Gli archivi nell'Unione europea

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Gli archivi
nell'Unione europea
Relazione del gruppo dì esperti
sui problemi di coordinamento
in materia di archivi
COMMISSIONE EUROPEA
Segretariato generale Gli archivi
nell'Unione europea
Relazione del gruppo di esperti
sui problemi di coordinamento
in materia di archivi
COMMISSIONE EUROPEA
Segretariato generale Una scheda bibliografica figura alla fine del volume.
Lussemburgo: Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee, 1995
ISBN 92-826-8235-8
© CECA-CE-CEEA, Bruxelles · Lussemburgo, 1994
I testi contenuti nella presente pubblicazione possono essere liberamente riprodotti, inte­
gralmente o parzialmente, a condizione che se ne citi la fonte.
Printed ¡n Italy PREFAZIONE
La relazione sugli archivi europei, oggetto di questa pubblicazione, è stata solleci­
tata da una risoluzione che il Consiglio dei ministri della Comunità europea e i
ministri della Cultura degli Stati membri hanno adottato in comune il 14 novembre
799711). Essa trova dunque la sua origine formale in un atto che cronologicamente
si situa a metà strada tra due avvenimenti importanti, la caduta del muro di Berlino
il 9 novembre 1989 e l'entrata in vigore del trattato sull'Unione europea o trattato
di Maastricht il 7 ° novembre 7 993. Questa coincidenza, che può sembrare fortuita,
è di fatto carica di un profondo significato e di un grande simbolismo.
La caduta del muro di Berlino ha segnato la fine dei regimi totalitari che hanno
continuato a esercitare la loro influenza sul centro e l'est dell'Europa dopo il crollo
di quelli che erano sorti in Occidente nella prima metà di questo ventesimo secolo.
Ha anche rappresentato la fine delle ideologie che hanno dominato con forza il
continente europeo per tutto questo secolo, tranne poche eccezioni.
Parallelamente, il trattato sull'Unione europea evoca l'importanza storica della
fine della divisione del continente europeo e la necessità di stabilire basi solide per
la futura architettura dell'Europa proseguendo risolutamente il processo di unione
sempre più stretta tra i popoli europei e confermando i principi di libertà e di
democrazia.
Collocata tra i due avvenimenti ora evocati, la risoluzione del 14 novembre 1991
sottolinea dal canto suo il ruolo che il patrimonio archivistico è chiamato a svolgere
nell'Europa del futuro in quanto strumento indispensabile per scrivere la sua storia
o quella dei paesi che la compongono e in quanto utile ausilio nel funzionamento
della democrazia grazie a una più intenzionale consultabilità che favorisce tanto il
ricercatore quanto il semplice cittadino.
Con questo duplice scopo, la risoluzione intende promuovere forme più strutturate
e volontaristiche di coordinamento e cooperazione tra le amministrazioni archivi­
stiche degli Stati membri della Comunità e ora dell'Unione europea e tra esse e le
istituzioni che presiedono a quest'ultima. Come precisato in un capitolo della
relazione, l'impresa archivistica raccomandata dalla risoluzione del 14 novembre
1991, seguendo il suo esempio, può trascendere i limiti geografici dell'Unione
europea ed estendersi per tutto il continente europeo.
La realizzazione di archivi che la presente relazione cerca di organizzare risponde
a uno degli obiettivi del trattato sull'Unione europea: introdurre una cittadinanza
comune ai cittadini dei paesi che ne fanno parte, precisando all'articolo G.37, che
«la Comunità contribuisce al pieno sviluppo delle culture degli Stati membri nel
rispetto della loro diversità nazionale e regionale, evidenziando l'eredità culturale
comune».
I1) Si troverà ¡I testo integrale all'inizio dell'introduzione della presente pubblicazione.
Ili Con l'apertura del cantiere degli archivi europei e rivolgendosi innanzitutto agli
Stati dell'Unione, la risoluzione del 14 novembre 1991 invita i paesi europei a
leggere insieme la loro storia e a trovarvi l'origine di un'identità profonda al di là
delle diversità e senza minacciarla, perché fondata sui valori di libertà e di demo­
crazia.
La presente pubblicazione è stata elaborata dai responsabili e dagli esperti nazio­
nali degli Archivi degli Stati membri, in stretta associazione con la Commissione
europea. Ha anche beneficiato della collaborazione delle altre istituzioni comuni­
tarie e dell'Istituto universitario europeo di Firenze. Essa intende unicamente
apportare un contributo utile al progetto di un'Europa libera e finalmente riunita
dalla sua storia e dalla condivisione dei valori democratici comuni.
IV Indice
Pagina
Introduzione VII
1. Risoluzione del 14 novembre 1991 VII
2. Decennio 1983-1993: eventi e lavori preparatori IX
3. Decalogo tematico X
4. Struttura della relazione XI
5. Sommario delle parti e dei capitoli XI
6. Principali conclusioni XVI
7. Apertura del cantiere degli archivi europei XIX
Prima parte
Attuale organizzazione dei servizi archivistici
negli stati membri 1
Le amministrazioni archivistiche nazionali 3
Seconda parte
Temi di coordinamento e di cooperazione 13
Capitolo 1 — Valutazioni e scarti 15
Capitolo 2 — Conservazione materiale degli archivi 19
Capitolo 3 — Condizioni pratiche di accesso agli archivi 28
Capitolo 4 — Legislazioni nazionali e accesso agli archivi 35
Capitolo 5 — Gestione e archivazione dei documenti su supporto
magnetico (DLM) 49
Capitolo 6 — Scambi d'informazioni archivistiche e reti informatiche
tra gli Stati membri 57
Capitolo 7 — Formazione degli archivisti e riconoscimento dei
diplomi 64
Capitolo 8 — Archivi privati 73
80 Capitolo 9 — Gli archivi comunitari
84 Capitolo 10 — La Comunità e gli archivi in Europa
V Pagina
Allegati
Allegato 1 — Riferimenti a leggi e regolamenti relativi alla
consultabilità degli archivi 89
Allegato 2 — Organi consultivi degli archivi 93 o 3 — Controllo della valutazione e scarto da parte delle
amministrazioni archivistiche nazionali5
Allegato 4 — Estratto del codice penale tedesco (paragrafo 203
in materia di violazione dei segreti privati)7
Allegato 5 — Leggi sugli archivi informaticio 6 — Accesso a distanza all'informazione archivistica degli
archivi statali spagnoli 101
Allegato 7 — Elenco dei partecipanti3 o 8 —o delle sigle8
Vi INTRODUZIONE
1. RISOLUZIONE DEL 14 NOVEMBRE 1991
Il 14 novembre 1991, il Consiglio e i ministri della Cultura, riuniti in sede di
Consiglio, hanno adottato una risoluzione congiunta!2) che invita la Commissio­
ne:
— a costituire un gruppo di esperti nominati su proposta degli Stati membri, allo
scopo di studiare quanto sia auspicabile un maggiore coordinamento tra gli
Stati membri della politica e delle prassi riguardanti gli archivi;
— a trasmettere al Consiglio, entro la fine del 1992, una relazione redatta dal
gruppo sullo stato dei lavori.
A seguito della relazione interinale presentata al Consiglio dai servizi della Com­
missione in data 23 novembre 1992(3), ai gruppo è stata concessa una proroga di
6 mesi per il completamento del suo mandato, tenuto conto della complessità della
materia.
La presente relazione è frutto del lavoro svolto dal gruppo di esperti nazionali
istituito dalla Commissione in conformità alla citata risoluzione del 14 novembre v
1991. La Commissione, tenuto conto della correlazione tra gli archivi degli Stati
membri e quelli della Comunità, evidenziata dalla risoluzione stessa, ha ritenuto
(2) Testo integrale di questa risoluzione pubblicato nella GU C 314 del 5.12.1991, pag. 2:
IL CONSIGLIO DELLE COMUNITÀ EUROPEE E I MINISTRI DELLA CULTURA, RIUNITI IN SENO AL
CONSIGLIO,
vista la doppia funzione degli archivi, da un lato, come base delle decisioni nel settore pubblico e,
dall'altro, come elemento essenziale del patrimonio culturale di una nazione,
visto che gli archivi pubblici presentano sempre più elementi di collegamento, sia tra gli Stati membri
che tra gli Stati membri e la Comunità, tenendo conto della legislazione relativa all'apertura al
pubblico degli archivi storici della,
considerando che il patrimonio europeo degli archivi costituisce uno strumento indispensabile per
scrivere la storia dell'Europa o di una data nazione;
considerando che archivi ben ordinati ed accessibili contribuiscono molto al funzionamento demo­
cratico delle nostre società;
considerando che una politica adeguata in materia di archivi e una gestione efficace degli archivi
costituiscono le condizioni necessarie all'accessibilità
INVITANO la Commissione:
— a costituire un gruppo di esperti nominati su proposta degli Stati membri, allo scopo di studiare
quanto sia auspicabile un maggiore coordinamento tra gli Stati membri della politica e delle prassi
riguardanti gli archivi,
— a trasmettere al Consiglio, entro la fine del 1992, una relazione redatta dal gruppo sullo stato dei
lavori.
(3) Doc. SEC (92) 2092, del 23 novembre 1992.
VII opportuno richiedere Ια partecipazione dei rapprese