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Tutorial Beispiel zur Anbindung von Excel und Access Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 1 Willkommen............................................................................................................................... 3 Hinweise zur Schreibweise ..................................................... 4 Voraussetzungen und Einschränkungen.................................. 4 Einleitung....................................... 5 Die Schritte im Einzelnen .......................................................................................................... 6 Das Verzeichnis samples..................................................... 6 Beispieldaten ...................................... 6 Einlesen der fdf-Datei(en)................................................... 7 Erzeugen der csv-Datei ................................................... 7 Erzeugen der pdf-Dokumente ................................................................................................ 8 Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls ......................... 8 Beispiel 2: Die Datei Access_Sample.xls ..................... 13 Weitere Produkte................................................................... 19 Tutorial Anbindung Access und Excel Seite 2 Willkommen das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Pro-gramme fdf-Converter und pdf-FieldMerge mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf ...

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Tutorial Anbinudng Acces sund

  Tutorial   Beispiel zur Anbindung von Excel und Access

 Ecxel Seite 1

 

 

Willkommen............................................................................................................................... 3 Hinweise zur Schreibweise ........................................................................................................ 4 Voraussetzungen und Einschränkungen..................................................................................... 4 Einleitung ................................................................................................................................... 5 Die Schritte im Einzelnen .......................................................................................................... 6 Das Verzeichnis samples........................................................................................................ 6 Beispieldaten ...................................................................................................................... 6 Einlesen der fdf-Datei(en) ...................................................................................................... 7 Erzeugen der csv-Datei ...................................................................................................... 7 Erzeugen der pdf-Dokumente ................................................................................................ 8 Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls ............................................................................ 8 Beispiel 2: Die Datei Acc _Sa ple.xls ........................................................................ 13 ess m Weitere Produkte...................................................................................................................... 19  

Tutorial Anbindung Access und Excel

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Willkommen

 

Tutorail nAbinudng Access un

das vorliegende Tutorial soll an einem Beispiel zeigen wie die Pro- gramme fdf -Converter  und pdf -FieldMerge  mit Excel und Access verbunden werden können, um so einen automatisierten Ablauf zu er- zeugen. Die Vorgehensweise lässt sich natürlich auch auf andere Pro- gramme übertragen. Die vorliegenden Seiten sollen Ihnen bei den ersten Schritten und der täglichen Arbeit helfen. Trotz aller Mühe und Sorgfalt sind Fehler in der Dokumentation und in der Software nie ganz auszuschließen. Für Hinweise und Anregungen haben wir daher stets ein offenes Ohr. Schadensersatzansprüche sind aufgrund der Verwendung der Software ausgeschlossen.  Falls Sie Hilfe benötigen, Tipps wünschen oder uns etwas mitteilen wollen, senden Sie uns eine E-Mail: [e-mail]     Alle Markennamen und –bezeichnungen sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.           Copyright by   UNIVERSE Software GmbH   Deutzer Str. 35 D-41468 Neuss fon (++49) +21 31 / 35 00 50   eMail [e-mail] www.ovis.biz      

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Hinweise zur Schreibweise Folgende Schreibweise wird im Handbuch benutzt: Funktionen und Meldungen werden kursiv und fett geschrieben: Beispiel: Wählen Sie in der Menü-Leiste Datei Ende Tastatureingaben werden fett geschrieben: Beispiel: Geben Sie setenv ein.   Tipps zur einfachen Bedienung

 

Diesen Punkt sollten Sie beachten.   Die in diesem Handbuch abgebildeten Illustrationen beziehen sich, soweit nicht anders vermerkt, auf die Anwendung unter Windows XP. Voraussetzungen und Einschränkungen ·   pdf-FieldMerge kann keine SQL-Statements erzeugen oder verar- beiten ·   Die Feldnamen im benutzten pdf-Dokument müssen bekannt sein

Tutorial Anbindung Access und Excel

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Einleitung

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Um alle Beispiele nachvollziehen zu können, benötigen Sie die Pro- gramme fdf -Converter  und pdf -FieldMerge  – es reichen die Demo- versionen. Die beiden Programme müssen installiert sein. Die Bei- spieldateien und Unterverzeichnisse liegen im Verzeichnis Ovis\samples_de. Extrahieren Sie die Zip-Datei bitte nach C:\, da- durch lassen sich die Beispiele fürs erste einfacher nachvollziehen. Warum benötigen Sie fdf -Converter und pdf -FieldMerge ? Mit dem Programm fdf -Converter können Sie sehr einfach fdf-Datei- en lesen und in das csv-Format konvertieren. (Zum technischen Hintergrund: in fdf-Dateien werden die Werte ge- speichert, die ein Benutzer in ein pdf-Formular eingegeben hat. Das eigentliche pdf-Formular bleibt unverändert und die Eingaben liegen quasi als eine weitere Schicht darüber.) In vielen Fällen sollen diese Eingaben in anderen Anwendungen wei- terverwendet werden. Dazu müssen die Werte aus der fdf-Datei ausge- lesen werden. Das Format der fdf-Datei ist aber für die meisten Nutzer nicht einfach zu lesen. Das Programm fdf -Converter  stellt die fdf- Datei in einer verständlichen und übersichtlichen Form dar. Beispiel: Sie haben eine Umfrage mittels eines pdf-Formulars durchgeführt. Die Antworten der Teilnehmer liegen Ihnen als fdf-Dateien vor. Für die weitere Auswertung möchten Sie diese Informationen z. B. in eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank überführen. Unter Angabe der Quell fdf-Datei(en) konvertiert der fdf - Converter die Informationen und erstellt eine csv-Datei. Diese csv- Datei wird als externe Datenquelle in das gewünschte Zielpro- gramm importiert. Mit dem Programm pdf -FieldMerge können Sie sehr einfach Daten in ein pdf-Formular einspielen und so Benutzereingaben vorbelegen. Beispiel: Für weitere Umfragen wollen Sie bestimmte Daten z. B. die Adres- se der Teilnehmer gleich in das pdf-Formular eingetragen. Diese Daten stehen in einer Datenbank. Sie können die erforderlichen Da- ten aus der Datenbank auslesen und als Übergabeparameter an pdf - FieldMerge übergeben. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte zum automatischen Aus- füllen von pdf-Formularen dargestellt. Und zwar am Beispiel einer Acces-Datenbank – die die Ausgangsdaten enthält – und einer Excel- Tabelle – die die eigentliche Steuerung übernimmt. Die benötigten Dateien ( sample.csv, sample.mdb, sample.xls ) befinden sich im selben Verzeichnis wie dieses Dokument.

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Die Schritte im Einzelnen Das Verzeichnis samples Beispieldaten Bevor Sie Daten verändern, schauen Sie sich zunächst die vorhande- nen Dateien im Verzeichnis samples_de an. Im Unterverzeichnis data  befinden sich Bei- spiel fdf-Dateien. Diese werden später mit dem fdf -Converter eingelesen. Im Unterverzeichnis templates liegt die Template1.pdf  als ein kleines Beispielformu- lar, das als Vorlage für die späteren personali- sierten pdf-Dokumente dienen soll. In das Unterverzeichnis forms werden päter die gemergten pdf-Dokumente gespeichert. In der sample.csv sind drei Datensätze angelegt. Bitte beachten Sie, dass in der ersten Zeile Feldnamen stehen und dann zeilenweise die Daten folgen. Wie diese Datei erzeugt wird lesen Sie im nächsten Ab- schnitt. Mit Hilfe der Sample.mdb  soll verdeutlich werden, wie eine Daten- bankverbindung hergestellt werden kann. Das Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten. In die Sample.mdb  wurde die sample.csv  als verknüpfte Tabelle eingebunden. Der Vorteil ist, dass ein direktes Arbeit in der Daten- bank nicht notwendig und ein versehentliches Ändern der Datenbank ausgeschlossen ist. Die Datei Access_Sample.xls stellt die Verbindung zur Datenbank her und stellt Ihnen eine Auswahlbox zur Verfügung, um einzelne oder mehrere Datensätze mit einmal zu mergen. Die Datei Excel_Sample.xls stellt die direkt Verbindung zur csv-Datei her, für den Fall, dass Sie nicht mit Access arbeiten möchten. Die Auswahlbox steht Ihnen auch hier zur Verfügung. Damit die Excel-Datei richtig funktioniert müssen Macros und auto- matische Datenaktualisierung aktiviert werden. Die Excelarbeitsmappen beinhalten drei Arbeitsblätter, zu deren Ein- zelheiten wir später kommen. Beginnen wir erstmal mit der Änderung bzw. Ergänzung der Daten. Dazu schließen Sie bitte erst einmal alle evtl. noch offenen Dateien.

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Erzeugen der pdf-Dokumente Beispiel 1: Die Datei Excel_Sample.xls Schauen wir uns zunächst das Beispiel Excel_Sample.xls  an. Um die personalisierten pdf-Dokumente zu erzeugen, wird das Programm pdf - FieldMerge aus Excel heraus aufgerufen und mit den nötigen Parame- tern versorgt. Öffnen Sie die Datei Excel_Sample.xls und aktivieren Sie Makros Die Exceltabelle enthält drei Arbeits- blätter. Das Arbeitsblatt Auswahl be- inhaltet eine Auswahlbox und drei Buttons zum Steuern der Vorgänge. Wenn Sie im Umgang mit Excel ver- traut sind, können Sie diese Seite na- türlich auch Ihren persönlichen Wün- schen anpassen. Wechseln Sie bitte zum Arbeitsblatt Daten. Hier sollen die Datensätze ste- hen, die später über die Auswahlbox selektiert werden. Die folgenden Schritte sind nur bei einer neuen Datenverbindung not- wendig. Haben Sie einmal eine Ver- bindung erstellt, so können Sie diese speichern. Rufen Sie die Excel- Tabelle später noch einmal auf, wird die automatische Aktualisierung gestartet und alle Datensätze (auch neue) stehen Ihnen sofort zur Ver- fügung. Um die Verbindung zu erstellen gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Da- ten und öffnen Sie den Import- Assistenten im Menü Daten / Externe Daten importieren / Daten importieren .  

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  Tutorial Anbniudn gcAecs sun

 

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Die Auswahlbox Datenquelle auswählen wird geöff- net. Wechseln Sie über das Dropdown-Menü in Ver- zeichnis C:\ovis\samp _ le de und wählen die Datei sample.csv . Mit dem Button Öffnen   wird die Datei geladen und der Import- Assistent startet.       Im Assistenten wählen Sie bitte im Blatt Schritt 1 von 3 bei Ursprünglicher Datentyp den Datentyp Getrennt . Im Vorschaufenster sehen Sie die eingelesenen Datensätze. Wechseln Sie mit Weiter > zur nächsten Seite.         Im Blatt Schritt 2 von 3 stellen Sie das Trennzeichen ein, welches die einzelnen Werte von einander trennt. Wählen Sie als Trennzeichen das Semikolon. In der Daten- vorschau werden die Daten dann in Spalten aufgeteilt. Sollte Sie einmal beim Einlesen nicht das gewünschte Er- gebnis sehen überprüfen Sie bitte das gewählte Trennzei- chen und die Option Texterkennungszeichen. Das Texter- kennungszeichen soll das Einlesen von Sonderzeichen er- möglichen, z. B. Returns in Textfeldern. Leider hält sich Excel nicht immer an diese Festlegungen. Sollten Sie in die- sem Punkte einmal nicht weiterkommen, sprechen Sie uns an. Wechseln Sie mit Weiter > zur nächsten Seite. Auf der Seite Schritt 3 von 3 brauchen Sie nichts weiter ein- stellen. Klicken Sie lediglich Fertig Stellen an.        

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  Das Fenster Daten importieren wird geöffnet. Nicht   OK klicken. Zunächst müssen über Eigenschaften weitere Parameter festgelegt werden.            

Stellen Sie die Eigenschaften wie nebenstehend abgebildet ein. So wird bei jedem Aufruf der Exceltabelle die Abfrage aktualisiert, d. h. es werden die neues- ten Datensätze geholt. Zusätzlich werden versehentlich eingegebene Daten gelöscht. Eine Datenpflege oder -ände- rung ist hiermit also nicht möglich. Zum Schluss einfach OK anklicken. Sie kehren zum Fenster Daten importieren wie- der zurück und können jetzt den Import mit OK   beenden.        

Ihre Excel-Tabelle sollte jetzt wie links abgebildet aussehen.    

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