Minnesota Legal Compliance Audit Guide for Local Government - Section 7

Minnesota Office Of The State Auditor

Description

LEGAL COMPLIANCE MANUALRELIEF ASSOCIATIONSIntroductionFor each of the different types of relief associations, the follow ing checklist cites theprimary statutory provisions applicable to relief associations:Police Relief AssociationsGenerally - Minn. Stat. §§ 423A.01-.22Minneapolis - Minn. Stat. §§ 69.77, .80 and § 423B.01-.21Fairmont - Minn. Stat. §§ 423.41-.62 (2000); see 2002 Minn. Laws,ch. 392, art. 1, § 8.Salaried Firefighters’ Relief AssociationsGenerally - Minn. Stat. §§ 423A.01-.22Minn. Stat. §§ 69.77, .80Minneapolis - Minn. Stat. ch. 423CBloomington - Minn. Stat. ch. 424 (2000) (to the extent applicable); see2002 Minn. Laws, ch. 392, art. 1, § 7.Volunteer Firefighters’ Relief AssociationsMinn. Stat. §§ 69.771-.776; Minn. Stat. § 69.80Minn. Stat. §§ 424A.001-.10Relief associations are also subject to the depository designation and collateralizationrequirements of Chapter 1 (Minn. Stat. §§ 356A.06, subd. 8a, and 118A.02-.03) andthe Conflict of Interest provisions of Chapter 2 herein. Minn. Stat. § 6.495 requiresthe audit of both the special and general funds.Relief associations are subject to their own bylaws and articles of incorporation,subject to statutory provisions. Therefore, a review of the bylaws and articles ofincorporation, as well as applicable special laws, is essential to the legal complianceaudit of the relief association. Special laws are found in Table 1 of Minnesotastatutes.11/03 7-1Minn. Stat. Yes No W ork ...

Informations

• Publié par: Chowyug
• Nombre de lectures: 2
• Langue: English

Extrait

LEGAL COMPLIANCE MANUAL RELIEF ASSOCIATIONS

Introduct ion For each of t he dif f erent t ypes of relief associat ions, t he f ollow ing checklist cit es t he primary st atut ory provisions applicable t o relief associat ions: Police Relief Associat ions Generally - Minn. Stat. §§ 423 A.01 -.22 Minneapolis - Minn. Stat. §§ 69.7 7, .80 and § 423 B.01-.21 Fairmont Minn. Stat. §§ 423 .41-.62 (200 0); see  2002 Minn. Law s, - ch. 392, art. 1, § 8. Salaried Firefight ers’ Relief Associat ions  Generally - Minn. Stat. §§ 423 A.01 -.22 Minn. Stat. §§ 69.7 7, .80 Minneapolis - Minn. Stat. ch. 423C Bloomingt on - Minn. Stat. ch. 424 (20 00) (to t he ext ent applicable); see 2002 Minn. Law s, ch. 392, art. 1, § 7. Volunt eer Firefight ers’ Relief Associat ions Minn. Stat. §§ 69.7 71-.776; Minn. Stat. § 69.8 0 Minn. Stat. §§ 424 A.00 1-.10 Relief associat ions are also subject t o t he deposit ory designat ion and collat eralizat ion requirements of Chapt er 1 (Minn. Stat. §§ 356A.06, subd. 8a, and 118A.02-.03) and t he Conf lict of Interest provisions of Chapt er 2 herein. Minn. St at . § 6.495 requires t he audit of bot h t he special and general f unds. Relief associations are subject t o t heir ow n bylaw s and art icles of incorporation, subject t o statut ory prov isions. Therefore, a review of t he bylaw s and art icles of incorporation, as w ell as applicable special law s, is essential to the legal compliance audit of t he relief associat ion. Special law s are f ound in Table 1 of Minnesot a st atut es.

11/03

7-1

M inn . St at . S ec t i o n §§ 4 2 4 A .0 5 , 4 2 4 . 1 5 (2 0 0 0 ), & 4 2 3 . 50 (2 0 0 0 ) See 4 2 3 C. 0 4 & 4 2 3 B. 0 6 §§ 4 2 4 A .0 6 , 4 2 4 . 1 5 (2 0 0 0 ), & 4 2 3 . 50 (2 0 0 0 ) See 4 2 3 C. 0 4 §§ 3 4 9 . 12 , subd. 25(b)(6 ), & 4 7 1 . 61 5 1 §§ 4 2 4 A .0 5 , 4 2 3 . 5 1 (2 0 0 0 ), & 4 2 3 C. 0 4 See 4 2 3 B. 0 7

§ 6 9 . 8 0

1 1 / 0 3

RELI EF ASSOC IA T ION S Part I. Sp ec ial Fund/ Ge ne ral Fu nd (Fo r A ll Relie f A ssociat ions) A . W e re am o u n t s p ai d t o t h e r el ie f a ss o c ia t i o n f r o m t h e c i t y a n d s t a t e (a n d f o r v o lu n t e e r f i r ef i g h t e r s’ r el ie f a ss o c ia t i o n s d o n a t i o n s spec if ied f or su pp ort of t he sp ecial f un d) set aside and dep osit ed i n t h e sp e c ia l f u n d ?

B. W e re al l o t h e r f u n d s d ep o s it e d i n t h e as so c i at i o n ’ s g en e ra l f u n d , i f e st a b l is h ed ?

C. W ere gam blin g p roc eeds n o t p l ac e d in t h e s p ec i al f u n d ?

D . W ere ben ef it s paid f rom t he special f und only f or: 1 . t he relief of sick , in jured , an d d isabled m em bers o f t he relief a ss o c ia t i o n , t h e ir su r v i v in g s p o us es an d o r p h an s (o r in t h e c a se o f v o l u n t e er s f i r ef i g h t e r s’ r el ie f a ss o c ia t i o n s, t h e m em ber’ s surv iv ing spo use an d su rv iv ing ch ildren , o r if no ne, t o d esign at ed b enef iciaries as allo w ed b y M inn . St at . § 4 2 4 A , 0 5 , s u b d . 3 ) ; an d 2 . t he pay m ent of disability and servic e pensions t o m emb ers o f t h e rel ief a ss oc i at i o n ; 3 . f o r v o l u n t e e r f i r ef i g h t e r s’ r el ie f a ss o c ia t i o n s, f e e s, d u e s, a n d assessm ent s allow ed b y M inn . St at . § 4 2 4 A .0 5 , su bd . 3 (5 ); 4 . W ere disb ursem ent s aut ho rized b y t he b y law s? E. W ere adm inist rat iv e ex pen ses f rom t he sp ecial f un d p aid o nly as f ollo w s: 1 . of f ice ex pen ses, in clu din g (b ut no t lim it ed t o) ren t , u t ilit ies, equ ipm ent , su pp lies, p ost age, perio dic al sub scr ipt ion s, f urn it ure, and f ix t ures; 2 . salaries and it emized exp enses of t he president , secret ary a n d t r ea su r er , o r t h e i r d e si g n ee s, a n d an y o t h e r o f f i c ia l o f t he relief assoc iat ion t o w ho m a salary is p ay able u nd er b y law s o r art i cles o f in c orp orat i on in ef f e c t o n J an uary 1 , 1 9 8 6 ; 3 . t uit ion , reg ist rat ion f ees, o rgan izat ion al du es, an d o t her a u t h o r iz ed e x p en s es o f o f f i c er s o r m e m b e rs o f t h e b o a rd o f t rust ees inc urred at t end ing edu cat ion al co nf erenc es, s em i n a rs , o r c l as se s t h a t r e la t e t o t h e a d m i n is t r at i o n o f t h e r el ie f a ss o c ia t i o n ; 4 . a u d it , a c t u a ri al , m e d ic a l, l eg a l, i n v es t m e n t e x p e n se s, a n d perf orm anc e ev aluat ion ex pen ses;

7 -2

Yes







 

N o







 

W ork pap er Ref e ren c e







 

M inn . St at . S ec t i o n

§ 4 2 4 A . 0 6 § 6 9 . 8 0

§ 3 5 6 A . 0 6 § 3 5 6 A . 0 6 , s ub d . 6

1 1 / 0 3

RELI EF ASSOC IA T ION S

Yes N o W ork pap er Ref e ren c e

Part I. Sp ec ial Fund/ Ge ne ral Fu nd (Fo r A ll Relie f A ssociat ions)  (Continued) 5 . reason able an d n ec essary ex p e n se s o f o f f i c e rs , b o ar d o f t r u s t e es o r t h e i r d e si g n ee s, a c t u a ll y p ai d an d i n c u rr ed ; 6 . p r em i u m s o n f i du c iary liab ilit y i ns ur an c e a n d o f f i c ia l b o n d s f o r of f icer s, m e m b e r s o f t h e b o a rd o f t r u st e e s, a n d em p l o y e es o f t h e r el ie f a ss o c ia t i o n ; 7 . s al ar ie s o f a d m i n i st r a t i v e p er so n n e l; a n d 8 . f o r t h e M i n neap o li s Po li c e Rel ief A s so c iat i o n , d i sb u r se m e n t s au t h o ri zed b y M i n n . S t at . § 4 2 3 B . 0 7 ? F. W e re al l o t h e r ex p e n se s p a id f r o m t h e g en e ra l f u n d ? 1 . In t he case of a volu nt eer firef ight er’ s relief associat ion, w ere d i sb u r se m e n t s f r o m t h e g en e ra l f u n d m a d e f o r a p urp ose aut ho rized by t he associat ion’ s arti cles o f i n c o r p o ra t i o n o r by law s? G. If an ex pen se is relat ed t o p urp oses o f b o t h f u n d s , w e re t h e ex p e nses pro perly alloc at ed t o eac h f un d b ased o n t he b enef it s d e ri v ed b y s u c h f u n d ?

Part II. Invest men t s (S hort List) T h e f o l lo w i n g se c u ri t i es ar e p r o p er in v e st m e n t s f o r re li ef a s so c i at i o n s w i t h a ss et s w i t h a b o ok v a l u e o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 o r l es s a n d w h i c h d o no t use: - a regist ered o r licen sed in v est m ent adv isor t o in v est at least 6 0 perc ent of it s asset s (bo ok v alue); - t h e S t a t e Bo a rd o f I n v e st m e n t ( SBI) t o i n v es t a t l ea st 6 0 p e r c en t o f i t s a ss et s ( b o o k v al u e) ; o r - a c o m b i n at i o n o f a r eg i st e r ed o r li c en s ed i n v es t m e n t a d v i s or an d t h e S BI f o r a t l ea st 7 5 p e r c en t o f i t s as se t s (b o o k v a lu e ). Fo r r el ie f a ss o c ia t i o n s t h a t m e et t h e ab o v e c r it e r ia , t h e f o l lo w i n g i n v es t m e n t s a re p er m i t t e d . Fo r re li ef a s so c i at i o n s t h a t d o n o t m e et t h e ab o v e c r it e ri a, g o t o Par t III, inf ra. A . Cert if icat es of Dep osit If t h e f u n d in v e st e d i n c er t i f i c a t e s o f d e p o s it , w e re t h e y is su e d b y f i n an c ial i ns t it u t i o n s in su red b y t h e Fed er al D ep o si t In su ran c e C o rp o r at i o n ( FD IC ), o r t h e N at i o n a l C re d it U n i o n A d m i n is t r at i o n (NCU A ), o r are f ully co llat eralized by pled ged m ark et able s ec u ri t ies p u rs uan t t o M i nn . St a t . § 1 1 8 A . 0 3 ?

7 -3

M inn . St at . S ec t i o n

§ 3 5 6 A . 0 6

1 1 / 0 3

RELI EF ASSOC IA T ION S

Part II. Investm ents (Short List) (Cont inued) B. S av i n g s A c c o u n t s 1 . If t h e f u n d p la c ed m o n e y i n a s av i n g s a c c o u n t w i t h a f i n ancial in s t itut i o n , w a s it f u l ly i nsure d by FD I C/ N CUA? C. G o v er n m e n t O b li g at i o n s 1 . If t he f un d is in v est ed in f ederal g ov ernm ent al ob ligat ion s, w ere t he o blig at ion s issued by t he U nit ed St at es, it s a g en c i es o r i n st r u m e n t a li t i es , o r b y a n o rg a n iz at i o n est ablish ed an d reg ulat ed b y an ac t of Con gress? 2 . If t he f un d is in v est ed in st at e or lo cal o blig at ion s: a. W e re t h e o b li g at i o n s is su e d b y t h e st a t e , i t s ag e n c ie s o r inst rum ent alit ies, m un icip alit ies, o r ot her g ov ernm ent al o r p o li t i c al su b d i v is io n ? 3 . St at e or Federal Ob ligat ion Requ irem ent s. a. Do es t he o blig at ion ’ s inv est m ent y ield eq ual o r ex ceed t h e s t a t e d in v e st m e n t y i el d o f d e bt s e c u ri t i es n o t ex em pt f rom f ederal in co m e t ax at ion and of co m parab le q ualit y ? b . If t h e o b li g at i o n w a s a re v en u e b on d , w a s t h e go v ernm ent al or p olit ical en t it y issuin g it co m plet ely s el f - su p p o r t i n g f o r t h e la st f i v e y e ar s? o r c . If t h e o b li g at i o n w a s n o t a r ev e n u e b o n d : (1 ) w a s i t b a c k ed b y t h e f u l l f a i t h a n d c re d it o f t h e a p p li c ab l e t a x i n g ju r is d ic t i o n ; an d (2 ) w a s t h e i ss u in g e n t i t y n o t i n de f a u lt o n t h e pay m ent of int erest or p rinc ipal o n t his o r any ot her no nrev enu e bo nd ob ligat ion issued in t he p ast t en y ears? D . C o rp o r at e O b li g at i o n s 1 . If t h e f u n d in v est e d in c orp orat e ob lig at i on s, w ere t h ey : a. i ss u ed b y a U n it e d S t a t e s c o r p o ra t i o n ; b . w it h an av erage an nu al net pre-t ax earnin gs in t he p ast f iv e y ears t hat ex ceed ed an nu al int erest and prin cip al p a y m e n t s o n t h e t o t a l i ss u ed d e b t o f t h e c o rp o r at i o n b y 5 0 p e rc e n t ; a n d c . t h e o b l ig a t i o n in q u e st i o n w a s r at e d i n o ne o f t h e t o p



7 -4

Yes











 

N o











 

W ork pap er Ref e ren c e











 

M inn . St at . S ec t i o n

§§ 6 9 . 7 7 , s u b d . 2 g , 6 9 . 7 7 5 , & 3 5 6 A . 0 6 § 3 5 6 A . 0 6 , s ub d . 7

1 1 / 0 3

RELI EF ASSOC IA T ION S

Yes N o W ork pap er Ref e ren c e

Part II. Investm ents (Short List) (Cont inued)  t h ree q u al it y c a t e g or ies b y M o o d y ’ s In v es t o rs S er v ic e,  In c . , o r S t a n d ar d an d Po o r ’ s C or p o ra t i o n ? E. Inv est m ent Com pan ies 1 . If t h e f u n d in v est e d in an op en -en d in v est m e nt c o m p an y : a. w a s i t r eg i st e r ed u n d er t h e Fe d er al In v e st m e n t C o m p a n y A c t o f 1 9 4 0 ; a n d b . d i d it o n l y i n v e st i n t h o s e in v e st m e n t s d ef i n e d in A t hro ug h D abo v e? F. W e re al l o f t h e as so c i at i o n ’ s in v e st m e n t s p er m i t t e d in A t h r o u g h E abo v e?

Part III. Invest men t s (Long List)

The f ollow ing secu rities are proper inv estm ent s f or: - A l l r el ie f a ss o c ia t i o n s w i t h a ss et s w i t h a b o ok v a l u e i n ex c e s s o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 ; a n d - T h o s e r el ie f a ss o c ia t i o n s w i t h a ss et s w i t h a b o ok v a l u e o f $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 o r le ss , p ro v i d ed t h a t t h e as so c i at i o n : - u s es t h e se rv i c e s o f a r eg i st e r ed o r li c en s ed i n v es t m e n t adv isor f or t he in v est m ent of at least 6 0 perc ent of it s as set s (b o o k v al ue); - u s es t h e se rv i c e s o f t h e St a t e B oa rd o f I n v e st m e n t ( SBI) f o r t h e i n v es t m e n t o f a t l ea st 6 0 p e r c en t o f i t s as se t s (b o o k v a lu e ); o r - u s es a c o m b i n a t i o n o f s er v i c es o f a n in v e st m e n t a d v is o r a n d t he SBI f or t he in v est m ent of at least 7 5 perc ent of it s asset s. A . G o v er n m e n t O b li g at i o n s 1 . If t h e f u n d in v est e d in go v ern m en t o blig at i on s, w ere t h ey : b o n d s , n o t e s, b i ll s, m o r t g a g es , o r o t h e r ev i d en c e s o f ind ebt edn ess bac ked by t he f ull f ait h an d c redit of t he issu er o r rat e d am o n g t h e t o p f o ur q ualit y r at i ng c at e go ries b y a n at i o n al ly r ec o g n ized rat i n g ag en c y ?  2 . W ere t he g ov ernm ent ob ligat ion s gu arant eed o r insu red i ss u es o f :

7 -5

M inn . St at . S ec t i o n

1 1 / 0 3

RELI EF ASSOC IA T ION S

Part III. Investm ents (Long List) ( Cont inued) a. t h e U n i t e d S t a t e s, i t s ag e n c ie s o r in s t r u m e n t a li t i es , o r o r g an i za t i o n s c r ea t e d an d r eg u l at e d b y a n ac t o f Con gress; b . Canad a or it s pro v inc es; (No t e: In t erest m ust be p ay able in Un it ed St at es d o ll ar s. ) c . t he st at es, t heir m un icip alit ies, p olit ical su bd iv ision s, agen cies o r inst rum ent alit ies; d . t h e In t e r n at i o n a l Ba n k f o r Re c o n st r u c t i o n an d D ev e lo p m en t , t h e In t e r-A m er ic an D ev e lo p m en t Ban k , t h e A s ia n De v el o p m e n t Ba n k , t h e A f r ic a n D ev e lo p m e n t Bank , o r any ot her U nit ed St at es go v ernm ent spo nso red organizat ion of w hich t he Unit ed St at es is a mem ber? (No t e: In t erest m ust be p ay able in Un it ed St at es d o ll ar s. ) B. C o rp o r at e O b li g at i o n s 1 . If t he asso ciat ion inv est ed in co rpo rat e ob ligat ion s: a. w e re t h e y b o n d s, n o t e s , d eb e n t u r es , t r an s p o rt a t i o n e q u ip m e n t o b l i ga t i o n s, o r an y l o n g er t e rm e v i d en c e s o f i n d eb t e d n e ss is su e d o r g u a ra n t e ed b y a c o rp o r at i o n org anized u nd er t he law s of t he U nit ed St at es or it s st at es or t he D om inio n o f Canad a or it s pro v inc es (p rin c ip al a n d in t erest p ay ab le i n Un it ed St at es d o lla rs )? 2 . W e re t h e c o rp o r at e o b l ig a t i o n s r at e d a m o n g t h e t o p f o u r q u al it y c a t e g or ies b y a n at i o n al ly r ec o g n ized rat i n g ag en c y ? C. O t h e r O b li g at i o n s 1 . If t he asso ciat ion inv est ed in ban ker s acc ept anc es or d epo sit n o t e s o f U n it e d St a t e s b an k s, w er e t h e y is su ed b y b an k s rat ed in t he h igh est f ou r qu alit y cat ego ries by a nat ion ally rec o gn ized rat i ng ag en c y ? 2 . If t he asso ciat ion inv est ed in cert if icat es of dep osit (CD’ s), w ere t he CD ’ s: a. i ss u ed b y U n i t e d St a t e s b an k s o r s av i n g s i n st i t u t i o n s rat e d in t h e h ig hest f o u r q ualit y c at e go ries b y a n at i o n al ly r ec o g n ized rat i n g ag en c y , o r w ho se cer t if icat es of dep osit w ere f ully insu red b y f ederal a g en c i es ; o r b . i ss u ed b y c r e d it u n i o n s in a m o u n t s u p t o t h e li m i t o f insu ranc e co v erage p rov ided by t he N at ion al Credit U n i on A d m i n is t r at i o n ?

7 -6

Yes N o W ork pap er Ref e ren c e

 



 



