Los archivos en la Unión Europea

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Extrait

Los archivos en
la Unión Europea
Informe del grupo de expertos
sobre los problemas de coordinación
en materia de archivos
COMISIÓN EUROPEA
Secretaría general Los archivos en
la Unión Europea
Informe del grupo de expertos
sobre los problemas de coordinación
en materia de archivos
COMISIÓN EUROPEA
Secretaría general Una ficha bibliográfica figura al final de la obra.
Luxemburgo: Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas, 1994
ISBN 92-826-8229-3
© CECA-CE-CEEA, Bruselas · Luxemburgo, 1994
Los textos de la presente publicación pueden ser reproducidos libremente, en todo o en
parte, indicando su origen.
Printed in Italy PROLOGO
El informe sobre los archivos europeos, que es el objeto de la presente publicación,
fue solicitado mediante una resolución, adoptada en común el 14 de noviembre
de 7 997,1 por el Consejo de Ministros de la Comunidad Europea y los Ministros de
Cultura de los Estados miembros de ésta. Formalmente, el informe tuvo su origen
en un acto que, cronológicamente, está a la mitad del camino de dos aconteci­
mientos importantes: la caída del muro de Berlín, el 9 de noviembre de 1989, y la
entrada en vigor del Tratado de la Unión Europea o Tratado de Maastricht, el 1 de
noviembre de 1993. Aparentemente, esta coincidencia casual está llena de un
profundo significado y un gran simbolismo.
La caída del muro de Berlín marcó el final de los regímenes totalitarios que
continuaron ejerciendo su dominio en Europa central y oriental después del
hundimiento de los que habían surgido en occidente en la primera mitad de este
siglo XX. Asimismo, la caída acabó con las ideologías que dominaron a lo largo de
este siglo el continente europeo, salvo raras excepciones, mediante la fuerza.
Al mismo tiempo, el Tratado de la Unión Europea recuerda la importancia histórica
que tiene el fin de la división del continente europeo, así como la necesidad de
establecer las bases sólidas para la arquitectura de la futura Europa, encaminán­
dose resueltamente hacia un proceso que conduzca a la creación de una unión
cada vez más estrecha entre los pueblos de Europa y que confirme los principios de
libertad y democracia que deben prevalecer.
Situada entre ambos acontecimientos antes mencionados, la Resolución de 14 de
noviembre de 1991 subraya, por un lado, el papel que el patrimonio archivistico
está llamado a desempeñar en la futura Europa, ya sea como instrumento indis­
pensable para escribir su historia o la de los países que la componen, o como el
útil auxilio para el funcionamiento de la democracia mediante un acceso más fácil
que beneficie tanto al investigador como al ciudadano común.
Con este doble propósito, la Resolución pretende promover formas mejor estructu­
radas y anheladas de coordinación y cooperación entre los servicios de archivos de
los Estados miembros y los de la Comunidad —y actualmente entre los de la Unión
Europea—, así como entre dichos servicios y las instituciones que la presiden. Tal
como lo precisa el informe en uno de sus capítulos, la empresa archivistica,
preconizada por la Resolución de 14 de noviembre de 1991, tiene por vocación
trascender los límites geográficos de la Unión Europea y extenderse, a instancias
de ésta última, al continente europeo.
La gestión archivistica, que el presente informe trata de organizar, responde a uno
de los objetivos del Tratado de la Unión Europea: establecer una ciudadanía
común para los nacionales de los países que la conforman precisando en su
artículo C, punto 37 que «la Comunidad contribuirá al florecimiento de las culturas
El texto íntegro se encuentra al principio de la introducción de la presente publicación. de los Estados miembros, dentro del respeto de su diversidad nacional y regional,
poniendo de relieve al mismo tiempo el patrimonio cultural común».
Al abrir los depósitos de los archivos europeos y dirigirse principalmente a los
Estados de la Unión, la Resolución de 14 de noviembre de 1991 invita a los países
europeos a leer ¡untos su historia y a encontrar la fuente de una identidad
profunda que va más allá de las diversidades, sin perjuicio de éstas, porque se
fundamenta en los valores de libertad y democracia.
La presente publicación fue elaborada por los responsables y expertos nacionales
de los archivos de los Estados miembros en estrecha colaboración con la Comisión
Europea. También recibió el apoyo de otras instituciones comunitarias así como del
Instituto Universitario Europeo de Florencia. Pretende únicamente aportar una
contribución que sea útil para diseñar una Europa libre y finalmente unida por su
historia, compartiendo los valores democráticos comunes.
IV Indice
Página
Introducción VII
1.Resolución de 14 de noviembre de 1991 VII
2.Ladécada1983-1993: acontecimientosytrabajos de preparaciónIX
3.DecàlogotemáticoΧ
4.Estructuradel informeXI
5.Brevedescripción de las partesydeloscapítulosXI
6.Principales conclusiones finalesXVI
7.Puestaenmarcha de los archivos europeosXX
Primera parte
Organización actual de los archivos en los Estados miembros
Los servicios nacionales de s
Segunda parte
Temas de coordinación y de cooperación 13
Capítulo 1. Selección y eliminación15
Capítulo 2. Conservación materialdelosarchivos19
Capítulo 3. Condiciones prácticas de acceso a los archivos 29
Capítulo 4. Legislaciones nacionales y acceso a losarchivos37
Capítulo 5. Gestión y almacenamiento de los documentos
informáticos (DLM) 51
Capítulo 6. Intercambiosdeinformaciones archivísticas y redes
informáticasentrelosEstados miembros 60
Capítulo 7. Formacióndelosarchiveros yreconocimiento
detítulos67
Capítulo 8. Los archivosprivados77
Capítulo 9. Los archivos comunitarios 84
Capítulo 10. La Comunidadylosarchivos en Europa89
V Página
Anexos
Anexo 1. Relación de leyes y reglamentos relativos al acceso
a los archivos 93
Anexo 2. Comités consultivos de archivos7
Anexo 3. Control de selecciones y eliminaciones realizadas
por los servicios de archivos nacionales 99
Anexo 4. Extracto del código penal alemán (apartado 203,
sobre la violación de los secretos privados) 101
Anexo 5. Leyes sobre los registros informáticos
Anexo 6. El acceso a distancia a la información archivistica
de los archivos estatales españoles 105
Anexo 7. Lista de expertos nacionales y representantes
de instituciones y del IUEF participantes
en los trabajos «archivos»
(Resolución de 14 de noviembre de 1991)7
Anexo 8. Lista de siglas 112
VI INTRODUCCIÓN
1. RESOLUCIÓN DE 14 DE NOVIEMBRE DE 1991
El 14 de noviembre de 1991, el Consejo y los Ministros de Cultura, reunidos en el
seno del Consejo, adoptaron una resolución conjunta2 por la que invitaban a la
Comisión:
— a crear un grupo de expertos designados a propuesta de los Estados miembros
para que examine en qué medida es deseable una mayor coordinación de la
política y la práctica archivistica dentro de la Comunidad;
— a remitir al Consejo un informe sobre la marcha de los trabajos del grupo antes
de que finalice 1992.
Los servicios de la Comisión presentaron al Consejo con fecha 23 de noviembre de
19923 un «informe provisional» y, habida cuenta de la complejidad del tema, se
acordó conceder al equipo una prórroga de seis meses adicionales para el cumpli­
miento de su mandato.
El presente informe es el resultado de los trabajos del equipo de expertos
nacionales creado formalmente por la Comisión con arreglo a la resolución de 14
de noviembre de 1991 anteriormente mencionada. En esta misman se
subrayaba la imbricación de los archivos de los Estados miembros y los de la
Comunidad y, por ello, la Comisión ha creído oportuno asociar tanto a los
representantes de las instituciones como a los del Instituto Universitario Europeo
de Florencia (IUEF), depositario de los archivos históricos comunitarios.
2 Este es el texto completo de la Resolución publicado en el Diario Oficial de las Comunidades, C 314,
p. 2, de 5 de diciembre de 1 991 :
EL CONSEJO Y LOS MINISTROS DE CULTURA REUNIDOS EN EL SENO DEL CONSEJO.
Habida cuenta del doble papel de los archivos como base para la toma de decisiones en el sector
público, por un lado, y componente vital del patrimonio cultural de una nación, por otro;
Habida cuenta de la creciente interconexión de los registros públicos entre los Estados miembros y
entre éstos y la Comunidad, y teniendo en cuenta la legislación relativa a la apertura al público de los