Imprimer des étiquettes d’adresses avec Access

Lydia Provin

Description

Tutoriel pour apprendre à créer et imprimer des étiquettes d'adresses directement depuis Access sans publipostage. Comment utiliser l'assistant état étiquettes d'Access ? Comment choisir quels contacts imprimer avec l'assistant état étiquettes d'Access ? Comment créer son propre format d’étiquettes personnalisées Access ?

Sujets

• Microsoft Access

Informations

• Publié par: Votreassistante
• Publié le: 19 janvier 2021
• Nombre de lectures: 18
• Licence : Tous droits réservés
• Langue: Français

Extrait

Votre Assistante :https://www.votreassistante.net- le 17/12/2013

Imprimer des étiquettes d’adresses avec Access Si vous souhaitezeffectuer un publipostage pour créer des étiquettes personnaliséespour vos courriers, il n’est pas forcément nécessaire deréaliser un publipostage classique. Vous pouvez passer directement par l’assistant état d’Accesssi votre base de données se trouve sur ce logiciel. Quel que soit le type d’étiquettes autocollantes que vous utilisez, Access va gérer la disposition des informations selon vos dimensions.

Vous retrouverez la base de données utiliséeau bas de l’article. Lancement de l’assistant Étiquette Ouvrez votre base de données Access et placez-vous, dans le panneau de navigation, sur la table

ou requête comportant vos coordonnées et cliquez surÉtiquettes de l’onglet Créer. Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les coordonnées de votre table, utilisez une requête pour choisir un critère qui porterait sur unCode Postalpar exemple. Choix de la taille d’étiquettes

Dans la boîte dialogue qui s’affiche, vous allez indiquer le type d’étiquettes que vous utilisez :

Grâce aufiltre par fabricant, vous pouvez faire apparaître différentes références correspondantes aux différentes dimensions. LeNombre de frontse rapporte, quant à lui, au nombre d’étiquettes côte à côte. Vous pouvez choisir uneUnité de mesure anglaise ou métrique

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pour vos dimensions et leType d’étiquetteest à laisser surFeuille à feuillesi vous utilisez une imprimante classique (jet d’encre ou laser), mais cochezContinu si vous utilisez une imprimante industrielle. Création d’une nouvelle taille d’étiquette Si vous ne trouvez pas le format de vos étiquettes parmi les formats proposés par défaut par Access, cliquez surPersonnaliser.

Cliquez surNouveau…. Dans la boîte de dialogue affichée, saisissez unNompour votre type d’étiquette et unNombre de front, puis saisissez les dimensions et retraits indiqués sur le schéma.

Une fois votre étiquette paramétrée, cliquez surOk. Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net

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Il se peut que vos paramètres ne soient pas appropriés et vous aurez donc ce message :

Cliquez surOuipour qu’Access corrige vos dimensions etNonpour valider quand même vos paramètres.

Pour modifier votre étiquette, vous cliquerez surModifieret pour copier les paramètres pour en créer une autre, vous cliquerez surDupliquer. Enfin,Supprimersupprimera l’étiquette en surbrillance. Une fois que vos étiquettes personnalisées sont prêtes, cliquez surFermer. Automatiquement, Access vous affiche les étiquettes personnalisées :

Pour afficher de nouveau les étiquettes par défaut, décochez la caseAfficher tailles d’étiquettes personnalisées. Article écrit par Lydia Provin du site Votre Assistante :https://www.votreassistante.net 3

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Choix de la police et de la couleur d’étiquette Lorsque l’étiquette à utiliser pour l’impression est définie, cliquez surSuivant:

Indiquez la police à utiliser pour vos étiquettes. L’aperçu à gauche vous montre le résultat. Cliquez surSuivant. Choix des champs à afficher sur l’étiquette

Double-cliquez sur chaque champ à faire apparaître sur vos étiquettes ou cliquez dessus et

cliquez sur le bouton . Attention : saisissez une espace entre chaque champ pour que les données ne soient pas collées et appuyez sur la toucheEntréepour faire un retour à la ligne. L’encadré correspond à la taille

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de votre étiquette. Selon la taille de l’étiquette choisie, vous aurez plus ou moins d’espace pour les coordonnées. Cliquez surSuivant. Choix du tri des champs

Vous pouvez trier vos étiquettes selon un champ. Cela peut être utile si vous avez 2 boîtes postales différentes à La Poste (une pour votre région ou département et une autre pour les autres). De cette manière, vous n’aurez pas besoin de les trier vous-même lors du dépôt. Dans

ce cas, cliquez à gauche sur le champCP., puis cliquez sur le bouton Si vous ne souhaitez pas faire de tri, ne touchez à rien et cliquez surSuivant.

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Choix du nom de l’état

Enfin, donnez un nom à votre état et cochez soitAfficher les étiquettes telles qu’elles seront impriméespour voir le résultat, soitModifier la structure des étiquettespour modifier l’état. Cliquez surTerminer. Vos étiquettes sont prêtes à être imprimées :

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Lancement de l’impression des étiquettes à partir d’Access

Placez vos étiquettes autocollantes dans votre imprimante et cliquez surImprimer. Attention, il se peut que plusieurs pages d’étiquettes soient créées. Vérifiez leur nombre en

cliquant sur

dans l’Aperçu avant impression

Cliquez surFermer l’aperçu avant impression étiquettes tout de suite.

.

 pour ne pas imprimer les

Lorsque vous ouvrez l’état, il est, par défaut, enModeétat. Ne vous inquiétez pas, la mise en page n’est pas perdue. Il suffit de faire un clic droit sur son onglet ouvert >

Aperçu avant impression. Export des étiquettes vers Word Enfin, si vous souhaitez ouvrir ce fichier d’étiquettes dans Word, en modeAperçu avant

impression

,

cliquez

sur

Plus >Word . Choisissez l’endroit où enregistrer votre fichier RTF et son nom. CochezOuvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminéepour gagner du temps et cliquez surOk.

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Vous retrouverez votre état dans Word et pourrez l’enregistrer dans un autre format Word :

L’avantage de passer par Access pour gérer vos étiquettes est que si vous supprimez ou modifiez les coordonnées présentes dans votre base de données, à l’ouverture de l’état, les données seront mises à jour automatiquement contrairement à Word. Comme pour tous les états Access, vous

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pouvez passer enMode créationmodifier la disposition et la pour présentation de votre fichier. Tutoriel réalisé avec Access 2013 Voir la version vidéo de cet article

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