(L'audit ou comment résoudre la « crise de croissance » des sy...)

Gaelle

Description

Inflation des demandes de maintenance, multiplication des systèmes sans considérations d'urbanisation, qualité des donnéessujette à caution, indicateurs déconnectés des objectifs : comment l'audit permet-il de créer de la valeur en surmontant la « crise decroissance » des systèmes d'information décisionnels ?Les systèmes décisionnels, victimes de leur succès ? Des infocentres d'IBM à l'essor des DataWareHouse, des progrès technologiques considérables ont été réalisés dans l'accessibilité de l'information àdestination de l'utilisateur final. Reste que le retour sur investissement (ROI) que l'on est en droit d'attendre de tels systèmes est très loin d'avoir étéoptimisé. La nécessité d'identifier et d'actionner au cas par cas les leviers d'amélioration de la performance des systèmes d'information décisionnels (SID)propulse dès lors l'audit comme un projet à part entière qui s'impose aux organisations soucieuses de rentabiliser leur investissement. Des difficultés récurrentes à tous les étages du SID De la phase de recueil des besoins à la restitution, en passant par l'alimentation, que ce soit en termes techniques, fonctionnels ou organisationnels, lesdirections informatiques sont souvent confrontées à des écueils qui décrédibilisent leur SID et rognent la confiance des utilisateurs. En dresser la litanien'est pas l'objet de ce propos mais citons tout de même en guise ...

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Extrait

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Inflation des demandes de maintenance, multiplication des systmes sans considrations durbanisation, qualit des donnes sujette  caution, indicateurs dconnects des objectifs : comment laudit permet-il de crer de la valeur en surmontant la « crise de croissance » des systmes dinformation dcisionnels ?

Les systmes dcisionnels, victimes de leur succs ?

Des infocentres dIBM  lessor des DataWareHouse, des progrs technologiques considrables ont t raliss dans laccessibilit de linformation  destination de lutilisateur final. Reste que le retour sur investissement (ROI) que lon est en droit dattendre de tels systmes est trs loin davoir t optimis. La ncessit didentifier et dactionner au cas par cas les leviers damlioration de la performance des systmes dinformation dcisionnels (SID) propulse ds lors laudit comme un projet  part entire qui simpose aux organisations soucieuses de rentabiliser leur investissement.

Des difficults rcurrentes  tous les tages du SID

De la phase de recueil des besoins  la restitution, en passant par lalimentation, que ce soit en termes techniques, fonctionnels ou organisationnels, les directions informatiques sont souvent confrontes  des cueils qui dcrdibilisent leur SID et rognent la confiance des utilisateurs. En dresser la litanie nest pas lobjet de ce propos mais citons tout de mme en guise dillustration quelques exemples reprsentatifs. Dabord, tout systme dcisionnel, aussi performant et ergonomique soit-il, ne remplira ses objectifs que si les donnes implantes en son sein sont de qualit. En outre, une relle comprhension et la prise en compte des enjeux et besoins mtiers des directions fonctionnelles par les DSI sont des conditions sine qua non pour disposer in fine dune solution adapte  leurs utilisateurs. Former ces derniers au moment opportun –  savoir ni trop tt, ni trop tard – et consentir leffort daccompagnement au changement ncessaire  ce type de projet constituent 2 gages supplmentaires dadhsion, dimplication dans les projets futurs et de succs. Enfin, disposer dune architecture technique suffisamment volutive et dun processus de maintenance priorisant et traitant efficacement les demandes apparait comme indispensable pour sadapter en douceur aux besoins si volatiles de la BI. Le lecteur critique objectera que les points soulevs plus haut relvent de lvidence. Mais sur tous ces sujets, et bien dautres encore, force est de constater que le compte ny est pas : victimes de leur succs, les SID semblent confronts  ce quil conviendrait presque dappeler une crise de croissance.

Surmonter ces difficults cest dabord tre capable de faire merger les forces et les faiblesses du systme pour aboutir  un diagnostic partag et tracer le chemin menant au mieux disant et  la satisfaction des utilisateurs. Laudit des systmes dcisionnels est donc tout naturellement indiqu : ralis de manire mthodique par une socit spcialise et indpendante, au fait de la technologie et des prrogatives mtiers, il sera de nature  gnrer un ROI trs significatif.

Une mthode souple intgrant les dimensions technique, fonctionnelle et organisationnelle pour dgager un plan daction correctif efficace et pragmatique

(1) Dcoupage du SID selon 5 « mta fonctions » gnriques pour qualifier la porte de laudit Pour cibler au plus prs le primtre dun audit  lchelle dune organisation et adapter rapidement la mthode au contexte client, nous avons dfini chez Homsys Consulting un dcoupage des systmes dinformation dcisionnels en 5 grandes fonctions recoupant tout ou partie des dimensions technique, fonctionnelle et organisationnelle de la Business Intelligence (BI). Pour chacune de ces 5 fonctions, les objectifs  atteindre et les risques  couvrir fournissent un rfrentiel offrant une premire grille de lecture pour apprcier la situation. La cl de cette approche modulaire repose sur les exigences de gnricit et dadaptabilit : - Pour tre efficace, le dcoupage propos se devait de couvrir de manire exhaustive le primtre dun systme dcisionnel. - La compltude de la couverture nest pas suffisante : il faut galement penser le rfrentiel de manire non spcifique pour tre  mme de ladapter au cas par cas et disposer ainsi dune approche rutilisable. Cette philosophie sinspire directement de la notion dhritage en technologie objet : les fonctions dun SID en particulier hriteront des « mta fonctions » du SID en gnral.

(2) Les outils de lauditeur pour tablir un plan daction correctif La matire premire dun projet daudit rside dans le rsultat dinterviews ralises auprs des interlocuteurs jugs pertinents par le donneur dordre et lauditeur. A une dmarche en 3 temps (tablissement puis partage dun constat et dfinition dun plan daction), nous avons incorpor un certain nombre doutils afin de former notre mthode daudit des systmes dcisionnels sur la base du prcdent dcoupage : - Questionnaires, Check-lists et grilles danalyses : Il sagit notamment dobtenir une vue synthtique des problmes rencontrs, de leur svrit, de leur criticit et de quantifier la maturit de lorganisation face aux problmatiques BI. - Tableau des forces et des faiblesses du systme (TFAA) : Bilan critique de lexistant rsultant des diffrentes interviews menes et quil conviendra de faire partager et valider par les parties prenantes et le mandataire.

- Modles graphiques de rsolution des problmes et de priorisation : en adaptant au monde du dcisionnel des formalismes issus de lingnierie industrielle, lexploitation des prcdents outils permet de dgager une vue hirarchise des actions correctives  prvoir. - Plan daction : Directement issu du TFAA et des modles graphiques, il dtaille les actions  mener (qui, quoi, quand, comment, priorit, criticit) et le plan de transformation du systme. Lapplication du plan daction rsultant dun audit men de manire mthodique selon les lignes directrices dfinies plus haut est capable de gnrer un retour sur investissement consquent.

(1) Une information fiable pour une prise de dcision claire Au niveau fonctionnel, linstauration dun processus damlioration continue de la qualit des donnes rassurera les utilisateurs qui arrteront leurs dcisions sur la base de donnes fiables ou dont le dfaut de fiabilit et / ou dexhaustivit aura t quantifi via notamment : - Le droulement dune dmarche de gestion de la (non) qualit incluant la dfinition dindicateurs ad hoc et la mise en place de tableaux de bord ddis - La traabilit au sein des tats des sources dcart susceptibles de biaiser les rsultats - Une gestion optimale des rejets en phase dalimentation et leur correction

(2) Les bnfices indirects de la qualit des donnes Cette confiance restaure par des donnes cohrentes et « transparentes » sera le moteur principal dune utilisation plus frquente des outils de restitution, dune meilleure productivit et dune plus grande implication des fonctionnels pour les projets  venir. Ces derniers prendront ds lors toute leur part en phase de dfinition des mtadonnes, tche trop souvent cantonne  la sphre des « purs » techniciens. Il en dcoulera une amlioration significative de la lisibilit des reporting et une raffectation avantageuse du temps habituellement perdu  dissiper les ambiguts. Un cercle vertueux aura t enclench.

(3) Des indicateurs pertinents et des outils adapts La reconnexion des indicateurs aux objectifs de lorganisation tout comme la mise en adquation des besoins avec les outils (tableaux de bord figs, outils danalyse OLAP, pilotage par KPI) aux mains de personnels forms offriront non seulement au top management un moyen de piloter vritablement ses objectifs mais permettront galement daccrotre la satisfaction des utilisateurs et durbaniser le parc dcisionnel selon les dterminants de lentreprise.

(4) Une architecture optimise au service dune gestion efficace de la demande Dun point de vue technique et organisationnel, la dfinition dun processus de maintenance efficace dfinissant clairement les rles, explicitant la marche  suivre selon le type de demande (modes projet / support) et tenant compte des priorits  court et moyen terme vitera les traditionnels engorgements des services responsables, les demandes tombes aux oubliettes de lhistoire (souvent au grand dam des personnes concernes) et la surcharge de travail des quipes de dveloppement. Loptimisation de larchitecture technique (volutivit, interoprabilit, volumtries  stocker, temps de rponse etc.…) achvera de rassurer quant  la maintenabilit, lergonomie et la disponibilit du systme et constituera un outil de rationalisation des cots auquel seront sensibles les gestionnaires.

Gestion de la qualit des donnes, pertinence des indicateurs, processus de maintenance ou optimisation de larchitecture technique : autant dcueils constats que de leviers damlioration de la performance des SID qui devront tt ou tard tre actionns. Laudit permet aux organisations didentifier les moyens de rpondre favorablement  ces exigences. Cest  ce prix que la BI honorera sa promesse originelle et que ses dimensions prdictives et « mtier » se dmocratiseront paralllement  la vision classique du reporting rtrospectif.

25 Janvier 2008         !"# 

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Source : http://www.decideo.fr

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