Ordre de Mission Permanent PERSONNELS ITINERANTS

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1 Guide n° 2 Ordre de Mission Permanent - Personnels Itinérants - MAJ du 26 septembre 2011 Application ULYSSE DT – Déplacements Temporaires Ordre de Mission Permanent PERSONNELS ITINERANTS ULYSSE DT est l'application informatique nationale destinée à gérer les frais de déplacement des personnels itinérants et de tous les autres déplacements. Attention : les déplacements relatifs aux examens, concours et formations ne doivent pas être saisis dans ULYSSE DT. Ces déplacements sont traités via d'autres applications.
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Guide n° 2
Ordre de Mission Permanent
- Personnels Itinérants -

MAJ du 26 septembre 2011


Application ULYSSE DT – Déplacements Temporaires

Ordre de Mission Permanent
PERSONNELS ITINERANTS


ULYSSE DT est l'application informatique nationale destinée à gérer les frais de déplacement des
personnels itinérants et de tous les autres déplacements.
Attention : les déplacements relatifs aux examens, concours et formations ne doivent pas être saisis
dans ULYSSE DT. Ces déplacements sont traités via d'autres applications.

ULYSSE DT permet, via un accès internet, la saisie et le suivi des ordres de mission et des états de frais. Il
est destinée aux missionnés, aux valideurs et aux gestionnaires académiques.

Cette fiche pratique expose la procédure à suivre dans l'application pour la saisie relative aux déplacements
des personnels bénéficiaires d'un ordre de mission permanent.

L’ordre de mission permanent, pour les personnels qui ont des missions spécifiques, correspond à
l'autorisation de circuler pour une année scolaire.
Dans l’application ULYSSE DT, un ordre de mission permanent est saisi au préalable. Il est ensuite
complété au fur et à mesure par des ordres de mission ponctuels.
Ces ordres de mission ponctuels correspondent aux déplacements effectués pour une période donnée.



Configuration du poste de travail

Tout poste de travail équipé
§ d’un navigateur web type Mozilla Firefox ou Internet Explorer
§ d’Acrobat Reader


Se connecter à l'application

Le site est accessible directement via internet sur le site du Rectorat de l’Académie de STRASBOURG
www.ac-strasbourg.fr

Connectez-vous au portail en saisissant vos identifiants de messagerie académique personnelle.
Sélectionnez l'application ULYSSE DT "Déplacements Temporaires" dans la liste des liens disponibles.
L’accès à l’application ainsi qu’à plusieurs guides d’aide à la saisie est possible à ce niveau.














1
Vous arrivez sur le "Menu général", qui est la page d'accueil de l'application. Vous avec accès dès cet
écran à un ensemble de fonctions et de raccourcis :

sélection d'un ordre
de mission ou d'un
état de frais déjà
existant
création d'un OM ou
d'un EF
reporting des OM ou
des EF




Le "Menu" vous permet d'accéder à la fiche profil, aux ordres de mission et états de frais, au reporting.

Attention, les items proposés par
le "Menu" sont variables ; ils
évoluent selon la page écran sur
laquelle vous vous trouvez




L' "Aide" vous permet d'accéder à votre fiche-profil et au guide d'utilisation détaillé d'ULYSSE DT





Pour naviguer dans l’application, utiliser les boutons prévus à cet effet au sein de l’application :

pour revenir à la page d’accueil
ou pour revenir à la page précédente
pour sauvegarder les informations saisies
ou pour supprimer une information ou une ligne de saisie
pour effectuer votre choix dans une liste proposée



2 ère1 étape - Vérifier et compléter sa fiche profil
(à ne réaliser que lors de la première connexion ou en cas de modification du profil)


Chaque utilisateur d'ULYSSE dispose d'une "fiche profil" regroupant toutes les informations le concernant.
Ces informations sont organisées en "onglets" : informations générales, coordonnées, préférences
voyageur, voitures, informations bancaires, divers.
Ce profil permet d'éviter de ressaisir les mêmes informations à chaque création d'un ordre de mission.



Sur la page d’accueil dans le menu du bandeau supérieur, cliquez sur "Menu" puis sur "Fiche Profil"




Vous accédez à votre fiche profil, qui se présente ainsi :

Onglet "Infos générales"


• enveloppe budgétaire : ne pas compléter (si elle est déjà renseignée, ne pas la modifier)
• centre de coût Chorus : RECMISS067
• saisissez votre date de naissance si elle ne figure pas dans votre fiche-profil


Si vous avez ajouté ou modifié certaines données, enregistrez votre fiche profil modifiée en cliquant sur
l'icône située à gauche en bas de l'onglet.

3
Onglet "Coordonnées"



• vérifiez votre résidence administrative, votre adresse personnelle, votre adresse e-mail. Ces
informations sont pré-renseignées dans votre fiche.
• saisissez un numéro de téléphone où vous pouvez être joint(e)


Onglet "Préférences voyageur"


• à ce jour, il est inutile de compléter ces zones.


4 Onglet "Voitures"


• complétez cette rubrique si vous utilisez votre véhicule personnel
cliquez sur (en haut à droite de la fenêtre) pour ajouter un véhicule.


Onglet "Infos banque"

• les données sont pré-renseignées dans votre fiche. Il ne vous est pas possible de les modifier.


Onglet "Divers"

• le nom de jeune fille est pré-renseigné dans votre fiche.



ème2 étape – Créer un Ordre de Mission Permanent (OMP)


L'ordre de mission permanent est saisi au préalable et est ensuite complété au fur et à mesure par des
ordres de mission ponctuels. Ceux-ci correspondent aux déplacements effectués pour une période donnée
(par exemple les déplacements effectués en septembre 2011).

L’ordre de mission permanent doit être saisi et validé avant toute demande de remboursement de
frais de déplacement.


Sur la page d'accueil, dans le bandeau "Ordres de mission en cours de traitement", cliquez sur "Créer"





• une nouvelle fenêtre s'affiche. Cliquez sur "Création classique d'un Ordre de Mission"



5
• une nouvelle fenêtre s'affiche. Cliquez sur "OM Permanent"





L'écran de saisie du nouvel OM apparaît :


N° de l'OM

Statut
Saisissez une date de début
et une date de fin. Pour
l'année scolaire 2011-2012,
saisir :
date de début : 01/09/2011
date de fin : 31/08/2012
Dans "Objet de la mission",
indiquez
"OMP 2011-2012 Itinérant CIO"
(ou Itinérant IA-IPR, Itinérant
IEN …)
Sélectionnez le véhicule
autorisé (il doit exister
préalablement dans la fiche
profil)


Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre saisie.

Selon la date de saisie de l'OM, le message suivant peut apparaître :
. Ne pas en tenir compte.


Cet OM comprend 3 onglets :
• "général" : qui est présenté ci-dessus
• "factures" : aucune donnée ne doit être saisie dans cet onglet par vos soins
• "historique" : permet de consulter les commentaires associés à votre ordre de mission.

Notez le n° de l’ordre de mission (n° figurant en haut à gauche de la fiche profil, à côté de vos nom et
prénom), pour pouvoir le retrouver et y rattacher les ordres de missions ponctuels (vos déplacements). Votre
ordre de mission est au "statut 1 : en cours de création".
Il vous est possible de l'imprimer en cliquant sur le bouton (situé en bas de page).



6
ème3 étape – Envoyer votre ordre de mission permanent dans la chaîne de
validation

Lorsque toutes les informations obligatoires ont été renseignées, envoyez votre ordre de mission dans la
chaîne de validation prévue :

• cliquez sur la flèche verte qui figure au bas du document



• une nouvelle fenêtre s'affiche : "vous avez demandé à passer au statut 2P – en attente de validation
hiérarchique"
• sélectionnez un destinataire dans le menu déroulant grâce à la loupe. Le valideur hiérarchique est soit
votre supérieur hiérarchique, soit votre chef de service. Si les coordonnées de votre valideur ne figurent
pas dans la liste proposée, transmettez votre OM à l'un des agents de la plateforme académique frais de
déplacement (cf liste page 16).
• de préférence, sauf instruction précise de votre valideur, choisir de prévenir le destinataire par mail
• vous pouvez également saisir un commentaire destiné à votre valideur
• confirmez le changement de statut.

Destinataire
Prévenir le destinataire
par mail
Confirmer le
changement de statut



Votre ordre de mission sera validé par le valideur hiérarchique qui le contrôlera et le transmettra au service
gestionnaire – la Plateforme Académique Frais de Déplacement. Celle-ci vérifiera l'exactitude des
informations que vous aurez fournies.
Dès que cette validation aura été opérée, vous en serez informé(e) par un courrier électronique.
Vous pourrez alors créer les ordres de missions pour vos déplacements mensuels.




ème4 étape – Créer un Ordre de Mission (OM) pour vos déplacements mensuels


Sur la page d'accueil, dans le bandeau "Ordres de mission en cours de traitement", cliquez sur "Créer"




Une nouvelle fenêtre s'affiche. Cliquez sur "Création classique d'un Ordre de Mission"


7
Une nouvelle fenêtre s'affiche. Cliquez sur "Initialisation d'un OM Ponctuel à partir d'un OM Permanent"




Une nouvelle fenêtre apparaît en-dessous de celle qui est affichée à l'écran :



Sélectionnez la référence de l'OM permanent auquel va se rattacher cet OM ponctuel.



L'écran de saisie du nouvel OM apparaît.
L'ordre de mission est constitué de plusieurs "onglets" que l'utilisateur va renseigner successivement :
général, prestations, étapes, frais prévisionnels, demande d'avance, indemnités kilométriques, factures,
historique.
Les onglets prestations, demande d'avance et étapes vont disparaître lorsque vous saisirez le type de
mission.




Dans l'onglet "Général", le type de mission "OM en métropole" est affiché par défaut.
Modifiez-le, en cliquant sur la loupe et en sélectionnant "Personnels itinérants" dans le menu déroulant.



Le message "Le nouveau type de mission ne prévoit pas la saisie des catégories suivantes" s'affiche.
Cliquez sur "Oui". Cette validation élimine automatiquement les onglets concernés.

8 Vous pouvez maintenant procéder à la saisie de vos déplacements.

RAPPEL : les déplacements relatifs aux examens, concours et formations ne doivent pas être saisis
dans ULYSSE DT.

Dans l'onglet GENERAL
Dates de début et de fin de mission : obligatoires –
Destination principale" : renseignez la à renseigner sous la forme jj/mm/aaaa
ville où vous vous rendez le plus Les dates de l'OM permanent sont rappelées par défaut. Il est
fréquemment. Saisissez les premières nécessaire de les modifier.
lettres, une recherche s’effectue dans la

liste des communes (liste nationale) Saisissez le premier jour de la période considérée avec l'heure de
départ et le dernier jour avec l'heure d'arrivée (les heures sont sans
conséquence sur le montant remboursé).
Objet de la mission :" OMP
2011-2012 Itinérant CIO" y figure Si par exemple vous saisissez vos déplacements pour le mois de
déjà.
septembre 2011, saisissez par convention :

date de début 01/09/2011 date de fin 30/09/2011 Ajoutez "Septembre 2011" si cet
OM est établi pour les
Heures de début et de fin : obligatoires – déplacements de septembre 2011
à renseigner sous la forme 00:00
saisissez par convention :
N° de l'OM
heure de début 08:00 heure de fin 18:00
Axe analytique 1 : ne pas
renseigner

Axes ministériels 1 et 2 :
ne pas renseigner
Indemnités de mission : cette case
est cochée – ne pas la modifier


Enveloppe budgétaire : Centre de coûts Lieu de départ : ADM (Résidence Administrative)
obligatoire CHORUS : si le ou FAM (Résidence Familiale) – sélectionnez le
Elle est déjà renseignée pour centre de coûts n'est lieu de départ en cliquant sur la loupe les "personnels itinérants". pas renseigné, Lieu de retour : ADM ou FAM Si l'enveloppe budgétaire n'est sélectionnez La saisie des lieux de départ et de retour est sans pas renseignée, sélectionnez
RECMISS067 l'enveloppe budgétaire incidence sur le calcul des frais de déplacements.
appropriée en cliquant sur la
loupe


Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre saisie.
9
Dans l'onglet INDEMNITES KILOMETRIQUES

Complétez cette rubrique si vous avez utilisé votre véhicule personnel pour effectuer votre mission.
Il faut au préalable que les coordonnées d'un véhicule aient été indiquées dans la fiche profil.



Cliquez sur "Ajouter un ikm"

choisissez la voiture en cliquant
sur le menu déroulant
barème kilométrique :
e"barème SNCF 2 classe" est affiché
- utilisez le menu déroulant pour
indiquer le mode de transport choisi
"barème IK standard".
Si l'utilisation du véhicule personnel
est autorisée, avec un
remboursement limité au tarif SNCF
e2 classe, ne pas modifier le
paramètre affiché
cliquez ici pour vous rendre sur
MAPPY



Renseignez les colonnes nombre de trajets : Dans la colonne "commentaire",
"date" et trajet". indiquez pour chaque • pour un circuit : noter "1"
Le nombre de déplacements déplacement l'heure de départ • pour un aller retour : noter "2"
n'est pas limité. et l'heure de retour, ainsi que le
motif du déplacement

nombre de kilomètres : calculé pour 1 trajet – choisir avec le lien MAPPY la distance la plus
courte.
Le nombre de km effectivement remboursé sera le nombre de km indiqué dans cette zone,
multiplié par le nombre de trajets.


Cliquez sur "Enregistrer", en bas de l'onglet INDEMNITES KILOMETRIQUES, pour sauvegarder votre
saisie.
Le montant prévisionnel des indemnités s'affiche ; il est automatiquement calculé par le système en fonction
des barèmes en vigueur.



MAPPY :
- sélectionnez "itinéraire"
- saisissez les villes de départ et
d'arrivée
- sélectionnez "le plus court"
- validez votre saisie





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