Audit of Key Financial Processes at PEI Field Unit

Colleen Kanna

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• Langue: Français

Extrait

VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX
PROCESSUS FINANCIERS
UNITÉ DE GESTION DU NORD DE L’ONTARIO



RAPPORT FINAL
Préparé par :
Deloitte & Touche LLP (Deloitte)


MARS 2006



Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation
Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers
Unité de gestion du Nord de l’Ontario






















Sa Majesté la reine du Canada, représentée par
le Directeur général de Parcs Canada, 2007
Catalogue No. : R60-3/2-7-2006F-PDF
ISBN :0-662-72226-4
GRVE 2 Mars 2006 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers
Unité de gestion du Nord de l’Ontario

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE..............................................................................................................................4
1 APERÇU...........................................................................................................................11
1.1 Contexte ...............................................................................................................................11
1.2 Méthodologie .......................................................................................................................12
1.3 Énoncé d’assurance..............................................................................................................14
1.4 Conclusion............................................................................................................................14
2 OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS .........................................................15
2.1 Cadre de contrôle de gestion ................................................................................................15
2.2 Paiements aux fournisseurs ..................................................................................................19
2.3 Cartes d’achat.......................................................................................................................23
2.4 Dépenses relatives aux voyages ...........................................................................................28
2.5 Passation de marchés............................................................................................................30
2.6 Recettes ................................................................................................................................32
2.7 Codage financier ..................................................................................................................42





Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du
26 mars 2007

GRVE 3 Mars 2006 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers
Unité de gestion du Nord de l’Ontario
SOMMAIRE
CONTEXTE
L’Agence Parcs Canada (APC) procède à l’heure actuelle à une série de vérifications
cycliques des principales pratiques financières et administratives et pratiques de gestion en
usage dans les unités de gestion, les centres de services ainsi qu’au Bureau national. Les
vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil
du Trésor (SCT) et de l’APC. La vérification à l’unité de gestion du Nord de l’Ontario
(UGNO) a été réalisée dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques.
OBJECTIFS ET PORTÉE
La présente vérification visait à confirmer que les principes de diligence raisonnable sont
appliqués aux principaux processus de gestion de l’unité de gestion du Nord de l’Ontario, et
que les processus et les contrôles en place sont adéquats et permettent d’assurer le respect des
politiques et des pratiques du SCT et de l’APC.
La vérification a porté sur les principaux secteurs financiers suivants : recettes, passation de
marchés, cartes d’achat, paiements aux fournisseurs, dépenses relatives aux voyages et codage
erfinancier. Cette vérification visait la période du 1 avril 2005 au 31 janvier 2006.
MÉTHODOLOGIE
La méthodologie utilisée pour effectuer cette vérification a nécessité une visite à l’UGNO et
l’exécution des activités suivantes :
♦ examen des documents pertinents, notamment le plan d’affaires viable de
l’UGNO, les principes de gestion des ressources financières de l’APC, le tableau
de la délégation des pouvoirs de signature de l’APC, les politiques du SCT et de
l’APC liées aux principaux secteurs financiers susmentionnés et les rapports
financiers établis par le gestionnaire, Finances et Administration de l’unité de
gestion;
♦ entrevues avec la direction et le personnel de l’UGNO responsable des principaux
processus financiers;
♦ examen d’un échantillon d’opérations pour chacun des principaux secteurs
financiers.
Une fois les entrevues terminées, un compte rendu visant à présenter nos observations
préliminaires a été présenté au directeur de l’unité de gestion du Nord de l’Ontario.

GRVE 4 Mars 2006 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers
Unité de gestion du Nord de l’Ontario
ÉNONCÉ D’ASSURANCE
À notre avis, le travail de vérification effectué et les éléments de preuve réunis sont suffisants
pour appuyer les conclusions énoncées dans le présent rapport.
CONCLUSION
Dans l’ensemble, nous avons constaté que l’unité de gestion du Nord de l’Ontario disposait
des mécanismes financiers nécessaires pour rendre compte des opérations financières
(dépenses relatives aux voyages et codage financier); toutefois, il y aurait lieu de renforcer la
diligence raisonnable en établissant et en appliquant de nouveaux processus et contrôles
concernant la passation de marchés, les cartes d’achat, les recettes et les paiements aux
fournisseurs de façon à assurer le respect des politiques du SCT et de l’APC.
SOMMAIRE DES RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION
Réf. Processus de gestion Évaluation
2.1 Cadre de contrôle de gestion Bleu – Améliorations mineures requises

2.2 Paiements aux fournisseurs Jaune – Améliorations moyennes requises

2.3 Cartes d’achat Orange – Améliorations importantes requises

2.4 Dépenses relatives aux voyages Bleu – Améliorations mineures requises

2.5 Passation de marchés Jaune – Améliorations moyennes requises

2.6 Recettes Orange – Améliorations importantes requises

2.7 Codage financier Vert – Sous contrôle

RECOMMANDATIONS
Unité de gestion du Nord de l’Ontario
Cadre de contrôle de gestion
1. Le directeur de l’unité de gestion doit veiller à ce que l’on prenne les mesures
nécessaires pour attribuer un numéro d’identification unique à chaque bien de TI et
créer une base de données pour en assurer le suivi. La base de données devrait
contenir les renseignements suivants : le numéro, la description et la date d’achat du
bien, la date à laquelle il a été attribué à un employé et le nom de cet employé ou de sa
section. Cette base de données devrait être mise à jour régulièrement (c.-à-d. tous les
GRVE 5 Mars 2006 Agence Parcs Canada Vérification des principaux processus financiers
Unité de gestion du Nord de l’Ontario
trois mois) afin d’assurer l’exactitude des données. De plus, on devrait procéder à des
vérifications ponctuelles pour veiller à la sauvegarde des biens.
2. Le directeur de l’unité de gestion doit travailler de concert avec le centre de services
de l’Ontario (CSO) afin de mettre sur pied un système pour faire le suivi des erreurs
décelées au cours de l’examen des opérations financières. Le registre doit être examiné
périodiquement et les tendances doivent être portées à l’attention du personnel afin
que des améliorations soient apportées ultérieurement.
3. Le directeur doit faire une évaluation des risques des processus financiers clés de
l’unité de gestion et élaborer un plan d’urgence.
4. Le directeur de l’unité de gestion doit voir à ce que les bandes de sauvegarde des
systèmes soient conservées à l’extérieur des lieux dans un endroit sécuritaire afin que
les données puissent être facilement récupérées en cas de sinistre.
5. Le directeur de l’unité de gestion doit veiller à ce que la répartition des tâches soit