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COURRIER EUROPÉEN DES ARCHIVES ISHNs Actes du DLM-Forum sur les données lisibles par machine Bruxelles, 18-20 décembre 1996 DLM-FORUM Electronic Records COURRIER EUROPEEN DES ARCHIVES INSAR Secrétariat général de la Commission européenne ■ Comité de préparation: Lino Facco Nicola Bellieni Hans Hofmann Christina Beckers Peter Berninger Bas Van Den Barg Emilio Rossetti Johanna Maas » Informations: Commission européenne Tél. (32­2) 296 08 27 295 05 57 Fax (32­2) 296 10 95 E­mail: archis@sg.cec.be Adresse: rue de la Loi 200 (bureau: SDME 5/64) B­1049 Bruxelles Actes du DLM-Forum sur les données lisibles par machine GS Bruxelles, 18-20 décembre 1996 ι ¿dîJr JL· DLM-FORUM Electronic Records De nombreuses autres informations sur l'Union européenne sont disponibles sur Internet via le serveur Europa (http://europa.eu.int). Une fiche bibliographique figure à la fin de l'ouvrage. Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 1997 ISBN 92-828-0112-8 © Communautés européennes, 1997 Reproduction autorisée, moyennant mention de la source Printed in Germany Table des matières Préface 7 Comités de programme et d'organisation 9 Présentation de projets et de programmes de la Commission dans le domaine 10 des données lisibles par machine Discours d'introduction et de clôture 11 David F.

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Ajouté le 09 mars 2012
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Langue Français
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COURRIER
EUROPÉEN
DES ARCHIVES ISHNs
Actes du DLM-Forum
sur les données
lisibles par machine
Bruxelles, 18-20 décembre 1996
DLM-FORUM
Electronic Records COURRIER EUROPEEN
DES ARCHIVES
INSAR
Secrétariat général
de la Commission européenne
■ Comité de préparation:
Lino Facco
Nicola Bellieni
Hans Hofmann
Christina Beckers
Peter Berninger
Bas Van Den Barg
Emilio Rossetti
Johanna Maas
» Informations:
Commission européenne
Tél. (32­2) 296 08 27
295 05 57
Fax (32­2) 296 10 95
E­mail: archis@sg.cec.be
Adresse: rue de la Loi 200
(bureau: SDME 5/64)
B­1049 Bruxelles Actes du DLM-Forum
sur les données
lisibles par machine
GS Bruxelles, 18-20 décembre 1996
ι
¿dîJr
JL·
DLM-FORUM
Electronic Records De nombreuses autres informations sur l'Union européenne sont disponibles sur Internet
via le serveur Europa (http://europa.eu.int).
Une fiche bibliographique figure à la fin de l'ouvrage.
Luxembourg: Office des publications officielles des Communautés européennes, 1997
ISBN 92-828-0112-8
© Communautés européennes, 1997
Reproduction autorisée, moyennant mention de la source
Printed in Germany Table des matières
Préface 7
Comités de programme et d'organisation 9
Présentation de projets et de programmes de la Commission dans le domaine 10
des données lisibles par machine
Discours d'introduction et de clôture 11
David F. Williamson 12
Secrétaire général de la Commission européenne
Hendrik Tent 14
Directeur général adjoint de la direction générale Science, recherche
et développement
Denis O'Leary 17
Représentant permanent de l'Irlande auprès de l'Union européenne
Paul Weissenberg 22
Chef de cabinet du D' Bangemann
Programme 28
Session plénière d'ouverture, le 18 décembre 1996 29
Johan Hofman (Pays-Bas) 30
Aspects multidisciplinaires des documents électroniques, notion du cycle de vie des documents
électroniques, caractéristiques et liens avec le flux de l'information/le flux des travaux
Claes Granström (Suède) 38
Relations entre créateurs, utilisateurs et conservateurs d'informations
David Lipman (Commission européenne) 43
DLM-Forum: présentation des sessions parallèles et des résultats escomptés
Sessions parallèles, le 19 décembre 1996 47
Session parallèle n° 1 — Conception, création et gestion des documents électroniques 47
Bloc 1/1 — Concept d'une stratégie de gestion de documents électroniques: concept du cycle de vie 48
Maria Guercio et Stefano Pigliapoco (Italie) 48
Identification et contrôle des procédures de gestion et d'administration: un modèle intégré de
responsabilité et de transparence de l'administration publique. Une étude de cas de l'université de Macerata
Peter Horsman (Pays-Bas) 54
Un système expert pour la gestion de documents électroniques
Luciana Duranti (Canada) 60
Préservation de l'intégrité des données électroniques
Bloc 1/2 — Responsabilité de la gestion des documents électroniques et transfert de responsabilités 66
lan Macfarlane (Royaume-Uni) 66
Responsabilités et transfert de responsabilités au cours du cycle de vie des archives électroniques
Regula NebikerToebak (Suisse) 73
La stratégie des Archives helvétiques (Schweizerisches Bundesarchiv — BAR) — L'influence exercée
dans le domaine préarchivistique Ai">d» ULM-F*™,« I 3
tur Iti données ¡iiiblti par machine
Table Aes matières 77 Elisabeth A. G. Van den Bent (Pays-Bas)
Développement d'une politique d'archivage électronique à Rotterdam
85 Dan Torning (Danemark)
Gestion du problème des documents électroniques et coopération avec l'administration publique.
Expérience des Archives nationales danoises
90 David V. Bowen (Royaume-Uni)
Problèmes pratiques de la mise en œuvre des archives électroniques centrales
96 Bloc 1/3 —Tri et évaluation des documents électroniques
96 Alan A. Andolsen (États-Unis d'Amérique)
Méthodes d'évaluation de la conservation numérique — Gestion structurée des archives
informatisées retenues pour lan
106 David O. Stephens (États-Unis d'Amérique)
Conservation des documents électroniques à la fin de leur cycle de vie
113 Montserrat Canela, Isabel Campos, Joan Domingo et Jordi Serra (Espagne)
Le processus d'évaluation comme moyen d'intégrer le point de vue archivistique dans la planification,
la création et l'utilisation de documents électroniques et de systèmes automatisés. Étude de cas
118 Alan Murdock (Royaume-Uni) «
Rôles et responsabilités dans le cadre de la gestion des archives électroniques
123 Bloc 1/4 — Coopération au-delà des frontières: conditions requises et action
123 Andreas Engel (Allemagne)
Gestion et traitement électroniques des documents. L'expérience acquise pour le réseau d'échange
d'informations Berlin-Bonn
132 José M. Martínez, Luis López, José R. Hilera, José A. Gutiérrez (Espagne)
Conditions requises pour les systèmes d'information. Projet SIDIM pour les administrations locales
138 Nancy Y. McGovern (Hongrie)
Open Society Archives: développement d'une stratégie intégrée
pour la gestion des documents électroniques
145 Session parallèle n° 2 — Conservation à court et à long terme, intégrité et valeur contextuelle
146 Bloc 2/1 — Définition des besoins pour une conservation à long terme
146 Michèle Conchon (France)
Traitement et conservation des archives informatiques en France: la méthode Constance
152 Huib Vissers (Pays-Bas)
Le savoir-faire néerlandais. Étude générale du programme de conservation à long terme
des données numériques aux Pays-Bas
155 P. K. Doorn et H. D. Tjalsma (Pays-Bas)
Archives de données historiques: conservation et documentation des données historiques
161 Kenneth Thibodeau (États-Unis d'Amérique)
Limites et transformations: une stratégie orientée objet pour la conservation des documents électroniques
168 Bloc 2/2 — Coût de la conservation. Qui paie? Gestion efficace et infrastructure
pour la gestion de documents électroniques
168 Philip W. Lord (Royaume-Uni)
Stratégies et tactiques en matière de gestion de documents électroniques: point de vue de l'industrie
pharmaceutique
175 Ulf Andersson (Suède)
Version courte du rapport SESAM — Philosophie et règles concernant
4 I Actes Au DLM'Forum
les archives électroniques et l'authenticité
sur les données lisibles par much
Table des matières Michael Wettengel (Allemagne) 190
Structure technique de l'archivage des fichiers de données numériques: exigences et méthodes
Gudrun Fiedler (Allemagne) 199
Gestion efficace des documents électroniques à l'exemple du Land de Basse-Saxe.
Mise en place d'une infrastructure praticable et à coût modéré
Jean-José Wanègue (France) 204
Century-disc: une nouvelle technologie d'archivage sur Compact Disc et digital-versatile dise
Bloc 2/3 — Normes et standards pour la conservation 210
Kenneth Tombs (Royaume-Uni) 210
Perspectives pour les administrations, les industriels et les utilisateurs en matière d'uniformisation
des systèmes de stockage pour l'archivage à long terme
Philippe Le Cerf, Lieven de Bremme et Rudy Schockaert (Belgique) 217
Normalisation des systèmes de gestion de documents électroniques
Bloc 2/4 — Coopération au niveau européen et au niveau interdisciplinaire: possibilités d'action 223
Jacobus Doggen (Office des publications officielles des Communautés européennes) 223
Archives électroniques de l'Office des publications
Ken Hannigan (Irlande) 227
Un résumé sur la gestion des documents électroniques dans l'Union européenne: relations entre
l'administration publique et les archives
Michael Vasilievich Larin (fédération de Russie) 238
Documents et archives électroniques: situation dans la fédération de Russie
Session parallèle n° 3 — Accès à l'information et utilisation 243
Bloc 3/1 — Diffusion et accessibilité (locale et à distance) 244
Marie-Claude de La Godelinais (France) 244
Institut national de la statistique et des études économiques et accès aux données publiques en France
Kees van der Meer et Jaap J. M. Uijlenbroek (Pays-Bas) 249
Gestion de documents électroniques au service des procédures ad hoc: étude de cas
Jorma Kuopus (Finlande) 260
Accessibilité aux fichiers électroniques et diffusion du point de vue du respect de la vie privée
Roberto Rotter (Commission européenne) 265
Accès à l'information: une réalité mise en œuvre au sein du projet AGORA. Une bonne diffusion
nécessite une bonne gestion de l'information: le SGML, format universel?
Bloc 3/2 — Connaissance de l'existence et disponibilité de l'information — Comment 275
les différents acteurs peuvent-ils y contribuer?
Phillip J. Webb (Royaume-Uni) 275
Mise en œuvre d'un système de gestion des connaissances au sein de l'agence d'évaluation
et de recherche de la défense (DERA)
Albert E. Kersten (Pays-Bas) 283
L'historien et les archives électroniques
Mario Bellardinelli (Commission européenne) 287
Diffusion d'informations sur la recherche européenne
Denise Lievesley (Royaume-Uni) 293
Rendre les données accessibles à la recherche et à l'enseignement: l'expérience du Royaume-Uni
en matière d'archives de données
Ann du DLM-Forum I 5
sur irs données îisiblrs par machine
Table des matières 297 Bloc 3/3 — Standards pour la diffusion de l'information: ouverture et accès aux documents
297 David A. Smith (Royaume-Uni)
Utilisation d'un thésaurus dans une recherche de documents électroniques en deux étapes
305 Man-Sze Li (Royaume-Uni)
Normes et spécifications pour l'échange et le stockage de documents. Possibilités et limitations
311 Torbjörn Hörnfeldt (Suède)
Normes européennes et internationales dans un contexte archivistique
315 Bloc 3/4 — Coopération au sein des institutions européennes: société de l'information globale
315 Rainer Zimmermann et Rémy Bossert (Commission européenne)
Liaison des administrations européennes par des services communs d'information
et de communication: le programme d'échange de données entre administrations (IDA)
324 Wolfram Kaiser (Autriche)
Recherche en matière d'histoire contemporaine européenne et changements
dans les sources à la base de cette recherche
329 Session plénière de clôture, le 20 décembre 1996
329 Progrès en matière de gestion de documents électroniques
Consensus, communication et collaboration: promotion de la coopération multidisciplinaire
dans la gestion des archives électroniques
330 Seamus Ross (Royaume-Uni)
337 Tim Duggan (Irlande)
341 Envisager l'avenir — Les étapes futures
342 Jean-Michel Cornu (France)
Rapport de la session parallèle n° 1 : Progrès en matière de conception, de création
et de gestion de données électroniques
345 Wolf Buchmann (Allemagne)
Rapport de la session parallèle n° 2: Progrès en matière de conservation à court et à long terme
347 Olov Östberg et Hans Sundström (Suède)
Rapport de la session parallèle n° 3: Progrès en matière d'accessibilité
et d'utilisation de l'information
349 Propositions, conclusions et suivi
350 Eric Ketelaar (Pays-Bas)
Présentation des dix points pour un suivi du DLM-Forum
353 Dix points de suivi du DLM-Forum sur les données lisibles
par machine — Coopération à l'échelle européenne
355 Index des intervenants
356 Liste des participants du DLM-Forum
6 I Actes du DLM-Forum
sur 1rs douiiérs Iisiblrs par machine
Table des matières «Utilisateurs ainsi qu'archivistes vivent actuellement
une révolution de l'information nécessitant le support PREFACE
de la recherche dans plusieurs domaines et des producteurs
de logiciels et de hardware en particulier.»
S.E. l'ambassadeur Denis O Leary, représentant
permanent de l'Irlande auprès de l'Union européenne,
dans son allocution d'ouverture.
L e premier DLM-Forum (DLM-Forum 1996) sur les données lisibles par machine, o
«Les archives dans l'Union européenne»
qui s'est tenu à Bruxelles du 18 au 20 décembre 1996, constitue un fait majeur dans
rapport du groupe d'experts sur les
problèmes de coordination en matière la recherche de possibilités d'une coopération plus vaste dans ce domaine tant entre
d'archives, OPOCE, Bruxelles-
les États membres qu'au niveau communautaire. Amorcé par le rapport d'experts «Les Luxembourg, 1994.
archives dans l'Union européenne» (1), confirmé ensuite par les conclusions du (')
|0 C 235 du 23.8.1994, p. 3. Conseil de l'Union européenne de juin 1994(2) et conjointement organisé par la
Commission européenne et les États membres de l'UE, il a accueilli plus de 300 experts
et décideurs provenant de l'administration publique, des archives, de l'industrie et
de la recherche. L'approche multidisciplinaire, l'objectif de préparer un guide de bonne
conduite pour l'utilisation des données lisibles par machine comme résultat concret
ainsi que la haute qualité des présentations sont les raisons qui ont amené cet
événement inaugural à devenir un forum européen d'intérêt international dans le domaine
de la gestion et du stockage des dossiers informatiques. Les participants sont non seule­
ment venus des États membres de l'UE, mais aussi d'autres pays de l'Europe (y inclus
la fédération de Russie et la Pologne) ainsi que des États-Unis d'Amérique et du Canada.
Les premières réactions publiées dans les périodiques spécialisés sont unanime­
ment enthousiastes. Le succès du forum fut surtout dû aux bonnes préparations par
le comité de programme ainsi qu'à l'unanime et continu support donné par les prési­
dences irlandaise et néerlandaise du Conseil de l'Union européenne.
Le forum a été inauguré par le secrétaire général de la Commission européenne, David
F. Williamson (p. 12-1 3), qui a bien mis en évidence que les archives, y compris les
documents numériques croissants, constituent notre mémoire collective qu'il est impor­
tant de conserver en s'assurant qu'elle restera accessible dans le futur.
Dans leurs discours d'introduction, Hendrik Tent, directeur général adjoint de la direc­
tion générale Science, recherche et développement et l'ambassadeur Denis O'Leary,
représentant permanent de l'Irlande auprès de l'Union européenne, ont défini le contexte
politique et technique du DLM-Forum 1996. M. Tent a souligné l'importance du forum
à l'égard des innovations de l'ère digitale et l'approche de la Commission pour affronter
ce nouveau défi.
L'ambassadeur Denis O'Leary a mis en évidence le rôle des archives dans notre société
et le droit d'accès à l'information du citoyen.
Dans son allocution de clôture, le chef de cabinet de M. Bangemann, Paul
Weissenberg, a insisté sur le lien des archives informatiques avec le concept européen
de la société de l'information, tel qu'élaboré dans le rapport Bangemann et les docu­
ments y afférents. Il a mis l'accent sur la nécessité de mesures concrètes comme suivi
immédiat du DLM-Forum.
Le concept du «cycle de vie» des documents informatiques a guidé les trois sessions
parallèles. Les orateurs/intervenants de chacune de ces sessions ont réfléchi sur les
documents électroniques dans les différentes phases de leur vie administrative.
L'éventail des sujets est allé de discussions sur les normes et les standards pour l'échange
de données jusqu'à la présentation de nouveaux supports pour le stockage. Une vue
d'ensemble de l'état de la technique en Europe a complété cette première tentative
Actes du DLM-Forum
tes lisibirs par inalbine interdisciplinaire afin de sauvegarder la mémoire collective de la société de l'information.
Préface L'équilibre entre les sessions parallèles et les discussions spontanées et informelles hors
des salles de réunion a créé un climat de travail agréable dans lequel les débats entre
les experts ont mené à une certaine compréhension mutuelle et à l'établissement de
liens et de contacts personnels nécessaires afin de résoudre les problèmes concernant
toutes disciplines présentées au forum.
Ainsi l'effet catalyseur espéré s'est réalisé: les experts de l'industrie et de la recherche
ont été sensibilisés aux préoccupations des archives et des administrations.
Le forum mènera, comme prévu, à des adaptations de la première version «Projet de
lignes directrices: données lisibles par machine», qui a été distribuée aux participants.
De plus un document concernant les mesures de suivi, les «10 points» ainsi
dénommés (p. 353 et suiv.), a été adopté par les participants.
Un des points majeurs du suivi est l'établissement d'exigences fonctionnelles pour
la gestion des données électroniques dans les secteurs public et privé. Un autre point
concerne l'urgence à mettre sur pied des programmes de formation pour les
archivistes et les administrateurs.
Dans un monde en rapide et continuel changement, les services modernes d'archives,
sont un élément de continuité, de stabilité et une base solide pour l'information essen­
tielle et les dossiers indispensables. La gestion moderne des archives dans les insti­
tutions publiques et privées doit être dynamique, active et innovatrice et doit
surtout couvrir de façon continue et complète le cycle de vie des documents. Le DLM-
Forum 1996 a démontré que les problèmes posés par la conservation et la réutilisation
des données électroniques sont cruciaux, non seulement pour le travail des archivistes,
mais aussi en tant que pierre angulaire de croissance économique future et du développe­
ment dans l'Union européenne, comme S. Ross l'a si bien démontré dans sa contri­
bution (voir p. 330). En bref, le problème de conservation des données électroniques
(dossiers électroniques) concerne même plus de personnes et de domaines que ceux
couverts par les participants du forum. Les futures actions devront inclure, entre autres,
des conseillers juridiques, des développeurs de système et d'applications, des audi­
teurs et des compagnies d'assurances.
Des contacts avec des groupes de travail existants (par exemple le Legal Advisory Board
de la Commission européenne pour le marché de l'information) doivent être établis
et intensifiés. Une première étape pour la coordination de ces activités sera l'instal­
lation du DLM-Monitoring Committee en avril 1997.
Cette préface est signée par les deux coprésidents de la session plénière de clôture
du DLM-Forum, afin de souligner la coopération continue et active entre les États membres
de l'Union européenne (représentés par les Archives nationales des Pays-Bas dans le
contexte de la présidence néerlandaise du Conseil de l'Union européenne) et la Commission
européenne. Ce volume des actes a pour objectif d'informer ceux qui n'ont pas eu
la possibilité de participer au DLM-Forum 1996, d'en rappeler le contenu à ceux qui
y ont participé et de stimuler des actions futures dans ce domaine. De cette façon,
l'approche multidisciplinaire sera d'autant plus consolidée et encouragée.
Eric Ketelaar Hans Hofmann
Actes du DLM-Forum Archiviste général Chef des Archives historiques
sur irs donares iisiblrs par machine
Préface de l'État néerlandais de la Commission européenne