Le partage et la mutualisation des documents

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Extrait

Le partage et la mutualisation des documents (fiche - Terminale STMG)

Objectif Loin de constituer une simple production bureautiqu e isolée, le document représente, par son contenu, sa forme et son support, la traduc tion d’enjeux collectifs et de relations de travail transversales orientées princi palement vers la coopération. Le document devient dès lors moyen et résultat d’une v olonté de coopérer. 1. Le partage des documents et l'informatique La gestion des savoirs dans l'organisation est appe lée leknowledge management. Son objectif est le partage du savoir dans l’organi sation. Il consiste à collecter, stocker puis diffuser les connaissances non seulement docum entaires, mais aussi des salariés. a. Le réseau interne de l'organisation L'administrateur réseau peut définir qui peut accéd er ou non aux fichiers et aux dossiers, mais il peut également indiquer les opéra tions que l'utilisateur peut faire. Les principales autorisations sont : -Lecture: l'utilisateur peut lire le contenu du fichier. -Écriture: l'utilisateur peut écrire dans le fichier. -Lecture et exécution: l'utilisateur peut afficher un fichier exécutable. -Modificationier.: l'utilisateur peut modifier et supprimer le fich -Contrôle totalns (lecture, écriture, etc.): l'utilisateur peut effectuer toutes les opératio et également attribuer des autorisations aux autres utilisateurs. b. Le web Les applications web permettant le partage et la mu tualisation des documents sont nombreuses : lesCMS(système de gestion de contenus), les espaces numé riques de travail, les plateformes collaboratives, les blogs, les réseaux sociaux, etc.

Leversionnagepermet d’avoir le suivi des modifications d’un doc ument. Généralement, un document a comme version initiale la version 1.0. Pour des modifications mineures, la version est incrémentée ainsi : 1.1 puis 1.2 puis 1.3, etc. Pour des modifications importantes, la version est incrémentée ainsi : 2.0 puis 3.0, etc. Cette possibilité est utile lorsque plusieurs perso nnes travaillent sur un même document. À chaque modification effectuée par un utilisateur, la version antérieure est sauvegardée. Il est ainsi possible de retrouver, da ns l’historique du fichier, les différentes versions et donc les différentes modifi cations apportées par les utilisateurs. c. Les documents bureautiques Les documents bureautiques (traitement de texte, ta bleur, etc.) peuvent être partagés pour travailler à plusieurs. Lemode révisionde Word (Microsoft) permet de travailler à plusieurs sur un même document. Il convient d’activ er dans le document initial le « suivi des modifications ». Chaque utilisateur ayant accès au document peutannoter, modifier ou supprimerson contenu. Par la suite, ces propositions de mod ifications peuvent être acceptées ou refusées par le concepteu r initial du document ou par un autre utilisateur.

Une autre solution est l’utilisation de l’application Google docs, qui permet le partage et la modification en temps réel d’un document bure autique par plusieurs utilisateurs.