serait sans doute illusoire de penser que l’exhaustivité du recensement est possible pour une notion à facettes multiples comme celle de dossier.
Au contraire, la sélection équilibrée de ces 46 dossiers apporte une grille de lecture, une structure de base sur laquelle chacun peut construire s’il le souhaite un deuxième étage ou, pour poursuivre la métaphore de la construction, une annexe, une aile, une terrasse ou une échauguette, en fonction de ses besoins, c’est-à-dire de son environnement de travail et de ses objectifs archivistiques.
Louise Gagnon-Arguin et Sabine Mas énoncent parmi les buts de l’ouvrage ceux de «faciliter le travail de gestion» et de «fournir un modèle de gestion de dossiers». Ce double but est atteint. Le lecteur, peut-être un peu dérouté au début par la présentation stricte en tableaux et en fiches, perçoit assez vite la souplesse du corpus et le caractère très pratique de son maniement. De fait, le livre sera utile de maintes façons: à l’étudiant qui se familiarise avec les principaux dossiers qu’il pourra rencontrer, aux archivistes qui sont amenés à trier des fonds déjà constitués, mais aussi au gestionnaire que l’ouvrage aidera concrètement à organiser ses dossiers, à en améliorer la structure et même à en repenser la production, grâce notamment à l’analyse de son contexte de création et de sa fonction.
Cette catégorisation de dossiers enrichit aussi la réflexion diplomatique sur la forme du dossier en tant que discours ou trace d’une activité et sur l’agencement de l’information autour du document majeur qui fonde et porte le dossier, à plus forte raison lorsqu’on a affaire à des documents numériques natifs. Dans cette optique d’une lecture plus transversale du corpus proposé, on se plaît à imaginer une version numérique de l’ouvrage, avec des hyperliens et une recomposition à la demande par le croisement de deux ou trois critères d’analyse: les dossiers de travail touchant les ressources humaines, le contexte de création des dossiers de direction, les dossiers qui entourent les contrats, etc.
J’ai donc beaucoup de plaisir à découvrir cette nouvelle publication de mes collègues de Montréal et, plus généralement, à saluer la contribution majeure du Québec à la littérature archivistique et diplomatique francophone.

Marie-Anne Chabin
Paris, Archive 17  & CNAM
(École de management,
Département Culture, information,
technique et société)
[e-mail]
Remerciements
La publication d’un ouvrage sur le sujet que nous abordons exige de nombreuses collaborations parce qu’elle fait appel à l’expérience et l’expertise de plusieurs intervenant