LYCEE KOEBERLE SELESTAT LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION

Couchevelli

Description

Niveau: Secondaire
LYCEE KOEBERLE -SELESTAT LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION : Division du travail Toute organisation produit des activités à destination des usagers (cf organes opérationnels) ou bien assurant la cohésion interne de l'ensemble (cf organes fonctionnels). Comment organiser ces activités ? 1. LA DIVISION DU TRAVAIL C'est un principe fondateur permettant le fonctionnement de l'organisation. Toutes les activités sont définies, classées, regroupées et réparties entre les différents professionnels de l'organisation, selon leur spécialité. Chacun réalise des activités complémentaires à celles des autres. 1.1. La notion de poste de travail Un poste de travail, c'est à la fois • un lieu et des moyens mis à disposition (moyens matériels, humains, financiers) • un ensemble d'exigences en matière d'activités définies par l'employeur Le poste de travail s'insère dans un système de répartition du travail. Beaucoup d'organisations mettent au point des fiches de postes, destinées à préciser • les missions = ce que l'institution attend de ce poste de travail dans l'organisation générale du travail • les fonctions et activités = la réponse du poste de travail aux missions fixées. • les liens hiérarchiques et fonctionnels, • les aptitudes ou compétences, le diplôme requis pour le recrutement… • le cadre institutionnel (ex : législation existante qu'il faut respecter), • le cadre technique (ex : matériel à disposition, contraintes du lieu…) • le cadre organisationnel (ex : horaires de travail, relations hiérarchiques et fonctionnelles…).

• logigramme


• réalisation des activités


• poste de travail


• membres du cadre d'emplois


• cadres techniques


• poste de travail dans l'organisation générale du travail

Sujets

• Poste (architecture)
• Logigramme
• Poste de travail
• lycée
• lycées

Informations

• Publié par: profil-mifur-2012
• Nombre de lectures: 227
• Langue: Français

Extrait

LYCEE KOEBERLE -SELESTAT

LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION :

Division du travail

Toute organisation produit des activités à destination des usagers (cf organes

opérationnels) ou bien assurant la cohésion interne de l'ensemble (cf organes

fonctionnels). Comment organiser ces activités ?

1. LA DIVISION DU TRAVAIL

C'est un principe fondateur permettant le fonctionnement de l'organisation. Toutes les

activités

sont définies, classées, regroupées et

réparties entre les différents

professionnels

de l'organisation, selon leur spécialité. Chacun réalise des activités

complémentaires

à celles des autres.

1.1. La notion de poste de travail

Un poste de travail, c'est

à la fois

•

un lieu et des moyens

mis à disposition (moyens matériels, humains,

financiers)

•

un

ensemble d'exigences

en matière d'activités

définies par l'employeur

Le poste de travail s'insère dans un système de répartition du travail.

Beaucoup d'organisations mettent au point des

fiches de postes

, destinées à préciser

•

les missions = ce que l’institution attend de ce poste de travail dans

l’organisation générale du travail

•

les fonctions et activités =

la réponse du poste de travail aux missions

fixées.

•

les liens hiérarchiques et fonctionnels,

•

les aptitudes ou compétences, le diplôme requis pour le recrutement…

•

le cadre institutionnel (ex : législation existante qu’il faut respecter),

•

le cadre technique (ex : matériel à disposition, contraintes du lieu…)

•

le cadre organisationnel (ex : horaires de travail, relations hiérarchiques et

fonctionnelles…).

Exemples en TP

Exemple de missions

Ex 1 : l’ Art 2 du décret du 28 août 92 définit les missions de la secrétaire médico-sociale

(Fonction Publique Territoriale)

Art.

1er. -

Les secrétaires médico-sociaux territoriaux constituent un cadre d'emplois administratif de

catégorie B au sens de l'article 5 de la loi n° 84- 53 du 26 janvier 1984 susvisée.

Ce cadre d'emplois comprend les grades de secrétaire médico-social, secrétaire médico-social principal et

secrétaire médico-social en chef.

Art. 2. - Les membres du cadre d'emplois assurent le fonctionnement des secrétariats médico-sociaux et

sont chargés de la gestion administrative des dossiers des patients ou des usagers d'établissements à

caractère médical ou social des collectivités territoriales.

Dans leur domaine de compétence, ils secondent les médecins territoriaux ou les personnels des services

médico-sociaux et contribuent à la délivrance de renseignements et d'informations d'ordre général.

Ex 2 : l’Art 18 du décret du 21 sept. 90 définit les missions de la secrétaire médicale

(Fonction Publique Hospitalière)

Les secrétaires médicaux assurent le fonctionnement des secrétariats médicaux. Ils sont notamment

chargés de la gestion administrative des dossiers des patients et contribuent à la délivrance de

renseignements d'ordre général, dans leur domaine de compétence.

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Un poste de travail peut être occupé par

•

un individu qui sera toujours le même (poste fixe ou spécialisé)

•

plusieurs individus qui se succèdent sur cet unique poste (poste tournant).

•

plusieurs

individus

qui

se

succèdent

sur

différents

postes

(poste

polyvalent).

1.2. La nécessaire coordination entre

les différents membres d’une organisation

L’organisation est un groupe de personnes constitué et structuré en vue d’atteindre un

objectif commun (

rappel)

.

Chaque professionnel réalise des activités spécifiques et c’est l’ensemble de ces activités

qui se succèdent et se complètent qui vont permettre la réalisation de l’objectif que s’est

fixé l’organisation.

Pour cela :

→

les différentes activités doivent être

définies de façon méthodique

(procédure,

protocole, schéma) et réparties entre les différents professionnels,

→

Ces activités doivent être

coordonnées

c'est-à-dire qu’il faut prévoir

les supports de

communication

au sein de l’organisation, concrétiser les

relations professionnelles

(qui travaille avec qui ?, qui est le supérieur hiérarchique de qui ?)

→

La réalisation des activités doit être

contrôlée et améliorée

→

Chaque professionnel

doit savoir

ce que l’on attend de lui

: son activité propre, le

type de relations à entretenir avec les autres professionnels et sa hiérarchie, ses horaires

de présence, son lieu de travail... Ces informations peuvent figurer

dans une fiche de

poste

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2. LA RATIONALISATION DES ACTIVITES : PROCEDURES ET CIRCULATION

D'INFOS

2.1. Définition et intérêt

La procédure est une succession

d’opérations

ordonnées dans le temps en vue d'aboutir

au résultat souhaité.

Une procédure peut concerner un ou plusieurs postes

de travail.

Mettre en place une procédure présente de nombreux avantages :

•

rationalisation du travail : moins de risque d'erreur ou d'oubli, chacun sait ce

qu’il a à faire

•

gain de temps : car l'application devient automatique

•

réalisation possible de la procédure par un non initié (débutant, stagiaire)

2.2. Schématiser une procédure à l’aide d’un logigramme

Le logigramme est un schéma employant des symboles normalisés pour visualiser

l’enchaînement logique des opérations à effectuer pour réaliser une activité, une

procédure

La spécificité du logigramme par rapport à un schéma linéaire est la présence pour

certaines opérations de deux options possibles

Exemple d'introduction : voir plus loin récréation

Les symboles utilisés sont les suivants (Norme AFNOR) :

Principes de composition

FOND

FORME

•

Une seule

opération

par cartouche

•

ne pas confondre une entrée d'information et une

opération

•

Vérifier nb d’entrée-sorties pour chaque cartouche

•

Succession logique des cartouches

•

Essayer de regrouper sur une seule page

•

Lecture de G vers D, Haut vert Bas

•

Alignement vertical des cartouches

•

Sens de lecture indiqué par les flèches

•

Titre

résumant

le

contenu :

bannir

le

mot

logigramme

Date pour situer l’information dans le temps

DEBUT

1

Début (ou fin) de la procédure

Entrée d’information

Opération de base

Question test

Renvoi de page

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EXEMPLES DE LOGIGRAMME

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Logigramme Demande d'Accueil d'Hébergement

APEI Centre Alsace

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2.3 Schématiser une procédure à l’aide d’un schéma de type linéaire (exemples)

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2.4 Schématiser une circulation d'information entre différents acteurs : le

schéma postes/documents

Les

acteurs

peuvent être

internes

à l'organisation (professionnels salariés) ou bien

externes

(usagers, professionnels partenaires)... Chacun peut intervenir à un moment de

la réalisation de l'activité, et la coordination se fait grâce à la

circulation de documents

transmis au bon moment.

Un

schéma postes/documents

fait ressortir

le circuit des documents émis par

chacun

mais aussi

les actions menées en lien avec ces documents.

Exemple : Tremplins est une association intermédiaire qui aide à l'insertion par l'emploi

des personnes en grande difficulté sociale.