Livre blanc IDC Esker factures fournisseurs en SaaS  Europe final3x
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L I V R E B L AN C L a d é m a t é r i a l i s a t i o n d e s f a c t u r e s f o u r n i s s e u r s e n E u r o p e : é t a t d e s l i e u x e t p e r s p e c t i v e s d e s s o l u t i o n s e n m o d e S a a S En partenariat avec Esker Franck Nassah Septembre 2010 IDC France 13, rue Paul Valéry 75116 Paris. Téléphone : +33.1.56 26 26 66 Fax : +33.1.56 26 26 70 S O M M A I R E Objectifs et méthodologie 1 Objectifs ............................................................................................................................................. 1 Méthodologie ...................................................................................................................................... 1 La gestion des factures fournisseurs : un processus à optimiser 2 L'amélioration des relations fournisseurs au cœur des priorités des services comptabilité ..................... 2 La majorité des factures reçues au format papier ................................................................................. 3 Plus de 30% du temps des comptables passé à la saisie manuelle des factures ................................... 5 L'utilisation de solutions d'automatisation du traitement des factures fournisseurs : une nécessité 6 Des bénéfices importants identifiés ..................................................................................................... 6 Des projets d'investissement existent ........................... ...

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L I V R E B L A N C
L a d é m a t é r i a l i s a t i o n d e s f a c t u r e s f o u r n i s s e u r s e n E u r o p e : é t a t d e s l i e u x e t p e r s p e c t i v e s d e s s o l u t i o n s e n m o d e S a a S En partenariat avec Esker
Franck Nassah Septembre 2010
S O M M A I R E O b j e c t i f s et m é t h o d o l o g i e 1  Objectifs.............................................................................................................................................1  Méthodologie......................................................................................................................................1  L a g e s t i o n d e s f a c t u r e s f o u r ni s s e u r s : u n p r o ce s s u s à o p t i m i s e r 2  L'amélioration des relations fournisseurs au cœur des priorités des services comptabilité ..................... 2  La majorité des factures reçues au format papier ................................................................................. 3  Plus de 30% du temps des comptables passé à la saisie manuelle des factures ................................... 5  L ' u t i l i s at i o n d e s o l u t i o n s d ' a u t om a t i s at i o n d u t r a i t em e n t d e s f a c t ur e s f o u r n i s s e u r s : u n e n é c e s si t é 6  Desbénéficesimportantsidentifiés.....................................................................................................6  Desprojetsd'investissementexistent..................................................................................................7  L e s o f f r e s e n m o d e S a a S : p er c e p t i o n e t ut i l i sa t i o n 9  Solution en mode SaaS : une connaissance partielle des fonctionnels.................................................. 9  Solution en mode SaaS : des avantages bien perçus ........................................................................... 9  Solution en mode SaaS : un choix que la plupart des entreprises sont prêtes à faire............................. 10  Les directions opérationnelles très impliquées dans le processus de décision....................................... 11  Les critères de choix de la solution encore très « technologiques » ...................................................... 11  C o n c l u s i o n 1 3  
©2010 IDC
O B J E C T I F S E T M E T H O D O L O G I E          Ce Livre Blanc sur les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs en mode SaaS est réalisé et publié par IDC en partenariat avec Esker. Il souhaite répondre à trois objectifs concrets :  Réaliser un état des lieux sur les processus de traitement des factures fournisseurs en Europe.  Mettre en avant les principaux freins et bénéfices perçus par les entreprises.  Identifier le niveau de connaissance et la perception des offres de dématérialisation des factures fournisseurs en mode SaaS au sein des entreprises européennes.             Les résultats présentés dans ce Livre Blanc sont issus d'une enquête menée par IDC au cours du mois de mai 2010 auprès de 100 entreprises européennes de plus de 100 personnes. Les entreprises sont présentes sur l’ensemble des secteurs d'activité. F I G U R E 1                                                                
Industrie 100 – 199 Secteur35%per2s0o0n0nesper3s4on%nes public et plus 14% 12% 1000 à 1999 personnes 10% Commerce 17% 500 – 999 200 – 499 Services personnes personnes 34% 13% 31% Source: IDC/Esker, 2010 Plus de la moitié (58%) des personnes interrogées occupent des fonctions de responsables au sein de la Direction Administrative et Financière (DAF), 21% sont des directeurs généraux, 7% sont des directeurs/responsables informatiques, 4% font partie de la direction commerciale et 10% occupent d'autres fonctions au sein de la société.
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F I G U R E 2                                            Allemagne 23%
UK 20%
Italie 23%
Espagne 15%
France 19%
Source: IDC/Esker, 2010 L A G E S T I O N D E S F A C T U R E S F O U R N I S S E U R S : U N P R O C E S S U S A O P T I M I S E R                                                                                Les deux principaux enjeux des services comptabilité au sei n des entreprises européennes concernent l'amélioration de la compétitivité des sociétés au sens large : ִ La relation fournisseur , pour les services comptabilité comme pour l'entreprise en général, est un enjeu majeur pour les raisons suivantes : une gestion au plus tôt des factures fournisseurs peut permettre d'obtenir des escomptes si elles sont payées avant échéance d'une part, et d'autre part, une livraison non effectuée par un fournisseur mécontent peut avoir des conséquences im portantes pour une entreprise (incapacité à livrer ses propres clients, problèmes logistiques, d'approvisionnement).ִ La réduction du nombre d'erreurs dans le traitement des factures permet une diminution du nombre de litiges, chronophages et coûteux, ainsi que l’amélioration de la qualité du service comptabilité et par conséquent des fournisseurs plus satisfaits et des erreurs de paiements réduites. L'amélioration de la productivité, le traitement de la TVA au plus tôt et le renforcement de l'informatisation sont aussi des priorités majeures pour 50% des répondants. Enfin, 45% des entreprises européennes désirent améliorer leur visibilité sur le traitement des factures fournisseurs et leur règlement et 37% souhaitent externaliser certains processus du service comptabilité.
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F I G U R E 3                                    Question : Quelle est l’importance des grandes priorités suivantes pour votre service comptabilité ? Priorité très forte Priorité forte Priorité moyenne Priorité mineure Amélioration de la relation fournisseur 62% 21% 16% 1% Réductiondudensofamcbtrueredsefrreurisdsaensletraitement57% 23% 18% 2% ou rn s urs Amélioration de la productivité 49% 22% 25% 4% Traitement de la TVA au plus tôt 49% 21% 25% 5% Renforcement de l'informatisation 49% 22% 24% 5% Améfliaocrtautiroesnfdoeulranivsissiebuilristéestluerulerrtèragilteemmeennttdes44% 29% 24% 3% Externalisation de certains processus 36% 12% 37% 15% 0% 25% 50% 75% 100% Source: IDC/Esker, 2010                                          Les sociétés interrogées traitent en moyenne 7 300 factures fournisseurs par an et 23% en reçoivent plus de 10 000. F I G U R E 4                            Question : Quel est le volume de factures fournisseurs reçu ou traité par votre entreprise chaque année ? Plus de 10 000 23% 6 000 à 10 000 5% 3 000 à 6 000 2 000 à 3 000 1 000 à 2 000 500 à 1 000 Moins de 500 0% Source: IDC/Esker, 2010
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20% 8% 19% 10% 15% 10% 20%
30%
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Une gestion efficace du traitement des factures fournisseurs est donc d'autant plus importante que les volumes de documents reçus chaque année par les entreprises interrogées sont importants. Le papier reste encore le format de réception par excel lence des factures fournisseurs : c’est le cas de plus de 9 entreprises interrogées sur 10. Même si globalement les entreprises reçoivent des factures dans tous les formats possibles, il existe encore une part d'entre-elles dont les fournisseurs ne tirent pas entièrement partie des canaux d'interaction à leur disposition (Cf. Figure 5) : seuls 12% des entreprises sont amenées à traiter les cinq formats possibles et seul 6% des entreprises ne reçoivent aucune facture fournisseur au format papier. A l’opposé, 12% des sociétés sondées reçoivent toutes leurs factures fournisseurs au format papier. F I G U R E 5                                 Question : Sous quels formats recevez-vous les factures de vos fournisseurs ? Courrier (papier) 94%
E-mail 74%
Fax 62%
EDI 28%
Portail Web 27% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Source: IDC/Esker, 2010 Il existe toutefois une différence entre les taux de pénétration des différents formats que nous venons de voir et la répartition des volumes de factures selon ces mêmes formats. Ainsi, 58% du nombre total de factures fournisseurs est reçu au format papier (4 200 factures en moyenne), 23% par e-mail (1 700 factures en moyenne), 11% par fax (800 factures en moyenne), 5% via un portail web (400 factures en moyenne) et 3% par EDI (200 factures en moyenne). En conclusion, le papier reste donc incontournable même si l'e-mail commence à se faire une place intéressante puisque près d'un quart des factures sont reçues sous ce format.
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                                  !                            Aujourd'hui, plus de la moitié (51%) des entreprises européennes interrogées dans le cadre de ce Livre Blanc saisissent manuellement les factures fournisseurs dans leur comptabilité. Un peu plus du tiers de ces sociétés (35%) scannent les factures et les intègrent automatiquement à leur comptabilité alors que 13% d'entre-elles les reçoivent électroniquement et les intègrent automatiquement à leur comptabilité et 2% en externalisent la saisie. Les résultats de l'étude montrent aussi clairement que la majorité des entreprises utilisent un mode de saisie identique pour l'ensemble des factures fournisseurs (pour 69% des répondants). F I G U R E 6                                Question : Quelle est l’importance des risques suivants liés au traitement manuel ou papier des factures fournisseurs ? Importance très forte Importance forte Importance moyenne Importance mineure Double paiement 42% 12% 20% 26% Erreursdansledsesmfoacnttuarnetssderèglement42% 12% 34% 12% Erreurs de saisie des écritures 40% 14% 34% 12% Classement incorrect du document 36% 20% 30% 14% Perte de factures 32% 18% 30% 20% Litiges et insatisfaction fournisseurs 30% 26% 28% 16% Règlement des factures en retard 28% 24% 42% 6% Faible productivité 24% 20% 42% 14% 0% 25% 50% 75% 100% Source: IDC/Esker, 2010 Les principaux risques liés à la saisie manuelle et que les entreprises européennes désirent éviter portent sur la "non-qualité" : doubles paiements, erreurs de montant de règlement des factures, erreurs de saisie des écritures, classements incorrects du document, pertes de factures. Cette "non-qualité" aurait des répercussions bien au-delà du seul service comptable et pourrait avoir un impact important sur la satisfaction des fournisseurs notamment. Les résultats de l'étude montrent que les comptables passent près d'un tiers de leur temps (31% exactement) à la saisie des factures fournisseurs. Toutefois, la faible productivité est perçue comme le risque le moins important lié à la saisie manuelle. Cela montre que les risques de "non qualité" sont aujourd'hui beaucoup plus critiques pour les entreprises européennes que la productivité car ils impactent notamment la relation avec les fournisseurs. Enfin, seul 21% des entreprises ont décidé d’optimiser la validation des bons à payer en utilisant un workflow totalement électronique et automatisé.
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L ' U T I L I S A T I O N D E S O L U T I O N S D ' A U T O M A T I S A T I O N D U T R A I T E M E N T D E S F A C T U R E S F O U R N I S S E U R S : U N E N E C E S S I T E "                                Les principales priorités des services comptables européens portent sur une amélioration de la qualité de la relation fournisseur, une baisse du nombre d'erreurs (et donc de litiges) et une amélioration de la productivité. (Cf. Figure 3). Les résultats de l'étude montrent par ailleurs que les principaux bénéfices identifiés liés à l'utilisation d’une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs vont dans ce sens : réduction du temps passé à la saisie, conformité aux obligations réglementaires, baisse du nombre d'erreurs, facilité de recherche dans les archives électroniques, simplification des processus de validation des factures. Il est donc tout à fait pertinent que les services comptabilité s'équipent d'une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs s'ils veulent atteindre leurs objectifs. F I G U R E 7                                                                 Question : Quelle est l’importance des bénéfices suivants qu’une solution d’automatisation du traitement des factures fournisseurs pourrait vous apporter ? Très forte importance Forte importance Importance moyenne Pas important Réduction du temps passé par les comptables 58% 16% 24% 2% pour la saisie Conformité avec les obligations réglementaires de délai de paiement 57% 22% 19% 2% Facilité de recherche des archives en cas d’audit comptable grâce à l’archivage électronique 57% 20% 20% 3% Simplification du processus de validation des factures 53% 16% 30% 1% Baisse du nombre d’erreurs commises 53% 24% 21% 2% Réduction des coûts de traitement 53% 17% 26% 4% Revalorisation de la fonction comptable 50% 22% 26% 2% Réductiolnardcehsivcaogûetséldeectsrtooncikqaugeegrâceà50% 20% 24% 7% 0% 25% 50% 75% 100% Source: IDC/Esker, 2010 D'autres éléments importants ressortent, comme la mise en conformité avec les obligations réglementaires de délai de paiement, la facilité de recherche des archives en cas d'audit comptable, la simplification du processus de validation des factures, la baisse du nombre d'erreurs commises ou la réduction des coûts de traitement. ©2010 IDC 6
Toutefois, il existe aussi des freins à la mise en place de solutions d'automatisation du traitement des factures fournisseurs. Ceux-ci se situent principalement autour du budget, des compétences internes, de la complexité de mise en place d'une telle solution : ִ  Pour 62% des sociétés interrogées, le coût est un frein à la mise en place de solutions d'automatisation du traitement des factures fournisseurs. ִ  La formation des utilisateurs est un frein pour 46% des répondants. ִ  Les délais de déploiement pour 43%. ִ  Le manque d'ergonomie d'une telle solution pour 32%. ִ  La complexité du processus interne de traitement des factures fournisseurs qui ne permettrait pas une mise en place simple d'une telle solution pour 28%. ִ  Enfin, un nombre de factures pas assez conséquent pour nécessiter une telle solution pour 13% des répondants. "                           #       Etant donné les bénéfices que les entreprises peuvent tir er de solutions d'automatisation du traitement des factures fournisseurs, 62% d’entre elles prévoient de s’équiper d'ici 2 ans. F I G U R E 8                                                                                        Question : Projetez-vous d’investir dans la mise en œuvre d’une solution qui vous affranchirait de traiter manuellement les factures fournisseurs ?
Non, rien de prévu 38%
Prévu plus tard 12%
Prévu en 2011 28%
Prévu en 2010 22%
0% 10% 20% 30% 40% 50% Source: IDC/Esker, 2010 Il existe donc un certain nombre de projets à court terme puisque la moitié des entreprises non encore équipées vont investir cette année ou en 2011.
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Il est intéressant de noter qu'ici encore, la principale raison pour laquelle les sociétés ne vont pas investir est d'ordre financier. Globalement, l'ensemble des raisons pour lesquelles les entreprises européennes non équipées ne vont pas investir dans une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs sont les suivantes : ִ  Pour des raisons budgétaires pour 53% des répondants. ִ  La manière dont sont gérées les factures fournisseurs convient parfaitement à 32% des entreprises. ִ  L'automatisation du traitement des factures fournisseurs n'est pas critique pour 32% des sociétés. ִ  Dans 21% des cas, l'entreprise interrogée n'est pas décisi onnaire car elle appartient à un groupe. ִ  Pour 21% des répondants, les volumes traités ne justifient pas un tel investissement.ִ  Enfin, 26% des répondants déclarent ne pas connaître de solution du marché.
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Non 31%
Source: IDC/Esker, 2010 Ce niveau de connaissance apparaît élevé compte tenu de la population interrogée dans le cadre de cette étude qui se situe sur des fonctions qui ne sont pas liées à l'IT. Toutefois, un amalgame est clairement fait entre les solutions d'automatisation du traitement des factures fournisseurs en mode "traditionnel" (achat de licences) et celles disponibles en SaaS. En effet, 39% des répondants déclarent connaître une solution SaaS du marché alors que la grande majorité des éditeurs cités ne proposent pas encore ce type de solution. $              $   $ %                       Le principal avantage identifié par les sociétés interrogées sur l'utilisation d’une solution d'automatisation du traitement des factures fournisseurs en mode SaaS est la possibilité de rester "up to date" en termes de solutions. Ceci est bien évidemment très important, notamment sur un sujet comme les factures fournisseurs qui est soumis à des conformités réglementaires strictes qui doivent être prises en compte par les outils informatiques utilisés. D'autre part, alors que la formation utilisateurs et le manque d'ergonomie sont de réels freins au sein des entreprises européennes interrogées, celles-ci ont bien
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Oui, parfaitement 30%
L E S O F F R E S E N M O D E S A A S : P E R C E P T I O N E T U T I L I S A T I O N $              $   $ %                                        Si la majorité des répondants (7 organisations sur 10) a déjà entendu parler du SaaS, ce qu'il recouvre est bien moins connu par les organisations : elles ne sont que 30% à déclarer savoir parfaitement ce qu'est le SaaS. F I G U R E 9                   Question : Savez-vous ce qu'est le SaaS (Software as a Service) ?
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Ou i, de manière partielle 39%
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