Os Arquivos na União Europeia

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Os Arquivos ηα
União Europeia
Relatório do grupo de peritos sobre
os problemas de coordenação
em matéria de arquivos
COMISSÃO EUROPEIA
Secreta riado­Geral Os Arquivos ηα
União Europeia
Relatório do grupo de peritos sobre
os problemas de coordenação
em matéria de arquivos
COMISSÃO EUROPEIA
Secretariado­Geral Uma ficha bibliográfica encontra-se no fim desta obra.
Luxemburgo: Serviço das Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, 1995
ISBN 92-826-8237-4
© CECA-CE-CEEA, Bruxelas · Luxemburgo, 1994
Qualquer parte desta publicação poder ser livremente reproduzida, desde que se mencione
a origem.
Printed in Italy PRE AMBULO
O relatório sobre os arquivos europeus, que é objecto da presente publicação, foi
solicitado por uma resolução adoptada em comum, em 14 de Novembro de 1991,
pelo Conselho de Ministros da Comunidade Europeia e pelos ministros da Cultura
dos Estados-Membros^). A sua origem formal é, por conseguinte, um acto que se
situa, cronologicamente, a meio caminho entre dois acontecimentos importantes
que são a queda do muro de Berlim, em 9 de Novembro de 1989, e a entrada em
vigor do Tratado da União Europeia ou Tratado de Maastricht, em 1 de Novembro
de 1993. Esta coincidência, que poderá parecer fortuita, reveste-se, de facto, de
um profundo significado e de um grande valor simbólico.
A queda do muro de Berlim assinalou o termo dos regimes totalitários que
continuaram a dominar o Centro e o Leste da Europa após o desmoronamento dos
regimes totalitários que haviam surgido no Ocidente na primeira metade do século
XX. Com a queda do muro morreram também as ideologias que dominaram
fortemente o continente europeu durante todo este século, com apenas algumas
excepções.
O Tratado da União Europeia salienta simultaneamente a importância histórica do
fim da divisão do continente europeu e a necessidade de estabelecer bases sólidas
para a arquitectura da futura Europa, prosseguindo firmemente o processo desti­
nado a criar uma união cada vez mais estreita entre os povos da Europa e
reafirmando os princípios de liberdade e de democracia que devem prevalecer.
Situando-se entre os dois acontecimentos acima referidos, a resolução de 14 de
Novembro de 1991 salienta, por seu turno, o papel que o património arquivístico
deverá desempenhar na Europa do futuro enquanto instrumento indispensável
para descrever a sua história ou a história dos países que a compõem e enquanto
elemento eficaz para o funcionamento da democracia mediante uma acessibili­
dade voluntariamente reforçada em benefício, quer dos investigadores quer dos
simples cidadãos.
Tendo em vista esta dupla finalidade, a resolução pretente promover formas mais
estruturadas e voluntaristas de coordenação e de cooperação entre os serviços de
arquivos dos Estados-Membros da Comunidade e da actual União Europeia e
entre estes serviços e as instituições que presidem a essa União. Tal como é
explicitamente referido num dos capítulos do presente relatório, o projecto arqui­
vístico preconizado na resolução de 14 de Novembro de 1991 está vocacionado
para transcender os limites geográficos da União Europeia e para se estender, à
semelhença desta última, a todo o continente europeu.
A política arquivística que o presente relatório procura organizar responde a um
dos objectivos do Tratado da União Europeia: estabelecer uma cidadania comum
aos nacionais dos países que dela fazem pane, não deixando de explicitar no seu
(') O texto integral do resolução figura no início da introdução à presente publicação.
Ill artigo C.37 que a Comunidade contribui para o desenvolvimento das culturas dos
Estados-Membros, respeitando a sua diversidade nacional e regional, e pondo
simultaneamente em evidência o património cultural comum.
Ao lançar a acção relativa aos arquivos europeus e ao dirigir-se, em primeiro
lugar, aos Estados da União, a resolução de 14 de Novembro de 1991 convida os
países europeus a 1er em conjunto a sua história, descobrindo assim a fonte de
uma identidade profunda para lá da diversidade e sem pôr em causa esta última,
uma vez que essa identidade se baseia nos valores da Hberdadade e da democra­
cia.
A presente publicação foi elaborada pelos responsáveis e peritos nacionais dos
arquivos dos Estados-Membros, em estreita associação com a Comissão Europeia,
tendo igualmente contado com a colaboração das restantes instituições comunitá­
rias e do Instituto Universitário Europeu de Florença. Esta publicação pretende
apenas constituir um contributo útil para a realização do projecto de uma Europa
livre e finalmente unida pela sua história e por valores democráticos comuns.
IV Indice
pag·
Introdução VII
1.Resoluçãode14 de Novembro de 1991 VII
2.Décadade1983­1993: acontecimentosetrabalhospreparatóriosIX
3.DecálogotemáticoΧ
4.EstruturadorelatórioXI
5.Descriçãosucinta das partesecapítulosXI
6.Principaisconclusões finaisXVI
7.Lançamentoda acção relativa aosarquivoseuropeusXX
Primeira parte
Organização actual dos arquivos nos Estados­Membros 1
— Os serviços nacionais de s 3
Segunda parte
Temas de coordenaçãoedecooperação13
Capítulo 1 — Selecção eeliminação15
Capítulo 2 — Conservação material dos arquivos 19
Capítulo 3 — Condições práticas deacessoaosarquivos28
Capítulo 4 — Legislações nacionais e acessoaosarquivos35
Capítulo 5 — Gestão e armazenamento dos arquivos informáticos (DLM)49
Capítulo 6 — Intercâmbio de informações arquivísticas e redes
informáticas entre Estados­Membros 58
Capítulo 7 — Formação dos arquivistasereconhecimento
dos diplomas 65
Capítulo8—Arquivosprivados74
Capítulo9—Arquivoscomunitários81
Capítulo10—Acomunidadeeos arquivos na Europa 86
V pág-
Anexos
Anexo 1 — Referências das leis e regulamentos relativos aos arquivos
e ao seu acesso 91
Anexo 2 — Comités consultivos dos arquivos 95
Anexo 3 — Controlo das operações de selecção e de eliminação
pelos serviços nacionais de arquivos7
Anexo 4 — Excerto do código penal alemão
(parágrafo 203 sobre a violação dos segredos privados) 99
Anexo 5 — Leis sobre os ficheiros informáticos 10
Anexo 6 — Acesso à distância à informação arquivística dos
arquivos estatais espanhóis3
Anexo 7 — Lista dos participantes
(resolução de 14 de Novembro de 1991 )5
Anexo 8 — Lista das siglas 110
VI INTRODUÇÃO
1. RESOLUÇÃO DE 14 DE NOVEMBRO DE 1991
Em 14 de Novembro de 1991, o Conselho e os ministros da Cultura, reunidos no
seio do Conselho, decidiram adoptar uma resolução conjunta (2) que convidava a
Comissão:
— a criar um grupo de peritos nomeados por proposta dos Estados-Membros,
com a finalidade de examinar em que medida é necessária uma maior coorde­
nação entre a política e a prática de arquivos dentro da Comunidade,
— a enviar ao Conselho um relatório sobre o andamento dos trabalhos do grupo
até ao final de 1992.
Depois de os serviços da Comissão terem apresentado ao Conselho, em 23 de
Novembro de 1992, um «relatório intercalar»(3), foi concedido ao grupo um
prolongamento suplementar de seis meses para a conclusão do seu mandato,
atendendo à complexidade do tema tratado.
O presente relatório é o resultado dos trabalhos do grupo de peritos nacionais
que a Comissão constituiu em conformidade com a resolução de 14 de Novembro
de 1991 já referida. Como essa mesma resolução tinha salientado a interligação
entre os arquivos dos Estados-Membros e os da Comunidade, a Comissão consi-
(2) Eis o texto integral dessa resolução, publicada no JO C 314 de 5.12.1991, p. 2:
«O CONSELHO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS E OS MINISTROS DA CULTURA, REUNIDOS NO
SEIO DO CONSELHO,
tendo em conta o duplo papel dos arquivos como base de tomada de decisões no sector público, por
um lado, e como componente vital da herança cultural das nações, por outro lado;
tendo em conta a crescente interligação entre os registos públicos dos Estados-Membros e os dos
Estados-Membros e da Comunidade e tendo em mente a legislação relativa à abertura ao púb