Le soutien communautaire à la recherche et au développement technologique

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Commission
Européenne
SOUTIEN COMMUNAUTAIRE A LA RECHERCHE
ET AU DÉVELOPPEMENT TECHNOLOGIQUE
UN APERÇU DES OSITI ONS
UNE INTRODUCTION À LA NÉGOCIATION DES CONTRATS or
LE SOUTIEN COMMUNAUTAIRE
À LA RECHERCHE ET AU DÉVELOPPEMENT
TECHNOLOGIQUE
Première édition ­ Janvier 1994
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l .£^ΛXl Ai^i^l Publié par
COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES
Unité diffusion des connaissances scientifiques et techniques
Direction générale
Télécommunications, Marché de l'Information et Valorisation de le Recherche
L-2920 Luxembourg
AVERTISSEMENT
la Commission des Communautés européenes, ni aucune personne agissant au nom de la Commission n'est
responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations ci-après
Une fiche bibliographique figure à la fin de l'ouvrage
Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 1994
ISBN 92-826-7347-2
© ECSC-EEC-EAEC, Bruxelles · Luxembourg, 1994
Printed in Belgium S
&
fi
ft
PREFACE
Au mois de juin 1993, mon collègue Martin Bangemann et moi-même avons présenté un document
intitulé "Gestion des activités communautaires de RDT - Un agenda pour le changement". L'objectif de
ce document était double. Au moment, tout d'abord, où à une longue période d'expansion de nos activités
vient succéder une phase de consolidation, il était de dresser un bilan de la situation en matière de gestion
des programmes communautaires de recherche. Dans le souci, ensuite, d'accroître l'efficacité des
méthodes utilisées, et de les adapter aux circonstances actuelles, le second but était de lancer un débat sur
la manière dont la Commission assure la gestion des programmes.
Les raisons sous-tendant la publication de ce document sont simples. Au fil des années, l'extension de la
recherche communautaire à de nouveaux domaines et l'évolution de la science et de la technologie elles-
mêmes ont conduit la Commission à adopter de façon continue de nouvelles méthodes de gestion. En
dépit des bonnes intentions des responsables des programmes, la multiplication de méthodes de gestion
différentes s'est révélée une source de problèmes pour la communauté des chercheurs européens. Les
difficultés éprouvées par ceux-ci à appréhender les méthodes de gestion utilisées sont devenues
particulièrement manifestes avec l'arrivée dans les programmes, à la faveur de l'expansion rapide de la
recherche communautaire au cours de la seconde partie des années '80, d'une quantité très importante de
nouveaux venus.
Le principal message ressortant du document présenté au Conseil des Ministres, est que la Commission
doit faire un important effort pour assurer la cohérence des approches adoptées dans les différents
programmes et mieux expliquer aux chercheurs la manière dont les décisions sont prises. En d'autres
mots, la gestion des programmes doit devenir davantage transparente pour le monde extérieur.
Le document de juin 1993 annonçait un certain nombre de changements destinés à améliorer la cohérence
et la transparence de la gestion des programmes. Il a ainsi été décidé de lancer des appels aux
propositions à date fixe quatre fois par an, et de publier régulièrement une Newsletter contenant des
informations sur les futurs appels aux propositions. Des règles strictes ont par ailleurs été introduites pour le choix des experts chargés de l'évaluation des projets, et un système de rotation des experts mis en
place. Le contenu de l'information demandée aux candidats participants a été simplifié autant qu'il est
possible, et différents systèmes techniques pour la soumission des propositions sont actuellement
développés.
Pour aider les chercheurs à mieux appréhender la manière dont est assurée la gestion des programmes de
RDT. la Commission s'est par ailleurs engagée à préparer un manuel fournissant une information claire sur
les procédures utilisées. Son principe est de guider étape par étape les candidats participants à l'intérieur
du processus de soumission des propositions. Comme le montre le nombre de demandes d'information
reçues par la Commission à ce sujet, cette partie de la gestion des programmes, d'intérêt immédiat pour les
chercheurs, fait parfois l'objet d'une perception confuse. C'est cet aspect qu'a l'ambition d'éclairer le
présent document. En complément, deux autres brochures seront prochainement publiées, décrivant les
processus d'élaboration de la politique de recherche et d'adoption des programmes, et guidant les
personnes intéressées à travers le système complexe des différentes sources d'information sur la recherche
communautaire. L'objectif poursuivi par la Commission est de fournir aux chercheurs l'information dont
ils ont besoin et qu'ils sollicitent, à un niveau de précision suffisant mais sans pour autant les accabler de
détails administratifs. Avec cette série de documents, j'espère que nous y sommes parvenus.
(hiuA' QU*e jL*
Professeur Antonio RUBERTI
Membre de la Commission,
responsable pour la recherche, l'éducation,
la formation et la jeunesse Pi
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CONTEXTE
Les programmes-cadres de recherche, développement technologique et démonstration (RDT) de la
Communauté européenne, fixent les objectifs et priorités de l'action communautaire dans ce domaine
durant une période de cinq ans. Ils sont mis en oeuvre par l'intermédiaire de programmes spécifiques
fixant les domaines précis où les efforts de recherche seront soutenus. Pour pouvoir bénéficier d'un
financement dans le cadre des programmes spécifiques, les consortia d'organismes de recherche doivent
soumettre des candidatures en réponse aux appels aux propositions publiés par la Commission.
Ces appels aux propositions sont publiés au Journal Officiel des Communautés européennes quatre fois
par an - les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre avec date de clôture au moins trois mois plus
tard. Différentes publications conçues pour informer les chercheurs sur les activités communautaires de
recherche, et plus spécialement les appels aux propositions à venir, peuvent être obtenues à la
Commission et auprès des personnes de contact dans les Etats membres. Tous les deux mois, une
Newsletter intitulée "RTD-Info" est publiée contenant des informations sur les programmes de recherche,
les publications auquel ils donnent lieu et d'autres aspects de la recherche communautaire. Diverses
brochures plus spécialisées sont également régulièrement publiées.
La première partie de ce document décrit ce qu'il advient des propositions une fois soumises à la
Commission, et la manière dont sont prises les décisions de financement des projets. Elle décrit donc le
processus à partir du moment où un groupe de chercheurs a décidé de répondre à l'un des appels aux
propositions publiés. La seconde partie décrit le processus d'établissement des contrats et les conditions
d'exécution des travaux une fois la proposition acceptée. D'autres brochures de la même série fournissent
des indications sur le processus conduisant aux programmes de recherche eux-mêmes, et sur les sources
d'information sur les programmes accessibles aux chercheurs.
Des informations complémentaires sur les différents sujets abordés dans ce document peuvent être
obtenues auprès de la Commission en utilisant le formulaire figurant à la fin du document. 53-
Vi
3
TABLE DES MATIERES
CONTEXTE 5
PREMIÈRE PARTIE: SOUMISSION ET SELECTION DES PROPOSITIONS 11
SECTION 1 Introduction 13 2 Critères d'éligibilité 17
De l'importance de propositions complètes
Conditions imposées aux proposants
SECTION 3 Procédures de candidature 21
La carte d'identité de votre projet 21
Formulaire dûment complété et signé 21
N'oubliez pas votre résumé 22
Pourquoi autant d'exemplaires? 22
Les "formulaires" du futur 23
SECTION 4 Cuntióle à l'entrée 25
l'ere ÉTAPE: Réception de la proposition et enregistrement 25
Accusé de réception 26
Archivage des propositions/préparation de l'évaluation 27
SECTION 5 Evaluation 29
2ème ¿TAPE: Premier tri 29
Les experts extérieurs 30
3ème ÉTAPE: Sélection des experts 31
Marier les experts et les propositions 32
4ème ETAPE: La procédure d'évaluation 33
Garantir l'impartialité 33
Critères d'évaluation normalisés 34
Evaluation technique 35 n de la gestion du projet 35
Rapport des évaluateurs 35 37 SECTION 6 Procédures post-évaluation
37 ¡ime ÉTAPE: Classification des propositions
38 Le Comité de programme
38 6ème ÉTAPE: Liste provisoire des projets à financer
41 SECTION 7 Sélection des projets
41 feme ÉTAPE: Avis du Comité de programme - la liste définitive
42 gème Approbation finale - la procédure légale
45 Décision finale SECTION 8
45 9ème ÉTAPE: Avis d'acceptation ou de refus
45 Propositions sélectionnées
46 Liste de réserve
46 Propositions refusées
46 Rapport de clôture
47 Autres types de financement SECTION 9
48 Bourses d'étude
49 Petites et Moyennes Entreprises (PME)
DEUXIÈME PARTIE - UNE INTRODUCTION À LA NÉGOCIATION DES CONTRATS 51
53 SECTION I Introduction
55 La négociation d'un contrat 2
Échéances dans le processus de négociation des contrats 55
56 Étapes de la négociation des contrats
57 1ère ÉTAPE: Remplissage du formulaire de contrat
57 2ème Présentation des données financières
57 3ème ÉTAPE: Rédaction du contrat
58 4ème Première réunion
58 5ème ÉTAPE: Dernière réunion
59 6ème Signature du contrat
59 feme ÉTAPE: Démarrage du projet
60 Soutien financier et remboursement des coûts
Conseils pratiques pour faciliter la négociation du contrat 60
Accords contractuels entre partenaires 61