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DEPP A1 AD CL SIFA Notice technique Prep'ARAe

De
64 pages

  • fiche - matière potentielle : saisie


DEPP A1 / AD CL SIFA 2012 – Notice technique Prep'ARAe Aurélie Demongeot Janvier 2012 Page 1 sur 64 Céline Lambert Portail dédié au Système d'Information sur la Formation des Apprentis (SIFA) Enquête 51 Notice technique Prep'ARAe à destination des établissements Module ARA (Apprentissage Région Académie)

  • suivi de la remontée du dispositif sifa

  • ministère de l'alimentation, de l'agriculture, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire

  • projet de convention sur le suivi des effectifs d'apprentis

  • fichier apprenti

  • avis du comité de coordination des programmes régionaux d'apprentissage et de formation professionnelle

  • direction régionale de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt


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DEPP A1 / AD CL
SIFA 2012 – Notice technique Prep’ARAe
   Portail dédié au Système d’Information sur la Formation des Apprentis (SIFA)   Enquête 51
               
Notice technique Prep’ARAe à destination des établissements
Module ARA (Apprentissage Région Académie)
Aurélie Demongeot Céline Lambert
Janvier 2012
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DEPP A1 / AD CL
Aurélie Demongeot Céline Lambert
Janvier 2012
SIFA 2012 – Notice technique Prep’ARAe
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SIFA 2012 – Notice technique Prep’ARAe
Sommaire :   1. Objectifs :................................................................................................................................................... 4 1.1. Le dispositif SIFA............................................................................................................................ 4 1.2. Le portail SIFA................................................................................................................................. 5 2. Connexion - Présentation :.................................................................................................................... 6 2.1. Page de connexion au portail...................................................................................................... 6 2.2. L’application Prep’ARAe............................................................................................................. 12 3. Partie Apprentis :.................................................................................................................................... 14 3.1. Intégration d’un fichier global.................................................................................................... 14 3.1.1. Réalisation du fichier global............................................................................................. 14 3.1.1.1. Export depuis votre logiciel de gestion.................................................................... 14 3.1.1.2. Création de toute pièce................................................................................................. 14 3.1.2. Import du fichier................................................................................................................... 15 3.1.2.1. Transfert de fichier conforme........................................................................................... 16 3.1.2.2. Transfert de fichier non conforme.................................................................................. 18 3.2. La saisie fiche par fiche............................................................................................................... 22 3.2.1. Profilage................................................................................................................................. 22 3.2.1.1. Profilage des diplômes.................................................................................................. 23 3.2.1.2. Profilage des NAF........................................................................................................... 24 3.2.2. Fiche de saisie...................................................................................................................... 25 3.3. La bascule....................................................................................................................................... 30 3.4. Les étapes de contrôles.............................................................................................................. 32 3.4.1. Recherche des doublons................................................................................................... 32 3.4.2. Vérification OG, Sexe, Naissance.................................................................................... 37 3.4.3. Contrôle de cohérence des variables............................................................................. 40 3.4.4. Double contrôle.................................................................................................................... 43 3.4.5. Appariement entre N et N-1............................................................................................... 45 3.5. Le filtrage et la modification par lot......................................................................................... 49 3.5.1. Le filtrage............................................................................................................................... 49 3.5.2. La modification par lot....................................................................................................... 52 4. Partie Résultats aux examens :.......................................................................................................... 53 4.1. Import de fichier............................................................................................................................ 53 4.1.1. Transfert de fichier conforme........................................................................................... 53 4.1.2. Transfert de fichier non conforme.................................................................................. 54 4.2. Saisie................................................................................................................................................ 57 4.3. Contrôle examens......................................................................................................................... 59 5. La dernière phase :................................................................................................................................ 62 5.1. Fichier Apprenti et Fichier Examens........................................................................................ 62 5.2. Fichier Apprenti et Absence d’Examens................................................................................. 62 6. Contacts.................................................................................................................................................... 64  
Aurélie Demongeot Céline Lambert
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SIFA 2012 – Notice technique Prep’ARAe
1. Objectifs :  1.1. Le dispositif SIFA  La finalité de la remontée via le système d'information sur la formation des apprentis (SIFA) est d’obtenir un recensement des apprentis afin de connaître l’état de l’apprentissage en France et de faciliter l’élaboration de prévisions à court terme sur ce sujet.  Cette enquête s’étend en France métropolitaine et dans les DOM. A partir de la remontée 2012 le champ est augmenté de Mayotte qui est devenu un DOM en mars 2011.  Les centres de formation d’apprentis (CFA) et les sections d’apprentissage (SA), établissements responsables de former des apprentis, doivent répondre à cette enquête qu’ils soient publics ou privés. Les établissements agricoles sont également concernés. Cela représente ainsi environ 1 200 établissements. Les antennes de CFA ainsi que les unités de formation par apprentissage (UFA) ne sont pas directement concernées par cette remontée mais leurs effectifs doivent figurer parmi les effectifs de leur CFA mère.  La collecte de l’information est informatisée depuis 2007. Après avis du Comité de Coordination des Programmes Régionaux d’Apprentissage et de Formation Professionnelle Continue, remplacé aujourd’hui par le Conseil National de la Formation Tout au Long de la Vie (CNFPTLV), le Système d’Information sur la Formation des Apprentis (SIFA) remplace l’enquête annuelle papier numéro 51 (effectifs d’apprentis au 31/12 de chaque année dans les Centres de Formations d’Apprentis ou les Sections d’Apprentissage). La remontée informatique SIFA remplace donc l’enquête papier 51 créée en 1973. Le niveau de détail a été augmenté lors du passage à la collecte informatisée puisqu’il s’agit à présent d’une enquête en données individuelles pour la partie apprentis. Afin de faciliter et d’alléger la charge de travail la plupart éditeurs de logiciels de gestion (YParéo, WinCFA, Gestibase, Faste, …) ont développé des procédures d’extraction des données nécessaires à la remontée SIFA.  Ce dispositif est ainsi basé sur la transmission par les établissements formants des apprentis d’une information individuelle au niveau de chaque apprenti (diplôme préparé, sexe, âge, origine scolaire et sociale, employeur, …), complét ée par une information globale au niveau de chaque établissement sur les résultats aux examens par diplôme préparé. Toutes ces informations devront être fournies en utilisant les nomenclatures développées par les deux ministères en charge du Système d’Information sur la Formation des Apprentis (Ministère de l’alimentation, de l’agriculture, de la pêche, de la ruralité et de l’aménagement du territoire et celui de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative).  La remontée SIFA se fait au 31 décembre de chaque année. L’accès au module ARA permettant la collecte ouvre début janvier N+1. La date limite de retour des données contrôlées et validées par les correspondants académiques ou régionaux est fixée au 31 mars N+1. Les résultats finaux sont attendus en septembre N+1.  Les principales publications concernent : - les effectifs d’apprentis répartis selon le diplôme ou titre préparé (y compris les diplômes d'enseignement supérieur) et la spécialité suivie, l'âge, le sexe, l'origine scolaire, les résultats aux examens, l'origine géographique ; - les effectifs d'élèves de classe préparatoire à l'apprentissage (CPA), de classe d'initiation préprofessionnelle par alternance (CLIPA) et du dispositif d’initiation aux métiers en alternance (DIMA) implantés en CFA, par âge, sexe et origine scolaire ; - le type de convention établie entre l’établissement formateur et l’organisme gestionnaire de l’établissement.
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SIFA 2012 – Notice technique Prep’ARAe
Ces résultats sont publiés dans une Note d'information, dans Repères et références statistiques et dans les Tableaux statistiques électroniques. Ils sont également consultables dans la base centrale de pilotage (BCP) de l'infocentre ministériel.   Rappels : - Le projet de convention sur le suivi des effectifs d’apprentis a été examiné et adopté à l’unanimité par le Comité de coordination des programmes régionaux d’apprentissage et de formation professionnelle continue, lors de la séance plénière du 6 juin 2001. - Le ministère de l’éducation nationale, de la jeunesse et de la vie associative a effectué une déclaration auprès de la CNIL pour le traitement automatisé d’informations nominatives : Système d’Information sur la Formation des Apprentis. (Déclaration N°765609). - Ce projet a obtenu un avis favorable du Conseil national de l’information statistique en mai 2002.   1.2. Le portail SIFA  Pour permettre la remontée d’information, les services du MENJVA ont développé un portail Internet dédié au Système d’Information sur la Formation des Apprentis.  Adresse du portail SIFA : https://dep.adc.education.fr/sifa/  Le portail Internet SIFA sur l'apprentissage contient plusieurs outils nécessaires à la remontée en données individuelles. Prep’ARAe est l’application web accessible à tous les établissements (CFA, SA) accueillants des apprentis leur permettant de répondre à l’enquête SIFA. Le portail est à disposition des conseils régionaux, des rectorats, des directions régionales de l’alimentation, de l'agriculture et de la forêt (DRAAF) et des établissements.  Les établissements accueillant des apprentis quelle que soit la tutelle pédagogique devront donc se connecter à ce portail pour transmettre leurs données, soit en les saisissant directement, soit en intégrant un fichier les contenant. Le dépôt de fichiers se fait sur un serveur sécurisé hébergé à la DEPP.  Ensuite, ils soumettront leurs données aux divers contrôles présents sur le portail, en cas d’erreurs, l’application leur signalera les anomalies qu’ils devront corriger.  Une fois toutes les anomalies corrigées, ils valideront leurs données, ce qui permettra à l’acteur académique ou régional qui a en charge le suivi de la remontée du dispositif SIFA de savoir que l’établissement a terminé le traitement. Lorsque tous ses établissements auront répondu à l’enquête il pourra compléter les données en recherchant des numéros INE (Identifiant National Elève) manquants. Il pourra ensuite soumettre sa base académique/régionale aux différents contrôles. La dernière étape consistera en la génération des INE fictifs pour les jeunes dont l’INE réel n’a pas pu être retrouvé.  Important : Les INE fictifs devront être sauvegardés pour être réutilisés les années suivantes de façon à permettre des études de parcours sur l’apprentissage.  Une fois la base validée elle sera mise à disposition du bureau A1 de la DEPP afin de réaliser les contrôles nationaux.
Aurélie Demongeot Céline Lambert
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2. Connexion - Présentation :   2.1. Page de connexion au portail  Les Centres de Formation d’Apprentis (CFA) et les Sections d’Apprentissage (SA) ont pour identifiant leur numéro UAI : Unité Administrative Immatriculée (code en 8 positions composés de 7 chiffres et d’une lettremajusculeen dernière position). Tous les établissements sont immatriculés, ils sont répertoriés dans la Base Centrale des Etablissements (BCE) gérée à la Depp par le Bureau des nomenclatures et des répertoires (Depp A4). Cette base est consultable via l’infocentre : http://www.infocentre.education.fr/. Pour toute question concernant la BCE vous pouvez écrire à l’adresse suivante : bce.web@education.gouv.fr   Un mot de passe est nécessaire afin de se connecter au portail SIFA. Il n’y a pas de mot de passe par défaut, lors de la 1ère connexion,est nécessaire d’en initialiser un. Pour cela, il cliquez sur « cliquez ici ».  
 Comme vous êtes un établissement, sélectionnez cette case.  
Aurélie Demongeot Céline Lambert
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