Créer et gérer une association... Pourquoi, comment, ...?

Jean Philippe Robatti

Description

Créer et gérer une association... Pourquoi, comment, ...? 1 Avant-propos Ce guide pratique s'adresse aux groupes de jeunes qui se demandent s'ils doivent créer une association pour réaliser leur projet. Il est donc volontairement facile à lire, sans entrer dans des détails juridi-ques trop complexes. Il doit permettre de se faire une première idée, sans ré-pondre de manière exhaustive à toutes les questions que l'on pourrait se poser. Le modèle d'association proposé et les statuts présentés sont le plus simples possibles. Des questions du type de l'en-gagement de salariés, de l'exonération des impôts, ... sont laissées à des spé-cialistes. Pour aller plus loin, nous vous recommandons le livre de Marie-Chantal Collaud: «Comment créer et animer une association» (Réalités Sociales, Lau-sanne, 2002), ou de vous adresser à un organisme du type Action Bénévole (pour le canton de Vaud), voire de consulter un juriste. Quelques explica-tions supplémentaires figurent malgré tout dans le guide pratique N° 2 : «Association ou fondation: quelles différences?» Qu'est-ce qu’une association? Une association est un groupement de personnes qui se proposent d'atteindre un but déterminé. 2 Au sens juridique, on considère comme une association un groupement de person-nes qui, sur la base de statuts écrits, et sans poursuivre de but économique, se consacrent à atteindre leur(s) but(s).

Sujets

• Association
• Création
• Management
• Tutoriel
• Argument
• Aide
• Financement

Informations

• Publié par: assotips
• Publié le: 27 janvier 2012
• Nombre de lectures: 462
• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 1 Mo

Extrait

Créer et gérer une associat ion... Pourquoi, comment , ...?

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Avant - propos Ce guide prat ique s'adresse aux groupes de j eunes qui se demandent s'ils doivent créer une associat ion pour réaliser leur proj et . I l est donc volont airement facile à lire, sans ent rer dans des dét ails j uridi- ques t rop complexes. I l doit permet t re de se faire une première idée, sans ré- pondre de manière exhaust ive à t out es les quest ions que l'on pourrait se poser. Le modèle d'associat ion proposé et les st at ut s présent és sont le plus simples possibles. Des quest ions du t ype de l'en- gagement de salariés, de l'exonérat ion des impôt s, ... sont laissées à des spé- cialist es. Pour aller plus loin, nous vous recommandons le livre de Marie-Chant al Collaud: «Comment créer et animer une associat ion» ( Réalit és Sociales, Lau- sanne, 2002), ou de vous adresser à un organism e du t ype Act ion Bénévole ( pour le cant on de Vaud) , voire de consult er un jurist e. Quelques explica- t ions supplément aires figurent malgré t out dans le guide prat ique N° 2 : «Assoc iat ion ou fondat ion: quelles différences?» Qu'est - ce qu’une associat ion? Une associat ion est un groupement de personnes qui se proposent d'at t eindre un but dét erminé.

Au sens j uridique, on considère comme une associat ion un groupement de person- nes qui, sur la base de st at ut s écrit s, et sans poursuivre de but économique, se consacrent à at t eindre leur( s) but ( s). Si vous souhait ez gagner de l'argent , la st ruct ure adapt ée sera du t ype de la sociét é simple, Sàrl ou sociét é anonyme ( S.A.) , mais pas la forme associat ive. Pourquoi créer une associat ion? Vous êt es un groupe d'amis, vous avez pour proj et de créer un skat e-park, d'organi- ser un fest ival hip-hop, d’édit er un magazine rock, de créer un ciné-club, et c. Vous vous demandez si vous avez int érêt ou pas à créer une associat ion. Quels sont les avant ages et les inconvénient s d'une associat ion par rapport à un groupement informel? Avantages •les risques financiers ( Limit er ion ne sont financière-les membres d'une associat ment pas responsables des det t es de l'associat ion). •Meilleure crédibilit é lors de la recherche de part enaires financiers. •ise» les décisions ( Elle «démocrat rois personnes qui dé-ce ne sont plus deux ou t cident , mais l'ensemble des membres) .

I nconvénients •La créat ion prend du t emps. •convo-isat ions, rat if régulier ( f aire payer des cot Elle nécessit e un t ravail administ quer les assemblées, t enir une compt abilit é, ...) . •age parfois difficile du pouvoir de décisionise» les décisions (part Elle «démocrat pour les membres fondat eurs) .

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Exemple concret : Six copains décident d'organiser régulièrement (deux fois par année) une disco pour animer leur village. I ls se demandent s'ils doivent créer une associat ion ou non. 1° Si une soirée fait un «flop», ce sera aux organisat eurs de payer de leur poche les fact ures. S'ils ont créé une associat ion, ce n'est pas le cas (at t ention! cela ne signifie pas qu'une associat ion peut commander pour Fr. 10'000.- de mat ériel en sachant pert inemment qu'elle ne les paiera j amais car elle n'a pas le moindre sou! ) . 2° I l est plus facile de convaincre un sponsor de v erser de l'argent sur le compt e d'une associat ion que de lui envoyer un bullet in de versement au nom d'un des co- pains. De plus, cert ains organismes ( comme la Lot erie Romande par exemple) ne donnent de l'argent qu'à des proj et s port és par des associat ions ou fondat ions. 3° Le fait de se met t re d'accord sur le co nt enu des st at ut s, de les rédiger, d’organi- ser une assemblée const it ut ive, d'ouvrir un compt e, de rechercher des membres, ... prend malgré t out du t emps sur l'organisat ion des soirées. 4° Si un jour l'associat ion a du succès, et qu'elle compt e 50 membres, ce ne sont plus les 6 copains de base qui pourront prendre t out es les décisions. I ls seront obli- gés d'écout er et de respect er les avis émis par l'ensemble des membres, qu'ils les part agent ou non ( évidemment , cet argument devrait êt re vu posit ivement . C'est de la diversit é des avis que pourront naît re des solut ions originales permet t ant de réali- ser les but s de l'associat ion).

Quest ions prat iques : Un mineur peut- il être membre d'une association? Membre du co- mité? Etre président? Oui pour les t rois. A- t- il le droit de vote lors de l'as- semblée générale? Oui. A- t- il besoin de la signature de ses parents? Non pour faire part ie de l'associat ion. Par cont re, s'il doit prendre des décisions fi- nancières qui dépassent ce que lui per- met son argent de poche, alors l'aut ori- sat ion de ses parent s devient indispensa- ble. De plus, pour ouvrir un compt e en ban- que ( ou à la post e) pour une associat ion, il faut impérat ivement la signat ure d'une personne maj eure. Le plus simple est donc de parvenir à convaincre quelques adult es de rej oindre l'associat ion pour évit er ce genre de problème. Existe- t- il un nombre minimum de personnes pour créer une association? I l n'y a pas de minimum. Deux personnes peuvent créer une associat ion. Mais si vous recherchez des fonds pour vot re associat ion, vous serez plus crédibles si vous êt es 50 ou 100 membres, que si vous êt es deux. Que signifie « sans but lucratif» ? Une associat ion doit êt re sans but lucrat if . Cela ne veut pas dire qu'elle ne peut pas avoir d'act ivit és commerciales. Cela ne signifie pas non plus qu'elle ne peut pas faire de bénéfice. Mais cela implique qu'il doit êt re réinvest i dans l'associat ion ( et ne peut pas êt re répart i ent re les membres). Par exemple, si vot re concert a dégagé du bénéfice, vous pouvez l'ut iliser pour vot re prochaine soirée, vous pou- vez le garder comme réserve en cas d'imprévu, l'ut iliser pour achet er du mat ériel ( sono, ...) pour évit er de devoir chaque fois le louer ... Faut- il s’annoncer aux autorités? Non, seuls des st at ut s signés et un procès-verbal de vot re assemblée const it ut ive officialisent l'exist ence de l'associat ion. Doit- on s'inscrire au Registre du Commerce ( ou ailleurs) ? Non, sauf si l'associat ion réalise des recet t es supérieures à Fr. 100'000.- par an- née. L'association est- elle soumise à la TVA? Non, pour aut ant qu'elle soit déclarée d'ut ilit é publique et que son chiffre d'affaires annuel soit inférieur à Fr. 150'000.-. Une association peut- elle être créée pour un proj et à court terme? Oui, elle sera dissout e dès le proj et réalisé (voir en page 7 le paragraphe «Dissolut ion») .

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Vous avez décidé de créer une associat ion, mais vous ne savez pas comment faire! Et apes chronologiques en vue de la créat ion d'une associat ion : •Avoir un but commun •Rédiger des st at ut s •Assemblée générale const it ut ive •Adopt er les st at ut s •éElire un comit •cot isat ionsant des Fixer le mont •Signer les st at ut s •Rédiger le procès-verbal de l'assemblée •al)ou post e bancaire ( Ouvrir un compt •in de versement pour payer lesRechercher des membres et leur envoyer le bullet cot isat ions. Vous avez décidé qu'il serait préférable, pour réaliser vot re proj et , de créer une associat ion. La prochaine ét ape est donc de rédiger des st at ut s. Pour ce faire, vous pouvez t rès bien ut iliser le modèle présent é en page 10. I l vous suffit de complét er les différent s élément s qui sont propres à vot re associat ion. Une fois les st at ut s écrit s, vous devez «convoquer l'assemblée générale const it u- t ive». I l s'agit d'invit er à une réunion t out es les personnes int éressées à faire part ie de cet t e associat ion ( en général, cela se limit e, dans un premier t emps, au groupe de base) . Les st at uts y seront adopt és, le mont ant des cot isat ions fixé, le comit é élu et le programme d'act ivit é discut é ( voir en page 12: «Ordre du j our d'une assemblée générale const it ut ive») . A la fin de cet t e réunion, les st at ut s doivent êt re signés par deux membres du comit é fraîchement élus. légalement !Vot re exist e associat ion I l est import ant de t enir un procès-verbal de cet t e assemblée, parce que pour ouvrir un compt e bancaire ou post al, vous aurez besoin d'un exemplaire signé des st at ut s et de ce PV. A part ir de là, vous pouvez rechercher act ivement de nouveaux membres ( qui paieront leur cot isat ion à l’aide de bulle- t ins de versement que la banque ou la post e vous aura fournis en ouvrant le compt e), vous faire connaît re et cont inuer à réaliser vos but s. Vous avez créé une associat ion, et vous devez l'animer! • obligatoirement un prési-Faut- il dent?  Non, on peut t rès bien imaginer que les membres du comit é président les séances selon un t ournus ét abli.

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Représentation de l'association En général, la responsabilit é de l'associat ion est engagée par la signat ure conj oint e de deux membres du comit é. Cotisations En général, les membres d'une associat ion paient une cot isat ion annuelle. Son mont ant varie fort ement d'une associat ion à l'aut re, et est en général fixé par l'as- semblée générale. Moins l'associat ion a besoin d'argent , moins les cot isat ions devront êt re élevées. De même que plus l'associat ion t rouve d'argent à l'ext érieur (subvent ions, dons, sponsoring, ...), moins les cot isat ions devr ont êt re élevées pour couvrir le budget . Membre individuel / membre collectif Aussi bien une personne physique, qu'une personne morale ( ent reprise, com- mune, associat ion, ...) , qu'un groupement de personnes peuvent êt re membres d'une associat ion. Le mont ant des cot isat ions peut êt re différent selon la cat égo- rie, de même que le nombre de voix lors de l'assemb lée générale. Rapport annuel C'est un document ret raçant la vie de l' associat ion pendant l'année écoulée, et cont enant le bilan financier. I l est indispensable pour des demandes de fonds, pour rendre t ransparent e l'associat ion ( voir page 14) . Comptabilité I l n'est pas obligat oire de t enir une compt abilit é. Tout efois, c'est fort ement recommandé. En effet , il arrivera souvent qu'on vous demande les comp- t es et le bilan de l'associat ion ( dans le cadre d'une recherche de fonds, de cont act s avec une commune, ...). De plus, il est t ouj ours préférable, pour évi- t er t out e mauvaise surprise, de savoir en t out t emps où on en est financièrement . Seuls des compt es t enus régulièrement à j our peuvent renseigner. ( Voir guide n°6 pour en savoir plus sur la compt abilit é d’une asso- ciat ion.) Combien de temps conser- ver les pièces comptables? I l est conseillé de conserver t out es les pièces compt ables pendant dix ans. Dissolution La dissolut ion ne peut êt re décidée qu e par une assemblée générale ext raordi- naire convoquée uniquement pour t rait er de ce suj et . La dissolut ion doit êt re ac- cept ée par au moins deux t iers des membres présent s à l’assemblée.

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Les rôles et responsabilit és dans une associat ion L'Assemblée générale C'est la réunion de t ous les membres de l'associat ion. Elle va: •S'exprimer sur les act réalisées.ivit és •( accept er) la sit Adopt er ée par le comit é.uat ion financière présent •ravail.de t at ions les orient Dét erminer •le budget prévisionnel.Vot er •Elire les responsables ( comit é). •Fixer le mont ant des cot isat ions ( sauf si ce mont ant est fixé par les st at ut s) . •Pouvoir modifier les st at ut s. •ion.Pouvoir dissoudre l'associat Le Comité C'est l'organe exécut if de l'associat ion. Son rôle est de: •fixés) .ect ifs réaliser les obj les mandat s donnés par l'AG ( Exécut er •iat ives les init out es Prendre t ion soient connus ets de l'associat pour que les but réalisés. •ion.la vie de l'associat St imuler •ivit és de l'associat ion et sa mise en œuvre.Définir le programme d'act •Gérer les ressources financières. •Ent ret enir des relat ions publiques.érieur et gérer les relat ions avec l'ext •ion.es de l'associat Tenir les compt Les vérificateurs des comptes Ce sont en général deux personnes nommées par l'Assemblée générale qui sont res- ponsables de: •une fois par année.et vérifier les compt es Cont rôler •un rapport lors de l'assemblée générale.Présent er Fonct ionnement général En principe, le comit é se réunit plusieurs fois par année ( ent re une fois par semaine et t rois fois par année selon les proj et s) pour t rait er des affaires courant es de l'asso- ciat ion. Les convocat ions peuvent se faire par t éléphone, par écrit ou simplement à la fin de chaque séance, la dat e de la suivant e est annoncée. I l est conseillé de rédi- ger un procès-verbal de chaque séance, et de le con server précieusement . Une fois par année, le caissier doit envoyer aux membres un BV leur permet t ant de payer les cot isat ions ( en général en début d'année) et d’assurer le suivi des paiements pour maintenir la liste des membres à jour . Toujours une fois par année, le comit é doit organiser l'assemblée générale. Cela implique de convo- quer par écrit t ous les membres (en général les stat ut s fixent le délai minimum ent re la convocat ion et la t enue de l'assemblée) , préparer l'ordre du j our (à envoyer avec la convocat ion) , avoir bouclé les compt es de l'année précédent e, les avoir fait cont rôler par les vérificat eurs, et avoir rédigé le rapport d'act ivit és.

Pet it e associat ion Dans les t out es pet it es associat ions, il peut arriver que le Comit é n’exist e pas et que t out es les décisions soient prises par l’ensemble des membres. I l n’y a donc que des AG ( par exemple hebdomadaires, mensuelles, ...) . Une AG annuelle est alors réser- vée au t rait ement des quest ions «st at ut aires». C’est possible, mais cela demande une grande rigueu r dans l’animat ion de ces séan- ces. I l faut veiller à ce que les décisions soient soumises à vot at ion et consignées dans les procès-verbaux. Document s ressources St at ut s t ypes Ordre du jour d'une assemblée const it ut ive Ordre du jour d'une assemblée générale ordinaire Cont enu du rapport d'act ivit é Rapport des vérificat eurs des compt es Procès-verbal d’une assemblée générale.

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STATUTS de l'Associat ion « nom de l'associat ion» Généralit és Art icle 1 : Nom Sous le nom «nom de l'associat ion» est const it uée une associat ion à but non lucrat if dans le sens des art icles 60 et suivant s du Code civil suisse. Art icle 2 : Siège et durée Le siège de l'Associat ion est à «nom de la com m une». Sa durée est illimit ée. Art icle 3 : But s L'Associat ion a pour but s de ... Mem bres Art icle 4 : Membres Les personnes individuelles ou collect ives qui s'int éressent aux but s de l'Associat ion peuvent devenir m em bres. Les dem andes d'adm ission sont à adresser au Com it é, qui adm et les nouveaux m em bres et en inform e l'Assem blée générale. Art icle 5 : Ent rée Chaque mem bre reconnaît par son ent rée les st at ut s et les décisions des organes com pét ent s. La qualit é de m em bre est ac- quise par le paiem ent de la cotisat ion. Art icle 6 : Démission, exclusion Tout e dém ission doit êt re com m uniquée par écrit au Com it é. Le m em bre dém issionnaire cont inue de payer sa cot isation de m em bre pendant l'année en cours. Le Com it é peut décider de l'exclusion des m em bres pour j ust es m ot ifs. Le Com it é en inform e l'As- sem blée générale. Tout m em bre exclu a droit de recours auprès de l'Assem blée gé- nérale. Les m em bres dém issionnaires ou exclus perdent t out droit à l'avoir social de l'Associat ion. Art icle 7 : Responsabilit é Les m em bres de l'Associat ion n'encourent aucune responsabilit é personnelle pour les engagem ent s pris par l'Associat ion, engage- m ent s exclusivem ent garant is par les biens de celle-ci.

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Organes Art icle 8 : Organes Les organes de l'Associat ion sont : 1. L'Assem blée générale. 2. Le Com it é. 3. L'Organe de cont rôle des com pt es. Art icle 9 : L'Assemblée générale L'organe suprêm e de l'Associat ion est l'As- sem blée générale. Elle se com pose de t ous les m em bres de l'Associat ion. Art icle 1 0 : Rôle L'Assem blée générale t rait e des affaires sui- vant es: • rôleet l'Organe de cont élire le Com it é des com pt es; • adopt er ivit é le rapport d'act it é;du Com • délibérer sur la politique générale de l'Associat ion; • ;er le budget et vot pt es adopt er les com • et à l'Or-it é donner décharge au Com gane de vérificat ion des com pt es; • fixer le mont ant des cot isat ions annuel- les; • at ut s;odifier les st et m adopt er • ion.dissoudre l'Associat Art icle 1 1 : Dat es, requêtes, Assem- blée ext raordinaire L'Assem blée générale ordinaire a lieu cha- que année. Sa dat e et son ordre du j our doivent êt re com m uniqués par écrit aux m em bres au m oins t rois sem aines à l'avance. Une Assem blée ext raordinaire peut avoir lieu sur décision du Com it é ou à la dem ande e d'au moins 1/ 5 des m em bres ayant le droit de vot e. Art icle 1 2 : Vot at ions, élect ions Chaque m em bre individuel ou collect if dis- pose d'une voix. Le cum ul des voix est in- t erdit . En cas d'égalit é des voix, le président départ age. Les vot at ions et élections ont lieu à m ain e levée. Elles ont lieu à bullet in secret si 1/ 5 au m oins des m em bres en font la dem ande.

Art icle 1 3 : Le Comit é Le Com it é qui se const it ue lui-m êm e, se com pose de «X à Y» m em bres ( indiquez le nom bre m inim um et m axim um de m em bres du Com it é) . I l est élu par l'Assem blée géné- rale, m ais la dét erm inat ion des rôles de chacun est de son propre ressort . La durée de fonct ion de t ous les m em bres du Com it é est de «X» années. I ls sont rééligibles. Art icle 1 4 : Compét ences Le Com it é dirige l'act ivit é de l'Associat ion. I l se réunit aut ant de fois que nécessaire sur convocat ion d'un de ses m em bres. Le Com it é représent e l’Associat ion vis-à-vis de t iers. La signat ure de deux mem bres du Com it é engage valablem ent la responsabili- t é de l’Associat ion. I l est chargé : • de prendre t out es les m esures ut iles pour at t eindre les buts fixés par l'Asso- ciat ion; • de convoquer les Assem blées générales ordinaires et ext raordinaires; • de prendre les décisions relat ives à l'ad- m ission et l'exclusion des m em bres; • atut s;ion des st de veiller à l'applicat • ion;les biens de l'Associat d'adm inist rer • d'engager le personnel bénévole et sala- rié. Art icle 1 5 : Organe de cont rôle des compt es L'Assem blée générale élit deux vérificat eurs des com ptes pour deux ans. I ls sont rééligi- bles. La vérificat ion des com pt es de l’Asso- ciat ion leur incombe. I ls présent ent le résul- t at de leur exam en dans un rapport et une requêt e à l'Assem blée générale. Finances Art icle 1 6 : Ressources Les ressources de l’Associat ion sont les sui- vant es : • cot isat ions; • produit s d'act ivit és part iculières; • subvent ions, uels;dons et legs évent

• et c. Dispositions finales Art icle 1 7 : Modificat ion des st at ut s La m odificat ion des st at ut s ne peut avoir lieu que sur décision d'une Assem blée géné- rale avec une m aj orit é des deux t iers des personnes présent es ayant le droit de vot e. Pour aut ant que cet t e dem ande de m odifi- cat ion figure à l'ordre du jour. Art icle 1 8 : Dissolut ion La dissolut ion de l’Associat ion ne peut êt re décidée que sur dem ande du Comit é ou de la moit ié des m em bres ayant le droit de vot e, lors d'une Assem blée générale ext ra- ordinaire convoquée spécialem ent à cet ef- fet . La décision de la dissolut ion exige l'ap- probation des deux t iers des personnes pré- sent es ayant le droit de vot e. En cas de dissolut ion, l'Assem blée générale ext raordinaire se prononce sur l'ut ilisat ion de la fort une de l’Associat ion dans l'esprit du but de l’Associat ion. Art icle 1 9 : Rat ificat ion Les st at ut s ont ét é adopt és par l'Assem blée générale const itut ive du «dat e de l'adoption des st at ut s». Les st at ut s ent rent en vigueur im m édiat e- m ent . Pour t out ce qui n'est pas compris dans les présent s st at ut s, se référer aux art icles 60 et suivant s du Code civil suisse. Lieu et dat e : Pour l’Associat ion : Un m em bre du Com it é Un aut re m em bre du Com it é « Nom du m em bre» « Nom du m em bre»

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