La secrétaire

Aurélie Resch

Description

Essentiellement pratiqué par les femmes, le métier de secrétaire reste un emploi largement convoité. De nombreuses femmes pouvaient accéder à cette fonction sans avoir les qualifications particulières exigées, aujourd'hui les données ont changé. Ce livre montre comment étape par étape, l'assistante de direction doit faire preuve de réelles qualités d'organisation et de réelles connaissances du monde de l'entreprise. Voici un recueil de savoit-faire, de savoir être et de gestion administrative de tous les jours.

Sujets

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• entreprises

Informations

• Publié par: L'Harmattan
• Date de parution: 01 novembre 2010
• Nombre de lectures: 118
• EAN13: 9782296698260
• Langue: Français

Extrait

La Secrétaire
 
 
© L’H ARMATTAN, 2010
5-7, rue de l’École-Polytechnique ; 75005 Paris
 
Fabrication numérique : Socprest, 2012
Ouvrage numérisé avec le soutien du Centre National du Livre
 
http://www.librairieharmattan.com
[e-mail]
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ISBN : 978-2-296-11766-2
EAN : 9782296117662
 
Souadou Barry
 
 
La Secrétaire
 
 
Techniques de secrétariat
 
 
L’H ARMATTAN
I . Introduction
 
Essentiellement pratiqué par les femmes, le métier de secrétaire reste un emploi largement convoité. Si, il y a quelques années encore, de nombreuses femmes pouvaient accéder à cette fonction sans avoir les qualifications particulières exigées, aujourd’hui, les données ont changé. Nombreuses sont les entreprises qui enquêtent sur une personne pouvant exercer le métier de secrétaire, désirent avant tout recruter une personne compétente à même d’assurer cette tâche avec efficacité.
 
En effet, la secrétaire d’aujourd’hui doit être non seulement polyvalente, mais également irréprochable. L’importance et la confidentialité de certains documents qu’elle manipule nécessitent discrétion et autonomie.
 
De plus, elle est bien souvent interlocutrice première, voire principale, entre l’entreprise et l’extérieur. Qu’il s’agisse des divers clients, des employés ou des supérieurs qu’elle accueille, elle doit donc être pourvue d’un excellent sens relationnel.
 
Même si l’outil informatique a atteint une place plus qu’importante et indispensable au sein de ce métier, la rigueur et l’organisation dans le travail reste un atout maître dans la profession.
 
C’est pourquoi la plupart des prétendantes doivent être issues d’une école et d’une formation de secrétaire. Elles seront formées sur les différents logiciels informatiques utilisés en secrétariat ainsi que sur les diverses tâches à effectuer par l’employé de bureau.
 
L’intitulé même de cette profession est explicite : la secrétaire assistante de "direction" est une véritable assistante capable d’épauler efficacement le staff de direction de toute entreprise.
 
À ce titre, elle apporte son concours précieux pour représenter la direction auprès de différents interlocuteurs, suivre les dossiers les plus importants et les plus délicats, faire circuler l’information de façon fluide.
 
L’assistante de direction doit faire montre de réelles qualités d’organisation et de réelles connaissances du monde de l’entreprise.
 
 
II . Ma perception du rôle de la secrétaire
 
« Pour progresser et faire de sa vie une continuelle aventure, une des valeurs les plus sûres est de ne pas reculer devant l’inconnu et les difficultés ».
 
Cette attitude, que j’ai adoptée très tôt, m’a toujours été favorable dans mon milieu de travail. Ma profession m’apporte énormément sur les plans culturel et social. Elle me maintient à jour sur tous les sujets d’actualité en lien avec le monde des affaires et, à ce titre, contribue à mon évolution personnelle.
 
La variété des tâches reliées à cette profession me permet de développer mes aptitudes en ce qui concerne la communication, la planification, la maîtrise des techniques de travail de bureau et l’habileté à prendre des responsabilités sans supervision immédiate. Étant souvent appelée à être la porte-parole de mon employeur, j’établis de nombreux contacts dans le monde des affaires.
 
Lorsque l’on aime le travail qu’on fait et que l’on accomplit celui-ci avec ardeur, on crée son propre destin et invariablement les portes de la reconnaissance s’ouvrent devant soi et les occasions se multiplient.
 
J’ai à cœur de faire fondre les préjugés et les ambiguïtés concernant les secrétaires. Au bureau, je m’efforce de faire en sorte que l’on reconnaisse la contribution indispensable de notre travail au succès de l’entreprise. Si je n’aimais pas ma profession, je me demande bien pourquoi je me donnerai tant de mal !
 
Si notre profession nous plaît et que nous y portons toute l’attention et l’énergie nécessaires, elle nous procure en retour un enrichissement personnel inestimable et nous permet d’atteindre un degré d’efficacité optimale.
 
Dans toute entreprise, on a toujours besoin de soutien Le succès repose en grande partie sur la qualité de base des secrétaires. De par les fonctions qui y sont rattachées, cette profession nous permet de connaître tous les secteurs d’action de l’entreprise, que ce soit dans le secteur financier et de l’équipement ou dans la gestion des ressources humaines.
 
Je ne délaisserai jamais une tâche sous prétexte que je ne l’aime pas. Je suis de nature perfectionniste. Je m’organise pour faire ces choses moins intéressantes… lorsque mon moi veut travailler moins fort.
 
En tant que collaboratrice, j’occupe un poste de confiance, de responsabilité et la secrétaire ajoute au prestige de son patron si elle s’applique à faire de son bureau un modèle d’efficacité.
 
Une secrétaire est une adjointe importante de son patron et je crois que nous sommes dignes de porter le titre d’adjointe administrative. Avec la venue des nouvelles technologies, la secrétaire sera appelée à exécuter des tâches plus complexes, à assumer des responsabilités plus grandes et elle contribuera activement au développement de la bureautique dans son milieu de travail.
 
Je tiens à me perfectionner le plus possible dans ma carrière et, si je ne peux plus avancer dans cette profession, l’expérience que j’aurai acquise en secrétariat me permettra de travailler dans des domaines différents.
 
En effet, il est possible de changer de comportement, de milieu et d’apprendre de nouvelles choses tout en faisant son travail. Les secrétaires peuvent obtenir une formation générale dans différents secteurs d’activités économiques.
 
Il suffit d’être conscient de ses faiblesses afin d’essayer de les combler et de cultiver ses qualités pour parfaire son image dans l’entreprise.
 
 
III . Cadre de travail de la secrétaire
 
L’entreprise
 
Une entreprise est une structure économique et sociale comprenant une ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des services à des clients dans un environnement concurrentiel ou non concurrentiel. Une entreprise est initiée et généralement dirigée par un entrepreneur. Elle se différencie du simple projet dont l’organisation est destinée à se dissoudre à son terme. L’entreprise est plutôt conçue dans la durée et pour la conduite de plusieurs projets similaires, ce qui implique une pérennité des structures.
 
Instruments essentiels du capitalisme, les entreprises font partie de notre environnement. Mais une entreprise, c’est quoi au juste 7 Une entreprise peut être également définie comme une unité économique destinée à produire des biens ou des services. De nombreux types d’entreprises existent.
 
Tout d’abord, on peut signaler l’entreprise dite individuelle dont la caractéristique est de ne pas avoir une personnalité juridique différente de celle de son possesseur. Cela concerne les artisans, les professions libérales, les agriculteurs ou encore les commerçants. L’autre type d’entreprise recouvre la notion de personne morale. Il s’agit notamment des Sociétés Anonymes (SA) ou des Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL). Pour pouvoir vivre et continuer à fonctionner, une entreprise est censée tirer un profit de ses activités. En effet, les sommes gagnées doivent être supérieures aux coûts générés. Les coûts correspondent notamment aux salaires, aux frais divers, aux impôts, etc.
 
Toutefois, toutes les entreprises ne poursuivent pas un but lucratif. En effet, on peut répertorier trois familles d’entreprises en fonction du but recherché :
 
- Les entreprises privées : éléments clés du système capitaliste, les entreprises privées ont pour préoccupation la recherche exclusive de profits ;
 
- Les entreprises privées à but non lucratif : elles sont regroupées sous la notion d’économie sociale. Il s’agit des mutuelles, des associations, des coopératives ainsi que des fondations ;
 
- Les entreprises publiques : comme leur nom