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Livre blanc
Version 1.44 janvier 2011

www.formulary-france.com















La maîtrise du flux documentaire

Valorisation et gestion des documents avec les logiciels de la suite FORMULARY















GED / GEIDE - RAD / LAD - Output-Management / Editique














© Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY)
- 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 €
P 1 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com


SOMMAIRE

INTRODUCTION ................................................................................................................................................4
1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY ...................................................................................5
2 Editique, Output-Management (documents sortants) ...............................................................................7
2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents ..........................................................7
2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents ........................................................................8
2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail.......10
2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions ................ ...

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Livre blanc Version 1.44 janvier 2011 www.formulary-france.com La maîtrise du flux documentaire Valorisation et gestion des documents avec les logiciels de la suite FORMULARY GED / GEIDE - RAD / LAD - Output-Management / Editique © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 1 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com SOMMAIRE INTRODUCTION ................................................................................................................................................4 1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY ...................................................................................5 2 Editique, Output-Management (documents sortants) ...............................................................................7 2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents ..........................................................7 2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents ........................................................................8 2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail.......10 2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions ...........................................................................10 2.5 Publication sur l’espace privé d’un site web.....10 3 Gestion Électronique de Documents.........................................................................................................11 3.1 De la GED à la GEIDE : évolution du concept et des fonctionnalités ............................................11 3.2 Différences entre sauvegarde informatique et archivage documentaire ......................................11 3.3 Avantages de la Gestion Electronique de Documents....................................................................11 3.4 Les principales fonctionnalités d’une GED/GEIDE12 Acquisition (capture, numérisation)............12 Indexation (indexation multicritère, classification)..................................................................................12 Stockage et restitution............................................................................................................................12 Diffusion et consultation .........................................................................................................................12 Workflow documentaire..........................................................................................................................12 3.5 Les différents types de GED/GEIDE ..................................................................................................13 La GED/GEIDE documentaliste .............................................................................................................13 La GED/GEIDE technique/qualité ..........................................................................................................13 La GED COLD........................................................................................................................................13 La GED/GEIDE métier ...........................................................................................................................13 3.6 FORMVISUALL et les modules associés : une GED/GEIDE éclectique.........................................13 3.7 La notion d’évolutivité dans le choix d’une GED/GEIDE.................................................................14 3.8 Une information centralisée et disponible qui facilite l’organisation ............................................14 3.9 Un chaînon indispensable du Système d’Information ....................................................................14 3.10 Archivage probant (archivage légal) ...............................................................................................14 3.10.1 Le cadre législatif ........................................................................................................................14 3.10.2 La norme NF Z 42-013 un référentiel de conformité...................................................................15 3.10.3 Se procurer la NF Z 42-013.........................................................................................................15 3.10.4 Les formats PDF/A en résumé....................................................................................................15 3.11 FORMVISUALL une GED/GEIDE adaptée à toutes les entreprises..............................................16 3.12 Structurer l’information présente sur les documents16 3.13 Gestion des documents sortants ....................................................................................................16 3.14 Gestion des documents entrants........16 3.15 Une gestion électronique de documents ergonomique et intuitive.............................................16 3.16 Indexation et recherches multicritères ...........................................................................................17 3.17 Connecteurs GED pour ERP ............................................................................................................17 3.18 Client léger (client-web pour Intranet ou publication Internet).....................................................17 3.18.1 Client léger (client web pour Intranet et serveurs Internet) .........................................................17 3.18.2 Avantages du client-web pour la GED/GEIDE............................................................................18 3.19 Configurations mixtes Windows + AS/400 (iSeries, Power)...............................................................18 3.20 Une base de données GED/GEIDE sous DB2-400 avec FORMARCHIVES ..................................18 3.20.1 Le gage de fiabilité de la GED lié à la plate-forme iSeries..........................................................18 3.20.2 L’interaction facilitée pour les ERP et autres applicatifs iSeries .................................................18 3.21 Sécurisation des documents et confidentialité..............................................................................18 4 Indexation automatique des documents...................................................................................................21 4.1 L’indexation des documents pour la GED/GEIDE21 4.1.1 Output-Management en indexation des documents sortants/envoyés.........................................21 4.1.2 Input-Management et indexation des documents entrants/reçus21 4.2 L'indexation automatique pour ERPs/PGIs et autres applicatifs.21 4.3 Lecture automatique des codes-barres sur les documents ..........................................................21 4.4 Etiquettes avec codes-barres collées sur les documents reçus....................................................21 4.5 Reconnaissance et lecture Automatique de Documents (RAD/LAD) ............................................21 4.5.1 FORMLADg un logiciel dont le paramétrage est visuel et convivial .............................................22 © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 2 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com 4.6 Retour sur investissement de la solution RAD/LAD........................................................................22 4.7 Indexation automatique des documents bureautiques...................................................................22 © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 3 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com INTRODUCTION La relation aux clients et la relation aux fournisseurs sont inscrites au cœur des stratégies de développement des entreprises. Une grande quantité de données est exploitée au travers des applicatifs du type ERP/PGI ; il s’agit de données structurées. Mais le document non-structuré demeure le support de l’information par excellence quand la plupart des échanges s’effectue avec des imprimés, des fax, des e-mails ou des fichiers PDF. Toute l’activité des entreprises s’exerce au travers des documents qu’il s’agisse des bons de commande envoyés, des bons de commande reçus, des factures envoyées, des factures reçues, des bons de livraison ou des courriers et des e-mails. Les entreprises qui gèrent des flux documentaires dans des volumes importants sont souvent confrontées à la nécessité de valoriser, de structurer et de gérer l’information véhiculée sur ces documents. Gestion des documents sortants Les documents sortants comme les factures ou les bons de livraison sont généralement produits à partir des données structurées des ERPs/PGIs. Le dispositif à mettre en œuvre ciblera une mise en forme personnalisée des documents et un choix automatique des media de diffusion en fonctions des données présentes dans chaque page de l’édition initiale. Les logiciels d’Editique sont destinés à la composition automatique de documents esthétiques et personnalisés en fonction des données présentes dans les documents édités à partir des ERP/PGI et des autres applicatifs de gestion. En complément, ces logiciels permettent de gérer automatiquement l’impression ou le routage des documents sur le canal de diffusion le mieux approprié : telle ou telle imprimante laser, une imprimante thermique pour étiquettes, le courriel, la télécopie ou l’espace client sur le site web de l’entreprise. Des solutions logicielles complémentaires aux applicatifs de gestion sont indispensables pour véhiculer une image valorisante de l’entreprise sur les imprimés, les fax ou les documents PDF et pour gérer, de manière productive et ciblée, la diffusion de volumes documentaires importants. Archivage des documents sortants L’archivage de ces documents sortants nécessite généralement des outils complémentaires qui viennent se greffer sur le système d’information existant pour permettre de lier les archives avec les index de la base de donnée existante. Ce qui reste vrai dans une option minimaliste visant, uniquement, à conserver une archive électronique. Et enfin, quand il s’agit de suivre l’état de l’art dans le domaine de l’archivage électronique, avec l’objectif d’être en mesure de répondre aux exigences de la législation, il devient impératif d’analyser les procédures et les technologies qui permettront de garantir une valeur probante aux documents conservés. Dématérialisation et indexation des documents entrants La dématérialisation des documents reçus en provenance des fournisseurs ou des clients représente également un axe de progrès pour les entreprises qui souhaitent fiabiliser leurs procédures et réaliser des gains de productivité. Le dispositif devra permettre de capturer les données afin de structurer l’information présente dans les documents pour alimenter les applicatifs de gestion et pour classer la copie électronique (par une indexation multicritère ou par un nommage automatique). Gestion électronique de l’ensemble des flux au travers de la GED/GEIDE et du workflow Les logiciels de Gestion Electronique de Documents et d’informations (GED/GEIDE) peuvent intervenir au cœur du dispositif destiné à gérer l’ensemble des documents brassés par une entreprise ou une organisation en offrant la possibilité de rapprocher ces documents (recherche multicritère) et en aménageant des liens d’accès aux documents pour les ERPs/PGIs. Ces logiciels offrent ainsi une réponse adaptée à divers besoins d’organisation et de partage de l’information. Une GED/GEIDE intégrant un workllow documentaire facilitera et fiabilisera les procédures de traitement des documents. Des automates d’indexation pour les documents sortants et des logiciels de Reconnaissance et Lecture des documents entrants (LAD/RAD/OCR) pourront alimenter cette gestion électronique de documents avec des informations structurées. FORMULARY-SUITE est une suite logicielle idéale pour les entreprises qui souhaitent avancer progressivement tout en préparant la possibilité, à terme, de gérer l’ensemble des documents liés à leurs activités. Les objectifs peuvent être de simplifier et sécuriser l’accès à l’information, de valoriser le savoir-faire ou d’améliorer la communication et la collaboration. Les logiciels de FORMULARY-SUITE offrent des moyens efficaces pour capturer l’information présente sur les documents entrants/reçus au travers de la reconnaissance et de la lecture automatique RAD/LAD ou en facilitant les processus manuels de numérisation, vidéo-codage et indexation. Les solutions de Gestion Electronique de Documents (GED/GEIDE) de la suite FORMULARY s’intègrent aux Systèmes d’Information des entreprises qu’ils soient constitués de logiciels du marché ou issus de développements internes. Les logiciels de la suite FORMULARY offrent également des moyens pour mettre en valeur les documents produits par les ERP/PGI : moteur de composition, mise en forme dynamique, enrichissement graphique, gestion automatique de l’impression, gestion de la diffusion des documents au format électronique (fax/e-mails), archivage et indexation multicritère. © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 4 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com 1 Couverture fonctionnelle de la suite FORMULARY La suite FORMULARY est un catalogue de solutions logicielles dédiées à la valorisation et des documents et flux numériques. L'offre couvre les domaines de l'Output-Management, de l’Editique, de la Gestion Électronique de Documents (GED-GEIDE), du workflow de la Reconnaissance et Lecture Automatique de documents (RAD/LAD). Les solutions transversales proposées complètent les applications métiers et les ERP pour une meilleure gestion des documents à différents niveaux : composition, personnalisation, production, diffusion multicanal et dématérialisation. © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 5 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 6 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com 2 Editique, Output-Management (documents sortants) Les documents sortants tels que factures, extraits de comptes (organismes bancaires), bons de commande, bons de livraison, lettre de voiture (transporteurs) et autres documents envoyés sont des supports importants dans la relation aux clients. Une mise en page qualitative véhicule une image positive de l’entreprise et renforce la perception de professionnalisme. La possibilité de personnaliser automatiquement ces documents, qui est toujours un avantage stratégique, devient une nécessité quand il s’agit d’adresser les documents sous l’entête de différentes filiales, avec des conditions de vente différentiées ou avec des encarts promotionnels incluant des messages ciblés (transpromo). Les logiciels qualifiés par les termes Editique, Output-Management, Moteur de Composition apportent une plus value au niveau de l’automatisation de la mise en forme, de l’enrichissement, de la personnalisation et du routage. Ils s’appuient sur les éditions natives des ERP et des différents applicatifs qui sont la source des documents transactionnels. Ces éditions peuvent se présenter sous forme de spools, de fichiers plats ou de flux PDF. Ils supportent généralement la gestion d’impression laser recto/verso, l’impression thermique (étiquettes avec code- barres) et la diffusion automatique des documents aux formats électroniques (e-mail, fax, archives PDF). La mise en forme est paramétrable à la fois en fonction du contenu de l’édition initiale (c’est à dire en fonction des données présentes dans chaque page d’un spool ou d’un flux PDF) et du canal de diffusion (impression, e-mail, fax, archivage) avec tout le bénéfice d’une édition « dynamique » dans laquelle les polices, les couleurs, la disposition et les fonds de page sont sélectionnés en fonction des données de l’édition initiale. Une fois les paramétrages établis, une seule édition (par exemple un spool de factures) permet de produire les différentes mises en page et de diffuser chaque document sur le média approprié. Il suffit de lancer l'édition depuis les applicatifs et chaque document sort sur le support électronique adéquat ou l'imprimante appropriée en fonction des paramétrages établis. Le logiciel adaptera, à la volée, la mise en page et le contenu de chaque document. Pour être bénéfiques, ces logiciels doivent faciliter l’intégration de tout ce qui peut être nécessaire à l’amélioration du document : intégration d’images, de codes-barres, de fonds de page, de traits, de cadres, appels dynamiques de polices, déplacement ou suppression de textes. Et pour être complets, ces logiciels doivent permettre de paramétrer différents automatismes de mise en forme et différents automatismes de routage des documents en fonction des données présentes dans chaque page de l’éditions initiale. Les données présentes dans la page d’origine pourront déterminer à la fois la mise en forme du document final et son canal de diffusion : gestion d'impression recto/verso (sur telle ou telle imprimante et tel ou tel bac de papier), diffusion électronique (envoi par fax, envoi au format PDF par e-mail). Le canal de diffusion peut être ciblé pour chaque client en fonction des préférences de ce dernier. Le choix des supports s’opérera automatiquement en fonction des paramétrages : imprimés, e-mails, fax/télécopies ou archives électroniques consultables via un accès sécurisé sur le portail de l'entreprise. 2.1 Scénariser la personnalisation et le routage des documents L'un des objectifs sera d'éditer à la volée (avec des volumétries généralement importantes) des documents personnalisés ou ciblés dont la composition pourra être scénarisée en vue d’une gestion interactive du rapport entre les données et la présentation. La disposition des zones de textes et des images est en effet très dépendante des données elles-mêmes puisqu'il faut gérer l'espace en fonction de la taille des caractères et de la quantité de texte. Le contenant doit donc s'adapter au contenu. Le contenu est, lui-même, remis en forme par l'application de polices et de couleurs sélectionnées en fonction des données lues dans le fichier source. Des images peuvent également être intégrées aux documents de façon interactive. Ainsi, par exemple, un logo pourra être choisi différemment en fonction du nom de la filiale d'un groupe. L’interactivité avec les données intervient également quand certaines entreprises ont convenu de conditions de ventes différentiées en fonction de la nationalité leurs clients ou d'accords particuliers. Il est alors utile de pouvoir imprimer automatiquement les factures, les bons de commande et les bons de livraison avec les textes appropriés au verso. Et cela en lançant une seule édition depuis l’application métier ; ce qui suppose, bien entendu de pouvoir appeler automatiquement les textes appropriés en fonction des données discriminantes présentes dans l’édition initiale. Les ERP intègrent généralement des éditeurs d'états destinés à mettre en page des documents (factures, bons de commande, bons de livraison...). Mais ces outils ne couvrent que partiellement les besoins de personnalisation et de routage des documents. Pourtant l'ajout de conditions de vente précises, de logos, d'entêtes ou de pieds de page différentiés (suivant les agences ou les filiales) sont de besoins concrets ressentis par de nombreuses entreprises. Une autre lacune caractéristique de ces éditeurs d'états réside dans l'absence de fonctions de routage conditionnel. Avec les logiciels d'Output-Management de la suite FORMULARY, il devient possible de paramétrer le choix du canal de diffusion et le modèle de mise en forme en fonction des données associées à chaque document. Pour certaines entreprises, les documents à envoyer sont issus de différents applicatifs ce qui crée également des besoins pour gérer et harmoniser les flux documentaires aux niveaux de la mise en page, du routage, de l'impression ou de l'archivage. Si vous envisagez de faire évoluer votre ERP ou d'en changer, vous apprécierez de savoir que les logiciels de la suite FORMULARY permettent d'automatiser la gestion, la diffusion et la personnalisation de vos documents en fonction de conditions basées sur les informations disponibles dans les éditions d'origine (spools, fichiers aux formats textes ou PDF...). L'archivage et l'indexation multicritère des documents envoyés fait également partie des possibilités offertes. © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 7 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com Ce qui permet, par exemple, d'alimenter une gestion électronique de documents. Vos documents pourront donc être imprimés sur une imprimante précise ou acheminés par e-mail et par fax ou encore mis à disposition sur un serveur web. Le support de diffusion et le modèle de mise en page seront choisis automatiquement pour chaque document envoyé en fonction des conditions voulues. Chaque destinataire pourra donc recevoir des documents personnalisés par le canal le mieux approprié. Quelle que soit la plate-forme (Windows™, Unix, Linux ou AS/400) et quel que soit l'ERP, aucune modification de vos programmes n'est nécessaire. Le logiciel s’adapte à la plupart des applicatifs comme aux programmes développés en interne car il intercepte les spools, les fichiers d'édition ou les flux PDF pour (re)mettre en forme les documents finaux et gérer leur diffusion. Une fois vos paramétrages établis, vous ne vous souciez plus de vos flux de documents sortants : vous lancez simplement l'édition depuis votre ERP et vos documents sont produits individuellement sur le support électronique adéquat ou l'imprimante la plus appropriée. Tout peut être paramétré en fonction des informations présentes dans l'édition initiale de votre ERP qu'il s'agisse d'un spool, d'un fichier d'édition ou d'un flux PDF. 2.2 Mise en forme et paramétrage des états/documents Le paramétrage devra être rendu le plus simple possible pour assurer une autonomie aux entreprises qui changent fréquemment la mise en forme de leurs documents sortants. La mise en page et le paramétrage doivent donc pouvoir se faire avec un logiciel convivial et visuel doté d’une interface que l’on puisse qualifier de WYSIWIG (acronyme de What You See Is What You Get - littéralement : « vous voyez ce que vous obtenez »). © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 8 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com © Design WYSIWYG* et paramétrage de l'édition dynamique (impressions, e-mails, télécopies). (logiciel sous Windows™) FORMULX est un logiciel de mise en page au même titre qu'un logiciel de paramétrage des règles d'édition dynamique. Il facilite le ‘maquettage’ des éditions de l'informatique de gestion (ERP/PGI, gestion commerciale, etc.). Les règles paramétrées avec FORMULX déterminent à la fois la mise en forme et le canal de sortie de chaque document (telle ou telle imprimante). Ces règles s'appliquent en fonction des données brutes issues des applicatifs (spools ou fichiers d'impression). Les paramétrages élaborés avec FORMULX sont exploités par les logiciels d'impression dynamique que sont FORMPRINTER (spools Windows™, Unix et Linux) et FORMULARY (environnement AS/400, iSeries, i5, Power) pour générer, à la volée, les documents adaptés. FORMNET et FORMFAX utilisent également les mises en page créées avec FORMULX pour envoyer les documents par courriel et par télécopie. FORMULX ne nécessite aucune modification de Fonds de page multiples (99 par page) vos applicatifs. Les fonds de page se superposent comme des La mise en forme des documents ne nécessite calques transparents au sein desquels on disposera, aucune modification des programmes car FORMULX par exemple, les textes et les logos qui peuvent s’adapte à la plupart des ERP, des progiciels de changer pour ne pas avoir à retoucher l'ensemble du gestion comme aux programmes spécifiques document. Les fonds de pages peuvent être développés en interne. conditionnés pour composer chaque document en fonction des données. Facilité d'utilisation Codes à barres FORMULX fonctionne sous Windows™ avec une interface conviviale dans laquelle vous voyez Conversion de valeurs alphanumériques en codes à directement le résultat. C'est donc un logiciel barres (avec possibilité de faire apparaître les valeurs WYSIWYG (What You See Is What You Get). Aucune pour la 'lecture humaine'). connaissance de la programmation n'est nécessaire. Sa simplicité rend les utilisateurs autonomes. Cadres et traits Dessin de cadres, de boîtes ou de traits : Masquage de textes - mise en couleur des traits et du fond des boîtes ; Pour cacher une partie des données d’origine qui ne - choix de l'épaisseur des traits ; doivent plus apparaître selon certaines conditions. - position dans la page en relatif ou en absolu. Déplacement de textes Recto/Verso Pour modifier l’emplacement d’une partie des Paramétrage de la gestion d'impression recto/verso. données selon certaines conditions. Choix conditionnels de contenus. Copie de textes Sélection des imprimantes et des bacs Pour dupliquer une partie des données à un autre Pour automatiser le pilotage des impressions, endroit dans la page selon certaines conditions. déterminer l'imprimante appelée et le bac de papier en fonction des données. Enrichissement graphique * WYSIWYG : « What You See Is What You Get » se traduit en Français par « ce Importations conditionnelles d’éléments graphiques que vous voyez est ce que vous obtenez ». (logos et autres graphismes). Mise en couleur des polices de caractères selon certaines conditions. Appels de polices de caractères Pour déterminer les choix de polices, de tailles de caractères et de couleurs en fonction des données selon certaines conditions. Ajouts conditionnels de textes Conditions générales de vente ; Adresses des succursales ; Mention “DUPLICATA” en travers sur les copies. © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 9 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com 2.3 Diffusion des éditions par fax et par e-mail Les documents sortants produits par les ERP/PGI et les différents applicatifs en place dans l’entreprise peuvent faire l’objet d’une diffusion par télécopie ou par e-mail. D’autant plus que l’usage d’Internet a habitué les entreprises et leurs clients à exiger des documents disponibles rapidement. Diffuser ces documents par e-mail nécessite des solutions qui garantissent une lecture multiplateforme dans le respect de la mise en page. Le format PDF permet de conserver la richesse de la présentation et, si besoin, de sortir une copie imprimée fidèle à l’original. 2.4 Archivage et indexation multicritère des éditions Les logiciels d’Output-Management facilitent également l’archivage de documents sortants : les données interceptées dans l'édition initiale permettront de classer la copie électronique des documents envoyés par une indexation multicritère ou un nommage automatique. En effet, de même qu’ils interceptent les données discriminantes pour la personnalisation ou le mode de routage, ces solution peuvent également (avec des modules complémentaires) capturer les index de classement sur les documents. Ces logiciels pourront donc intervenir en tant que source d’alimentation pour un logiciel de gestion électronique de documents (GED/GEIDE) auquel ils fourniront les données d’indexation (indexation multicritère) et les archives PDF. Pour les entreprises qui ne sont pas encore équipées de GED/GEIDE, un nommage de la copie PDF des documents envoyés pourra être envisagé. 2.5 Publication sur l’espace privé d’un site web FORMVISUALL-FOR-WEB est une solution destinée à la consultation sécurisée des documents sur les extranet, portails ou sites Internet des entreprises. La base documentaire peut être alimentée de façon manuelle ou automatique avec les documents en provenance des applications de gestion tels que les ERP ou les applicatifs spécifiques. Cette solution est particulièrement adaptée pour la publication des documents transactionnels tels que factures, bons de commande, avoirs, bons de livraison, lettres de voitures, etc. La consultation par les clients ou les partenaires de l'entreprise s'effectue avec un navigateur/browser comme Internet Explorer ou Firefox. Le visiteur accède uniquement aux documents qui le concernent avec son login ou son code client et son mot de passe. La base de données recense les emplacements de chaque document, les autorisations de consultation et les critères d'indexation associés. L'interaction s'effectue en grosse partie en "local" pour limiter les aller-retour client/serveur avec un affichage immédiat des sélections de l'utilisateur (technologie JavaScript, principe AJAX). Cette solution fonctionne sur le serveur web Apache2 en PHP5 avec une base de données centralisée (DB2 sous iSeries, AS/400, Power et MySQL5 sous Windows™™ ou Linux). La mise à jour distante est prévue par le biais de logiciels adaptés à la diversité de systèmes d'information. Ainsi différents ERP et divers applicatifs peuvent servir de sources d'alimentation dans l'objectif d'une publication des documents vers les clients et partenaires sur le web. © Copyright ADDPI - Livre blanc publié par ADDPI (société éditrice de la suite FORMULARY) - 67 rue Verte 59200 TOURCOING – tél. 03.20.68.48.00 - SARL au capital de 80.000 € P 10 - SIRET 400 153 011 00046 - APE 5829C - www.formulary-france.com
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