Utiliser les champs calculés sur Access

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour apprendre à créer des champs calculés dans une table, une requête, un formulaire et un état Access. Insérer des calculs automatiques sous Access en utilisant le générateur d'expression.

Sujets

• Microsoft Access

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• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 08 avril 2022
• Nombre de lectures: 51
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 28/05/2013

Utiliser les champs calculés sur Access Sur Access, vous avez la possibilité deréaliser des calculscomme sur Excel grâce auxchamps calculés. Cela sera notamment utile si vous créez vos factures sur ce logiciel. Pour ce tutoriel, je vais réutiliser la base de données utilisée lors du tutoriel surles relations entre les tables Access dans lequel j’avais calculé directement leTotal HT, laTVAle et Total TTC. J’ai donc supprimé complètement les colonnes après lePrix unitaire. Je peux insérerun champ calculé dans une table,une requête,un formulaireouun état. Créer un champ calculé dans une table Nous allons d’abord créer ce champ calculé pour une table : laTable Factures. Je commence par ouvrir laTable Facturesreste dans le et Mode Feuille de données. À la colonne la plus à droite, après lePrix unitaire, je peux ajouter des colonnes. Je clique sur la

petite flèche du champCliquer pour ajouter

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. Je choisisChamp

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calculé>Nombre leGénérateur d’expression.

. Au moment du clic, j’ai une boîte de dialogue qui apparaît :

En cliquant sur le boutonPlus >>ouMoins <<vous pouvez faire apparaître ou disparaître les éléments, les catégories ou les valeurs d’expression. Mon but pour le champTotal HTétant de multiplier laQuantitépar lePrix unitaire, mon calcul doit êtreQuantitéxunitaire Prix . Je double-clique surQuantité dans lesCatégories d’expressions(vous pouvez aussi le saisir directement, mais n’oubliez pas les crochets), puis, j’appuie sur le signe * du clavier numérique ou alphanumérique, et, toujours dans les Catégories d’expressions, je double-clique surPrix unitaire. Mon expression est terminée, je clique surOk. Mon champ se nomme pour l’instantChamp1, je le renomme enTotal HT simplement en double-cliquant sur le titre du champ ou en cliquant droitRenommer le

champ. Pour le moment, les totaux ne sont pas dans le même format que lePrix unitaire, mais nous allons le modifier par la suite. Pour l’instant, nous allons faire de même pour les 2 autres champs. Je clique sur la flèche de la colonneCliquer pour ajouter, puisChamp calculé >Nombre. Cette fois-ci, je souhaite calculer le montant de la TVA. Je double-clique surTotal HTdans les

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Catégories d’expressions, j’appuie sur le signe * et saisis0,196(qui correspond à 19,6 %). Je clique surOket renomme mon champ enTVA. Je recommence pour le dernier champ et, dans la boîte de dialogue, pour calculer le montant TTC, je double-clique surTotal HT, saisis le signe + et double-clique surTVA. Je clique surOk et renomme mon champTotal TTC. Maintenant, je vais modifier le format de ces 3 champs en

me rendant dans leMode Créationcliquant sur en

 ou sur la flèche du bouton

Affichage>Mode Création. Je me place sur un des champs et, dans les Propriétés du champdu bas de l’écran, à l’ongletGénéral, je clique sur la ligneFormatpour faire apparaître la flèche du menu déroulant et choisisMonétaire. Je fais de même pour les 2 autres champs.

Je retourne dans leMode Feuille de donnéessoit en cliquant sur le boutonAffichage soit sur la flèche du boutonAffichage>Feuille Mode

de

données. On me demande si je souhaite enregistrer, je clique sur Oui. J’ai bien mes 3 champs calculés. Si je change une quantité ou un prix unitaire, les champs se calculent automatiquement. Si le taux de TVA venait à changer, il suffirait de cliquer sur le

champTVA, dans l’ongletChamps, et de cliquer surModifier l’expression. La boîte de dialogue du générateur d’expression s’ouvrirait et je pourrais modifier la valeur fixe. Même s’il y a peu de chance que cela arrive, je remplace0,196par0,1pour 10 % et mon champTotal TTCse met à jour quand je clique surOk. À noter qu’avec les champs calculés dans les tables vous ne pouvez pas calculer des champs provenant d’autres tables contrairement aux requêtes. Créer un champ calculé dans une requête Nous allons maintenant créer un champ calculé dans une requête. Je supprime d’abord les 3 champs que je viens de créer pour ne pas avoir quelque chose de brouillon en ayant des

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doublons, mais vous pouvez bien sûr combiner un champ calculé de table et un champ calculé de requête. Pour cela, je crée une requête. Je ne rentre pas dans le détail, vous pouvez voir ou revoir le tutoriel sur lacréation d’une requête Accesssi vous ne vous en rappelez pas. Je crée cette requête avec laTable Factureset clique sur chaque champ pour les faire apparaître dans la requête. Puis, je me place sur le premier champ vide à droite et saisis mon expression. Je vais simplement recréer les champs supprimés. À la ligneChamp, j’indique l’expression suivante :Total HT : [Quantité]*[Prix unitaire]. Ce qui précède les deux-points sera le titre du champ, les deux-points indiquent à Access qu’il s’agit d’un calcul et les crochets indiquent les champs à utiliser. Je m’assure que la caseAffichercochée et, si je clique sur est

Exécuter

, mon champ est bien créé et calculé.

Je retourne enMode Créationen cliquant sur le bouton

ou sur la flèche du bouton

Affichage>Mode Création. Je fais de même pour les 2 autres champs. Je peux utiliser le résultat d’un champ calculé pour calculer un autre champ. La colonne suivante comportera l’expression suivante :TVA : [Total HT]*0,196. La colonne qui suit contiendra l’expression :Total TTC : [Total HT]+[TVA]. Je peux modifier les valeurs fixes, elles seront mises à jour dans laTable Factureset les champs calculés seront calculés automatiquement. Créer un champ calculé dans un formulaire Nous allons maintenant créer un champ calculé dans un formulaire. Pour cela, je crée un formulaire avec laTable Factures. Je ne rentre pas non plus dans le détail, vous pouvez voir ou revoir le tutoriel sur lacréation d’un formulaire Access si vous ne vous en rappelez pas. Je sélectionne tous les champs de laTable Factureset l’affiche en colonne simple. Je passe ensuite enMode Créationcliquant sur la flèche du bouton en Affichage >Mode

Création

. J’agrandis laZone Détailpouvoir placer les champs. pour

Dans l’ongletCréation, dans lesContrôles, je clique surZone de texte Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

et fais un clic

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sur laZone Détailsous lePrix unitaire. Dans le cadreIndépendant, je saisis la même expression que précédemment, mais avec le signe égal(=), ce qui donne=[Quantité]*[Prix unitaire]. À la place deTexte13, je saisisTotal HT. Je peux modifier mon calcul soit dans le cadre directement

soit en allant dans laFeuille de propriétésen cliquant sur le bouton du même nom de l’ongletCréation. À l’ongletDonnées>Source contrôle, j’ai bien mon calcul. Je vais créer les 2 autres champs en procédant de même. Pour la TVA, dans le champTexte15, je saisisTVAet, dans le cadreIndépendant, ne pouvant saisir=[Total HT]*0,196, je vais dans laFeuille de propriétés, dans l’ongletDonnées, à la ligne de laSource contrôle, je clique sur les 3 pointspour faire apparaître le générateur d’expressions. Le résultat du total HT étant sur un champ calculé dans le formulaire, je vais rechercher son nom en fermant la boîte de dialogue et en cliquant sur le cadre du calcul deTotal HT. LaFeuille de propriétésm’indique Texte13. Je clique donc sur le cadre pour calculer la TVA et retourne dans le générateur d’expression. Je double-clique surTexte13dans lesCatégories d’expressions. L’expression est donc=[Texte13]*0,196. Je clique surOk. Je fais la même chose pour le montant TTC. Je regarde d’abord le nom des éléments, il faudra additionnerTexte13 etTexte15. Dans le générateur d’expression, j’indique =[Texte13] + [Texte15]. Il ne me reste plus qu’à replacer les champs correctement pour avoir un meilleur visuel. Je

retourne ensuite dans leMode Formulaireen cliquant sur le bouton

ou en cliquant

sur la flèche puisMode Formulaire. Mes calculs sont bons, mais encore une fois le format n’est pas correct. Je retourne donc enMode Créationet je vais cliquer

sur chacun des éléments pour aller modifier leFormatdans laFeuille de propriétés, à l’onglet et à la ligneFormat, je choisisMonétaire. Pour terminer, je retourne enMode Formulaire.

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Créer un champ calculé dans un état Pour créer un champ calculé dans un état, vous pouvez faire la même chose qu’avec le formulaire. C’est-à-dire créer l’état (là aussi vous pouvez voir ou revoir le tutoriel sur lacréation d’un état Accesssi vous ne vous en rappelez pas), agrandir laZone Détailet insérer desZones

de texte. Vous saisirez les calculs comme pour le formulaire. Le format pourra être également modifié dans laFeuille de propriétés. Tutoriel réalisé avec Access 2013 (non réalisable sur 2007, utilisez une requête pour les calculs) Voir la version vidéo de cet article

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