Étude en classification des documents institutionnels
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Secrétariat du Conseil du trésorSous-secrétariat à l’inforoute gouvernementaleet aux ressources informationnellesÉtude en classification des documents institutionnelsRapport d’analyse10 avril 2002SMA Société de mathématiques appliquées inc. Classification et indexationREMERCIEMENTSCe rapport, coordonné par Richard Parent a été produit en relation à la réflexion duGroupe de travail en classification et indexation qui s’est penché sur les plans de clas-sification utilisés dans les ministères pour la gestion de documents en vue de renouvelerles vocabulaires et structures à utiliser en classification et en indexation des documentspapier et électroniques.Ce rapport a été rédigé par M. Maurice Gingras,SMA Société de mathématiques appliquées http://www.sma.qc.camgingras@sma.qc.caNous remercions également les personnes suivantes qui ont collaboré à la réalisation de ce docu-ment :Membres du groupe de travail :Sylvie Bélanger, MRCIMicheline Bertrand, SAAQLise Boutet, MRIIsabelle Chalifour, MCCRené Cléroult, MCCSylvie Girard, MEQIrenée Gourde, MRCILouis Houle, MRCIJohanne Lachance, MRQCécile Leblanc, MCEMichel Lévesque, DGEQRichard Parent, SCTSophie Picard, SCTSylvain Sénécal, Hydro-QuébecRapport final d’analyse 10 avril 2002 - 2 -SMA Société de mathématiques appliquées inc. Classification et indexationTable des matières1 - Rappel du mandat ......................................................................................................... ...
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Secrétariat du Conseil du trésor Sous-secrétariat àl’inforoute gouvernementale et aux ressources informationnelles
Étude en classification des documents institutionnels
Rapport d’analyse
10 avril 2002
SMA Société de mathématiques appliquées inc.
REMERCIEMENTS
Classification et indexation
Ce rapport, coordonné par Richard Parent a été produit en relation à la réflexion du Groupe de travail en classification et indexation qui s’est penché sur les plans de clas-sification utilisés dans les ministères pour la gestion de documents en vue de renouveler les vocabulaires et structures à utiliser en classification et en indexation des documents papier et électroniques.
Ce rapport a été rédigé par M. Maurice Gingras, SMA Société de mathématiques appliquées http://www.sma.qc.ca mgingras@sma.qc.ca
Nous remercions également les personnes suivantes qui ont collaboré à la réalisation de ce docu-ment :
Membres du groupe de travail :
Sylvie Bélanger, MRCI Micheline Bertrand, SAAQ Lise Boutet, MRI Isabelle Chalifour, MCC René Cléroult, MCC Sylvie Girard, MEQ Irenée Gourde, MRCI Louis Houle, MRCI Johanne Lachance, MRQ Cécile Leblanc, MCE Michel Lévesque, DGEQ Richard Parent, SCT Sophie Picard, SCT Sylvain Sénécal, Hydro-Québec
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Table des matières
1 Rappel du mandat......................................................................................................................4 -2 - Constitution du corpus...............................................................................................................5 2.1 - Le volet lexical : « Les plans de classification »...............................................................5 2.2 - Le volet textuel : « Corpus Activités gouvernementales »..............................................6 2.3 - Quelques constats...............................................................................................................7 3 - À la recherche d’un modèle.......................................................................................................7 3.1 Le réexamen des pratiques...............................................................................................7 3.2 - Proposition d’un modèle.................................................................................................. 11 3.3 - Textes à l’appui des caractéristiques avancées..............................................................13 3.4 - Analyse des processus......................................................................................................18 Annexe 1 : Proposition de valeurs pour les facettes retenues.....................................................21 Annexe 2 : Application du modèle à la GRH...............................................................................22 Annexe 3 : Liste des plans de classification analysés.................................................................. 24 Annexe 4 : Diverses extractions de la base SATO.......................................................................26 Annexe 5 : Contenu du corpus « Activités gouvernementales ».................................................29 Annexe 6 : Listes de référence (distribution sur CD).................................................................. 32 Annexe 7 : Quelques références................................................................................................... 35
______ « Les Sciences de l'Information ont, en ce siècle, dû faire face à de nouveaux modes d'organisation, de stockage et d'accès à l'informa-tion. Nous sommes à présent parvenus à un moment décisif où nous avons à faire face à la mise en place d'une nouvelle infrastructure in-formationnelle aussi novatrice et radicale que l'imprimerie en son temps. »(BOWKER, Geoffrey C.,L'Histoire des infrastructures informationnelles, Université de l’Illinois àUrbana-Champaign.)
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1 - Rappel du mandat
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En collaboration avec le Groupe de travail sur la classification et l’indexation, notre mandat consiste à constituer un corpus textuel et à en effectuer une analyse afin d’en déterminer les régularités dans la structuration sémantique des classes désignant les domaines d’affaires, les processus d’affaires, les activités et les types de documents. Les travaux entrepris par le Groupe de travail sur la classification et l’indexation visent principalement à développer une taxinomie ou un schéma de classification de haut ni-veau, qui serait relié aux vocabulaires de domaines mis en place dans les différents mi-nistères et organismes du gouvernement du Québec. La firme SMA Société de mathématiques appliquées inc. a été mandatée pour rassembler à cette fin un corpus significatif qui sera mis à la disposition des membres du Groupe de travail pour soutenir les travaux de structuration. Un groupe de travail a été constitué pour établir la stratégie de développement d’un Guide en gestion intégrée des documents (GGID). Les plans de classification actuels des ministères et organismes sont axés principalement sur le classement papier des documents dans des lieux physiques entraînant les contraintes connues sur le plan de la localisation et de l’accès. De plus en plus, le document électronique se multiplie, libé-rant le classement de ces contraintes physiques. Le développement de systèmes de classification et de classement intégrés fait naître le besoin d’une approche fondée sur une base logique. Comment faciliter l’analyse des documents en vue de leur descrip-tion? Comment faciliter leur circulation et leur consultation? Comment effectuer le repé-rage? Le Groupe de travail ayant reconnu comme essentielles les facettes « Processus d’affaires » et « Types de documents », ainsi que les facettes candidates « Sujet », « Objet », « Activité » et « Subdivisions nominatives » a déposé un rapport d’étude, en octobre 2001, dans le but de « mieux caractériser la nature des facettes suggérées et de clarifier leur définition ». Il s’agissait également de vérifier, par analyse résiduelle, que le jeu de facettes ne laissait pas de côté des éléments importants du plan de clas-sification emt, essi 1pble,ossiipncri pmuom cesmrof ed sed reludes ministèressnà l e’snmelb e. et organis S’inscrivant en continuité avec ces travaux, la contribution de SMA s’étend au dévelop-pement de listes de valeurs possibles pour chacune des facettes sur la base d’un cor-pus suffisamment élaboré pour soutenir l’analyse des régularités dans la structuration 1 Analyse des facettes pour la classification des documents institutionnels au gouvernement du Québec, rapport préparé pour le Groupe de travail en classification et indexation par Michèle Hudon, Ph. D. et Sa-bine Mas, École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, octobre 2001.
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sémantique des classes désignant ces facettes. L’analyse a été conduite en mettant en relation, d’une part, le discours même de l’administration publique tel qu’observé à tra-vers les multiples publications à propos de ses missions, des mandats impartis aux mi-nistères et organismes, des services offerts à la population et, d’autre part, d’un échantillon important des plans de classification des ministères. Ces plans de classifica-tion représentent en effet un effort d’analyse, de structuration et d’organisation des dif-férentes facettes de l’activité gouvernementale. Ils constituent la source des listes de valeurs produites. 2 - Constitution du corpus
Le corpus rassemblé comporte un volet lexical pour soutenir l’analyse des régularités et la production de listes, et un volet textuel servant de référence et de validation. 2.1 - Le volet lexical : Les « plans de classification »
Les « plans de classification » des ministères et organismes sont, par leur nature, un lieu source privilégié pour la collecte et l’analyse des vocabulaires de domaines propres à chacune des organisations. Cependant, étant donné leur forme particulière, c’est-à-dire des listes structurées de catégories classificatoires, nous avons choisi de réaliser une base de données spécifique à l’aide du logiciel d’analyse SATO2pour soutenir leur trai-tement et leur analyse. SATO permet en effet la catégorisation des mots ou expressions rencontrés, en contexte ou hors contexte, la production de statistiques de répartition, de fréquences relatives ou absolues, la gestion des relations de synonymie et surtout la production de listes. Vingt-six plans de classification ont été soumis à l’analyse (voir les listes à l’annexe 3). Les entrées lexicales ont été extraites, les termes (locutions) bloqués (couples ac-tion/objet ou termes de domaine), le niveau hiérarchique des entrées codifié pour pré-server la structure de chaque plan de classification. Sur la base d’une proposition provisoire d’organisation des facettes « Domaine d’affaires » et « Processus
2 SATO,pour « Système d’analyse de textes par ordinateur », a été conçu et programmé par François Daoust, UQAM (h//nottp:le.auvelu.ot.maqs/acota). Le logiciel permet d’enrichir le système descriptif : - catégorisationdes actions et examen de la pertinence de la notion de « fonctions »; - autour condensationd’un « terme » des variations lexicales; - du lexique par la relation de synonymie; réduction - selon le niveau hiérarchique des lexèmes; pondération -(ou horizontales) à l’ensemble des ministères ou des orga- catégorisation des fonctions communes nismes (domaine de valeurs fermé); -des mandats (domaine de valeurs ouvert); de catégorisation des fonctions spécifiques essai - de l’opinion des membres du comité consultatif. enregistrement Le logiciel permet en outre de : - valider sur corpus (en contexte) les hypothèses retenues; - fournir diverses statistiques; - des listes (extrant principal du projet). produire
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d’affaires », les entrées des plans de classification ont été codifiées selon la typologie proposée (voir à l’annexe 1). Les « plans de classification » soumis à l’analyse sont accessibles directement sur le serveur de l’UQAM, en vue d’une exploitation ultérieure. 2.2 - Le volet textuel : Corpus « Activités gouvernementales »
Un deuxième volet, de nature plus textuelle, est constitué de textes variés, puisés dans Internet et relatifs aux fonctions gouvernementales, aux mandats et aux activités des mi-nistères et organismes. Livré avec l’outil d'exploitation BDT3, il permet d’interroger les do-cuments pour obtenir des contextes d'emploi pour les termes. Avec l'ajout de la banque de renseignements de Communication-Québec et du Livre des crédits, tome 3 (rensei-gnements supplémentaires), ce sont plus de 15 Mo de textes qui sont rassemblés à des fins de référence et pour effectuer la recherche tout au long du processus de dévelo pement du « Guide en gestion intégrée des documents »4.p-Le corpus « Activités gouvernementales » permet de valider en contexte les hypothèses d’analyse; il favorise la consultation des sources, dégage certaines régularités, offre des statistiques simples sur les formes ou lespatternssémantiques en examen. Il constitue une base d’examen suffisante pour préciser les facettes retenues et, ultérieurement, bécois cd’eartuatirnees sf asctreuttcetus rceas nddeid caltaesss. ifLi’coautitiol nps erdméveet léogpapléeems eonut dp’raopppolisqéueesr àa ul’ ecxotreprunse q(uCéanada5, Australie, Nouvelle-Zélande, Royaume-Uni, etc.) afin d’en évaluer la pertinence dans notre contexte. Contenu du corpus textuel « Activités gouvernementales »6 - Les « DÉCLARATIONS DE SERVICES AUX CITOYENS » produites par les ministères et organismes (56 documents). http://www.gouv.qc.ca/Accueil/Window/DSC_fr.html; Un sous-corpus tiré de la « Banque de renseignements de Communication-Québec » -décrivant plus de 2 300 programmes ou services gouvernementaux; - « ET SERVICES GOUVERNEMENTAUX » (les mandats des ministè- PROGRAMMES res ou des organismes). http://www.formulaire.gouv.qc.ca/index.html; - «Crédits détaillés - Renseignements supplémentaires », volume 3 (2001-2002); - d’un « Rapport DE TRAVAIL SUR L'EXAMEN DES ORGANISMES GOU- GROUPE VERNEMENTAUX » (septembre 1997). http://www.mce.gouv.qc.ca/k/objets/Groupe1997.pdf; - lexique aidant à la recherche dans la banque des fiches «Programmes et services » Un de Communication-Québec est accessible à partir de la page d’accueil du gouverne-ment du Québec : http://www.formulaire.gouv.qc.ca/index.html. 3BDT est un atelier logiciel conçu et commercialisé par SMA inc. pour la constitution de bases de données textuelles avec moteur de recherche intégré, dans un environnement de navigateur Internet, mais en mode local. 4 Voir à l’annexe 6 le contenu de la livraison sur cédérom. 5Le SCIAN, par exemple, pourra être exploité à des fins de traduction. 6 l’annexe 5la liste des documents intégrés au corpus BDT.Voir à
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2.3 - Quelques constats
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Quelques constats se dégagent de notre analyse : a) le premier constat : les plans de classification couvrent très bien les fonctions communes et horizontales de gestion de l’appareil gouvernemental; l’image qui s’en dégage montre que les ministères ou organismes classifient et gèrent très efficacement la documentation relative à leurfonctionnementinterne; b) le deuxième constat, corollaire du premier : les données (les documents d’exploitation) relatives auxmandats spécifiques ministères ou orga- des nismes y sont en général insuffisamment développées pour soutenir l’extraction7vélepoepemtnd u’n; de es elistvitsuahxet ed sen eesrm ddue vu thésaurus c) le troisième constat : les plans de classification fournissent assez peu de ren-seignements sur les types de documents. Il existe cependant une bonne do-cumentation sur ce point.
3 - À la recherche d’un modèle 3.1 Le réexamen des pratiques
Il ne faut pas perdre de vue que l’un des déclencheurs principaux du présent exercice est la multiplication et la diffusion des productions documentaires sous forme électroni-que seulement. Dès qu’un document n’a pas son équivalent papier à classer dans un dossier, il risque d’échapper à tout système traditionnel de classification. L’introduction de la technologie numérique appelle donc un effort de réexamen des pratiques et des méthodes. Or, il faut l’admettre, la majeure partie du contenu actuel d’Internet est orientée à la lecture par les humains et non au traitement automatique par des «agents intelligents ». Les classifications qui semblent naturelles, homogènes et évidentes dans le cadre d'un contexte humain donné ne le sont plus hors de ce contexte. Nous ne pouvons com-prendre une classification si nous ne sommes pas en mesure d'examiner les pratiques et les technologies qui la sous-tendent. D'une manière plus générale, nous ne pouvons saisir le développement des structures informationnelles si nous ne prenons pas en compte ce en quoi consiste l’essentiel travail de création et de maintenance de classifi- 7 Il est normal de n'avoir qu'une fraction de la variété, puisque l'échantillon de plans de classification est loin d'être complet (26 m/o seulement), même s'il est jugé suffisant (saturation observable du lexique) pour toutes les autres catégories de processus d'affaires (A à F). Le corpus textuel permettra de pourvoir à ce besoin : les renseignements détaillés du Livre des crédits, les déclarations de services aux citoyens, les fiches de pr o-grammes (Communication-Québec). Il semble par ailleurs que, dans la pratique courante, la description des documents d'opération (ou d'exploitation) soit moins exhaustive pour les documents d'exploitation que pour les documents de gestion. Dans l'échantillon, le plan de classification de la SAAQ se distingue par un dév e-loppement plus poussé de cet aspect.
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cations stables. Pour ce faire, il faut prendre en compte les travaux entrepris par plu-sieurs administrations publiques à la recherche de nouvelles façons de faire plus adap-tées au contexte actuel et qui tiennent compte en même temps des pratiques actuelles. Nous avons examiné plusieurs propositions de structure de sujets dans le but de con-cevoir et de proposer une « carte des domaines d’affaires » : - proposition de structure par SUJETS de Statistique Canada la http://www.statcan.ca/francais/search/browse-economy_f.htm; - grandes MISSIONS du gouvernement du Québec ventilées en supercatégories les et catégories (réf. Livre des crédits); - thésaurus des FONCTIONS de Nouvelle-Zélande (FONZ); le - thésaurus des SUJETS de Nouvelle-Zélande (SONZ); le - la structure proposée par l’Office of the e-Envoy(Royaume-Uni). Au plus haut niveau des taxinomies ou schémas de classification à développer, on ren-contre la préoccupation de déterminer les domaines d’affaires propres à chaque organi-sation. La première étape d’analyse est d’y entreprendre un essai d’organisation sous la forme d’une « carte des domaines d’affaires ». L’examen de ces propositions nous a permis d’avancer une hypothèse d’organisation provisoire destinée à soutenir l’analyse des plans de classification. Cette hypothèse prendrait appui sur les caractéristiques sui-vantes : Une hiérarchie polyvalente Le schéma étant destiné finalement à soutenir un outil de navigation, il doit pré-voir plusieurs voies pour accéder à une classe (ce qui signifie qu’une entrée don-née peut se retrouver à plusieurs endroits dans une liste hiérarchisée de sujets). Une structure de sujets légère Idéalement, on doit envisager une structure assez légère : une douzaine d’entrées au premier niveau, une centaine au deuxième et au plus 250 au troi-sième. Une telle organisation devrait permettre de discriminer les sujets possi-bles. Stabilité versus besoin de changement Malgré que la réalité soit continuellement changeante, il convient que cette pro-position de structure de classification soit relativement stable et permanente de manière à faciliter la tâche des utilisateurs tout comme celle des responsables de la classification des documents. Une ouverture à une plus grande s cité À l’usage, il apparaît inévitable qpué’ucinfie structure aussi légère soit considérée comme insuffisante pour les besoins internes des organisations. Nous pensons que des « vocabulaires » plus spécialisés mais articulés autour d’une classifica-tion développée et entretenue par une instance centrale peuvent évoluer harmo-nieusement, en fonction des besoins spécifiques et changeants.
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Une approche centrée sur le citoyen Centré sur le citoyen, le schéma devra être intuitif et faciliter la recherche d’information à travers l’ensemble de l’appareil gouvernemental. Il ne doit pas présumer la connaissance ou la maîtrise de la structure gouvernementale et des responsabilités de chaque unité administrative. On doit donc donner priorité à l’usage courant plus qu’à la précision rigoureuse des termes.
Rappel terminologique
Le rapport Hudon-Mas contribue à clarifier les concepts sous-jacents à l’approche par facettes. Nous exprimons ici notre compréhension de cette contribution. Une facette est un critère de division (non hiérarchique); elle constitue une caractéristique (attribut) commune aux objets à définir et, pour chaque caractéristique, se voit attribuer un do-maine de valeur (lequel peut être structuré hiérarchiquement ou être une liste fermée ou ouverte). Une facette agit à la manière d’une classe: les documents (instances) qui se réfèrent, par exemple, à tel processus d’affaires sont rangés dans une même classe (ces classes étant elles-mêmes délimitées, dans la mesure du possible, en fonction des différences observées entre les processus d’affaires choisis.
La classification
L’approche par facettes comme approche d’analyse et de représentation des docu-ments fournit une assistance précieuse à l’effort de classification. La combinaison des renseignements résultant de la catégorisation des différentes facettes permet (ou ef-fectue) la description assez précise d’un objet donné (le document).
Depuis Aristote, le modèle a peu changé : toutobjet peu crit par un ensembled’attributs es dseéicossa ttnos s auxquelv aêltereu ras8p ad(oé érpdsnehbielimss. )u dé
L’objet (un document à «classer », par exemple) se trouve caractérisé ou décrit adé-quatement dans la mesure où les attributs qui le caractérisent sont judicieusement choi-sis, précisés, retenus pour leur pertinence en regard de la finalité du système de classification à proposer.
En retour, les diverses combinaisons du couple attribut/valeur permettent de retrouver efficacement un document donné. On aura ainsi enrichi les paramètres de recherche et augmenté l’efficacité du repérage des ressources pertinentes. L’informatisation d’un tel système permettra d’isoler, par exemple, tous les documents dont la facette « type de documents » aurait reçu la valeur « communiqué », dont la facette « émetteur » aurait reçu la valeur « Direction des relations professionnelles », etc. La sélection (ou la détermination) des facettes ainsi que leur déploiement sont destinés à faciliter (soutenir) le travail de classification. 8 début du 20 Aue siècle, une école d’architecture importante (Bauhaus) a fait sienne cette approche en proposant que tout objet à concevoir respecte les trois conditions : structure forme fonction. Il s’agissait, avant le terme, d’une approche par facettes.
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La représentation du contenu La représentation du contenu est subordonnée à l’acte de classification; elle répond à la question : « De quoi traite tel document? » En ce sens, l’approche par sujets, comme langage de représentation, garde sa place. Sous chaque domaine d’affaires et même sous chaque processus d’affaires, nous pouvons en fait construire une structure thésau-rale hiérarchisée facilitant la navigation et la détermination des valeurs les plus appro-priées pour la représentation du contenu. Il reste que la proposition de longues listes de sujets trop souvent polysémiques (lors-que appliqués à plus d’un domaine) rend difficile la mise en application d’un système de classification, et ce, en dépit de l’assistance apportée par l’informatique. La cohérence est moins assurée, d’une part, par la multiplicité des agents de classification et, d’autre part, par la maîtrise inégale du thésaurus de sujets. L’approche par sujets a l’inconvénient de placer comme équivalents, dans une liste à plat, des « sujets », des « types de documents » ou toute autre catégorie de rattache-ment (condensé, résumé, sujets), dont la précision ou la profondeur peuvent varier à l’infini, au gré des indexeurs (tot capita, tot sensu). On peut s’attendre à retrouver cinq descripteurs pour un volumineux rapport et autant pour un bref communiqué. Le « bruit », tout comme le « silence », semble inévitable au moment de mettre en œuvre un dispositif de repérage. Deux exemples proposés par le Secteur des services de communications de Communi-cation Canada illustrent éloquemment ce propos : Échantillon 1 Titre : Restructuration de l’industrie du transport aérien au Canada : Comité sénatorial permanent des transports et des communications, deuxième rapport. Descripteurs de sujets (termes du thésaurus) : Compagnie aérienne (dénomination)9 Concurrence (sujet) Industrie du transport aérien (domaine d’affaires) Protection du consommateur (fonction) Rapport (type de document)
Échantillon 2 Titre : Accord CanadaÉtats-Unis sur la qualité de l’air : deuxième rapport d’étape 2000 Descripteurs de sujets (termes du thésaurus) : Lutte à la pollution (fonction) Pluies acides (sujet) Pollution atmosphérique (sujet) 9commentaires entre parenthèses sont de nous pour illustrer la diversité des facettes sous-jacentes.Les
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Qualité de l’air (sujet) Relations canado-américaines (domaine d’affaires) Accord (type de document) Rapport d’étape (type de document) Par opposition à une approche par sujets, la proposition d’une grille de classification à facettes avec, pour chacune, un domaine de valeurs prédéterminé ou ouvert favorise, il nous semble, une description plus aisée, plus constante et plus fonctionnelle. 3.2 - Proposition d’un modèle Au cours de la réalisation de notre mandat, nous avons cherché à proposer un modèle qui puisse soutenir et faciliter le travail d’analyse tout en harmonisant l’ordre de pré-sentation dans les plans de classification. Dans les plans examinés, si on observe une certaine régularité dans l’ordre d’apparition des processus d’affaires, ce n’est pas le cas dans celui des activités ou des sujets énumérés. L’approche par facettes permet de décrire les multiples activités gouvernementales en adoptant la séquence même de ces activités, c’est-à-dire l’ensemble des relations spa-tiales, temporelles et causales qui relient entre elles les fonctions, précisées en sous-fonctions et en activités. Toute activité a un commencement, une phase de réalisation et une fin. L’idée d’aborder sa description en se fondant sur l’observation du « cycle de vie » d’une activité est donc intéressante; cette idée est d’autant plus attrayante qu’à l’examen les textes émanant des organismes centraux s’appliquent généralement à dé-crire en ces termes les « missions », les « programmes » et les « activités » des minis-tères et organismes (nous en fournissons de larges extraits plus loin).
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