Créer un sous-formulaire Access

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour apprendre à créer un sous-formulaire Clients-Factures pour visualiser les factures correspondantes à chaque client sur un même écran. Mettre en page un sous-formulaire.

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• Microsoft Access

Informations

• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 19 janvier 2021
• Nombre de lectures: 70
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 18/04/2013

Créer un sous-formulaire Access Un sous-formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire. Il permet d’afficher les données de plusieurs tables ou requêtes au même endroit et en même temps. Pour ce tutoriel, je vais utiliser la base de données utilisée pour la création de relations, car il est important que les tables des formulaires que je vais créer soient reliées. Pour cela, je vous invite à voir ou revoir l’articleÀ quoi servent les relations entre les tables Access et comment les créer. Affichage des données liées en mode feuille de données Pour mon exemple, je souhaiterais avoir un formulaire qui me permettrait d’afficher pour chaque client les factures qui lui ont été établies. Ce qui correspond à ce que l’on a pu voir précédemment lorsque l’on avait créé les relations et que nous sommes retournés dans laTable Clients.

La différence est, qu’en utilisant un sous-formulaire, je peux afficher plus de données et de manière plus agréable. Création du formulaire principal Pour commencer, je vais créer mon formulaire principal qui sera basé sur maTable Clients. Je ne vais pas rentrer dans le détail, car j’ai déjà publié un tutoriel surla création d’un formulaire Access, je vous invite donc à le lire ou relire.

Je crée mon formulaire en utilisant l’Assistant Formulairedans l’onglet Créer. Je choisis laTable Clientsje conserve tous mes champs. Je choisis la disposition et Colonne simple. Je réorganise ensuite la présentation pour pouvoir avoir mon sous-formulaire juste en dessous de mon formulaire principal et pour lui appliquer une mise en page plus agréable.

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Voici le formulaire principal mis en page :

Maintenant, il ne me reste plus qu’à insérer mon sous-formulaire. Ajout du sous-formulaire dans le formulaire principal Pour cela, j’agrandis la zoneDétail enMode création en faisant glisser lePied de formulaire. Puis, dans l’ongletCréation, je fais dérouler les options deContrôles:

Je clique ensuite surSous-formulaire/Sous-état . Comme dans l’article sur la création de formulaires, lorsque j’insérais une image, mon curseur se transforme en + avec une image de formulaire. Je peux donc soit dessiner le cadre de mon sous-formulaire soit faire un simple clic à l’endroit souhaité.

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Choix de la table, de la requête ou du formulaire existant Au moment où je relâche mon clic, une boîte de dialogue apparaît : l’Assistant Sous-formulaire.

Choix des champs Je laisse cochéeUtiliser les tables et les requêtes existantesje n puisque ’ai pas créé d’autre formulaire, puis je clique surSuivant:

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Je sélectionne maTable Facturesmon formulaire principal contient déjà les puisque informations des clients et je fais passer tous mes champs à droite saufN° clientqui ne sert qu’aux relations et qui ne me serait d’aucune utilité pour ce sous-formulaire. Je clique donc une

fois surpuis je me place surN° clientet je clique sur Choix du lien entre le formulaire et le sous-formulaire

. Je clique surSuivant.

Comme j’ai créé une relation entre mes deux tables, je n’ai pas besoin de définir les champs effectuant le lien moi-même, je laisse cochéeChoisir à partir d’une listeetAfficher Factures pour chaque enregistrement en Clients utilisant N° client. Je clique surSuivant.

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Choix du nom du sous-formulaire

À cette dernière étape, je peux attribuer un nom à mon sous-formulaire, je laisseFactures sous-formulaireet clique surTerminer. Aperçu et modification du sous-formulaire

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J’ai bien mon sous-formulaire sous mon formulaire principal. Je peux retourner en mode

formulaire soit en cliquant sur le boutonMode formulaire

dessous puisMode formulaire

 soit sur la flèche en

pour visualiser la mise en page.

Je peux, en retournant sur leMode créationmodifier la mise en page , comme un formulaire classique. Je peux déjà supprimer le titre du sous-formulaire en le sélectionnant et en appuyant sur la toucheSuppr. Je déplace le sous-formulaire en cliquant une fois dessus, puis, lorsque le curseur se transforme en croix fléchée, je glisse l’encadré vers l’endroit souhaité. Ensuite, je l’agrandis en l’étirant avec la double flèche sur les points situés au milieu de chaque côté, car enMode formulaire on ne voyait pas toutes les données d’un seul coup et dans ce cas nous sommes obligés de naviguer avec la barre de défilement, ce qui fait perdre les avantages de la création de ce sous-formulaire : voir toutes les données en un clin d’œil. EnMode formulaire, je peux réduire automatiquement les dimensions des champs en double- cliquant sur les lignes les séparant. Mais je peux également cliquer droit sur un des champs,

puisLargeur de champ et entrer une largeur. Pour attribuer la même largeur à chaque champ, il suffit de tous les sélectionner avec la flèche noire et de cliquer sur

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Largeur de champ

. Je peux aussi centrer certains champs en retournant

dans leMode créationcliquant sur la flèche de l en ’Affichage

 puisMode

création . Sachez que vous pouvez, enMode formulaire, faire afficher le sous-formulaire avec la même présentation que le formulaire principal. Pour cela, cliquez droit sur le sous-formulaire, puis

Sous-formulaire>Formulaire . Pour mon exemple, je ne trouve pas cette présentation utile, car elle ne me permet pas de voir toutes les factures en une seule fois et je suis obligée de faire défiler les factures comme pour les clients. Je peux repasser en modeFeuille de données en recliquant droit sur le sous-formulaire, toujours enMode formulaire, puisSous-formulaire >Feuille de

données . Je peux maintenant, créer un nouveau client et lui établir une facture ou établir une facture à un client existant. Lorsque je referme mon formulaire, on me demande si je souhaite enregistrer les modifications du formulaire et du sous-formulaire, je clique surOui.

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Mon sous-formulaire apparaît dans la liste desFormulaireset, lorsque je clique dessus, il est en mode feuille de données. Cependant, je ne l’utiliserais pas, car n’ayant pas ajouté mon champ N° client, je pourrais ajouter des factures, mais pas indiquer à quel client elle correspond.

Tutoriel réalisé avec Access 2013 Voir la version vidéo de cet article

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