Créer un formulaire PDF interactif et exporter les données collectées sur Excel

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour apprendre à créer un formulaire PDF interactif avec PDFelement 6 et exporter les données sur Excel pour pouvoir les traiter.

Sujets

• Microsoft Excel

Informations

• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 19 janvier 2021
• Nombre de lectures: 1
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français
• Poids de l'ouvrage: 1 Mo

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 06/03/2018

Créer un formulaire PDF interactif et exporter les données collectées sur Excel Janet de la société Wondershare m’a proposé de tester l’un de leurs logiciels :Wondershare PDFelement. Celui-ci permet d’éditer et convertir des fichiers au format PDF. Dans ce tutoriel, je vais vous montrer quelques-unes des nombreuses fonctionnalités de ce logiciel. Dans la première partie, nous verronscomment créer un PDF interactif avec un bouton de soumission par e-mailet, dans la seconde partie,comment exporter les données collectées vers Excel. Pour cette démonstration, je vais me servir du document que j’avais utilisé lors dututoriel sur la création de formulaires avec Word(sans champ de formulaire avec simplement la date mise à jour et la suppression des 3 dernières lignes du formulaire) que j’ai enregistré au format PDF. Vous retrouverez ce fichierau bas de l’article. Je procède ainsi pour aller plus vite, mais vous pouvez tout à fait créer entièrement votre formulaire sur PDFelement. L’avantage de ce logiciel est qu’il va vous permettre derendre votre formulaire interactif, même au format PDF. En effet, en créant votre formulaire sur Word, une fois la protection du formulaire activée et l’enregistrement au format PDF effectué, les champs de saisie ne pouvaient plus être complétés. Dommage pour un formulaire à remplir…La seule solution était donc d’enregistrer au format Word et risquer d’envoyer le fichier à quelqu’un n’ayant pas la même version que vous. Commencez partélécharger PDFelement (en essai gratuit pour vous faire une idée ou après l’avoir acheté si vous êtes déjà convaincu) et installez-le.

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Création d’un formulaire PDF interactif avec bouton d’envoi par e-mail Pour ouvrir le bulletin d’inscription au format PDF, faites un clic droit sur le fichier >Ouvrir avec Wondershare PDFelementlancez le logiciel et, sur l ou ’écran d’accueil, choisissez le boutonModifier PDFet sélectionnez le bulletin d’inscription :

Dans

l’onglet

Formulaire,

cliquez

formulaire Création d’un bouton radio pour la Civilité

Sélectionnez le contrôleBouton de radio

cocher

sur

.

Modification

de

champs

de

 (je ne sélectionne pas le contrôleCase à

, car cela n’empêcherait pas l’utilisateur d’en sélectionner plus d’une). Créez-en 3 et

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placez-les devant chaque civilité. Faites un double-clic ou un clic droit sur le premier bouton radio >Propriétés.

Dans la fenêtre qui apparaît, à l’ongletGénéral, indiquez leNomde ce contrôle qui, pour que les 3 boutons radio forment un groupe (une seule de ces 3 cases sera cochée), devra être le même pour les 3. Je le nommeCivilité. Ce même nom sera le titre apparaissant en en-tête dans le fichier Excel lors de l’extraction. Je coche la case à cocherRequisafin d’indiquer son caractère obligatoire et empêcher l’envoi du formulaire si l’information n’est pas indiquée.

Si l’apparence du contrôle ne vous convient pas, vous pouvez la modifier dans l’onglet correspondant. Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net 3

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Dans l’ongletOptions, vous pouvez modifier la forme du bouton et, dansChoix du bouton de radio, vous allez indiquer le choix qui sera fait si on coche ce bouton-ci. Autrement dit, étant donné que le premier bouton radio est pourMonsieur, je vais inscrireMonsieursachant que c’est ce nom qui apparaîtra dans l’extraction des données Excel également.

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Enfin, si vous souhaitez effectuer une action, vous pouvez en ajouter dans le dernier onglet. Cliquez surFermerune fois que vous avez terminé et faites de même pour le boutonMadame etMademoiselle. Pour aller plus vite, vous pouvez sélectionner les 3 boutons d’un coup en maintenant la toucheCtrlenfoncée, mais le nom devra être modifié individuellement sur chaque contrôle même s’il est identique. Création d’un champ de texte pour les Prénoms, le Nom, l’Adresse les Numéros de téléphone, l’E-mail et les Dates de naissance

Sélectionnez le contrôleChamp de texteplacez-le après le et Prénom. Accédez à la fenêtrePropriétés de la même manière que précédemment, appelez ce contrôlePrénom et rendez cette information obligatoire.

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Dans l’ongletApparence, je vous conseille d’ajouter une bordure, car si vous laissez sur Transparence, l’utilisateur ne saura que c’est un champ à remplir que lorsqu’il clique dessus. Pour une meilleure harmonisation du document, modifiez la police de texte selon celle avec laquelle vous aviez créé le formulaire (dans cet exemple, Cambria) ou alors avec une police de style écriture pour bien différencier les réponses. Cliquez surFermersi nécessaire, agrandissez ou réduisez le champ grâce aux poignées. et, Puis, faites unCtrl + CetCtrl + Vsur ce dernier contrôle pour le dupliquer et utilisez cette copie pour leNom(n’oubliez pas de modifier sonNomdans lesPropriétés). Refaites la même opération pour l’Adresseà laquelle, dans lesPropriétés, à l’ongletOptions, vous cocherez la caseMultilignesi vous avez prévu un espace assez grand pour que l’adresse soit saisie sur plusieurs lignes. Faites la même manipulation que précédemment pour lesNuméros de téléphone, l’E-mailet les autresPrénomsen dupliquant le contrôle duPrénomou duNom.

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Pour lesDates de naissance, dupliquez également un des contrôles précédents et, dans les Propriétés, à l’ongletFormat, choisissez la catégorieDate, puisPersonnaliser et indiquezdd/mm/yyyy dans le champ en dessous avant de cliquer surFermer. Dupliquez ce contrôle sur les parties des 3 autres enfants. Création d’une ComboBox pour la Profession et la Classe

Sélectionnez le contrôleComboBox

et placez-le après laProfession. Dans cet exemple, je

n’utilise pas le contrôleListe déroulante qui permet de pouvoir sélectionner plusieurs éléments à la fois dans la liste en maintenant la toucheMaj, car ce champ ne s’y prête pas. Modifiez les propriétés comme précédemment (Nom,Requis,Bordure etPolice) et, dans l’ongletOptions, vous allez créer votre liste.

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Dans le champÉlément, indiquez un des choix possibles et la valeur qui sera exportée dans Exporter la valeur, puis cliquez sur le boutonAjouter. Dans cet exemple, je vais simplifier en créant simplement les choixCadreetEmployéavant de cocherAutoriser l’utilisateur à insérer un texte personnalisé, ce qui lui permettra de saisir lui-même un autre choix non disponible dans la liste. J’ajoute également l’optionSélectionnez votre professionavec la valeur(vide) pour qu’il n’y ait pasCadreouEmployécomme valeur par défaut. Cliquez surFermer. Faites de même pour le champClasse où vous indiquerez les classesCP,CE1,CE2,CM1 etCM2que vous dupliquerez pour qu’il apparaisse sur les parties des 3 autres enfants. Pour cette liste aussi vous pouvez dupliquer la liste de laProfessionpour simplement changer son Nom, supprimer les choix indiqués et ajouter les nouveaux.

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Création d’un bouton de soumission pour envoyer le formulaire par e-mail

Sélectionnez le contrôleBouton poussoirplacez-le à la fin du formulaire. Donnez-lui et unNomet changez son apparence si nécessaire.

Dans l’ongletOptions, indiquez un Nom d’Étiquette(Envoyerpar exemple) ou choisissez une Icônesur votre ordinateur (faites l’un ou l’autre ou alors sélectionnez une autreMise en page sinon le texte superposera votre icône).

Enfin, dans l’ongletActions, gardez le déclencheurSouris relâchéesélectionnez l et ’action Soumettre un formulaireet cliquez surAjouter: une nouvelle fenêtre s’affiche. Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net 9

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Choisissez le formatPDF, et, dans la partieMéthode de soumission, choisissez soumettre à Adresse courrielet indiquez dans le champURLl’adresse e-mail qui doit recevoir les réponses. Cliquez surOk.

Pour terminer, j’ajoute une seconde action :Ouvrir un lien web. Je saisis l’URL qui est une page de remerciements.

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Avant d’enregistrer votre formulaire, vous pouvez le tester en sortant du mode d’édition en

cliquant surArrêter l’édition du formulaire . Remplissez le formulaire comme s’il vous était destiné et, si vos champs sont trop petits pour la police que

vous avez choisie, un apparaîtra. En repassant en mode édition, vous pourrez ajuster le champ jusqu’à faire disparaître le +.

Une fois votre test terminé, cliquez, dans l’ongletFormulaire, surEffacer et enregistrez votre formulaire en cliquant sur l’icône de disquette en haut à gauche (ce qui écrasera votre formulaire précédent qui était sans champs de saisie). Vos destinataires n’auront plus qu’à remplir le formulaire avant de vous le renvoyer. Ils pourront remplir ce formulaire avecle logiciel gratuit PDF-XChange Viewer par exemple (ils n’ont pas l’obligation de posséder PDFelement). Exportation des données collectées vers Excel Une fois les réponses à votre formulaire reçues, vous allez pouvoir extraire toutes les données grâce à PDFelement.

Pour ce faire, ouvrez-le et, sur l’écran d’accueil, cliquez surTraitement par lots.

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