Audit sur organisation documentaire12

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FFFFFFFFFFGTQLSO - jmg V12 – 19/10/06 SUD - OUESTDiagnostic de l'organisation documentaire en élevage Intervenant : ..................................... Date : ___/___/___ Organisme : ....................................................................... Nom de l'exploitation : ........................................................... N°EDE : .......... Commune : ................................................. : ___/___/___/___/___ 1 Description de l'élevage et des besoins Nombre de personnes travaillant sur l’exploitation : ........................... L’exploitation fait-elle appel à de la main-d’œuvre extérieure (salarié, stagiaire) : Oui Non Production fermière : Oui Non Les exploitants sont-ils engagés dans des démarches de qualité : ui Non Autre activité qu'agriculteur : Oui Non Quelles sont vos attentes par rapport à cette visite ? Travail administratif Organisation documentaire Coin bureau et bureautique (flux des informations et des (classement et archivage) documents) Vous sentez-vous à l'aise par rapport aux documents et informations à gérer sur votre élevage ? Oui Non Si non, pourquoi ? ............................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............. 1/8 ...

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• informatique
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V12 – 19/10/06

Diagnostic de l'organisation documentaire en élevage Intervenant : ..................................... Date : ___/___/___

Organisme : .......................................................................

Nom de l'exploitation : ...........................................................

N°EDE : .......... Commune : ................................................. : ___/___/___/___/___ 1 Description de l'élevage et des besoins

Nombre de personnes travaillant sur l’exploitation : ........................... L’exploitation fait-elle appel à de la main-d’œuvre extérieure (salarié, stagiaire) :OuiF NonF Production fermière: OuiF NonF Les exploitants sont-ils engagés dans des démarches de qualité : OuiF NonF Autre activité qu'agriculteur: OuiF NonF Quelles sont vos attentes par rapport à cette visite ? Travail administratif Organisation documentaire Coin bureau et bureautique (flux des informations et des (classement et archivage) documents)

Vous sentez-vous à l'aise par rapport aux documents et informations à gérer sur votre élevage ? OuiF NonF Si non, pourquoi ?............................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................

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2 Ergonomie du bureau principal Emplacement : lieu 1F2 lieu F lieu 3F lieu 4F Accès directement de l’extérieur : OuiF NonF Indépendant de l’habitation : OuiF NonF Dimensions : ........................... m² satisfaisant : OuiF NonF Présence d’une zone d’accueil : OuiF NonF Présence d’une zone de passage facilitant la circulation : OuiF NonF Bureau clair : OuiF NonF Présence d’une fenêtre : OuiF NonF Plan de travail organisé : OuiF NonF Position au bureau :  Confortable : OuiF NonF  Accès au dossier depuis le poste de travail : OuiF NonF Mobilier fonctionnel : OuiF NonF Croquis des différents lieux de détention des documents et des circuits de circulation :

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3 Outils de bureautique Lieu 1 Lieu 2 Lieu 3 Lieu 4 Outils Nom du lieu  Ran ement Bureau nbr : nbr : nbr : nbr : Armoire nbr : nbr : nbr : nbr : Casier nbr : nbr : nbr : nbr : Bannette nbr : nbr : nbr : nbr : Trieuse à courrier nbr : nbr : nbr : nbr :  nbr : nbr : nbr : nbr :  nbr : nbr : nbr : nbr :  nbr : nbr : nbr : nbr :  Archiva e Boîte à archives Coffrefort  Informati ue Ordinateur nbr : nbr : nbr : nbr : Terminal Internet Imprimante Scanner Modem  Communication Minitel Téléphone Fax  Communication Interne Agenda mural Tableau : ……………….  Autre Photocopieuse Où les photocopies sont-elles réalisées ? À l’extérieur de l'exploitationF Sur l'exploitationF Archivage des documents est-il sécurisé ? OuiF NonF  Comment : ...................................................................................................................... La durée d’archivage des documents est-elle connue : OuiF NonF

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Utilisation d'un ordinateur à usage professionnel ? Si oui, l'ordinateur est-il relié : À un DACF À la machine à traireF À un PDAF À un modemF Autre : .............................................................................................................................. ............................................................................................................................................ La sauvegarde des données est-elle sécurisée? OuiF NonF  Comment : ...................................................................................................................... Quels logiciels agricoles et pour quelles applications ?

4 Communication interne La communication interne pose-t-elle problème? OuiF NonF  Si oui pourquoi : ...........................................................................................................  .......................................................................................................................................... Comment est-elle organisée aujourd’hui : Où se fait-elle ? ..................................................................

A quelle fréquence ? ..............................................................

Avec quels moyens (outils) ? ......................................................

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Avec quels documents ?............................................................

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5 Localisation des différents documents techniques liés à la réglementation ou à la conditionnalité  Présent Lieu 1 Lieu 2 Lieu 3 Lieu 4 Remar ues Registre d'élevage (fiches synthétiques) Livre des bovins et documents de notification Bon d'enlèvement Certificat de saisie Passeport bovin Bon d'équarissage Ticket de pesée Ordonnances Carnet sanitaire Enregistrement de la distribution d'aliments médicamenteux Bon de livraison ou factures des médicaments non soumis à rescri tion Analyses "sanitaires" (prophylaxie et autres) ASDA Compte rendu de la visite sanitaire annuelle obligatoire Bons de livraison, factures ou étiquettes pour les aliments Traçabilité des aliments vendus (client, produit, date) Contrôle machine à traire Déclaration de surfaces (PAC) y.c RPG Traçabilité des ventes (nom + coordonnées edu client, type de produit, date d livraison Enregistrement des traitements phytosanitaire et biocide (cultures et rairies Préconisations écrites sur l'utilisation des roduits h tosanitaires Résultats d'analyse d'échantillons prélevés sur des végétaux ou d'autres échantillons, qui revêtent une importance pour la santé humaine Arrêté d'autorisation de prélèvement ou récépissé de déclaration (Irrigation) Plan prévisionnel de fumure Cahier d'épandage Plan d'épandage Dossier de déclaration d'activité polluante (DAP) Décision attributive de la subvention (PMPOA1) Déclaration d'intention d'engagement PMPOA2 Dérogation nationale ou départementale si brûlage Accord écrit ou contrat, signé avec le producteur de boues, dans lequel est mentionnée la liste des parcelles concernées par l'épandage Référence de l'arrêté préfectoral d'autorisation ou récépissé de déclaration relatif aux épandages ou attestation "MISE" indiquant que les épandages res ectent la ré lementation Arrêté préfectoral ICPE d'autorisation pour les éleva es soumis à autorisation Récépissé de déclaration pour les élevages soumis à déclaration

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6 Analyse des flux des documents et enregistrements •Le courrier(IPG, facture, convocation) •Les enregistrements (traitement sanitaire, épandage, notification des mouvements d'animaux) •Les documents remissur place (ordonnances, liés aux aliments)

Remarques éventuelles :

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Réception Qui Où Quand Traitement Décrire toutes les étapes de la réception er (1 tri) au traitement final (classement, envoi) en précisant les lieux, les outils, les moments (journée, semaine, mois, année), le temps passé et les personnes Archivage Pratique (fréquence, outil) Lieux Outils

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7 Compte rendu de visite sur la gestion documentaire et de l’information Points forts: Bureau et bureautique ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... Classement (méthode et partage) et archivage ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... Flux de l'information et des documents ...................................................................................... ...................................................................................... ...................................................................................... Points pouvant être améliorés : Nature du problème Conseil Prioritaire ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... ................................................... ......................................................................... Signature du technicien Signature de l'éleveur

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