Invoice Processing and Automated Data Capture - 2005

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Processing Invoices Automatically Reviewed : December 22nd, 2003 Ref: 271-ENG-MKG-INV-05-DOC , Copyright© 2003 SWT Web Site : www.swt-concept.com Processing Invoices Automatically CONTENTS A. FROM TRADITIONAL INVOICE PROCESSING… .........................................................................................................4 A.1 A COSTLY AND TIME CONSUMING ACTIVITY.........4 A.2 THE KEY ISSUES FOR ACCOUNTING DEPARTMENTS...............................................................................................4 A.2.1 Relying on Accurate Information.................................................4 A.2.2 Reducing Costs.........................................................................................................4 A.2.3 Tracking and Solving Problems Rapidly......................................5 A.2.4 Focusing on the Relationship with Suppliers...............................................................5 A.2.5 Transferring Data to ERP or Accounting solutions.......................................................5 B. …TO AUTOMATIC INVOICE PROCESSING…..............................................................................6 B.1 GENERAL PRINCIPLES .......................................................................6 B.1.1 Automatic Extraction of Accounting Data....................................................................6 B.1.1.1 Automatic classification.................

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Publié le 22 novembre 2012
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 PceroinssnI gciovA semotuallyatic 
  
 Web Si t: ewww.s-cwotncept.c  om
               Reviewed : December 22nd, 2003 Ref:2 7-1ENG-MKG-INV-05-DOC  , Copyright© 200 3 SWT
 
 
Processing Invoices Automatically  
CONTENTS
 
  A. FROM TRADITIOINNAVLO ICE PROCESSING....................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . 4 .  A.1  A C OSTLY AN T DIME C ONSUMIN A GCTIVITY ....................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . 4 .  A.  2 T HE K EY I SSUES FOR A  CCOUNTING D  EPARTMENT .. S ..................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...............4.  ...... A.2.  1Relying on Accurate Inf.o..r..m..a..t.i.o..n.......... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .....4.  .. A.2.  2Reducing C.o.s..t.s.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . 4  . A.2.  3Tracking and Solvoinblge Pmrs Rap.i..d.l.y.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . 5.  .. A.2.  4Focusing on the Relationship wit..h. ..S..u..p..p.l.i.e..r.s...... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...............5.  ...... A.2.  5Transferring Data to ERP or Account.i..n..g. .s..o.l..u.t.i..o..n.s.... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .........5.  .... B. TO AUTOMATICO IINCVE PROCESSIN.G...................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...6  .. B.  1 G ENERAL P RINCIPLE . S ...................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . 6 .  .. B.1.  1Automtiac Extraction of Accoun.t.i.n..g.. .D..a..t.a.......... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . .6  .... B.1.1.  1Automatic classifi..c.a..t.i.o..n.............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . 6.  B.1.1  .2Full processing of the invoi.c.e.. .c..o.n..t.e..n..t........ . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ........6.  ... B.1.1.  3Ful-lText recogni..t.i.o..n................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...6.  . B.1.1.  4Multiple pages proc..e..s.s.i..n..g............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . 7.  .. B.1.1  .5Suppoterd and attachment do.c..u...m..e..n.t..s.......... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ......7.  ... B.1.1.  6Orientation detection and automa.t.i.c. ..c..o.r..r.e..c.t.i..o..n... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . 7.  . B.1.1  .7Multiple resolution sc..a..n..n..i.n..g............ . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . .7.  .... B.1.1  .8High precision an.c..h..o..r.s............... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . 7.  B.1.1.  9Certified conne.c..t.o..r..s............... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...7.  .. B.1.  2Valiadtion Work.fl..o..w.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . .9  ..... B.1.2  .1Invoice and Purchase Order Rec..o..n..c.i.l.i.a..t.i.o..n....... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .9.  . B.1.2  .2Simple / Expert Val.i.d..a..t.i.o..n............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . 1 . ..0  .. B.1.  3Electronic Invoice Mana..g.e...m..e..n..t........... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...1..1.  B.2  B ENEFIT . S ...................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ........1..1  ... B.2.  1Tracking Er.r.o..r.s.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . 1 . .1  B.2.  2Reducing C.o.s..t.s.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . 1..1  B.2.  3The Key Success Fa..c.t..o.r..s............... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ..........1..1  ... B.  3 E XAMPLES AMON S G W  T R  EFERENCES ....................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...1.2.  B.3.  1MONDIAL ASSISTA.N..C..E.................. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ..........1...2  ... B.3.  2 ELIOR....................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ........1..2  .. B.3.  3 MANITO.U...................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . ...1..2  . C. WITH- WBIZE DISAPTCHER.!...................... . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . . . . . . . . .............. . . .1..3  .... Copyright© 2- 0S0W3  T Ref :2 7-1UK-MKG-INV-03-DOC  SWT Page : P  age2 of19   
mentdocuent currtpru aacd taa dnnv isscero PR:HE ruoy htiw secioze DISPA1.1 b-Wiiaallb eCTEH Rva..re....soe waft 31..1.C...............................PA na sa.......I............................13 C.1.1.2 .........................................a.ivptCam ro fccleupAt rnI RofTCHEISPAze Db-Wi..............................................ceAsx fatuap CntEHCTAPSIoK rof R1.3 C.1.ze Db-Wi........1. 3....................................er..............Pinssceroovci gnItumoseA allyatic    ........TI.YBALIVAIL.1 AC............................................................................................zeWib-1 TCPAIS D.........1.C 31........................................................................AP Sor fCEOINVI eziW-b 3.2.1.C........1. 4.............................................................selbay........ AeteNilPaa nzceafrew ecECIOtni tiun angh itcoAc..1. 5.C......Wize INV1.2.5 b-.....................................................................r Optika....................... C15.... b.4.2.1NI eziW-of ECIOV.......................... c antmelemp iE:CIOVNI eziW-b 2.invoess proc to itnoosulte emolp.........................14 C.1........................aC TSRIF...erutp Bor fER eeccTan.................................................b W-zi eIDPSTAHC......14 C.1.1.4.......................iW-b 2.2.1.C 41. For fCEOINV Ize..............................................ze Ib-WiCE..NVOI.......................................ices automaticalyl............................... 41..1.C 1.2..............................................................OROPISITNO.......3 CWT SAL V PUE.......61..ivecS re2.3.51C .....................................................................................ur buxea...........................ni.s................................................................................................................ C17.1.3........tiviag yorP tcud...................................................................................................................................utolnsio End sRP.......................1..................................NO..BUTISTRI2 DI5 C......................15 C.2.2 Inrgetrotana sAV d..Rs...........................................................1 Softw..15 C.2siehsr ra euplbaloner sofprsies........eciv...s.............................................................. SOSRUEC.S.....................................D.2 .19 ....... SNGSIESICSTTITATAMROFNICORP NOI.......................
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