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VADE-MECUM CONSEIL USAGE FONCTIONNAIRES (2EME EDITION)

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CONSEIL DE L'UNION­EUROPÉENNE SECRETARIAT GENERAL \ Vade-mecum π ff' ¡­Φ ι Ilo 1 ; Novembre 2000 VADE-MECUM à l'usage des fonctionnaires et agents (novembre 2000) Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne Pour en savoir plus Ce Vade-mecum représente l'image du secrétariat général du Conseil à un moment précis. Plusieurs changements ont eu lieu après la clôture de la rédaction. Des informations à jour se trouvent sur le site intranet du Conseil (Domus). Ce site offre principalement des informations de nature administrative ainsi que des outils de travail mis à la disposition des fonctionnaires. Lintranet interinstitutionnel Europa­team, donnant surtout accès à des informations de la Commission, est également accessible par l'intermédiaire de Domus. De nombreuses autres informations sur l'Union européenne sont disponibles sur Internet via le serveur Europa (http://europa.eu.int). Une fiche bibliographique figure à la fin de l'ouvrage. Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 2001 ISBN 92-824-1898-7 © Communautés européennes, 2001 Publication à usage interne du secrétariat général du Conseil Printed in Spain Table des matières Avant-propos XI Première partie — Le secrétariat général et son rôle dans l'activité du Conseil I Section I — Historique et objectifs 3 Section 2 — Bâtiments Justus Lipsius, Frère Orban et Cortenberg 4 I. Bâtiment Justus Lipsius 4 1. Pourquoi «Justus Lipsius»?2.

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Langue Français
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CONSEIL DE
L'UNION­EUROPÉENNE
SECRETARIAT GENERAL \ Vade-mecum
π ff'
¡­
Φ ι
Ilo
1 ;
Novembre 2000 VADE-MECUM
à l'usage des fonctionnaires et agents
(novembre 2000)
Secrétariat général
du Conseil de l'Union européenne Pour en savoir plus
Ce Vade-mecum représente l'image du secrétariat général du Conseil à un moment
précis. Plusieurs changements ont eu lieu après la clôture de la rédaction. Des
informations à jour se trouvent sur le site intranet du Conseil (Domus). Ce site offre
principalement des informations de nature administrative ainsi que des outils de
travail mis à la disposition des fonctionnaires. Lintranet interinstitutionnel Europa­
team, donnant surtout accès à des informations de la Commission, est également
accessible par l'intermédiaire de Domus.
De nombreuses autres informations sur l'Union européenne sont disponibles sur
Internet via le serveur Europa (http://europa.eu.int).
Une fiche bibliographique figure à la fin de l'ouvrage.
Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 2001
ISBN 92-824-1898-7
© Communautés européennes, 2001
Publication à usage interne du secrétariat général du Conseil
Printed in Spain Table des matières
Avant-propos XI
Première partie —
Le secrétariat général et son rôle dans l'activité
du Conseil I
Section I — Historique et objectifs 3
Section 2 — Bâtiments Justus Lipsius, Frère Orban et Cortenberg 4
I. Bâtiment Justus Lipsius 4
1. Pourquoi «Justus Lipsius»?
2. Description fonctionnelle du bâtiment 5
2. /. Partie «Conférences» (en abrégé CO) 6
2.2. «Secrétariat» 8
2.3. Partie «Infrastructure» 9
3. Accès au bâtiment
3.1. Accès pour piétons
3.2. pour véhicules 10
3.3. Heures d'accès au bâtiment Il
3.4. Transports en commun2
3.5. Procédure d'accès à la superstructure du bâtiment 12
4. Orientation dans le bâtiment3
4.1. Orientation générale
4.2. Numérotation ou adresse des niveaux, des ailes
et des locaux 15
II. Bâtiment Frère Orban5
III.t Cortenberg6
Section 3 — Organisation du secrétariat général7
1. Secrétaire général/haut représentant, secrétaire général
adjoint, cabinet et services rattachés 1
2. Service juridique 19
3. Direction générale A—Administration/Protocole 20
3.1. Direction «Personnel et administration»
3.2. «Protocole, organisation, infrastructures,
technologies de l'information» 21
3.3. Direction «Traduction et production des documents» 25
3.4. des finances6 4. Direction générale Β —Agriculture/Pêche 27
5. n e C — Marchéintérieur,uniondouanière,
politique industrielle, télécommunications,société
de l'information, recherche, énergie,transport28
6. Direction générale E — Relations extérieures 29
6.1. Direction «Elargissement 30
6.2. «Développement30
6.3. Service «Affaireséconomiquesmultilatérales»30
6.4. Direction «Relationstransatlantiques,
Nations uniesetdroitsdel'homme»31
6.5. Direction «AffairesgéographiquesI» 31
6.6. Direction «Affaires géographiques II»31
6.7. III»31
6.8. Direction «Politique de sécuritéetdedéfense» 31
6.9. «Affaires générales et coordination»32
7. Direction générale F — Relations avec le Parlement
européen et avec le CES et le CdR, affaires institutionnelles,
budget et statut, information, transparence,
relations publiques 32
7.1. Directiondesaffairesparlementaires et institutionnelles...32
7.2. dubudgetetdu statut33
7.3. Direction«Procédureslégislatives en codécision,
information,transparence et relations publiques»33
8. DirectiongénéraleG—Affaires économiques etfinancières,
Union économiqueetmonétaire34
9. Direction générale H — Justice et affaires intérieures 34
10. n e I — Protection de l'environnement
et des consommateurs, protection civile, santé, législation
denrées alimentaires 35
I I. DirectiongénéraleJ—Emploi et politique sociale,politique
régionaleetcohésionéconomique et sociale, éducationet
jeunesse,culture,audiovisuel35
/ /. /. Emploietpolitiquesociale36
/1.2. Politiquerégionaleetcohésion économique et sociale36
/1.3. Educationetjeunesse,culture, audiovisuel 36
Schéma d'organisation du secrétariatgénéralduConseil 37
Section 4 —Tâches du secrétariat général lors de l'examendespropositions
de la Commission 38
1.Procédureinitiale38
2.Travauxdusecrétariat général au niveau du groupedetravail..39
3.xauniveau du Comité des représentants permanents
(Coreper)39
IV 4. Travaux au niveau du Conseil 40
5. Conférence de presse1
6. Procédure de révision des textes par les juristes-linguistes .. 4
7. Établissement du procès-verbal2
8.t du texte officiel, publication et notification 4
Section 5 — Renseignements pratiques3
1. Documents 4
/. /. Codification
1.2. Etapes d'un document: de la codification à la diffusion 49
2. Communication 52
2.1. Courrier (entrée)
2.2. (sortie)
2.3. Communication dans ou entre les immeubles 54
3. Archives et bibliothèques4
3.1. Archives
3.2. Bibliothèques5
Deuxième partie —
Dispositions statutaires et réglementaires
concernant le personnel 61
Section I — Personnel des institutions de l'Union européenne 63
1. Situation et définition
2. Répartition des emplois4
3. Vacances d'emploi6
4. Concours 67
5. Position administrative8
5.1. Activité
5.2. Détachement
5.3. Disponibilité
5.4. Congé de convenance personnelle 6
5.5. Congé pour service militaire9
Section 2 — Horaire de travail et congés
1. Horaire de travail
/. /. Horaire normal 6
1.2. mobile
/ .3. Travail à temps partiel 70
1.4. Heures supplémentaires1
/ .5. Repos de santé4
1.6. Durée maximale de travail en continu5
2. Jours fériés 77 3. Congés 77
3.1. Congé annuel8
3.2. Congés spéciaux 81
3.3. supplémentaires2
3.4. Congé de maternité
3.5. spécial en cas d'adoption
3.6. Congé et délai de route à l'occasion d'élections
organisées dans les Etats membres de l'Union européenne. 83
3.7. Congé spécial pour cures6
3.8. Modalités d'application
4. Congés de perfectionnement professionnel 88
4.1. Différents congés de perfectionnement professionnel 89
4.2. Modalités d'application 90
5. Congé pour service militaire
Section 3— Obligations 91
1. Résidence
2. Autres obligations
3. Régime disciplinaire2
4. Conseil de discipline
Section 4 — Carrière 93
1. Stage
2. Déroulement de la carrière 9
2. /. Avancement d'échelon
2.2. Rapports périodiques4
2.3. Promotion
2.4. Passage à un autre cadre, à une autre catégorie 9
2.5. Postes disponibles5
3. Organes
3.1. Comité des rapports 9
3.2. Commissions consultatives de promotion 9
Section 5 — Formation professionnelle6
1.n des nouveaux recrutés
2. Perfectionnement professionnel en cours de carrière 9
2. /. Actions organisées par le secrétariat général 9
2.2. de formation à l'extérieur du secrétariat général
du Conseil 97
3. Comité paritaire du perfectionnement professionnel 98
Section 6 — Régime pécuniaire
I. Traitement de base8
VI 2. Allocations familiales 98
2.1. Allocation de foyer9
2.2. pour enfant à charge
2.3. scolaire
2.4. Allocation de naissance 100
2.5. Versement à des tiers 10
3. Indemnités 10
3.1. Indemnité de dépaysement
3.2. d'expatriation
3.3. journalière1
3.4. Indemnité d'installation et de réinstallation 10
3.5. forfaitaire (indemnité de secrétariat)2
3.6. pour service continu ou par tours2
3.7. Indemnité pour heures supplémentaires2
3.8. d'enseignement 103
4. Retenues et impôts
4.1. Contribution au régime de pension
4.2. au régime d'assurance maladie 10
4.3. au accident
4.4. Contribution à l'assurance chômage
(agents temporaires uniquement) 103
4.5. Impôt communautaire4
4.6. Contribution temporaire
5. Coefficient correcteur 10
6. Adaptation des rémunérations5
7. Remboursement de frais
7. /. Voyage (entrée en fonctions, cessation de fonctions, mutation) . 105
7.2. Déménagement (entrée en fonctions, cessation de fonctions,
mutation)
7.3. Voyage lors du congé annuel6
7.4. Lieu d'origine6
8. Divers 107
8.1. Avance
8.2. Compte bancaire
8.3. Transfert d'une partie de la rémunération 10
Section 7 — Missions8
I. Modalités 10
/. /. Ordre de mission
1.2. Octroi d'avance sur frais de mission 10
/ .3. Choix du moyen de transport9
1.4. Horaire des déplacements I 10
1.5. Titres de transport réservation de chambre d'hôtel 112
1.6. Frais de cas particuliers 113
VII /. 7. Frais d'hôtel: cas particuliers 116
1.8. Déclaration de frais de mission et décompte des indemnités
journalières7
1.9. Gratuité du logement ou des repas9
2. Durée de la mission
2. /. Durée égale ou supérieure à quatre semaines 11
2.2. Mission interrompue par un week-end ou des jours fériés,
avec retour sur le lieu d'affectation 120
3. Heures supplémentaires et repos de santé en cas de mission .. 12
4. Perte et/ou vol de bagages
5. Numéros de téléphone et adresses utiles1
Section 8 — Maladies et accidents 122
1. Absence en cas de maladie ou d'accident 12
2. Maladie ou accident survenant pendant ou à la suite immédiate
d'une période de congé3
3. Couverture des risques de maladie4
4.e des risques d'accident et de maladie
professionnelle5
5. Numéros de téléphone et adresses utiles 12
Section 9 — Pensions 126
1. Pensions et allocations de départ 12
2. Transfert des droits à pension7
3. Pensions8
Section 10 — Privilèges et immunités 12
1. Carte d'identité spéciale9
2. Permis de conduire 130
3. Laissez-passer communautaire1
4. Franchises douanières
5. Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
6. Impôts et taxes2
7. Immatriculation des véhicules à moteur 133
8. Procès-verbaux, pro justitia, contraventions5
9. Attestations
Section I I — Organes statutaires et administratifs6
I.s interinstitutionnels 13
1.1. Comité du statut
1.2. Collège des chefs d'administration
1.3. Commission paritaire commune
1.4. Comité de gestion «Assurance maladie» (CGAM) 137
VIII