LA IMPORTANCIA DE CONTAR CON INFORMACIÓN PRECISA, CONFIABLE Y OPORTUNA EN LAS BASES DE DATOS

Elisa

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RESUMEN
Los sistemas de información representan una herramienta que apoya la toma de decisiones en toda organización, por tal motivo se debe velar por su contenido y prestar atención a los controles que se establecen para que se genere información de calidad. Particularmente en las instituciones de educación superior estos sistemas almacenan información de sus estudiantes, los docentes, las finanzas, entre otros. El objetivo de este trabajo es señalar las inconsistencias identificadas en uno de los sistemas de información de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica, el Sistema de Administración de Estudiantes (SAE) y dar algunas recomendaciones para mejorar el contenido de su base de datos. Para tal propósito, se analiza la totalidad de registros de algunas tablas de la base de datos de este sistema, los criterios utilizados para la selección de las tablas obedecen a la importancia que representan para generar estadísticas institucionales, realizar evaluaciones de servicios e investigaciones sobre la matrícula de los estudiantes. La revisión se realizó en el mes de mayo del año 2011. Los resultados obtenidos muestran la existencia de algunas debilidades, entre ellas información errónea y en algunos casos inexistente, poca construcción de variables adicionales que ayuden a brindar un mejor servicio al estudiante con la identificación de grupos vulnerables tales como privados de libertad, jefas de hogar, personas con necesidades especiales, o variables más específicas que permitan identificar fácilmente a los estudiantes activos o inactivos, si una persona ha repetido varias veces uno o varios cursos. Otra debilidad encontrada es la limitación de información para investigar temas como el perfil de ingreso del estudiante a la universidad, su perfil digital, el clima educacional del hogar, entre otros. Las recomendaciones apuntan a mejorar los controles de entrada de datos al sistema, la conformación de un grupo de trabajo interdisciplinario que planifique y ejecute la labor de depuración de la información para asegurar de esta manera, su calidad y la consulta periódica a usuarios clave para que los datos que se almacenen respondan a sus necesidades de información.
ABSTRACT
In organizations, information systems support decisionmaking processes
therefore, their content should be safeguarded and attention must be paid to high data quality controls. In higher education institutions, these systems store information about students, faculty, finances and others. This article highlights the inconsistencies identified in the Student Management System of the Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica and makes recommendations to improve its content. For this purpose the totality of records in some of the database tables in this system was analyzed. Tables were selected according to their importance level in the generation of institutional statistics, the execution of service evaluations and research about student enrollment and other related subjects. The analysis was conducted in May, 2011. The results obtained show that there are weaknesses such as incorrect or inexistent information, insufficient construction of additional variables that may improve services for vulnerable student groups such as jail inmates, single mothers, people with special needs, and a lack of more specific variables that can help identify active or inactive students in an easier way, or whether a person has taken a course once or more times. Another weakness found was the existence of limited information related to research issues such as student admission profiles, their digital profiles, the educational level at home, among others. Recommendations are offered to improve the system data entry controls, to form an interdisciplinary working group to debug information and to ensure its quality, and to regularly consult key users to assure that stored data will easily and efficiently meet their information requirements.

Sujets

• Información
• Sistema de información
• Information system
• Data quality

Informations

• Publié par: erevistas
• Publié le: 01 janvier 2011
• Nombre de lectures: 16
• Langue: English

Extrait

la iMPoRta Ncia De co Nta R co N iNFoRMació N PRecisa ,
co NFiaBle y oPoRt UNa eN las Bases De Datos
elisa sÁNcHeZ GoDíNeZ
Centro de Investigación y Evaluación Institucional
Universidad Estatal a Distancia, Costa Rica
[e-mail]
loReNa ZÚÑiGa seGURa
Centro de Investigación y Evaluación Institucional
Universidad Estatal a Distancia, Costa Rica
[e-mail]
ReSumeN interdisciplinario que planifque y ejecute la labor de de-
puración de la información para asegurar de esta mane -
Los sistemas de información representan una herramien-
ra, su calidad y la consulta periódica a usuarios clave para
ta que apoya la toma de decisiones en toda organización,
que los datos que se almacenen respondan a sus necesi-
por tal motivo se debe velar por su contenido y prestar
dades de información.
atención a los controles que se establecen para que se ge-
nere información de calidad. Particularmente en las insti-
tuciones de educación superior estos sistemas almacenan pAl ABRAS Cl AVeS: iNFoRM acióN, sisteM as De iN-
información de sus estudiantes, los docentes, las fnanzas, FoRM acióN, sisteM a De aDMiNistRacióN De estU-
entre otros. El objetivo de este trabajo es señalar las incon- DiaNtes, caliD aD De Datos
sistencias identifcadas en uno de los sistemas de informa-
ción de la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica, el
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sistema de a dministración de estudiantes (SAE) y dar
algunas recomendaciones para mejorar el contenido de In organizations, information systems support decision-
su base de datos. Para tal propósito, se analiza la totali- making processes; therefore, their content should be safe -
dad de registros de algunas tablas de la base de datos de guarded and attention must be paid to high data quality
este sistema, los criterios utilizados para la selección de las controls. In higher education institutions, these systems
tablas obedecen a la importancia que representan para store information about students, faculty, fnances and
generar estadísticas institucionales, realizar evaluaciones others. This article highlights the inconsistencies identifed
de servicios e investigaciones sobre la matrícula de los es- in the Student Management System of the Universidad Es -
tudiantes. La revisión se realizó en el mes de mayo del año tatal a Distancia de Costa Rica and makes recommenda-
2011. Los resultados obtenidos muestran la existencia de tions to improve its content. For this purpose the totality of
algunas debilidades, entre ellas información errónea y en records in some of the database tables in this system was
algunos casos inexistente, poca construcción de variables analyzed. Tables were selected according to their impor-
adicionales que ayuden a brindar un mejor servicio al es- tance level in the generation of institutional statistics, the
tudiante con la identifcación de grupos vulnerables tales execution of service evaluations and research about stu-
como privados de libertad, jefas de hogar, personas con dent enrollment and other related subjects. The analysis
necesidades especiales, o variables más específcas que was conducted in May, 2011. The results obtained show
permitan identifcar fácilmente a los estudiantes activos that there are weaknesses such as incorrect or inexistent
o inactivos, si una persona ha repetido varias veces uno o information, insufcient construction of additional va-
varios cursos. Otra debilidad encontrada es la limitación riables that may improve services for vulnerable student
de información para investigar temas como el perfl de groups such as jail inmates, single mothers, people with
ingreso del estudiante a la universidad, su perfl digital, special needs, and a lack of more specifc variables that
el clima educacional del hogar, entre otros. Las recomen- can help identify active or inactive students in an easier
daciones apuntan a mejorar los controles de entrada de way, or whether a person has taken a course once or
datos al sistema, la conformación de un grupo de trabajo more times. Another weakness found was the existence
Revista NacioNal de admiNistRaciÓN, 2 (2): 145-154 Julio-Diciembre, 2011 145 Revista Nacional de AdministraciónRNa
of limited information related to research issues such as tro, los c entros Universitarios, las diferentes es-
student admission profles, their digital profles, the edu- cuelas, el c entro de investigación y evaluación
cational level at home, among others. institucional (ciei), entre otros.
Recommendations are ofered to improve the system Parte de la información que se extrae de este sis-
data entry controls, to form an interdisciplinary working
tema es utilizada para conocer la matrícula de
group to debug information and to ensure its quality,
cada cuatrimestre, el rendimiento académico and to regularly consult key users to assure that stored
de los estudiantes, alguna información sobre las data will easily and efciently meet their information
personas graduadas, entre otros temas. Produc-requirements.
to de la consulta que a diario es realizada por
funcionarios y funcionarias de la universidad,
KeywoRDS: iNFoRM atioN, iNFoRM atioN systeM,
se han identifcado inconsistencias en los datos sisteM a De aDMiNistRacióN De estUDiaNtes,
que ameritan una atención especial. Data QU ality
c on este propósito, en el presente trabajo se
identifcan algunas de ellas y se mencionan las INt Ro Du CCIó N
fronteras de información a las que llegan las y
en toda sociedad la información es fundamental los investigadores para avanzar en el estudio de
para tomar decisiones, una sociedad desinfor- temas de importancia, situación que impide un
mada es una sociedad sin herramientas para en- conocimiento más detallado, en este caso, de la
frentar desafíos. Uno de los apoyos más impor- población estudiantil. se menciona también la
tantes con que cuentan los colaboradores de las importancia de contar con sistemas de informa-
diferentes empresas e instituciones para lograr ción que aprovechen el contenido de las bases
el objetivo de mantenerse informados, son los de datos ya existentes y se concluye con algunas
sistemas de información. recomendaciones para mejorar la calidad de la
información del sae.al representar un fundamento sobre el cual se
toman las decisiones, la información conteni-
da en el sistema debe ser objetiva y oportuna, meto Dologí A
esto quiere decir que debe permitirle al usuario
Para la revisión de la base de datos del sae se extraer la información real que necesita en el
analiza la totalidad de registros de algunas de las momento que lo requiere, de nada vale tener a
tablas contenidas en este sistema, los criterios tiempo el dato si este no refeja la realidad que
utilizados para la selección de las tablas obe-se quiere estudiar y por otro lado, si el dato es
decen a la importancia que representan para real pero llega tarde, no fue útil.
generar estadísticas institucionales, realizar eva-
Para entender mejor la temática, se parte de la luaciones de servicios e investigaciones sobre la
defnición de algunos conceptos y se introdu- matrícula de los estudiantes. la revisión se reali-
cen ejemplos utilizando para ello la realidad de zó en el mes de mayo del año 2011.
la Universidad estatal a Distancia (UNeD) en c os-
ta Rica. Uno de los sistemas de información que
l os datos y la informaciónse utiliza en la UNeD es el sistema de a dminis-
tración de estudiantes (sae), por la importancia
Para poder entender la importancia de contar
de la información que procesa para el quehacer
con información exacta, confable y oportuna,
universitario, es consultado por una variedad de
almacenada en bases de datos, es necesario
dependencias, por ejemplo: la o fcina de Regis-
2 (2), Julio - Diciembre, 2011146Revista Nacional de Administración RNa
tener presente el signifcado de conceptos y relación con otros, se convierte en información
como datos, información y sistemas de informa- que puede ser relevante para el tomador de de-
ción. estos elementos están relacionados entre cisiones, ya que a partir de aquí puede realizar
sí de tal manera que si uno falla todos fallan; si cálculos y relaciones adicionales que enriquez-
los datos de los que se dispone no explican el can todavía más la información inicial.
fenómeno que se quiere estudiar, entonces no
en este sentido, puede decirse que la informa-son de utilidad para apoyar la toma de decisio-
ción debe estar asociada a las funciones de la or-nes. Por otro lado, si los datos no son organiza-
ganización, debe ser relevante para describir su dos y presentados de forma que puedan ser úti-
situación real y confable en términos de la for -
les para las personas que estudian el fenómeno
ma en que es recolectada, debe ser precisa para de interés, entonces no pueden transformarse
medir la realidad de la organización, consistente en información. Finalmente, si no se tien