audit Qfor

Management Information

Description

Heli Promotions DiksmuideTrainingInleidingOfficiële naam van de organisatie: Helihaven DiksmuideMaatschappelijke zetel:Kleine Dries 178600 Diksmuide - BelgiëAdres: Kleine Dries 17Telefoonnummer: [phone]Faxnummer: [phone]E-mailadres: [e-mail]: www.helipromotions .beStartjaar van de doorgelichte activiteiten: 2008Huidige juridische vorm: bvba - 1995Naam van de directeur, functie: Dhr Ludwig Louwagie - zaakvoerderContactpersoon, functie: Mevr Chris Depotter - administratief verantwoordelijkeDatum van de audit: 11-03-2009Auditverantwoordelijke: de heer LouwagieLid van: -Erkend door: FOD Mobiliteit en Vervoer, Luchtvaart, dienst OpleidingOndernemingsnummer: 0455833286Vestiging(en): 8600 Diksmuide - BelgiëAuditorSophie De VylderScope van de auditDe scope van de audit werd als volgt bepaald:Training: theoretische en praktische opleiding tot helikopterpiloot en conversieQfor erkenningOp basis van de controles uitgevoerd door de auditor heeft de Certificatiecommissie beslist dat de doorgelichteorganisatie en haar activiteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan.Geldigheidsperiode: van 12-03-2009 tot 12-03-2012De geldigheidsperiode is de maximum geldigheidsduur. Voor een actuele lijst van alle geldige Qfor erkenningen kunt u steeds terecht op www.qfor.org.ToelichtingenDe audit is beperkt tot de opleidingsactiviteiten van Heli Promotions.23-03-2009 Datum van certificatie: 12-03-2009 Page 1/7Heli ...

Informations

• Publié par: Olle
• Nombre de lectures: 25
• Langue: Nederlandse

Extrait

Heli Promotions Diksmuide

Training

Inleiding Officiële naam van de organisatie:Helihaven Diksmuide Maatschappelijke zetel:Helihaven Diksmuide Kleine Dries17 8600 Diksmuide België Adres: KleineDries 17 8600 Diksmuide België Telefoonnummer: [phone] Faxnummer: [phone] Emailadres: [e-mail] Website: www.helipromotions.be Startjaar van de doorgelichte activiteiten:2008 Huidige juridische vorm:bvba  1995 Naam van de directeur, functie:Dhr Ludwig Louwagie  zaakvoerder Contactpersoon, functie:Mevr Chris Depotter  administratief verantwoordelijke Datum van de audit:11032009 Auditverantwoordelijke: deheer Louwagie Lid van: Erkend door:FOD Mobiliteit en Vervoer, Luchtvaart, dienst Opleiding Ondernemingsnummer: 0455833286 Vestiging(en): 8600Diksmuide  België Auditor Sophie De Vylder Scope van de audit De scope van de audit werd als volgt bepaald: Training: theoretische en praktische opleiding tot helikopterpiloot en conversie Qfor erkenning Op basis van de controles uitgevoerd door de auditor heeft de Certificatiecommissie beslist dat de doorgelichte organisatie en haar activiteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan. Geldigheidsperiode: van 12032009 tot 12032012 De geldigheidsperiode is de maximum geldigheidsduur. Voor een actuele lijst van alle geldige Qfor erkenningen kunt u steeds terecht op www.qfor.org. Toelichtingen De audit is beperkt tot de opleidingsactiviteiten van Heli Promotions.

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 1/7

Voorstelling van de organisatie

Heli Promotions Diksmuide

Training

Ontstaan, geschiedenis en structuur Ludwig Louwagie richtte in 1995 de Helihaven Diksmuide op. Een luchtdoop met een helikopter zette hem ertoe aan een opleiding tot helikopterpiloot te volgen en vervolgens zijn professionele loopbaan in het helikopterwezen verder te zetten.

De organisatie is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid en staat bekend onder de commerciële naam 'Heli Promotions Diksmuide'. Ludwig Louwagie is zaakvoerder en zijn echtgenote Chris Depotter is medeaandeelhouder in de vennootschap.

Ludwig Louwagie staat in voor de dagelijkse leiding van de organisatie en houdt zich daarnaast voornamelijk met de technische aangelegenheden van Heli Promotions bezig. Regelmatig voert hij ook commerciële vluchten uit. Chris Depotter is verantwoordelijk voor de administratie en de commerciële activiteiten van de organisatie. Ze wordt hierin bijgestaan door een administratieve medewerkster. Heli Promotions stelt ook een graficus te werk die zich onder meer bezighoudt met webdesign, grafische vormgeving en de nieuwsbrief van de organisatie.

Voor de verschillende activiteiten van Heli Promotions doet de organisatie een beroep op freelancers. Dit is bij voorbeeld het geval voor de instructeur, de piloten en de fotograaf. Activiteiten en specifieke kenmerken Heli Promotions is uitgegroeid tot een organisatie die verschillende diensten aanlevert: commerciële vluchten (zowel professioneel als vrijetijd), luchtfotografie en opleiding. Enkel de opleidingsactiviteiten van de organisatie werden doorgelicht.

Bij Heli Promotions kan een geïnteresseerde klant terecht voor een theoretische en een praktische opleiding tot helikopterpiloot.

De theoretische opleiding is gespreid over verschillende maanden (120u) en gaat één maal per jaar van start, in oktober. De theoretische opleiding wordt in onderaanneming uitgevoerd door de NoordZee VliegClub Oostende. Wanneer de kandidaten klaar zijn voor het officiële examen van het Bestuur der Luchtvaart, FOD Mobiliteit, worden ze hiervoor voorgedragen door de instructeur. De theoretische opleiding wordt in groep georganiseerd. Voor specifieke kandidaten, bijvoorbeeld wanneer ze al vliegtuigpiloot zijn, kan een programma op maat worden uitgewerkt.

De kandidaat beslist zelf wanneer hij van start gaat met de praktijklessen. Heli Promotions gaat ervan uit dat een leerling minimum 45 uur praktijkles moet hebben gevolgd, vooraleer hij klaar is voor het officiële praktische examen. Ook hier is het de instructeur die een inschatting maakt of de kandidaat klaar is voor het examen.

De hele opleiding tot helikopterpiloot is bij koninklijk besluit (KB 21/06/04) geregeld en kan enkel door de overheid erkende opleidingscentra worden georganiseerd. De wetgeving bepaalt onder meer het programma van de opleiding en de vereisten met betrekking tot de instructeurs, het materiaal en de infrastructuur.

Zowel Heli Promotions als de NoordZee VliegClub Oostende (NZVC) zijn erkend door de FOD Verkeer en Mobiliteit. De verantwoordelijke voor de theoretische opleiding binnen het NZVC is tevens de praktijkinstructeur voor Heli Promotions.

De organisatie heeft twee toestellen in eigen beheer en kan, indien nodig, toestellen van andere bedrijven inhuren. Toekomstige ontwikkelingen De ingrijpende wijzigingen die de verandering in Europese regelgeving met zich mee brachten, zorgden in 2007 en 2008 voor belangrijke wijzigingen in de opleidingsactiviteiten van de organisatie. De organisatie wenst tegen het najaar 2009 alle wijzigingen op een operationele manier te hebben doorgevoerd in haar opleidingsaanbod en zoveel mogelijk online te werk te gaan.

Voor wat de commerciële activiteiten van de organisatie betreft, is een fusie met een andere organisatie niet uit te sluiten omwille van de nieuwe Europese regelgeving.

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 2/7

Heli Promotions Diksmuide

Training

Visie "Door het feit dat Heli Promotions hoofdzakelijk werkt met de kleinste commerciële basishelikopters (die juist daardoor ook dienst doen als opleidingstoestel) is dit de minimale instapdrempel tot de vorming van volwaardige helikopterpiloten.

Het permanent vormen van nieuwe piloten is van groot maatschappelijk belang, gezien de vraag naar ervaren beroepshelikopterpiloten voor onder meer medische interventies, offshorebevoorradingen en diverse veiligheidsvluchten (pijplijn en hoogspanningscontrole) het aanbod overtreft."

Tekst zoals weergegeven door de organisatie zelf.

Bezoek aan de organisatie

Gedurende het bezoek werd door de auditor via een steekproefsgewijze controle de informatie zoals opgenomen in dit auditrapport gevalideerd.

Doorgelichte activiteiten

Vormen van dienstverlening

Open opleidingen:

Domeinen Wetenschappen & Technieken:

tussen 10 en 50 dagen / jaar

tussen 10 en 50 dagen / jaar

Thema's Prestaties van het laatste jaar per thema en vorm van dienstverlening uitgedrukt in aantal uren Thema's Openopleidingen theoretische opleiding PPL(H)54 praktische opleiding16 Totaal: (70)70 Toelichtingen Deze berekening werd gemaakt voor de periode van 4 oktober 2008 tot en met 31 januari 2009. Sinds die datum zijn een aantal praktische lessen van start gegaan.

Klantenbestand

Profiel van de personen uitgedrukt in : aantal klanten

bedienden: zelfstandige ondernemers:

23032009

Datum van certificatie: 12032009

20 % 80 %

Page 3/7

Activiteitensector uitgedrukt in : aantal klanten

handel en distributie: non profit: diensten:

Bedrijfsgrootte uitgedrukt in : aantal klanten minder dan 250 medewerkers:

Type klant uitgedrukt in : aantal klanten directe eindklanten:

Aantal verschillende klanten

2008: 2007: 2006:

Talen uitgedrukt in : aantal klanten Nederlands:

Heli Promotions Diksmuide

tussen 1 en 10 tussen 1 en 10 tussen 1 en 10

Training

50 % 25 % 25 %

100 %

100 %

100 %

Recente referenties zoals vermeld door de organisatie: Theys Kris  Marchand Alex  Decleer Wim  Omanagaoglu Kaan  Verhoeven Karina  Volon Luc  Casaer Steven  Vyncke Nathalie

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 4/7

Qfor ProcessScan

Heli Promotions Diksmuide

Training

Deze synthese is gebaseerd op de vaststellingen die de auditor heeft gedaan tijdens het auditbezoek. Uit de contacten met de organisatie en op basis van de controles uitgevoerd door de auditor aan de hand van reële projecten kan worden geconcludeerd dat de organisatie en haar trainingsactiviteiten beantwoorden aan de norm Qfor ProcessScan. Resultaat

Informatie en communicatie

De geïnteresseerde klanten kunnen bij de organisatie terecht via de website of telefonisch. De informatie is bewust beknopt gehouden opdat de kandidaten de school zouden contacteren voor een bezoek ter plaatse. De organisatie stelt vervolgens het bijwonen van een infodag en een initiatievlucht voor. Tijdens dit contact krijgt de geïnteresseerde een bedrijfsbrochure mee waarin een aantal praktische afspraken worden beschreven. De brochure verstrekt duidelijke uitleg.

Heli Promotions stuurt regelmatig mailings door naar de klanten die de organisatie hebben gecontacteerd. Naambekendheid wordt onderhouden door regelmatige publicitaire publicaties en aanwezigheid op evenementen. Projectadministratie De inschrijvingen voor de theoretische opleiding gebeuren na de infodag zodat de deelnemers reeds een duidelijke kijk hebben op de opleiding. In de brochure die ze meekrijgen, worden de vereisten voor het volgen van de opleiding omschreven en zit een inschrijvingsformulier. De prijzen en annulatievoorwaarden staan duidelijk vermeld. De inschrijving voor de praktische opleiding gebeurt simultaan met de theoretische opleiding.

De administratie en de opvolging voor onder meer de opleidingen gebeurt door twee medewerksters aan de hand van een aantal op maat ontwikkelde tools en formulieren. Voor de facturatie wordt gebruik gemaakt van een boekhoudpakket. De geleverde prestaties staan vermeld op de factuur. Projectbeheer Zowel de theoretische als de praktische opleidingen volgen een wettelijk opgelegd programma. Tijdens de uitvoering van de opleidingen wordt les per les bijgehouden wat aan bod is gekomen.

Voor de gecontroleerde theoretische opleiding was een dossier voor de hele groep beschikbaar (programma, behandelde materie en aanwezigheidslijsten). Inschrijvingen, medische attesten en verzekeringsdocumenten worden apart bijgehouden. Voor de praktijklessen wordt een dossier per deelnemer bijgehouden (theoretische tests en vluchtrapporten) en wordt de vluchtinformatie geregistreerd. Van de opleidingen die afgelopen zijn, worden de papieren dossiers gearchiveerd.

Zowel de beschikbaarheden van de instructeurs als van de toestellen worden via een centraal agendasysteem door de administratie beheerd.

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 5/7

Heli Promotions Diksmuide

Training

Evaluatie en nazorg Voor de theoretische opleidingen wordt de kennis van de deelnemers getoetst aan de hand van 'examens'. De instructeur zorgt na een praktijkles voor een informele debriefing die summier wordt genoteerd op een deelnemersfiche.

Slechts één van de gecontroleerde opleidingen was volledig afgelopen. De organisatie voorziet nog geen formele evaluatie van de opleiding. Naar de tevredenheid van de klant wordt, volgens de organisatie, op een continue en informele manier gepolst.

De opleidingen zijn afgelopen op het moment dat de kandidaat zijn officiële examen aflegt. Zolang de deelnemer niet klaar wordt geacht voor het examen, kan hij, per module van 10 uur praktijkles, bijtekenen. Medewerkers en onderaannemers Indien nieuwe instructeurs worden aangetrokken, moeten ze beantwoorden aan de wettelijk vooropgestelde vereisten en in het bezit zijn van de nodige vergunningen. De meest recente samenwerking die werd aangegaan met een freelance instructeur dateert van een aantal jaar geleden. De samenwerking met onderaannemers is eveneens onderhevig aan wettelijke vereisten.

De organisatie beschikt over het cv van de lesgevers theorie en praktijk. Hun ervaring is af te leiden uit het aantal vlieguren die genoteerd staan in hun vluchtboek.

De organisatie evalueert haar praktijkinstructeur niet. De theoretische lesgevers vallen onder de bevoegdheid van de onderaannemer. Elke piloot is er jaarlijks toe gehouden een examen af te leggen bij de FOD Verkeer en Mobiliteit.

De samenwerking met de onderaannemer voor de theoretische lessen staat beknopt op papier en is goedgekeurd door de FOD Mobiliteit. Materiaal en documentatie De organisatie heeft een samenwerking met de Noordzee Vliegclub Oostende voor de theoretische opleidingen. De gecontroleerde opleidingslocatie te Diksmuide beschikt over de nodige apparatuur en tools aangepast aan de aard van de opleiding. De organisatie beschikt over twee helikopters. Bijkomende helikopters kunnen worden gehuurd. De helikopters moeten beantwoorden aan de wettelijke regels opgelegd door de FOD Verkeer en Mobiliteit.

De organisatie voorziet zowel voor de theoretische als voor de praktische opleidingen lesdocumentatie. Infrastructuur en accommodatie De site waar de theorieopleidingen worden gegeven is erkend door de FOD Verkeer en Mobiliteit (RF(A)007).

De infrastructuur Heli Promotions is makkelijk bereikbaar. Bewegwijzering is aanwezig. De toegang tot de site is beveiligd. Een wegbeschrijving staat op de website. Interne organisatie en communicatie De taken van de verschillende teamleden zijn omschreven op de website van de organisatie en zijn duidelijk afgebakend. Gezien de omvang van de organisatie gebeurt overleg op een continue en informele manier.

Tijdens het auditbezoek waren de opgevraagde documenten relatief makkelijk terugvindbaar. Kwaliteitsbeheer De wens voor het verzorgen van een kwalitatieve dienstverlening blijkt onder meer uit de gestructureerde werking van de organisatie, de aanwezigheid en beschikbaarheid van de zaakvoerders voor haar klanten en medewerkers, de informatieve website en de visie van de zaakvoerders op klantentevredenheid. Ook de wettelijke verplichtingen dragen bij tot een gestructureerde dienstverlening en dienen als rode draad voor een eerder informeel kwaliteitssysteem.

De organisatie beschikt niet over een formeel klachtenbeheersysteem, maar volgt haar klanten op een informele manier op.

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 6/7

Human Resources

Overzichtstabel van de medewerkers

Heli Promotions Diksmuide

Vaste medewerkers

# fte Consultants 31,50 Niet consultants4 3,50 Legende: #: aantal verschillende natuurlijke personen; fte: aantal voltijdse equivalenten

Stabiliteit van het team van vaste consultants

Regelmatige en occasionele medewerkers # fte 0 0,00 0 0,00

Gemiddelde anciënniteit van de consultants (uitgedrukt in jaren): Aantal consultants die de laatste 12 maanden de organisatie verlaten hebben: Aantal consultants die de laatste 12 maanden aangeworven zijn:

5,00 1 0

Training

total

fte 1,50 3,50

Toelichtingen Voor de praktische opleidingen doet de organisatie een beroep op een freelance instructeur. Tot eind 2008 waren er twee instructeurs. Een van hen is op pensioen vertrokken.

Overzicht van de opleidingsachtergrond en de werkervaring van de consultants:

De instructeur heeft een jarenlange ervaring opgedaan als helikopter en vliegtuigpiloot.

Interne kwaliteitsopvolging

De instructeurs voor de praktijk en theorielessen hebben praktische terreinervaring opgedaan.

Elke piloot dient jaarlijks zijn JARvergunning te vernieuwen. De overheid voert hier een strenge controle op uit.

Voor een vlotte werking van de organisatie maakt Heli Promotions gebruik van een aantal op maat ontwikkelde tools.

Kwaliteitsopvolging is deels gewaarborgd door de wettelijke voorschriften en wordt opgevolgd door audits, uitgevoerd door het Bestuur der Luchtvaart of controles door de luchtvaartpolitie. Klantentevredenheid is onder meer gewaarborgd door de informele opvolging van de kandidaten.

23032009

Datum van certificatie: 12032009

Page 7/7