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Fiches métiers secrétaire et comptable

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Les fiches métiers de l’Onisep: secrétaire et comptable
Afin daider lesélèvesàclarifier leur projet professionnel, le site de lOnisep est un précieux alliépour les professeurs. Huit grandes rubriques sont proposées en page dorientation, formations,accueil : métiers, concours de la fonction publique, Europe, adresses, réseau Onisep, librairie. Nous avons retenu ici deux«fiches métiers»du tertiaire administratif, celle du (de la) secrétaire et du (de la) comptable, parmi les 400 présentées. Toutes lesches se déclinent de la faç: activiton suivanteés, conditions de travail, qualités requises, carrières  promotions, débouchés  salaires, se documenter, formations. Le vocabulaire utiliséest précis et clair, ce qui permet une excellente lisibilitépour tous lesélèves. Ces fiches leur seront donc présentées afin quils puissent mieux cerner la dimension des métiers vers lesquels ils se sont (ou ontété) orientés.
Motsclés :OrientationSecrétaireComptableOnisep
Secrétaire Activités Maîtriser les nouvelles techniques De lopératrice de traitement de texteà lassistante de direction ouà lasecrétaire juridique, les compétences mises enœuvre varient. Il existe cependant un fond dactivités communes aux secrétaires :saisie sur ordinateur, classement des dossiers, accueil des per sonnes, contacts téléphoniques La secrétairedoit savoir maîtriser un logiciel de trai tement de texte et un tableur, connaître la présentation assistée par ordinateur, posséder une bonne ortho graphe et savoir rédiger, savoir utiliser la télécopie, les messageriesélectroniques voire lInternet. Lassistante de directionest le bras droit de son patron. Elle le décharge de toutes les tâches adminis tratives, organise ses journées, ses voyages, assure son secrétariat personnel,élabore son courrierà partirde ses consignes. Elle estégalement chargée dorganiser les ré: elle prunions de travailépare les dossiers, soccupe de prévenir les personnes concernées et assiste àr ceséunions de travail pour en assurer les compte rendus. Lassistante de direction peutégalement sin vestir dans lorganisation de salons. Elle peut aussiêtre amenéeà utiliserune ou plusieurs languesétrangères, voireàfaire sa sp enécialitéla secr commeétaire trilingue capable de rédiger et de sexprimer en deux languesétrangères.
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La secrétaire juridiqueassiste tous les profession nels du droit: avocats, avoués, notaires, huissiers en cabinets privés, mais elle peutégalement travailler dans les services juridiques des entreprises. Elle assure les tâches classiques de secrésaisie de documents,tariat : classement, accueil, téléphone maiselle doit impéra tivementêtreàlaise avec le vocabulaire du droit.
Conditions de travail Du temps, de linitiative, de lorganisation La secrétaireexerce toute une palette dactivités qui vont de laccueilàla frappe du courrier en passant par lorganisation de réunions ou la tenue de lagenda. Le niveau de responsabilitét desâches qui lui incombent dépend directement de la taille de lentreprise dans laquelle elle travaille, de son niveau de qualication et de sa motivation. Elle doit avoir un goût pour le travail enéquipe et les activités sédentaires.Àun niveau de responsabilitéla secr important,étaire doit pouvoir assumer des horaires irréguliers. Lorsque ses fonctions sont plus particulièrement liéesàt desâches de dactylographie ou de saisie infor matique, la secrétaire met sa colonne vertébraleà rude épreuve, et les séances prolongées devant l’écran peu vent nuireàvue. En revanche, les possibilit saés offertes par le télétraitement de linformation autorisent certaines secrétairesà travailleràEn domicile.n cest un métier dans lequel le travailàtemps partiel est parti culièrement répandu.
Lassistante de directiona un rôle essentiel dinter locutrice dans lentreprise. En plus des tâches com munesà toutesles secrétaires, lassistante de direction a un rôle dorganisation et dencadrement du travail administratif. Elle est le plus souvent déchargée des travaux de saisie quelle confieàpersonnel plac dué sous sa responsabilité. Elle doitêtre très disponible pour répondreà desdemandes diversifiées, souvent dans des délais très courts. Elle peutêtre amenéeà voyager lorsquelle accompagne son patron dans ses déplacements.
Qualités requises
Adaptabilitéet discrétion Adaptabilité, disponibilité, discrétion sont les maîtres mots de la profession de secrétaire. On peut citerégalement le sens des contacts, lamabilité, linitia tive, le sens de lorganisation, lesprit danalyse et de synthèse, la mémoire etune bonne présentation. La maîtrise de loutil informatique est une compétence incontournable. La connaissance des langues et une solide culture générale sont de plus en plus demandées
Carrières  Promotions Évoluer pour réussir Les perspectives de promotion des secrétaires se limitent essentiellementàl’élévation dans la hiérarchie, e np a s s a n tl e sc o n c o u r si n t e r n e sd el af o n c t i o n publique ou par lacquisition de nouvelles compétences en formation continue. L’évolution de leur carrière dépend essentiellement de leur capacité à assumer des responsabilités importantes, et de la taille de lentreprise. Les titulaires dun BTS peuventégalement accéder par concours, après cinq ans dexpérience profession nelle, au professorat de lycée professionnel. La secrétaire de directiona généralement de lexpérience professionnelle. Lorsquelle se voit confier un service autonome, cest de lassistanat spécialisé. On trouve ainsi des assistantes de gestion, assistantes informatiques, assistantes de communication ou assis tantes internationales. En fonction de sa personnalité, elle peutégalement accéder au statut de cadre commer cial ou cadre de gestion. Les secrétaires juridiquespeuvent,àdevenir terme, clercs en passant des examens professionnels. Cepen dant les places dans les cabinets dhuissiers ou de notaires sont assez rares. En entreprise, ce sont des secrétaires spécialisées en services juridiques. Il leur est aussi possible de se présenter aux concours administratifs à différents niveaux (greffier, secrétaire administratif) sous réserve davoir les diplômes requis.
Débouchés  Salaires Les entreprises recherchent au moins des bacheliers, ou mieux, des titulaires dun BTS, voire dun DUT. Les emplois de secrétariat de direction sont situésà 50 %dans la région parisienne. Les salaires pratiqués dans la profession varient en fonction de la qualification, allant du smic pour la
secrétaire bureautique débutante,à quatrefois cette somme pour lassistante de direction chevronnée. En ce qui concerne les secrétaires juridiques, les débouchés sont relativement peu nombreux bien que sexerçant dans des secteurs variés. Elles sont employées partout oùconnaissances juridiques sont alli deséesà la connaissance des techniques de communication. Il est possible de se reporter aux publications suivantes :  «Secrétariat comptabilité »,Cahiersn°2, Onisep.  «Aprè: rs le bacéussir sesétudes»,Dossiers, Onisep.
Se documenter
Union professionnelle des professeurs, cadres et techniciens du secrétariat et de la comptabilité, 21 rue Croulebarbe, 75013 Paris, tél. 01 43 37 61 30.
Formations Secrétaire  assistante de direction Les entreprises recrutent de plus en plus souvent au niveau baccalauréat : le Bac pro secrétariat est préparéen deux ans après le BEP métiers du secrétariat ; le Bac techno STT spécialitéaction et communication administratives. Laccès au poste dassistant de direction est presque toujours soumisàla possession dun diplôme de niveau égal ou supérieuràann deuxées d’études après le Bac : BTS assistant de direction est la formation la plus le appropriée ;  leBTS assistant secrétaire trilingue convient lorsque des compétences supplémentaires en langues sont demandées ; BTS assistant de gestion PMEPMI est destin leé à former des collaborateurs de dirigeants de petites et moyennes entreprises; le DUT gestion des entreprises et des administrations, option gestion appliquée aux petites et moyennes organisations (GAPMO) convientégalement.
Secrétaire juridique Le secrétariat juridique, spécialisation du métier de secrétaire, demande une double compétence dans le domaine juridique et dans celui des techniques de communication. Certains employeurs (avocats, avoués) assurent eux mêmes la formation en droit des secrétaires. Au niveau III de formation (à+ 2), plusieurs Bac diplômes peuvent permettre une insertion profession nelle dans un service juridique: BTS assistant de direction, leàd condition’être complétépar une formation juridique;  leBTS assurance, particulièrement adapté aux services juridiques des compagnies dassurances ; le DUT carrières juridiques; le DEUST assistanat juridique; le DEUST assistant et secré;taire juridique  lAssociation pour la formation des adultes (AFPA), 13 place du généraldeGaulle, 93108 Montreuil cedex,
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té48 70 50 00,propose des stages rl. 01émunérés de secrétariatbureautique de courte durée (3à10 mois) ;  lEcole nationale de droit et de procédure pour le personnel davocats et davoués auprès des cours dappel (ENADEP), 48 rue de Rivoli, 75004 Paris, té48 87 25 85,assure la formation continue desl. 01 secrétaires davocats et davoués en exercice. Cours gratuits, relais en province; le Centre national denseignementàdistance (CNED), avenue du Téléport, BP 200, 86980 Futuroscope cedex, tél. 0549 49 94 94,prépare par correspondance aux BTS cités précédemment et assure des formations juridiques àdifférents niveaux:  formation juridique spécialisée de niveau postbac, re e  capacitéen droit 1et 2année,  DEUG mention droit; chambres de commerce et d lesindustrie proposent également de nombreuses formations complémentaires.
Comptable Activités Généraliste ou spécialiste selon la taille de lentreprise La mission du comptable est de rendre compte de la bonne ou mauvaise santé delentreprise. Il en tient in forméles partenaires de l tousentreprise de même que ladministration. En effet, lentreprise est imposée sur la base de la liasse fiscale. En dehors de ces objectifs et techniques communs, le métier de comptable peut prendre des formes très variées selon la taille et lorga nisation de lentreprise.
Dans les petites unités (PME ouétablissement dune grande entreprise), le comptable est ungénéralistequi contrôle toutes les opérations comptables de lentre prise. Le plus souvent, il est le seul responsable de son service devant le chef dentreprise qui lui demande, en plus des tâches strictement comptables, des conseils en gestion, en particulier pour les aspects juridiques et fiscaux. Afin dapporter plus de sécurité à lensemble de ces opérations, le comptable est conseillé parun cabinet dexpertise comptable, véritable audit externe de lentreprise. Les principales attributions du comptable sont l’éta blissement des livres et des documents légaux : tenue des livres: livre journal, imagedèle de tous les ux pris séparé;ment, livre inventaire  élaboration de deux documents de synthèlese : compte dexploitation ou compte des résultats, qui permet danalyser lesux sur une année pour connaître les pertes ou les prots dexploitation, et le bilan qui est une photographie instantanée du patrimoine de lentre prise ;  rédaction de documents destinésà ladministration scale (liassescale et Annexe) ou sociale.
Dans une grande entreprise, le comptable estspécia lisédans des services très différents : il peut sagir de lacomptabilitégénéraleavec l’élabo
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ration de documents de synthèseà partirdes données des trois services suivants: comptabilité clients(enregistrement des factures clients et procédures de recouvrement), comptabilité fournisseurs(vérication, imputation et enregistrement de lensemble des factures fournis seurs), comptabilité paye(établissement des bulletins de paye etélaboration de lensemble des déclarations sociales ;  delacomptabilité analytiquepour déterminer les centres de prot (prix de revient et chiffre daffaires par produit) etétablir des prévisions budgétaires et des pro cédures de contrôle. En cabinet dexpertise comptable, le comptable peut être soitgénéraliste, soitspécialistesuivant quil travaille dans un cabinet de proximitéou un groupe international.
Conditions de travail
Lobsession des délais En cabinet comme en entreprise le travail augmente lorsquil y a deséchéances impératives (rédaction des liasses pour les administrationsscales et sociales), tout retard pouvant entraîner des pénalitésnancières. Il est donc possible durant ces périodes de faire des heures supplémentaires
Qualités requises
Esprit de rigueur, aptitudeàla communication Maîtrise des chiffres et des procédures, rigueur, excellente connaissance de lentreprise sont nécessaires pour réussir dans la fonction comptable. Sont de plus en plus appréciées les capacités dinnovation (améliorer un service informatique, introduire de nouveaux outils de gestion prévisionnelle, harmoniser des procédures comptables) et de communication (animer une équipe, conseiller les différents responsables des services dune entreprise).
Carrières  Promotions Vers dautres responsabilités Les possibilités de promotion sont nombreuses, elles varient en fonction du niveau de formation initiale (Bac + 2 minimum). Les postes accessibles après quelques années dexpérience sont chef comptable, responsable ou chef de service comptable, chef de groupe comp table, directeur comptable etnancier. Certains comptablesévoluent vers des fonctions commerciales ounancières.
Débouchés  Salaires Les possibilités dembauche sont réelles, mais vu la complexication des tâches un niveau Bac + 2 est exigé par les employeurs. Il est difficile de parler globalement du salaire du comptable, car il dépend de nombreux paramètres. Par exemple, en entreprise, il estétabliàpartir des conven tions collectives doùdiversit saé. En règle générale, la rémunération est plus intéressante en entreprise quen cabinet dexpertise comptable.
Le salaire annuel brut du comptable débutant titu laire du BTS ou du DUT est de 90000 F environ, salaire pouvant atteindre 160000 F avec quelques années dexpérience. Pour un titulaire dun Bac + 4 débutant il peut s’éleverà000 F,F et peut atteindre 220 130 000 voire plus avec de lexpérience. Il est possible de se reporter aux publications sui vantes :  «Banque,nance»,Avenirsn°486, Onisep.  «SecrétariatComptabilité »,Cahiersn°2, Onisep.  «Aprè: rs le Bacéussir sesétudes»,Dossiers, Onisep.  «Commerce,économie, gestion»,Dossiers, Onisep.  «: comptabilitFiche fonctionsé », Association pour lemploi des cadres (APEC).
Se documenter  Conseilsupérieur de lordre des expertscomptables, 153 rue de Courcelles, 75817 Paris cedex, té44 15 60 00.l. 01 d e se x p e r t s  c o m p t a b l e sn a t i o n a l e A s s o c i a t i o n stagiaires, des commissaires aux comptes stagiaires et desétudiants en comptabilité supérieure (ANECS), 92 rue de Rivoli, 75004 Paris, tél. 0142 72 73 72.
Formations Ne sont mentionnés que les diplômes supérieurs ouégauxà+ 2. Pour les formations ant Bacérieures, s er e p o r t e ra u xl ’ O n i s e pC a h i e r sd e, réfé:r e n c e 9782273009980 (6,1 euros),édition avril 2000.
Lesétudes courtes (Bac + 2) BTS comptabilitégestion.  DUTgestion des entreprises et des administrations optionnancescomptabilité. DEUST (diplôme d’études universitaires scientiques et techniques):  administation du travail et comptabilité, nance, administration, comptabilité,  gestion et comptabilitédes entreprises,  techniques juridiques,scales et comptables.
Lesétudes longues (Bac + 4 et plus) Luniversité: MSTCF maîtrise de sciences et techniques comptables etnancières ;  MSTéconomie de lentreprise ;MST audit et gestion opérationnels de lMST toutes mentionsentreprise ; juridiques,économiques, comptables ou de gestion;
MSG maîtrise de sciences et de gestion; ma MIAGEîtrise de méthodes informatiques appli quéesàla gestion; ma MASSîtrise de mathématiques appliquées aux sciences sociales;  maîtrises de sciences juridiques et politiques, de sciences politiques, d’échanges internationaux, d’éco nométrie, d’économie et de gestion dentreprises ;  DIM(diplôme dingénieur maître) dIUP banque, nance et assurance avec ou sans loptionnance audit;  magistères en droit des affaires,scalité etcomptabi lité, en gestion des entreprises, en sciences de gestion, enéconomie et finances internationales, de juristes daffaires ainsi que les magistères accrédités en gestion, disciplines juridiques ouéconomiques ;  DESS(diplôme d’études supérieures spécialisées) techniques comptables, fiscales et financières euro péennes, certificat daptitudeà ladministration des entreprises.
Lesécoles spécialisées :  lesgrandesécoles de commerce option comptabilité nances (en dernière année) ; IEP (institut d les’études politiques) optionécono mique etnancière.
Lalière professionnelle Lalière professionnelle, dite aussilière classique, conduitàlexpertise comptable. Elle est constituée de diplômes intermédiaires reconnus par la profession: dipl leôme préparatoire auxétudes comptables et nancières (DPECF); le diplôme d’études comptables etnancières (DECF); dipl leôme d’études supérieures comptables etnan cières (DESCF). Les organismes les plus connus sont:  lAssociation des comptables, société denseignement (ACE), 82 rue SaintLazare, 75009 Paris, té48 74 34 64 ;l. 01  École nouvelle dorganisationéconomique et sociale (ENOES), 62 rue de Miromesnil, 75008 Paris, té45 62 87 60 ;l. 01 Intec, 292 rue SaintMartin, 75141 Paris cedex 03, tél. 0140 27 25 38 ;  Centrenational denseignementà(CNED), distance BP 200, 86980 Futuroscope cedex, té49 49 94 94.l. 05
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