Précis de pratique et de correspondance diplomatiques et consulaires
273 pages
Français

Précis de pratique et de correspondance diplomatiques et consulaires

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Description

L'auteur offre au lecteur une approche faite de doctrine et de pratique liées à des situations professionnelles quotidiennes à gérer, dans une arène internationale où le droit à l'erreur est proscrit, puisqu'elle met en interactions des sujets du droit international, fiers de leurs attributs et jaloux de leurs prérogatives. Il s'agit d'un vade mecum que l'auteur partage humblement avec ses collègues ainsi qu'avec les étudiants en fin de cycle de formation, à travers une palette de situations pratiques et quotidiennes.

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Date de parution 24 août 2020
Nombre de lectures 1
EAN13 9782140155833
Langue Français
Poids de l'ouvrage 3 Mo

Informations légales : prix de location à la page €. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

PRÉCIS DE PRATIQUE ET DE CORRESPONDANCE DIPLOMATIQUES ET CONSULAIRES Marc Hermanne ARABA
Malgré un curriculum académique de bonne facture, tout ne
s’enseigne pas dans une institution universitaire de droit et relations
internationales !
Beaucoup de fcelles du métier, les vrais réfexes de la pratique
quotidienne s’apprennent sur le tas, lorsque l’on met « la main à la pâte »,
sous la férule de collègues aînés, quelquefois même moins gradés.
Dans beaucoup de pays, cette transmission du savoir s’est enrayée
dans l’administration diplomatique lorsque, du fait du gel prolongé PRÉCIS DE PRATIQUE
des recrutements dans la fonction publique, de jeunes fonctionnaires,
que plusieurs années séparent de la promotion précédente admise ET DE CORRESPONDANCE à faire valoir ses droits à la retraite, se sont retrouvés brutalement
propulsés au premier plan. Dans certains cas, cette situation est
aggravée par la mauvaise qualité voire l’inexistence d’archives, DIPLOMATIQUES ET CONSULAIRES
même récentes.
Il en résulte un certain risque d’altération de la qualité de l’offre
de l’administration diplomatique que ce précis - outil de travail
technique et pédagogique - se propose d’essayer de juguler. L’auteur
offre au lecteur une « approche cocktail », faite de doctrine et de
pratique liées à des situations professionnelles quotidiennes à gérer,
dans une arène internationale où le droit à l’erreur est proscrit,
puisqu’elle met en interactions des sujets du droit international, fiers
de leurs attributs et jaloux de leurs prérogatives.
Il s’agit d’un vade mecum que l’auteur partage humblement avec ses
collègues ainsi qu’avec les étudiants en fin de cycle de formation, à
travers une palette de situations pratiques et quotidiennes.
Diplômé de l’Institut Ukrainien des Relations Internationales
de Kiev, l’Ambassadeur Marc Hermanne Araba est Ministre
plénipotentiaire des afaires étrangères, en service au ministère
des Afaires étrangères et de la Coopération de la République
du Bénin. À la faveur d’un parcours professionnel de plus d’une
vingtaine d’années, il y a occupé de nombreuses fonctions dont
celles de Secrétaire Général du ministère.
Préface de Jacques ADANDE
Illustration de couverture :
© Suwat Supachavinswad - 123rf.com
ISBN : 9978-2-343-20102-3
28 €
Marc Hermanne ARABA
PRÉCIS DE PRATIQUE ET DE CORRESPONDANCE DIPLOMATIQUES ET CONSULAIRESPrécis de pratique et de correspondance
diplomatiques et consulaires QcE@BDCD@BPTDR
Marc Hermanne ARABA
Précis de pratique et de correspondance
diplomatiques et consulaires © L’Harmattan, 2020
5-7, rue de l’École-Polytechnique ; 75005 Paris
http://www.librairieharmattan.com
ISBN : 978-2-343-20102-3
EAN : 9782343201023PREFACE
Le précis de pratique et de correspondance diplomatiques et consulaires
que nous devons au travail et à la compilation minutieuse et précise de
l’Ambassadeur Marc Hermanne ARABA vient à point nommé pour combler
un vide et satisfaire un besoin, dans l’administration diplomatique.
J’apprécie en particulier les aspects techniques et administratifs ainsi que
les usages et ce qu’il appelle mondanités, qui en fait sont des outils relationnels
extrêmement efficaces dans l’exercice de notre profession. Les jeunes
diplomates gagneraient énormément à s’en inspirer et à redonner cours à
certaines pratiques qui ont traversé avec succès les siècles et les âges.
Mon impression en effet est que nos jeunes diplomates, pour nombre
d’entre eux, ignorent ou ne pratiquent plus, en tout cas de moins en moins,
l’art de l’accueil et de la réception qui ont prouvé leur efficacité, même dans
les Etats que l’on dit socialistes ou révolutionnaires. Ce que les critiques
superficiels ignorent, c’est que bien des négociations, bien des accords
d’importance capitale se concluent, bien des tensions se résolvent plus
aisément quand les diplomates réussissent à créer un environnement humain
et social avenant, en apparence futile pour le profane.
Une autre originalité majeure que j’apprécie dans le travail de
l’Ambassadeur Marc Hermanne ARABA se trouve dans le chapitre qu’il
consacre aux cas pratiques et protocoles situationnels qu’aussi bien les
décideurs que les agents du Ministère des Affaires Etrangères pourraient
trouver intéressant de revisiter.
L’ouvrage de notre collègue Marc Hermanne ARABA est écrit dans un
langage clair et concis avec la culture et l’élégance de style que l’on reconnaît
à son auteur. Il s’agit d’une contribution importante à la formation et à la
culture des agents diplomatiques. Nous devons l’en féliciter parce qu’il nous
rassure que notre pays dispose encore et disposera à l’avenir d’un personnel
diplomatique capable de le servir avec compétence et efficacité.
N’oublions pas que la diplomatie est un des très grands corps de l’Etat
installé aux avant-postes même de la défense de ses intérêts majeurs.
Jacques ADANDE
Ambassadeur du Bénin à la retraite.
7DEDICACE
A la mémoire de Pascal D. BONOU ARABA,
qui fut à la fois mon grand-père, mon « fils »,
mais aussi l’« ami »
et qui, à jamais, demeurera un Maître.
91HOMMAGE
Les canons se sont tus. Monstre enfin assoupi, la barbarie somnole, pour
l’instant assouvie. Voici venu le temps des diplomates. On les voit
s’empresser l’un vers l’autre, affairés, mais courtois, avenants, sereins.
Patients, tenaces, prudents aussi. Ils vont et viennent, se rassemblent, se défont
dans les figures d’un ballet aux arcanes d’eux seuls connus. Un feu d’artifice
éclaire parfois la nuit pour eux, dans les jardins de quelque palais. Ou bien ils
rompent ensemble le pain raffiné d’un repas de gala et puis s’en vont
applaudir, compassés, un fort ennuyeux concert. Ils retourneront s’affronter,
demain, dans le huis clos des salles de commission. Toujours patients, tenaces,
prudents. Ils en ressortent, offrant côte à côte, sous un péristyle, leur sourire
convenu à la troupe effrontée des photographes et des journalistes qui leur
demandent de se serrer la main, ce qu’ils font avec la plus grande
complaisance. Les voilà repartis vers leurs débats serrés où se joue le destin
immédiat des hommes. On se battait. On communique. Dans le silence des
armes, le Verbe a repris sa place. Après la Force il dit enfin le Droit. Nos
diplomates parlent et parlent encore et leur parole opiniâtre et sage élabore et
distille peu à peu le miel délicieux de l’entente. S’ils ont parlé jusque-là c’est
pour pouvoir écrire, pour que leur parole se charge du poids du temps. Accord.
Beau terme que les diplomates et les musiciens ont en partage. Harmonie.
Entente entre les peuples. Vibration commune.
Les amandiers ont refleuri. Un laboureur chante. Les mères vont berçant
de neuves espérances. Du fond de son théâtre millénaire monte la voix
d’Aristophane. Elle annonce la promesse du bonheur retrouvé, les heures
lumineuses et douces. « Abeilles, la paix est revenue ».
Mais pour combien de temps ? Sisyphe diligent, le diplomate a repris sa
tâche. Demain, tout peut recommencer. Il faut bâtir, consolider. On ne finit
jamais la paix.
1 PASCUAL (Edmond), La communication écrite en diplomatie, Perpignan, Presses
Universitaires de Perpignan, 2004, P. 184.
11REMERCIEMENTS
A tous les personnels du Ministère
des Affaires Etrangères et de la Coopération du Bénin :
Illustres devanciers, hélas de regrettée mémoire,
Eminents aînés, admis à faire valoir leurs droits à la retraite
et dévoués collègues, encore en service au Ministère
dont la disponibilité et les précieuses contributions
ont été un apport apprécié.
A tous : MERCI.
13AVANT-PROPOS
La ligne de conduite essentielle que s’impose l’auteur dans la rédaction du
présent ouvrage est simple : être utile, concis et pragmatique ; l’objectif
principal visé est de mettre à la disposition des collègues diplomates, des outils
dont ils peuvent se servir pour parfaire leur pratique diplomatique.
Mais comment suivre cette ligne, au regard de la technicité des thématiques
traitées (pratique et correspondance diplomatiques et consulaires), sans
commettre l’imprudence d’escamoter les prémices ?
La forme d’un précis semble être la solution idéale qui offre au lecteur,
futur ou jeune diplomate, une entrée en matière, avant une réponse plus
exhaustive à des préoccupations concrètes liées à la pratique diplomatique et
à l’art épistolaire y relatif.
Le présent ouvrage se veut être une modeste contribution pour combler un
vide auquel fait face tout jeune diplomate, au début de sa carrière : la rareté
extrême voire l’inexistence de bibliographie spécifique traitant de façon
accessible et pratique de la correspondance diplomatique.
Il ambitionne de mettre à la disposition du lecteur, le savoir reçu de
l’ouverture généreuse et spontanée d’illustres devanciers et d’éminents aînés
avec, en complément, la modeste expérience accumulée en une vingtaine
d’années, fruit de ce legs.
Il s’efforcera donc, à travers une approche synchrone, en s’inspirant de la
pratique internationale et de la culture administrative béninoise, d’offrir au
lecteur un outil pédagogique sous forme de concentré abordant les
fondamentaux de la pratique diplomatique avec, en appui, des modèles
indicatifs (Encadrés) qui sont des illustrations pratiques des correspondances
y relatives.
La présente contribution s’efforcera à fédérer deux composantes : une
première, théorique et doctrinale ; et une seconde, pratique et montrant de
façon concrète, comment rédiger les différents actes administratifs et
diplomatiques découlant des sujets abordés dans la première.
Dans ce cadre et à des fins pédagogiques, les « Encadrés » mettront en
scène, pour les besoins de la cause, deux États imaginaires ou plus exactement,
les interactions entre les deux États que sont :
151. la République d’Iciland, avec pour capitale Iciville, notamment à
travers son Ministère des Affaires Etrangères et son Ambassade dans
un Etat voisin : la République de Làbasland ;
2. la République de Làbasland, agissant principalement à travers son
Ministère des Relations Extérieures, sis dans sa capitale,
« Làbasville », d’une part et sa représentation diplomatique à Iciville,
d’autre part.
Il reste entendu que les sujets du droit international que constituent les deux
États susmentionnés relèvent de l’imagination de l’auteur et que par
conséquent, les pays, personnages, événements évoqués… sont purement
fictifs.
Aussi, toute ressemblance avec des Etats, Autorités ou situations existantes
ou ayant existé ne serait-elle que pure coïncidence, sauf exceptions rares dont
mention explicite sera, le cas échéant, faite par l’auteur, avec une vignette
« document officiel ».
M.H.A.
16TABLE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
à-t-c-r : A titre de compte rendu
CVO : Cellule des Voyages Officiels
DAC : Direction des Affaires Consulaires
DC : Direction du Chiffre
DGPRF : Direction en charge de la Gestion du Personnel et des
Ressources Financières
DI : Direction de l’Informatique
DP : Direction du Protocole
DPL : Direction des Pays Limitrophes
JO : Journal Officiel
MAE : Ministère des Affaires Etrangères
MF : Ministère des Finances
MPAE : Ministre Plénipotentiaire des Affaires Etrangères
MRE : Ministère des Relations Extérieures
ndla : Note de l’auteur
OEL : Organisation des Etats Landais
ONU : Organisation des Nations Unies
OMC : Organisation Mondiale du Commerce
P.J. : Pièce (s) Jointe (s)
P.R. : Président de la République
R.S.V.P. : Répondez s'il vous plaît
SCM : Système Commercial Multilatéral
meS.E.M / S.E.M. : Son Excellence Madame / Son Excellence Monsieur
SG : Secrétariat Général
SGG : Secrétariat Général du Gouvernement
UNESCO : Organisation des Nations Unies pour l'Education,
la Science et la Culture
17CHAPITRE PREMIER : CORRESPONDANCES
ADMINISTRATIVE ET DIPLOMATIQUE
1.1. La correspondance administrative
Dans l’introduction à son « Initiation à la rédaction administrative »,
Théodore GBETIE indique que « l’action quotidienne de l’administration
publique est de rédiger des documents et des actes qui permettent à deux ou
plusieurs administrations ou à une administration et des personnes physiques
2ou morales de communiquer entre elles par écrit ». Les écrits administratifs
3étant « le fondement de toute action administrative », GBETIE définit la
4correspondance administrative comme « l’ensemble de ces écrits ».
Une autre approche définit la correspondance administrative comme le
« moyen utilisé par les services de l'administration pour transmettre ou
recevoir des messages écrits à caractère officiel, conformément à des usages
identifiés et codifiés.
De ce fait, le recours à la correspondance permet :
- d'assurer la circulation de l'information entre les services ;
- de rapprocher les différents niveaux de décision ;
- de faciliter les échanges nécessaires à la régularité et à la
transparence des actes administratifs ;
5- de conserver les traces écrites de l'information ».
L’une des caractéristiques fondamentales de l’administration est, sans
aucun doute, la primauté voire l’exclusivité qu’elle accorde à l’écrit.
La célèbre phrase attribuée à Ramsès II : « Que ceci soit écrit… » pourrait
utilement résumer cette exigence et est d’autant plus idoine que, prise in
extenso, elle traduit pleinement non seulement la nécessité de transcrire, mais
aussi et surtout celle de donner suite, d’agir : « Que ceci soit écrit… », « …et
accompli ». La justification de ce diktat de l’écrit procède du « Verba volant,
2 GBETIE (Théodore), Initiation à la rédaction administrative, Porto-Novo, Imp CNPMS, 2001,
P.7.
3 Ibidem, P.7.
4m, P.7.
5Source :
http://idendkban.e-monsite.com/pages/examens-et-concours/examens-
professionnels/dossiers-d-autorisation-d-enseigner-ou-d-exercer/correspondanceadministrative.html.
19scripta manent » de Caius Veturius Cicurinus (Caius Titus) qui rappelle que
« Les paroles s’envolent, les écrits restent ».
En imposant l’écrit, l’administration part du fait qu’avec l’oralité, les faits
peuvent être rapidement oubliés, altérés, objectivement, d’une part, ou
travestis voire démentis, subjectivement, d’autre part.
Ce diktat exige par conséquent des fonctionnaires, commis de l’Etat par
excellence, une grande circonspection et rigueur dans la formulation des textes
et actes administratifs, un choix averti des mots et expressions, suivant un
canevas ou « style administratif » qui ne laisse aucune place à la fantaisie et à
l’improvisation. Dans le même temps, le style administratif, tout en respectant
des caractéristiques spécifiques assez strictes, doit être accessible et
compréhensible aux « profanes », c’est-à-dire au public qui est son usager
principal car, en définitive, une administration qui n’arrive pas à se faire
comprendre aisément et sans interprète ne remplit pas sa mission. « Avant
donc que d’écrire, apprenez à penser. Selon que notre idée est plus ou moins
obscure, l’expression la suit, ou moins nette, ou plus pure. Ce que l’on conçoit
6bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément ».
Les caractéristiques de la correspondance administrative
La forme
Du point de vue de la forme, les documents administratifs, en l’occurrence
la lettre administrative, ont une structuration et une présentation spécifiques
(Cf. Encadré N° 1).
Par ailleurs, toute correspondance officielle doit être rédigée sur papier
officiel, à en-tête, qui a le double mérite de constituer un élément
d’authentification, d’une part et d’assurer une homogénéité visuelle des
documents émanant d’Autorités administratives de même niveau, d’autre part.
La présentation du papier à en-tête répond à des exigences officielles, en
incluant notamment des attributs régaliens de l’Etat, à l’instar des armoiries.
Elle prend également en compte des canons d’esthétisme graphique,
habituellement dépourvus de fantaisie mais, qui tout en étant sobres, atténuent
l’étiquette d’austérité qui colle souvent à l’administration publique.
Il est intéressant de souligner, pour clore le volet relatif à la forme des
documents administratifs qu’il est arrivé, en tout cas en « République
Populaire du Bénin », des « innovations » sous forme de slogans dont

6 ieBOILEAU (Nicolas), Art poétique, Paris, Librairie Hachette et C , 1881, P. 10.
20l’insertion était obligatoire, après le corps de la correspondance et avant la
signature de l’Autorité.
Il s’agit, par exemple, de slogans comme : « Prêt pour la Révolution ! La
lutte continue », dans les années 70, 80 et 90 puis « Bonne gouvernance
m’obligerait », dans la seconde moitié des années 90.
Ces « innovations » d’essence politique dont la valeur et la pertinence sont
laissées à l’appréciation discrétionnaire du lecteur, n’ont pas survécu, aussi
bien dans le premier cas que dans le second, à l’air du temps et à leurs
initiateurs.
Le fond
S’agissant du fond, sous des vocables qui peuvent varier, les différents
auteurs s’accordent sur les caractéristiques spécifiques de la correspondance
administrative.
Que ce soit avec Jacques GANDOUIN, quand il parle des « caractères
7spécifiques de l’administration » ou Yolande FERRANDIS, sous le vocable
8de « caractères du style administratif », sont énumérés comme impératifs du
langage administratif, des constantes telles que : (i) le respect de la hiérarchie,
(ii) la courtoisie, (iii) l’objectivité, (iv) la précision, (v) la prudence, d’une part
ainsi que (vi) le « caractère synthétique » ou la « concision », d’autre part.
De façon spécifique, GANDOUIN, en plus de ces constantes, identifie la
responsabilité, alors que FERRANDIS distingue l’homogénéité et la
correction dans la forme, la neutralité, la politesse et la clarté. Elle insiste, par
ailleurs, sur « l’application des règles de lisibilité au langage administratif »,
notamment, des « phrases faciles à lire » avec, « une idée par phrase, une
phrase par idée » … et « un langage adapté au public à qui l’on s’adresse ».
Les mêmes constantes se retrouvent chez Pierre VERDIER qui, tout en les
partageant et en s’associant à GANDOUIN en ce qui concerne la
9responsabilité, a le mérite de mettre en exergue, « l’obligation de réponse »
qui est un déterminant important de l’efficacité d’une administration. Toute
correspondance appelle une réponse, ne serait-ce, à tout le moins, qu’une
réponse d’accusé de réception et d’attente. Toutefois, au-delà de l’efficacité,
7 GANDOUIN (Jacques), Correspondance et rédaction administratives, Paris, Editions Armand
Colin, 2011, P.87.
8 FERRANDIS (Yolande), La rédaction administrative en pratique, Paris, Editions Eyrolles,
2010, P.39.
9 VERDIER (Pierre), Guide pratique de la correspondance administrative, Paris,
BergerLevrault, 2008, P. 12.
21le souci d’efficience de l’administration appelle une indissociabilité du devoir
de réponse d’avec les délais de son exécution.
Les nouveaux défis de la correspondance administrative
A l’ère du numérique et des technologies de l’information,
l’Administration, notamment publique, est appelée à faire face à des
impératifs de modernité, de célérité.
Ces impératifs sont incompressibles dans le monde globalisé actuel, mais
n’auraient de sens que si les « facilités » offertes par la technologie sont
utilement et intelligemment mises à profit, sans préjudice des exigences de
rigueur qui sont liées au style administratif, notamment en ce qui concerne
l’Administration publique. L’un des défis majeurs, en ce qui concerne le
« style électronique », est de limiter voire de proscrire « des effets directs sur
le style administratif tant par la forme volontairement allégée donnée à la
phrase ou l’expression que par la reprise et l’intégration d’un vocabulaire
10spécifique ».
1.2. Les caractéristiques spécifiques de la correspondance
diplomatique
La diplomatie est, selon Charles CALVO, « la science des relations qui
existent entre les divers Etats, telles qu’elles résultent de leurs intérêts
réciproques, des principes du droit international et des stipulations des traités
ou des conventions. La connaissance des règles et des usages qui en découlent
est indispensable pour bien conduire les affaires publiques et pour suivre les
négociations politiques : ce qui fait dire, en termes plus concis encore, que la
diplomatie est la science des relations, ou simplement l’art des
négociations, l’art d’ordonner, de diriger et de suivre avec connaissance de
11cause les négociations politiques ».
Cette définition de la diplomatie a le mérite de faire ressortir qu’elle n’est
pas seulement une science, mais aussi un art qui, en principe, doit être l’affaire
de personnes dûment habilitées, agissant en connaissance de cause.
Comme le souligne Raoul ROUZIER, en citant le Baron de MARTENS,
« à l’égard des relations extérieures, on ne peut rien exiger, ni prescrire ; il
faut demander, solliciter, négocier ; le moindre mot inconsidéré peut blesser

10 CATHERINE (Robert), Le style administratif, Paris, Editions Albin Michel, 2005, P. 195.
11 CALVO (Charles), Dictionnaire manuel de diplomatie et de droit international public et
privé, Berlin-Paris : Puttkammer & Mühlbrecht-G. Pedonne-Lauriel, Guillaumin & Cie, A.
Rousseau, 1885, P. 137.
22toute une nation ; une fausse démarche, un faux calcul, une combinaison
hasardée, une simple indiscrétion, peuvent compromettre et la dignité du
12Gouvernement et l’intérêt de l’Etat ».
En République du Bénin, conformément au décret N° 2017-586 du
13 décembre 2017 portant attributions, organisation et fonctionnement du
Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération, la mission de la
diplomatie, telle qu’assignée au ministère, est « d'élaborer et de mettre en
œuvre la politique extérieure du Gouvernement dans les domaines de la
coopération bilatérale et multilatérale, de la coopération décentralisée, de
l'intégration ….., de la représentation et de la protection des intérêts… [de
l’Etat ainsi que : ndla] ceux des ressortissants … à l'étranger, de la diplomatie
économique et culturelle, conformément aux lois et règlements en
13vigueur … ».
Toutes les actions du Ministère des Affaires Etrangères et de la
Coopération découlent de ce mandat et, dans ce cadre, ledit ministère est - ou
en tout cas devrait être - l’intermédiaire incontournable dans l’ensemble des
interactions de l’Etat avec ses partenaires extérieurs.
Les différentes articulations de l’action diplomatique ainsi que leurs
particularités et implications feront l’objet d’un examen approfondi au titre de
la partie consacrée à ce sujet, notamment le chapitre IV intitulé « l’action
diplomatique ».
Pour ce qui est des spécificités de la correspondance diplomatique qui,
avant tout et tout compte fait, est de la correspondance administrative, elles
procèdent de la mission même de la diplomatie, d’une part et de la nature des
acteurs qu’elle met en présence, d’autre part. De ce qui précède, il ressort que
la correspondance diplomatique fait interagir des sujets du droit international
(Etats, Organisations internationales, etc.), détenteurs, pour certains, de
souveraineté et jaloux de leurs prérogatives, qu’il est impérieux de gérer avec
tact et élégance.
En effet, il ne s’agit plus, comme c’est le cas pour la correspondance
administrative, d’interaction entre la puissance étatique et des personnes
physiques et morales nationales, mais principalement du commerce entre
acteurs du droit international, avec ce que cela implique comme code,
12 ROUZIER (Raoul), Missions diplomatiques et consulaires, Port-au-Prince, Imprimerie de
l’Etat, T1, P. 6.
13 Décret N° 2017-586 du 13 décembre 2017 portant attributions, organisation et
fonctionnement du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération du Bénin (Chapitre
II – article 3).
23convenances pluriséculaires, fortement établis et devant être scrupuleusement
respectés.
Comme l’expriment si pertinemment Charles de MARTENS et Ferdinand
de WEGMANN, « la correspondance diplomatique embrasse les
communications officielles de toute nature que les cabinets échangent entre
eux par l’intermédiaire de leurs agents au dehors, ou que ces agents
entretiennent eux-mêmes soit avec leurs collègues dans les différentes cours,
soit avec le Gouvernement dont ils sont l’organe. Tout ce qui intéresse le
service de l’Etat dans sa politique étrangère et ses relations internationales,
tous les renseignements utiles aux intérêts moraux ou matériels du pays qu’ils
représentent, est ou doit être l’objet incessant de leur sollicitude, et donner
14lieu de leur part à des communications exactes et fréquentes ».
En termes d’exigences, de MARTENS et de WEGMANN insistent sur le
fait que « moins que tout autre écrit, un acte diplomatique ne doit offrir rien
de vague, ni de hasardé dans sa composition, mais, au contraire, aller au but
par la voie directe ; les idées doivent en être justes, la marche ferme et rapide,
la diction correcte, les expressions claires, naturelles et précises : il faut qu’on
y trouve ce tact des convenances qui sait toujours approprier le ton et le style
aux circonstances et aux personnes, de manière à n’être jamais ni au-dessus
ni au-dessous du sujet traité. En diplomatie, il ne suffit pas d’être compris : il
faut encore s’exprimer avec une netteté telle que la mauvaise foi ni la chicane
ne puisse dénaturer, ni à l’aide de l’équivoque fausser le sens d’un mot ou
15d’une phrase, pour lui donner une interprétation forcée... ». La concision,
poursuivent de MARTENS et de WEGMANN, « … doit être l’une des
premières qualités de l’écrivain diplomatique. Moins prodige de mots que
riche de pensées, celles-ci doivent être justes et lumineuses, toujours en
16rapport direct avec le sujet, qu’il s’agit d’éclaircir et non d’orner ».
1.3. Les formes spécifiques de la correspondance diplomatique
Fort de ses particularités, la correspondance diplomatique s’est dotée de
« documents » et d’un « style » spécifiques qui se déploient sous des formes
qui lui sont propres et qui ont pour noms, inter alia :
1. la note verbale ;
2. la lettre officielle ou lettre diplomatique ;
14 de MARTENS (Charles), de WEGMANN (Ferdinand), Le guide diplomatique : Précis des
droits et des fonctions des agents diplomatiques et consulaires, Paris-Leipzig, Gavelot
JeuneF.-A. Brockhaus, 1854, P. 266.
15 Ibidem, P. 2.
16 Ibidem, P. 3.
243. la note collective / la note identique ;
4. la lettre d’introduction ;
5. l’aide-mémoire / le mémorandum ;
6. les pleins pouvoirs ;
7. la lettre de Courrier ;
8. le communiqué de presse ;
9.muniqué conjoint ;
10. le communiqué final ;
11. le point de coopération ;
12. la fiche d’entretien ;
13. le message chiffré ;
14. la lettre ou note de protestation ;
15. l’ultimatum, etc.
A cette étape, une brève présentation de ces documents s’impose avant
que le lecteur ne les retrouve, sous leur forme rédigée, tels qu’ils pourraient se
présenter dans la pratique diplomatique.
1. La note verbale
Il s’agit, à bien des égards, de la correspondance diplomatique la plus
intrigante pour les « profanes ». Déjà, par sa dénomination, elle suscite
l’étonnement : comment une note, donc un écrit peut-elle être « verbale » ?
Autre « originalité », elle est impersonnelle en ce sens que ce n’est pas une
Autorité qui l’adresse, mais une Institution. Par conséquent, elle est exclusive
à la correspondance entre Institutions à statut diplomatique (Ministères des
Affaires Etrangères, Ambassades, Organisations internationales…).
17Cette « note - qui n’a rien de verbal - … » se rédige à la troisième
personne du singulier et commence puis s’achève par des formules consacrées
immuables, à savoir, respectivement :
- le Ministère des Affaires Etrangères/l’Ambassade de…. présente
ses compliments à ... (Institution diplomatique destinataire) … et
a l’honneur de ……… ; et
- le Ministère des Affaires Etrangères/l’Ambassade de…. remercie
... (Institution diplomatique destinataire) … de son aimable
coopération (ou, le cas échéant, de son obligeante entremise) et
saisit cette occasion pour lui renouveler les assurances de sa haute
considération (Cf. Encadré N° 2).
17 DELCORDE (Raoul), Les mots de la diplomatie, Paris, Editions l’Harmattan, 2005, P.79.
25Le texte de la correspondance est précédé de son intitulé c’est-à-dire « Note
Verbale ». Elle a également la particularité de faire figurer le destinataire, à
l’angle inférieur gauche de la première page, quel que soit le nombre de pages
et de s’achever non par une signature, mais par un paraphe de l’Autorité
compétente.
èmeLa Note verbale étant rédigée à la 3 personne du singulier, une confusion
pourrait naître au niveau du profane non averti quand une Institution se réfère
à « sa note ». Lorsqu’une Institution « A », s’adressant à une autre Institution
« B », se réfère à « sa note », il s’agit de la note de l’Institution « B ».
L’Institution « A », s’adressant à l’Institution « B », pour évoquer une note de
l’Institution « A » devra se référer « à sa propre note ».
2. La lettre officielle ou lettre diplomatique
Pour le Département Fédéral des Affaires Etrangères de la Confédération
suisse, les lettres officielles aussi appelées lettres diplomatiques, « bien
qu'elles aient un caractère plus personnel que les notes, dans certains pays,
sont généralement utilisées pour souligner l'intérêt porté à une affaire. Cette
forme de correspondance, échangée entre Chefs d'Etat ou de Gouvernement,
Ministres ou encore hauts dignitaires, comporte tous les éléments que l'on
retrouve dans toute correspondance officielle. Le rang du signataire devrait
18être égal ou équivalent au rang du destinataire ».
L’on veillera à employer au moins une fois la formule « j’ai l’honneur » et
une attention particulière sera plus que jamais portée au strict respect des
prescriptions liées à la réclame, à l’appel, au traitement et à la courtoisie. Sans
que cela ne soit obligatoire, il est admis dans une lettre diplomatique, comme
marque de personnalisation et surtout de considération, que le signataire
ajoute une mention manuscrite au niveau de l’appel et de la courtoisie.
Il est également fréquent que la réclame se fasse dans le style d’une note
verbale et dans ce cas, le destinataire est à faire figurer à l’angle inférieur
gauche de la première page, quel que soit le nombre de pages de la lettre.
Contrairement à la note verbale, la lettre diplomatique ne s’achève pas par
un paraphe, mais par la signature en bonne et due forme de l’Autorité
compétente qui l’envoie.
Les lettres diplomatiques, pour Charles de MARTENS et Ferdinand de
WEGMANN, « ont le même objet que les notes… ; elles n’en diffèrent que
18 Département Fédéral des Affaires Etrangères de la Confédération suisse, Protocole
Epistolaire 422-0-F, janvier 2009, P. 4.
26par la forme, plus libre et toute épistolaire. Le rédacteur y parle à la première
personne ; la date et le lieu d’où elles sont écrites se placent en tête de l’office,
que termine, selon le rang du destinataire, la formule de courtoisie d’usage,
19suivie de la signature ».
3. La note collective / la note identique
La note collective présente les mêmes caractéristiques que la lettre
diplomatique à cette exception qu’elle est adressée à une Autorité par
plusieurs auteurs qui la cosignent. Elle permet aux cosignataires de marquer
leur intérêt pour une question donnée et de se prononcer sur cette question
avec, à la clé et le cas échéant, des suggestions.
La note collective se distingue également de la lettre diplomatique en ce
que le rang des signataires, pris individuellement, peut être inférieur à celui
du destinataire ; c’est le cas quand plusieurs Chefs de mission diplomatique,
sur instructions de leurs Gouvernements respectifs adressent, au nom de leurs
Etats, une communication conjointe au Gouvernement de l’Etat accréditaire,
en l’occurrence au Ministre des Affaires Etrangères.
La pratique diplomatique consacre également un format alternatif à la note
collective qu’est la note identique. Cette variante alternative consiste, pour
plusieurs Institutions ou représentations diplomatiques, à envoyer au même
destinataire, des notes « individuelles », portant sur le même objet et dont le
contenu est identique in extenso.
4. La lettre d’introduction
Si les lettres de créance sont de mise pour le Chef d’une mission
diplomatique permanente « classique », la pratique diplomatique consacre la
délivrance par les Chefs d’Etat d’une lettre d’introduction (Cf. Encadré N° 3),
au profit d’un envoyé spécial, dépêché de façon ad hoc auprès d’un autre Chef
d’Etat pour une mission ponctuelle.
L’envoyé spécial est généralement porteur d’un message particulier et la
finalité principale de la lettre d’introduction établie à son profit est d’assurer
son destinataire (la personnalité auprès de laquelle il est dépêché), de ce que
foi peut être accordée au message « de bouche à oreille » qu’il lui transmettra
au nom de son mandant.
19 MARTENS (de), Charles & WEGMANN (de) Ferdinand. Le guide diplomatique : Précis des
droits et des fonctions des agents diplomatiques et consulaires. Paris-Leipzig : Gavelot
JeuneF.-A. Brockhaus, 1854, P. 345.
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