Le rapport de la chambre régionale des comptes sur l

Le rapport de la chambre régionale des comptes sur l'association Confucius et Hippocrate

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LT 30 bis Le Vice-président Dossier suivi par : ème Evelyne Legrand, Greffière de la 4section T. 05 56 56 47 00 Mel. alpc@crtc.ccomptes.fr Contrôle n°2016-0196 Objet :QRWLILFDWLRQ GHV REVHUYDWLRQV GpILQLWLYHV UHODWLYHV j O¶H[DPHQ de la gestion deO¶DVVRFLDWLRQ ©Confucius et Hippocrate » P.J. : 1 rapport Le 27 juillet 2017 à Monsieur Philippe DORBAIRE 'LUHFWHXU GH O¶LQVWLWXW &RQIXFLXV GH O¶XQLYHUVLWp GH 3RLWLHUV $GPLQLVWUDWHXU GH O¶DVVRFLDWLRQ ©Confucius et Hippocrate » Bat. 18,1 rue Shirin Ebadi 86000 POITIERS Lettre recommandée avec accusé de réception Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le rapport comportant les observations définitives de la chambre sur la gestion deO¶DVVRFLDWLRQ« Confucius et Hippocrate » pour les exercices 2013 et suivants et les réponses qui ont été apportées. -H YRXV UDSSHOOH TXH FH GRFXPHQW UHYrW XQ FDUDFWqUH FRQILGHQWLHO TX¶LO YRXV DSSDUWLHQW GH SURWpJHU Ce document devient communicable à toute personne en faisant la demande, dans les conditions fixées par la loi n° 78- GX MXLOOHW SRUWDQW GLYHUVHV PHVXUHV G¶DPpOLRUDWLRQ GHV UHODWLRQV HQWUH O¶DGPLQLVWUDWLRQ HW OH SXEOLF HW GLYHUVHV GLVSRVLWLRQV G¶RUGUH DGPLQLVWUDWLI VRFLDO HW ILVFDl.

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Publié le 10 novembre 2017
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Langue Français

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LT 30 bis
Le Vice-président
Dossier suivi par : ème Evelyne Legrand, Greffière de la 4 section T. 05 56 56 47 00 Mel. alpc@crtc.ccomptes.fr Contrôle n°2016-0196 Objet :notification des observations définitives relatives à l’examen de la gestion del’association «Confucius et Hippocrate »
P.J. : 1 rapport
Le 27 juillet 2017
à
Monsieur Philippe DORBAIRE Directeur de l’institutConfucius de l’université de PoitiersAdministrateur de l’association «Confucius et Hippocrate » Bat. 18,1 rue Shirin Ebadi
86000 POITIERS
Lettre recommandée avec accusé de réceptionJe vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le rapport comportant les observations définitives de la chambre sur la gestion del’association« Confucius et Hippocrate » pour les exercices 2013 et suivants et les réponses qui ont été apportées. Je vous rappelle que ce document revêt un caractère confidentiel qu’il vous appartient de protéger.
Ce document devient communicable à toute personne en faisant la demande, dans les conditions fixées par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal. Ce document, également transmis aux ordonnateurs des autres collectivités qui lui ont apporté un concours financier ou qui détiennent une partie du capital ou une partie de voix dans ses instances de décision, sera présenté à leur assemblée délibérante dès leur plus proche réunion. Dès la tenue de l’une de ces réunions, ce document devient communicable à toute personne en faisant la demande, dans les conditions fixées par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal. Enfin, je vous précise qu’en application des dispositions de l’article R. 241-23 du code précité, le rapport d’observations et les réponses jointes sont transmis au préfet, au directeur départemental des finances publiquesainsi qu’au directeur général de l’agence régionale de santé.Jean-Noël GOUT
3, place des Grands Hommes CS 30059 33064 BORDEAUX CEDEX - www.ccomptes.fr
RAPPORT D’OBSERVATIONSDEFINITIVES ASSOCIATION « CONFUCIUS ET HIPPOCRATE »  Années 2012 à 2015 La chambre régionale des comptes Nouvelle-Aquitaine a examiné le 9 mai 2017 les comptes et la gestion de l’association «Confucius et Hippocrate ». Le contrôle a porté sur l’objet, l’organisation et le fonctionnement de l’association, sur l’analyse et la gestion financières de celle-ci, et sur son activité.
Rapport d’observationsdéfinitivesAssociation « Confucius et Hippocrate » CRC Nouvelle-Aquitaine
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SOMMAIRE PROCEDURE................................................................................................................................ 5 1. OBJET, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT........................................................ 5 2. GESTION ET ANALYSE FINANCIERES.......................................................................... 10 a) Au titre de l’exercice 2012: ........................................................................................................................ 10 b) Au titre de l’exercice 2013: ........................................................................................................................ 11 c) Au titre de l’exercice 2014: ........................................................................................................................ 13 d) Au titre de l’exercice 2015: ........................................................................................................................ 13 3. ACTIVITE ............................................................................................................................... 16 a) La formation pratique de médecins chinois ................................................................................................ 17 b) Le diplôme universitaire ............................................................................................................................. 19 c) Conclusion sur l’activité et l’association..................................................................................................... 20
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SYNTHESE GENERALE DU RAPPORT Objet, organisation et fonctionnement Si l’objet de l’association est ambitieux, son organisation institutionnelle reste imprécise, et traduit un manque d’existence réelle.Il en est ainsi de l’absence de salariés ;d’unsecrétariat assuré dans des conditions irrégulières ; de l’absence de conventionnementavec l’établissement d’accueil;de l’absence d’exercice des compétences du trésorier ;d’uneorganisation déficiente des missions et déplacements, principalement en Chine. Gestion et analyse financières Plusieurs éléments de la gestion financière viennent au soutien de cette opinion. Il en est ainsi, notamment, du manque de conventionnement avec les partenaires chinois quant aux dispositifs financiers ; de manière plus générale, du manque de conventionnement avec les organismes formateurs ; de modes irréguliers des formations ; du caractère parfois lacunaire des pièces justificatives de dépenses ; plus globalement, del’insuffisance de suivi de l’activité financière.L’activité financière est réduite et se trouve pratiquement inexistante depuis 2014. Lescomptes n’ont pas été approuvés annuellement. De surcroît, ils n’enregistrent pas la totalité de l’activité financière, ce qui les frappe d’inexactitude. Dès lors, toute analyse financière ne peut être qu’approximative.Activité L’association a élaboré un programme d’actions se décomposant pour l’essentiel en deux parties: la formation pratique de médecins chinois et l’organisation pour ceux-ci d’un diplôme universitaire. Or, sur ces deux plans, l’associationne développe plus d’activité, qu’elle n’apas par ailleurs cherché à diversifier. Si l’on excepte l’organisation partielle, en plus de quatre ans, de deux actions aux résultats au demeurant très limités, l’association «» apparaît comme une coquilleConfucius et Hippocrate vide. Elle semble n’avoirfinalement d’autre objet que le financement de déplacements et missionset dont l’utilité réelle n’est guère démontrée. Tout ceci s’effectuant en outre dans une irrégularité affectant la plupart des domaines de son fonctionnement, singulièrement le domaine financier. Pour l’ensemble de ces raisons, l’association est caractérisée par une existence insuffisante en pratique, qui amène la chambre à demander sa dissolution.
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PROCEDURE Le contrôle a été effectué dans le cadre du programme 2016 de la chambre. Il a été décidé à la suite du contrôle du centre hospitalier de La RochelleAunis. L’ouverture du contrôle a été notifiée par lettre du 2 mars 2016 auprès de M.Jean AUTEXIER, président de l’association.L’entretien préalable prévu par le code des juridictions financières a eu lieu avec le président de l’association le 23 septembre 2016.Lors de sa séance du 8 novembre 2016, la chambre a formulé des observations provisoires qui figurent dans le présent rapport. Des extraits des observations les concernant ont également été adressés: au président de l’université de Poitiers; au directeur général du CHU de Poitiers ; aux directeurs des centres hospitaliers de La Rochelle RéAunis, de Niort et d’Angoulême; à M. DUGUE, président du conseil régional de l’ordre des médecins; au directeur de l’Institut Confucius à Poitiers; à Mme BENEUX, ancienne trésorière de l’association; à M. FAULCONNIER, ancien trésorier de l’association; au président de l’Union hospitalière du Sud-Ouest; à Melle Natacha THIBAULT, ancienne secrétaire de l’association; à Mme Nathalie AGUILLON-CABALLERO, secrétaire de l’association. Une communication administrative a également été adressée audirecteur général de l’Agence régionale de santé, ainsi qu’au préfet de la Vienne. Seuls ont répondu: le directeur du CH d’Angoulême (courrier du 10 février 2017, enregistré au greffe le 14 février) ; le directeur général du CHU de Poitiers (courrier du 10 février, enregistré le er 20 février) ; le directeur du CH de Niort (courrier du 1 mars, enregistré le 16 mars) ; le directeur du CH de La Rochelle-Ré-Aunis (courrier du 28 mars, enregistré le 4 avril). Le président de l’association, qui n’a donc pas répondu, est décédé le 10 février 2017. La chambre a arrêté au cours de la séance du 9 mai 2017 les observations définitives faisant l’objet du présent rapport. 1.OBJET, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT L’association a été déclarée,l’annonce de sa créationfigure au Journal officiel du 14 avril 2012. Une assemblée générale constitutive s’est réunie le 7 décembre 2011. Les statuts de l’association datent de décembre 2011. Ilsn’ont, toutefois, pas été validés formellement par les instances de l’association,comme le révèlent les procès-verbaux de réunion de celles-ci en 2012, ce qui est irrégulier.Ils n’ontjamais été révisés. Les statuts font mention que diverses institutions et personnalités se sont impliquées depuis 2003 pour développer la coopération entre universités et hôpitaux français et chinois. Des cours, rencontres, colloques, échanges et stages de perfectionnements, souvent en lien avec l’institut Confucius de Poitiers qui a pour but de promouvoir la culture chinoise en France, ont ainsi été mis en place.
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L’association« Confucius et Hippocrate »a pour but de prolonger et de renforcer l’ensemble de ces actions au-delà des responsables de chaque institution, afin de structurer et de multiplier les échanges pédagogiques, sociaux et culturels entre professionnels de la santé, en France et en Chine. A cet effet, elle organise des formations à l’attention des fonctionnaires responsables de la santé, des directeurs d’hôpitaux, et des médecins ou personnels soignants chinois, notamment en lien avec l’Université de Poitiers et la Conférence nationale des directeurs d’Instituts de Préparation à l’Administration Générale (IPAG) et des directeurs des Centres de Préparation à l’administration Générale (CPAG), dans le cadre des accords signés avec la ville de NANCHANG. A ce titre, elle a vocation à promouvoir toute action de nature à faire connaître les techniques médicales et la gestion du secteur de la santé en France aux responsables de santé chinois et, inversement, les spécialités chinoises, et notamment sa médecine traditionnelle, aux professionnels de santé français. Elle peut aussi participer aux formations diplômantes, notamment en lien avec l’Institut d’Administration des Entreprises ou l’IPAG de l’Université de Poitiers. L’association a pour but de promouvoir le développement de liens durables et la coopération entre professionnels ou institutions sanitaires et sociales, universités ou écoles, françaises et chinoises, impliquées dans la formation, les techniques de management public et les politiques publiques en matière de santé. L’objet de l’association est donc étendu, puisqu’il permet tout à la foisl’impulsion d’actions, la coordination de nombreux acteurs institutionnels, l’organisation de formations, dans le domaine de la santé, dans le cadred’unecoopération internationale entre la France et la Chine. Cependant, l’association n’a pas développé de programmes d’actions à la hauteur de ses ambitions.En raison de son champ d’intervention et de laprésence prépondérante de centres hospitaliers (CH) dans les instances dirigeantes de l’association, l’Agence Régionale SantéARS - (alors à Poitiers) aurait dû être informée de la création de celle-ci. Tel n’a pas été le cas.Les statuts disposent que le siège social est fixé à l’Institut Confucius de Poitiers, et qu’il peutêtre transféré, sur décision du conseil d’administration (CA), sous réserve de ratification par l’assemblée générale (AG). Cet institut universitaire faitpartie d’un ensemble de même nature réparti en France. Il est logé à l’université de Poitiers. Son personnel est en grande partiemis à disposition par l’Etat chinois.Depuis sa création, l’association a siégé, en réalité, non à l’Institut, mais au CHU dePoitiers. La modification statutaire relativeau changement de siège social n’a pourtant pas été prise.L’associations’est dotée de la structure organique habituelle des associations de la loi de 1901.L’A.G. est composée des membres actifs ou fondateurs votantset des membres bienfaiteurs ou d’honneur, siégeant à titre consultatif. Elle est réunie en séance ordinaire au moins une fois par an, notamment pour approuver le biland’activité, la situation morale et financière, le budget prévisionnel et les principales opérations à mettre enœuvre. Au sein du C.A., les membres fondateurs disposent de dix sièges, les membres bienfaiteurs et d’honneurau nombre maximum de six siègent à titre consultatif. Les membres du C.A. choisissent en leur sein un président, un vice-président, un trésorier, et un secrétaire général. Ces membres, et éventuellement des personnes choisies par le C.A., constituent le bureau de l’association.Cette structure n’appelle pas d’observations particulières, bien que les statuts n’apportent aucune précision (cf. infra) sur les compétences du vice-président, du trésorier et du secrétaire général.
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Le fonctionnement de l’A.G. et du C.A. n’est pas conforme aux statuts. En effet, l’A.G.ne s’est réunie que le 14 décembre 2012, le 14 juin 2013 (soit seulement 6 mois après la précédente), et le 28 avril 2016. Le CA s’est réuni le 3 février 2012, le 14 juin 2013 et le 28 avril 2016. La raison, invoquée par le président de l’association, de l’absence de réunions de l’A.G. et du CA en 2014 et en 2015, est la suivante :«Elles n’ont pas été organisées faute de projet suffisamment structuré pour permettre un ordre du jour de nature à réunir le quorum. Il a donc été décidé de reporter ces réunions le temps nécessaire pour formaliser un projet répondant aux contraintes financières de nos partenaires chinois en intégrant aussi l’extrême difficulté, pour leurs dirigeants, de se déplacer aujourd’hui à l’étranger.A ces considérations stratégiques, voire politiques en ce qui concerne les possibilités pour les chinois de se rendre à l’étranger…, s’ajoutait la renégociation de la convention cadre entre les universités de Poitiers et de Nanchang. » Cette explication est peurecevable, d’une part parce que les membres d’une association doivent être informés au moins annuellement de l’état deson activité et de ses finances et,d’autre part, parce que des missions en Chine et d’autres déplacements ont eu lieu en 2014 et 2015. La présentation et la validation des comptes financiers de 2012 à 2015n’ont été mises à l’ordre du jour de l’A.G. que dans sa séance du 28 avril 2016.Les PV des réunions de 2013 et de 2016 ne distinguent pasla tenue de l’A.G. de celle du C.A., de sorte qu’il n’est pas possible de connaître les décisions prises par l’une ou l’autre des deux instances. L’irrégularité de cette confusion est à souligner puisque les statutsréserventà l’A.G. les compétences mentionnées supra. L’absencede différence de composition entrel’A.G. et le C.A. n’est pas illégale, à condition, cependant, que les deux instances exercent des compétences distinctes, ce qui n’est pas le cas.Au cours de la période 2012-avril 2016, la composition de l’A.G. est la suivante: 8 membres fondateurs, dont 6 pour les personnes morales (IPAG de l’université de Poitiers; institut Confucius de l’université de Poitiers; CH de Niort ; CH; CHU de Poitiers ; CH de La Rochelle d’Angoulême) et 2 pour les personnes physiques (M. AUTEXIER, président de l’association «Confucius et Hippocrate» ; et leprésident du conseil régional de l’ordre des médecins). S’y ajoute un seul membre d’honneur (à titre consultatif), membre du conseil de l’ordre des médecins de la Vienne. Pour ces membres, l’agrément de leur adhésion par le C.A., et le paiement de leur cotisation annuelle, ne sont pas parfaitement respectés.L’agrément n’a pas été donné.Le versement des cotisations est partiel, en nombre de cotisations et en fréquence de cotisations. En 2012, aucun membren’a cotisé, mais le CHU a versé une «subvention d’exploitation» de 1000 €; en 2013, il en est de même, le CHU ayant versé 5000 €; en 2014, les CH de La Rochelle, Niort et Angoulême ont versé une cotisation de 100 € et de 500 € au titre de 2013; en 2015, aucun membre n’a verséde cotisation. Au cours de la même période, la composition du C.A. est identique à celle de l’A.G. Elle est un peu en retrait des statuts. En effet, comme souligné supra, dans la composition adoptée le 3 février 2012, le C.A. n’est composé que de 8 membres fondateurs, dont 6 pour les personnes morales. S’y ajoute un seul membre d’honneur (à titre consultatif), membre du conseil de l’ordre des médecins de la Vienne. L’absence du collège des membres actifs n’a pu être justifiée que par le caractère non nécessaire de ce collège.
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Dès lors, sur les 9 membres, dont 8votants, 4 représentent des CH et 2 l’université de Poitiers, soit une majorité d’organismes publics, les 2 autres membres siégeant à titre personnel.Le renouvellement, à l’issue de la période statutaire de 4 ans, abien eu lieu en avril 2016. Le nombre et la répartition des sièges sont inchangés. Seuls les représentants de l’Institut Confucius, de l’IPAG et du CH d’Angoulême ont été renouvelés, les autres représentants ayant été reconduits. Par contre, le rythme statutaire de renouvellement des administrateurs n’est pas respecté. Les statuts prévoient que lors du premier C.A., il est opéré un choix parmi les administrateurs entre ceux qui devront renouveler leur mandat dès l’année suivante, puis celles d’après, et que le C.A. ainsi constitué est renouvelé par quart tous les ans. Or, tel n’est pas le cas, puisque les mêmes administrateurs ont siégé de 2012 à 2016. Les statuts n’évoquentpratiquement pas la répartition des compétences entre A.G., C.A. et bureau, et pas du tout celles des vice-présidents, trésorier et secrétaire général. Or, si la rédaction des statuts d’une association de la loi de 1901 est libre, la présence majoritaire d’organismes publics dans ses instances dirigeantes, et l’existence de ressources publiques, contraignent l’association àmettre en place une organisation institutionnelle rigoureuse. Les statuts prévoient bien la possibilité de rédiger un règlement intérieur, mais ce dernier n’a pas été établi. L’examen de l’existence éventuelle de décisions du président sur la répartition des compétences, notamment pour les décisions financières et leurmise en œuvre, montre qu’aucun règlement, aucune note ou décision formelle n’ont été pris. L’absence de distinction réelleentre A.G. et C.A. entraîne celle de répartition des compétences. Cette absence de règles internes caractérise aussi la gestion financière de l’association.Ces insuffisances organisationnelles et fonctionnelles constituent déjà des signesd’un manque d’existence réelle de cette association, que d’autres éléments vontpar ailleurs confirmer (cf. infra). L’association n’emploie aucun personnel salarié. Un secrétariat existe, mais il s’agit du secrétariat de la direction des coopérations internationales du CHU, depuis décembre 2014. Dès lors, un agent public hospitalier se trouve participercertes bénévolementà l’activité d’une association, sans aucune convention. En pratique, ce secrétariat effectue pour l’association la tenue de la comptabilité,mais l’agenta fait savoirqu’iln’a pasbénéficié de formation comptable, ce qui a été malheureusement vérifié sur plusieurs points. Avant décembre 2014, ce secrétariat a été assuré par la délégation régionale de la Fédération Hospitalière de France (FHF), également sans convention. Le matériel, les fournitures, les communications, les locaux utilisés par l’association, sont essentiellement ceux du CHU, également sans convention, et à titre gracieux. La comptabilité de l’association ne fait pas apparaître de dépenses dans l’ensemblede ce domaine de la gestion. Cependant,comme l’a souligné le DG du CHU, l’utilisation des locauxest très épisodique. Elle a été limitéeà l’utilisation d’une salle pour les réunions des instances et à la mise à disposition d’une armoire pour les documents de l’association suivis par la secrétaire. Le plus irrégulier est le travail effectué par celle-ci. Le rôle du président de l’association en matière de gestion administrative et financière est le suivant, pour l’essentiel: il signe les conventions avec les partenaires institutionnels français ou chinois, et les partenaires privés, notamment pour les prestations d’interprétariat; il contresigne les reçus en cas de versement d’espèces; il signe les chèques bancaires ; il est le seul détenteur
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d’une carte bancaire; il effectue des placements sur le livret A à partir du compte courant de l’association,ainsi que des retraits.L’ensemble de ces compétences, si elles sont habituelles dans une association, ne font l’objet d’aucune mention,ni dans un règlement intérieur, ni dans une décision du C.A., ni même dans les statuts. La confection du compte financier, la tenue du journal comptable, le suivi des relevés bancaires, sont effectués par la délégation régionale de la Fédération hospitalière de France, puis par le secrétariat de la direction des coopérations internationales du CHU. Les trésoriers de l’association, au cours de la période 2012 2016, ont été respectivement : la directrice des coopérations internationales au CHU de Poitiers, élue au C.A. du 3 février 2012 ; remplacée par le directeur du CH de Niort (également délégué régional de la Fédération hospitalière de France pour la région Poitou-Charentes),à l’A.G. du 14 décembre 2012; remplacé par ledirecteur de l’Institut Confucius de l’université de Poitiersà l’A.G. du 28 avril 2016.L’A.G. du 14juin 2013, qui aofficiellement nommé trésorier de l’associationle directeur du CH de Niort, a décidé que le secrétariat du trésorier serait assuré par la délégation régionale de la F.H.F. Cette nomination est irrégulière, puisque la FHFn’est pas membre de l’association. L’examen des tâches effectivement réalisées, au vu des pièces produites, ne permet pas de s’assurer de l’effectivitédes fonctions de trésorier. Dans sa réponse, le directeur du CH de Niort, également délégué régional de la FHF, comme on vient de le voir, a fait savoir qu’au bureau de la délégation du 7 février2014, il a demandé à ne pas poursuivre ses fonctions de trésorier de l’association Confucius et Hippocrate. Par lettre du 10 février 2014 adressée au président de l’association, il a confirmé sa démission. Il a également fait savoir, dans sa réponse,qu’ila demandé à sa secrétaire, dépendant de la FHF, de ne pas effectuer le travail de trésorerie, et que les documents transmis par l’association à partir de l’automne 2013 ont été redonnés au président de l’association. Mais, depuis février 2014 jusqu’à l’AGd’avril 2016, aucune nomination de trésorier n’a étéeffectuée. L’association a donc fonctionné sans trésorier au cours de cette dernière période. L’association ne procède que très peu à la photocopie des chèques qu’elle adresse, de sorte qu’il n’est pasLespossible de savoir qui du trésorier ou du président (ou les deux) signe des chèques. photocopies des chèques disponiblesmontrent que c’est le président qui les signe.La répartition des compétences entre le président et le trésorier n’est fixée dans aucun document. Dans un cas, au moins, cette absence a entraîné une irrégularité. Pour la mission de mai 2013 en Chine, le président a perçu des indemnités journalières pour un montant de 1 264,80€. Ce montant lui a été réglé par chèque, le surlendemain de son retour en France, ce chèque ayant été signé par le président lui-même. Il ne peut être exclu que le président se soit ainsisigné d’autres chèques, mais ils ne sont pas disponibles. De même,l’association n’établit pas –ou exceptionnellementd’ordre de mission. Le fait que l’association n’ait pas de personnel et que seul le président se déplace, en France ou à l’étranger, n’excuse rien, d’autant qu’il est parfois accompagné d’un médecin, du directeur du CH de La Rochelle, ou d’un représentant del’université de Poitiers. Dans tous ces cas, aucun document ne donne mission, n’informe avant la mission de ses objectifs, ni ne fixe ses modalités de réalisation. Par ailleurs, les conditions de remboursement des frais de mission ne sont fixées nulle part. En pratique, elles varient selon la mission.
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Si, le plus souvent, les pièces justificatives de dépenses ont été produites, notamment les paiements par carte bancaire, les tickets de carte bancaire ne sont pas toujours joints. Dans le cas d’indemnités forfaitaires par journée de mission en Chine, aucune pièce n’établit un quelconque paiementdans ce pays. En outre, les prix des repas pris par le président et des convives sont parfois élevés. L’association est donc caractérisée par une absencequasi-totale de formalisation de ses procédures ou de ses pratiques, dont principalement en matière de déplacements et missions, qui constituent en faitl’essentiel de son activité.2.GESTION ET ANALYSE FINANCIERES L’examen des pièces comptables pour lesquatre exercices clos amène à présenter plusieurs observations, qui confirment les défaillances de la gestion interne. Ces observations sont groupées par exercice. a)Au titre de l’exercice2012 : L’association a perçu le 9 mai 2012 une recette de 30000 € versée par le représentant chinois de la délégation de fonctionnaires de la province de JIANGXI pour une formation à Poitiers,qu’elle aorganisée.Le versement s’est effectué en espèces auprès du président de l’association, qui les a déposées en banque dans un coffre loué. Un reçu a été signé par le représentant de la délégation et par le président. Outre le caractère incertain par nature d’un versement d’espèces quant aux sommes effectivement versées, cette modalité de paiement est affectée de deux irrégularités. D’une part, aucune disposition formelle n’a prévu ni cette modalité de paiement, ni le montant à payer. D’autre part, existe une pièce signée du président indiquant: « paiement cash dû aux restrictions de sortie de devises imposées aux chinois, qui tous font aussi de nombreux achats en France. Reçu la somme de 1500 € x 20 stagiaires, 30000 €». Il en résulte une impossibilité de connaître le montant de la recette rémunérant effectivement la formation reçue, et celui des achats. La forfaitisation n’est donc pas justifiée. De surcroît, la référence aux achats est curieuse, car aucune pièce comptable de l’association n’a trait à de tels achats, éventuellement régléspar l’association et remboursés par le forfait.L’association aréglé le 14 mai 2012 une somme de 1200 € à une société pour un travaild’interprétariat d’unejournée (le 10 mai 2012) lors de la visite de la délégation chinoise au cours de ce même mois, ainsi que pour une conférence le lendemain au profit de cette dernière. La seule pièce justificative est une facture de la société, non signée, datée du jour de la prestation. Aucun bon de commande ou document assimilé n’a été établi par l’association. Le coût de transport en TGV s’ajoute à cette dépense (299 €).L’associationa payé le 11 mai 2012 une somme de 1178,30 € pour différents frais de la délégation chinoise de Paris à Poitiers, dans les 34 jours précédant le début de la formation qui s’est déroulée du 9 au 16 mai. Les justificatifs ont été fournis. Une dépense est contestable, celle de la visite du château de Chambord (236 €) dans la mesure où la somme a été versée à un stagiaire de l’Institut Confucius, qui a avancé les sommes. On s’étonne que le montant n’ait pas été versé à l’Institut lui-même, à la place du stagiaire. Aucune convention ou document en tenant lieun’existe, autorisant ce dispositif d’avances et de remboursement. Deux autres sommes ont été versées à ce stagiaire, le 4 juin 2012 (1130,96 € et 508,95 €), dans les mêmes conditions. Les dépenses principales correspondent à la visite de châteaux de la Loire, prévue dans le programme de formation, au déjeuner lors de la visite du Futuroscope, également prévu au programme, au
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dîner de fin de formation à Poitiers, et aux frais de transport de la délégation. S’agissant du Futuroscope, les billets d’entrée et la nuit d’hôtel ont été payés directement aux bénéficiaires. Le coût de cette visite (billetterie, déjeuner et hôtel) est de 9340 €.L’examen des pièces comptables permet d’établir un bilan financier de l’action de formation pour les fonctionnaires chinois, dispensée en mai 2012. Il est rappelé que l’association a perçu 30000 € des stagiaires chinois. En dépenses, elle a payé pour les repas, visites et déplacements en France (dont l’hôtel au Futuroscope), un montant de 16710 €; pour les frais de formation, un montant de 6000 €; soit un total de 22710 €. L’association aurait dû payer une somme inférieure.En effet, par un protocole d’accord entre l’université de Poitiers (IPAG) et l’association, daté du 5 mai 2012, relatif à la formation de mai 2012, il est stipulé que la totalité de la logistique (repas et hébergement compris) est à la charge de la partie chinoise. Or tel n’est pas le cas pour les repas. En tout état de cause, le bénéfice retiré dela formation, d’environ 23 % de la recette, montre que la fixation du tarif de formation est assez aléatoire, et de toute façon non formalisée. Dans ces conditions, on peut aussi s’interroger sur l’utilité de la «subvention d’exploitation» de 1000 € versée en mai 2012 par le CHU de Poitiers. Le lendemain du versement de cette subvention, l’association effectuait son premier versement sur livret A, d’un montant de 8000 €. A fin 2012, en l’absence de ce placement, le compte serait excédentaire d’environ5000 €, à la place d’un déficit de –22 €.Le président de l’association a effectué une mission en Chine en juin 2012. Il aréglé un apéritif à l’hôtel Intercontinental à Hong Kong d’un montant de 113,97 €, en utilisant la carte bancaire. L’absence de paiement par l’association des billets d’avion et d’un dîner à l’aéroport CDG avant le départ pour la Chine, s’explique par la circonstance que cette mission a été menée par le CHU de Poitiers et conduite par son directeur général. Il s’agit ici d’un exemple de répartition incertaine des actions à mener entre l’association et ses membres. D’autres exemples présentant la même caractéristique se retrouvent avec le CH de La Rochelle. La confusion entraîne des prises en charge financières aléatoires entre les différents partenaires. Le président de l’association a effectué une seconde mission en Chine du 5 au12 octobre 2012, à l’initiative de l’association. Aucun ordre de mission n’a été établi, pour cette mission comme pour la précédente. L’association a payé le visa pour la Chine (185 €); les billets d’avion et les frais de l’agence de voyages de Poitiers (2068 €); les frais de mission du président (884 €). Ces frais ont été calculés sur la base forfaitaire de 191 dollars par jour, soit en équivalent euros pour les 6 jours, 884 €. Les statuts indiquent que les frais de mission à l’étranger seront remboursés sur la base des frais de mission des personnels civils de l’Etat. Le dispositif adopté se fonde sur l’annexe 1 de l’arrêté ministériel du 3juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret de la même date fixant les conditions et les modalités derèglement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat. Le tableau annexé fait figurer pour les missions en Chine une indemnité journalière de 191 dollars U.S.L’absencede formalisation du dispositif de remboursement de frais, dont les pièces justificatives de dépenses à fournir, est particulièrement critiquable. Elle l’est d’autant plus qu’elle entraîne une interrogation sur les dépenses effectivement engagées et sur l’éventualité de frais pris en charge par les partenaires chinois. b)Au titre de l’exercice2013 : L’association a perçu une recette totale (6 versements entre octobre et décembre 2013) d’un montant de 49580 € pour une formation qu’elle a organisée au profit de12 « médecinsétudiants» de l’hôpital GONGLI de SHANGHAÏ , entre le 27 novembre et le 13
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