LYCEE KOEBERLE SELESTAT LE FONCTIONNEMENT D

LYCEE KOEBERLE SELESTAT LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION

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Niveau: Secondaire
LYCEE KOEBERLE -SELESTAT LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION : Division du travail Toute organisation produit des activités à destination des usagers (cf organes opérationnels) ou bien assurant la cohésion interne de l'ensemble (cf organes fonctionnels). Comment organiser ces activités ? 1. LA DIVISION DU TRAVAIL C'est un principe fondateur permettant le fonctionnement de l'organisation. Toutes les activités sont définies, classées, regroupées et réparties entre les différents professionnels de l'organisation, selon leur spécialité. Chacun réalise des activités complémentaires à celles des autres. 1.1. La notion de poste de travail Un poste de travail, c'est à la fois • un lieu et des moyens mis à disposition (moyens matériels, humains, financiers) • un ensemble d'exigences en matière d'activités définies par l'employeur Le poste de travail s'insère dans un système de répartition du travail. Beaucoup d'organisations mettent au point des fiches de postes, destinées à préciser • les missions = ce que l'institution attend de ce poste de travail dans l'organisation générale du travail • les fonctions et activités = la réponse du poste de travail aux missions fixées. • les liens hiérarchiques et fonctionnels, • les aptitudes ou compétences, le diplôme requis pour le recrutement… • le cadre institutionnel (ex : législation existante qu'il faut respecter), • le cadre technique (ex : matériel à disposition, contraintes du lieu…) • le cadre organisationnel (ex : horaires de travail, relations hiérarchiques et fonctionnelles…).

  • logigramme

  • réalisation des activités

  • poste de travail

  • membres du cadre d'emplois

  • cadres techniques

  • poste de travail dans l'organisation générale du travail


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LYCEE KOEBERLE -SELESTAT
LE FONCTIONNEMENT D'UNE ORGANISATION :
Division du travail
Toute organisation produit des activités à destination des usagers (cf organes
opérationnels) ou bien assurant la cohésion interne de l'ensemble (cf organes
fonctionnels). Comment organiser ces activités ?
1. LA DIVISION DU TRAVAIL
C'est un principe fondateur permettant le fonctionnement de l'organisation. Toutes les
activités
sont définies, classées, regroupées et
réparties entre les différents
professionnels
de l'organisation, selon leur spécialité. Chacun réalise des activités
complémentaires
à celles des autres.
1.1. La notion de poste de travail
Un poste de travail, c'est
à la fois
un lieu et des moyens
mis à disposition (moyens matériels, humains,
financiers)
un
ensemble d'exigences
en matière d'activités
définies par l'employeur
Le poste de travail s'insère dans un système de répartition du travail.
Beaucoup d'organisations mettent au point des
fiches de postes
, destinées à préciser
les missions = ce que l’institution attend de ce poste de travail dans
l’organisation générale du travail
les fonctions et activités =
la réponse du poste de travail aux missions
fixées.
les liens hiérarchiques et fonctionnels,
les aptitudes ou compétences, le diplôme requis pour le recrutement…
le cadre institutionnel (ex : législation existante qu’il faut respecter),
le cadre technique (ex : matériel à disposition, contraintes du lieu…)
le cadre organisationnel (ex : horaires de travail, relations hiérarchiques et
fonctionnelles…).
Exemples en TP
Exemple de missions
Ex 1 : l’ Art 2 du décret du 28 août 92 définit les missions de la secrétaire médico-sociale
(Fonction Publique Territoriale)
Art.
1er. -
Les secrétaires médico-sociaux territoriaux constituent un cadre d'emplois administratif de
catégorie B au sens de l'article 5 de la loi n° 84- 53 du 26 janvier 1984 susvisée.
Ce cadre d'emplois comprend les grades de secrétaire médico-social, secrétaire médico-social principal et
secrétaire médico-social en chef.
Art. 2. - Les membres du cadre d'emplois assurent le fonctionnement des secrétariats médico-sociaux et
sont chargés de la gestion administrative des dossiers des patients ou des usagers d'établissements à
caractère médical ou social des collectivités territoriales.
Dans leur domaine de compétence, ils secondent les médecins territoriaux ou les personnels des services
médico-sociaux et contribuent à la délivrance de renseignements et d'informations d'ordre général.
Ex 2 : l’Art 18 du décret du 21 sept. 90 définit les missions de la secrétaire médicale
(Fonction Publique Hospitalière)
Les secrétaires médicaux assurent le fonctionnement des secrétariats médicaux. Ils sont notamment
chargés de la gestion administrative des dossiers des patients et contribuent à la délivrance de
renseignements d'ordre général, dans leur domaine de compétence.
LYCEE KOEBERLE -SELESTAT
Un poste de travail peut être occupé par
un individu qui sera toujours le même (poste fixe ou spécialisé)
plusieurs individus qui se succèdent sur cet unique poste (poste tournant).
plusieurs
individus
qui
se
succèdent
sur
différents
postes
(poste
polyvalent).
1.2. La nécessaire coordination entre
les différents membres d’une organisation
L’organisation est un groupe de personnes constitué et structuré en vue d’atteindre un
objectif commun (
rappel)
.
Chaque professionnel réalise des activités spécifiques et c’est l’ensemble de ces activités
qui se succèdent et se complètent qui vont permettre la réalisation de l’objectif que s’est
fixé l’organisation.
Pour cela :
les différentes activités doivent être
définies de façon méthodique
(procédure,
protocole, schéma) et réparties entre les différents professionnels,
Ces activités doivent être
coordonnées
c'est-à-dire qu’il faut prévoir
les supports de
communication
au sein de l’organisation, concrétiser les
relations professionnelles
(qui travaille avec qui ?, qui est le supérieur hiérarchique de qui ?)
La réalisation des activités doit être
contrôlée et améliorée
Chaque professionnel
doit savoir
ce que l’on attend de lui
: son activité propre, le
type de relations à entretenir avec les autres professionnels et sa hiérarchie, ses horaires
de présence, son lieu de travail... Ces informations peuvent figurer
dans une fiche de
poste
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2. LA RATIONALISATION DES ACTIVITES : PROCEDURES ET CIRCULATION
D'INFOS
2.1. Définition et intérêt
La procédure est une succession
d’opérations
ordonnées dans le temps en vue d'aboutir
au résultat souhaité.
Une procédure peut concerner un ou plusieurs postes
de travail.
Mettre en place une procédure présente de nombreux avantages :
rationalisation du travail : moins de risque d'erreur ou d'oubli, chacun sait ce
qu’il a à faire
gain de temps : car l'application devient automatique
réalisation possible de la procédure par un non initié (débutant, stagiaire)
2.2. Schématiser une procédure à l’aide d’un logigramme
Le logigramme est un schéma employant des symboles normalisés pour visualiser
l’enchaînement logique des opérations à effectuer pour réaliser une activité, une
procédure
La spécificité du logigramme par rapport à un schéma linéaire est la présence pour
certaines opérations de deux options possibles
Exemple d'introduction : voir plus loin récréation
Les symboles utilisés sont les suivants (Norme AFNOR) :
Principes de composition
FOND
FORME
Une seule
opération
par cartouche
ne pas confondre une entrée d'information et une
opération
Vérifier nb d’entrée-sorties pour chaque cartouche
Succession logique des cartouches
Essayer de regrouper sur une seule page
Lecture de G vers D, Haut vert Bas
Alignement vertical des cartouches
Sens de lecture indiqué par les flèches
Titre
résumant
le
contenu :
bannir
le
mot
logigramme
Date pour situer l’information dans le temps
DEBUT
1
Début (ou fin) de la procédure
Entrée d’information
Opération de base
Question test
Renvoi de page
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EXEMPLES DE LOGIGRAMME
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Logigramme Demande d'Accueil d'Hébergement
APEI Centre Alsace
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2.3 Schématiser une procédure à l’aide d’un schéma de type linéaire (exemples)
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2.4 Schématiser une circulation d'information entre différents acteurs : le
schéma postes/documents
Les
acteurs
peuvent être
internes
à l'organisation (professionnels salariés) ou bien
externes
(usagers, professionnels partenaires)... Chacun peut intervenir à un moment de
la réalisation de l'activité, et la coordination se fait grâce à la
circulation de documents
transmis au bon moment.
Un
schéma postes/documents
fait ressortir
le circuit des documents émis par
chacun
mais aussi
les actions menées en lien avec ces documents.
Exemple : Tremplins est une association intermédiaire qui aide à l'insertion par l'emploi
des personnes en grande difficulté sociale.