Livret gestion de projet

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• Publié par: Cynthia56
• Publié le: 09 novembre 2015
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• Langue: Français

Extrait

Guide de l'apprenant

Compétences transverses

Module « Conduite de projet »

Formatrice: Cynthia Verdier

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Table des matières Partie 1 : Introduction à la gestion de projet.........................................................................................1 1)Qu'est-ce qu'un projet ?................................................................................................................1 2)Le projet dans l'entreprise.............................................................................................................1 3)Déterminer le profil du projet.......................................................................................................2 4)Les acteurs du projet.....................................................................................................................3 5)Les structures organisationnelles qui permettent de porter un projet...........................................4 6)La roue de Deming : cycle d'action et logique de projet..............................................................7 Partie 2 : La définition du projet...........................................................................................................8 1)Le QQOQCP................................................................................................................................8 2)Définir des objectifs SMART.......................................................................................................9 3)Les contraintes pesant sur le projet............................................................................................10 a)Le triangle « coût délai qualité »............................................................................................10 b)Identifier ses forces et ses faiblesses grâce à la matrice SWOT............................................11 c)Identifier et analyser les risques.............................................................................................12 d)Analyse des parties prenantes du projet.................................................................................16 Partie 3 : Le cadrage de projet............................................................................................................18 1)Définir et valider un besoin........................................................................................................18 2)Le concept des phases de vie et d'environnement......................................................................20 a)Les phases de vie du projet....................................................................................................20 b)Étude de l'environnement......................................................................................................21 3)Identifier les fonctions du produit/service..................................................................................22 4)Lier environnement et fonctions : le diagramme de la pieuvre..................................................22 5)La créativité dans le projet : faire émerger des idées et prendre des décisions grâce au brainstorming.................................................................................................................................24 a)Définition du brainstorming et préparation d'une session......................................................24 b)Collecter les idées..................................................................................................................25 c)Trier et sélectionner les idées.................................................................................................27 6)Faire un business-model simple grâce au lean canvas...............................................................28 7)Les éléments clé d'un dossier de cadrage...................................................................................30 Partie 4 : Le montage du projet..........................................................................................................32 1)Définir les tâches et les organiser dans un organigramme des tâches ou WBS.........................32 2)Assurer une répartition des responsabilités claire et cohérente..................................................34 a)Le diagramme OBS................................................................................................................34 b)La matrice RACI....................................................................................................................35 c)La todo list.............................................................................................................................36 Pour rassembler ces éléments dan un document évolutif et facile d'emploi, l'équipe-projet peut établir une todo list ou liste des choses à faire..........................................................................36 3)Évaluer le budget........................................................................................................................37 Partie 5 : Suivi et déroulement du projet............................................................................................39 1)Assurer la planification et le suivi grâce au diagramme de GANTT.........................................40 2)Piloter le projet durant son déroulement....................................................................................42 a)Notion de pilotage..................................................................................................................42 b)L'évaluation de projet............................................................................................................42 3)Manager l'équipe-projet à travers l'animation des réunions.......................................................45 a)Animer la réunion en elle-même............................................................................................45 b)Les différents types de réunion..............................................................................................47 c)Rédiger un compte-rendu de réunion.....................................................................................48 Date de la prochaine réunion :............................................................................................................49

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Partie 6 : Le post-mortem du projet....................................................................................................50 1)Les indicateurs d'impact.............................................................................................................50 2)La réalisation d'un rapport post-mortem....................................................................................51 Conclusion : Au-delà de la gestion de projet......................................................................................53 1)Différentes méthodes de gestion de projet.................................................................................53 2)La gestion de projet et le reste....................................................................................................55 Bibliographie......................................................................................................................................56 1)Bibliographie :............................................................................................................................56 2)Sitographie :................................................................................................................................56

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1)

Partie 1 : Introduction à la gestion de projet

Qu'est-cequ'unprojet?

Un projet a des caractéristiques qui permettent de le définir.

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Un projet est temporaire : Il a un début et une fin.

Il se déroule étape par étape.

Il a un objectif, un résultat :le livrable

Il est paradoxal : Au démarrage on a une grande capacité d'action mais très peu d'information, à la fin on a beaucoup d'information mais plus de capacité d'action. On ne peut pas revenir en arrière.

Selon la normeISO 10006, un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.

Selon la normeAFNOR X50-115, un projet est un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques.

Le projet est un processus unique qui ne se répète pas.

2)

Le projet dans l'entreprise

Le projet peut se manifester de façon différentes dans l'entreprise. Il peut ne concerner qu'un seul service et impliquer peu de personnes. Dans ce cas, il s'agit d'un projet dit« local ». Quand un projet fait coopérer plusieurs services dans une même entreprise, on dit que le projet est « transversal ». Pour des projets de grande envergure demandant un investissement important, on peut opter pour un projet dit« sortie ». La caractéristique d'un projet sortie est d'avoir une équipe-projet complètement autonome du reste de l'entreprise et dont les membres sont affectés à temps plein à l'exécution du projet. Pour le développement de gros projets industriels nécessitant des investissements très importants, une autre configuration existe :la joint-venture. Il s'agit en fait de la création d'une nouvelle entité commune par 2 entreprises qui souhaitent développer un projet ensemble. Cette nouvelle entité est

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entièrement dédiée au développement du projet et permet de mutualiser les frais, les risques et les compétences.

Par ailleurs, on peut aussi lier le type de projet et le type d'entreprise pour étudier leur relation :

3)

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•

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Le projet de l'entreprise leader sur son marché : L'entreprise doit maintenir sa position de leader. L'échec d'un projet peut avoir des répercussions très forte sur l'avenir de l'entreprise. La relation « projet-entreprise » est très forte.

L'entreprise ayant des activités dans différents secteurs : Dans ce cas, la relation « projet- entreprise » est moins forte. Un projet qui échouerait dans un secteur pourrait être compensé par l'activité d'un autre secteur.

L'entreprise et le projet se confondent : C'est le cas des start-up ou des entreprises développant un produit « phare » et innovant. Si le projet échoue, l'entreprise a de fortes chances de disparaître.

Déterminer le profil du projet

Il est important, dès le début de la réflexion, d'avoir une vision globale du projet. Le profil de projet est un outil qui permet de mettre en perspective les différentes caractéristiques du projet.

L'équipe fait-elle partie de l'organisation ?

Niveau d'innovation du projet

Beaucoup de choses à coordonner

Niveau d'autonomie de l'équipe projet

Importance de la réussite du projet

Budget du projet

Autonomie

Innovation

Complexité

Intégration

Enjeu

Taille

M

F

M

I

F

M

I = Important – M = Moyen – F = Faible

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4)

Les acteurs du projet

Maître d'ouvrage :Entité porteuse du besoin. Le maître d'ouvrage définit l'objectif du projet, son calendrier et le budget qui lui est alloué. On parle de MOA. Il est responsable de l'expression fonctionnelle du besoin. La maîtrise d'ouvrage peut-être déléguée à un tiers spécialisé dans le domaine et la gestion de projet. On parle alors de MOAd

Maître d’œuvre :Entité choisie par le maître d'ouvrage pour réaliser le projet conformément au cahier des charges et au besoin de celui-ci. Il est responsable des choix techniques et de la bonne exécution du projet. On parle de MOE.

Source : http://www.commentcamarche.net/contents/983-maitrise-d-ouvrage-maitrise-d-oeuvre

Les sous-traitants : Le maître d’œuvre peut faire appel à d'autres sociétés pour réaliser certaines des prestations que lui a confié le maître d'ouvrage. Le recours à des sous-traitants complexifie le projet en faisant intervenir de nombreuses personnes. Une bonne coordination sera alors importante pour le maître d'ouvrage.

Il est important de définir de façon précise le rôle du MOA et du MOE afin que le projet se déroule sans accrocs. Le MOE ne doit pas pouvoir ajouter des fonctionnalités non-prévues par le MOA et qui ne répondrait pas à son besoin.

Les utilisateurs :pour qui le projet est développé. Ils peuvent parfois intervenir dans le Ceux développement du projet. Par exemple comme « bêta-testeur » dans un projet informatique.

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5)

Les structures organisationnelles qui permettent de porter un projet

Directeurs métiers

DRH

DIR COM

La structure fonctionnelle

DIR TECH

JUR

Membres de l'équipe-projet

C'est le mode d'organisation le plus fréquent mais pas le plus efficace car ici, les étapes de la réalisation du projet se déroule les unes après les autres. Ainsi, chaque erreur fige le projet jusqu'à en trouver l'origine et le faire remonter au niveau capable de la corriger. Le processus devra ensuite reprendre les étapes dans l'ordre.

Cette structure est adaptée pour des petits projets à l'intérieur d'un seul service ou des projets dont les lots de travail sont indépendants les uns des autres.

L'absence de coordinateur de projet ne permet pas à cette structure de porter des projets impliquant un nombre important de personnes réparties sur différents services.

Coordination hiérarchique

DRH

DIR COM

La structure matricielle

DIR TECH

JUR

Coordination fonctionnelle

Coordinateur de projet

Structure matricielle faible

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Dans ce modèle, on désigne un coordinateur qui aura des interlocuteurs dans chaque direction métier. On parle alors destructure matricielle faible. Chaque interlocuteur rendra alors des comptes au coordinateur ainsi qu'à son directeur hiérarchique.

DRH

DIR COM

DIR TECH

JUR

Structure matricielle forte

Directeur de projet

Le coordinateur de projet est remplacé par un directeur de projet qui se situe au même niveau hiérarchique que les directeurs métiers. Il peut donner des directives aux acteurs métiers qui travaillent sur le projet. Cette structure a l'avantage d'être flexible et adaptable. Elle permet aussi d'assurer une bonne visibilité du projet.

Cependant cette organisation n'est pas sans poser des difficultés. Les acteurs métiers ont simultanément 2 chefs : le directeur de projet et le directeur hiérarchique. Ces chefs ont des priorités différentes et il faudra être très vigilent à ce qu'ils ne donnent pas des ordres contradictoires aux membres de l'équipe-projet. Pour éviter ce type de difficultés, un pilotage très fort du projet devra être mis en place par la direction de l'entreprise.

DRH

DIR COM

DIR TECH

JUR

Le projet sorti

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Cette structure a déjà été présentée dans le 2) de cette première partie. Son objectif est de donner une totale autonomie aux membres de l'équipe-projet. Ils sont indépendants du reste de l'entreprise et travaillent à plein temps sur le projet, ce qui permet de la valoriser et d'accélérer sa réalisation.

Coordination du projet

Chef de projet

Membre

Membre

Membre

L'organisation par projet

Directeur général

Chef de projet

Membre

Membre

Membre

Chef de projet

Membre

Membre

Membre

Certaines organisations ont comme mission principale de réaliser des projets. Par exemple, les sociétés de consultants, les organisateurs d’événements, les entrepreneurs généraux dans le domaine de la construction, etc. Ces organisations se structurent généralement sur une base de projets plutôt que de fonctions.

Cette structure peut entraîner une multiplication des ressources humaines et des dédoublements. Par ailleurs, lorsqu'un projet se termine, l'équipe-projet qui l'a mené peut se retrouver inactive si d'autres projets ne sont pas sur le point de débuter. Il peut en découler une insécurité de l'emploi et le recours massif à de l'emploi précaire pour combler les manques occasionnels.

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6)

LarouedeDeming: cycle d'action et logique de projet

La roue de Deming est un moyen mnémotechnique permettant de repérer avec simplicité les étapes à suivre pour améliorer la qualité dans une organisation. C'est aussi un schéma qui représente bien la logique d'un projet et ses étapes clés. On parle aussi de « PDCA ».

Préparer, planifier

Ajuster, réagir

Plan

Act

Do

Check

Développer, mettre en œuvre

Vérifier, contrôler

On peut faire correspondre le déroulement d'un projet avec les éléments de la roue :

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•

•

•

Préparer, planifier :Réfléchir en amont pour définir et cadrer le projet.

Développer, mettre en œuvre :L'équipe-projet déroule le projet selon ce qui a été défini.

Vérifier, contrôler: On met en parallèle les objectifs de départ et ceux finalement atteints. Au plus le décalage est important et au plus il faudra s'interroger sur la raison de ce décalage. Peut-être les objectifs de départ n'étaient-ils pas assez cadrés.

Ajuster :Une étude de l'ensemble du projet (conception et exécution) doit permettre de mettre en avant les difficultés rencontrées. Les données récoltées devront servir à améliorer les procédures de travail afin d'être plus performant sur un prochain projet.

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Partie 2 : La définition du projet

Avant de se lancer, savoir où l'on va est primordial. Démarrer un projet sans réfléchir en amont pour le baliser est le meilleur moyen d'échouer dans sa réalisation.

Cette partie a pour but de donner des outils de réflexion permettant de définir un cadre général pour son projet et de poser la réflexion.

Les éléments de définition d'un projet sont réunis dans un document : lafiche de définition.

1)

Le QQOQCP

Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Ces questions ont pour objectif de vous aider à débroussailler les idées qui peuvent germer en tête.

Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pour quoi ?

Qu'est-ce que l'on veut faire ? Le projet est-il utile ou indispensable ? Que se passerait-il si on ne le réalisait pas ? Peut-on faire autrement ? Par quels moyens ? Quelles sont les personnes les mieux placés pour faire partie de l'équipe-projet ? Quelle est la composition optimale de l'équipe-projet ? Où doit-être réalisé le projet ? Le lieu est-il assez bien aménagé pour que le projet soit réalisé dans de bonnes conditions ? Pourquoi lancer ce travail maintenant ? Quel délai définir pour réaliser ce projet ? Quelle structure choisir pour mener au mieux le projet ? Quels sont les moyens humains, financiers et matériels que l'on peut affecter au projet ? Quels sont les moyens humains, financiers et matériels nécessaires à la bonne réalisation du projet ? Quel est le but de ce travail ? A quel besoin répond-il ?

Le QQOQCP est un outil de réflexion qui peut s'adapter à différentes étapes de la gestion de projet. On le retrouve par exemple dans les méthodes de résolution de problèmes.

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