RMK audit

Aive Kuhi

Description

RMK h angete k orralduse vast avuse h indamine k ehtestatud n õuetele(Keskkonnaministeeriumi 2007. aas ta l õpus l äbi v iidud e rakorraline audi t aj avahemiku 01.01.2004–31.10.2007 k ohta.)Auditi al us: Keskkonnaministri kä skkirjad nr 1204, 02.1 1.2007 (erakorralise auditi läbiviimine); nr 63 18.01.2008 (kä skkirja nr 1204 „ Erakorralise auditi läbiviimine“ m uutmine) ja RM K nõukogu pöördumine ke skkonnaministri pool e auditi läbiviimiseks.Auditi eesmärk: hinnata RMK hangete korralduse vastavust Riigihangete seaduse nõuetele, hangetega seotud raamatupidamisarvestuse korralduse vastavust seotuna varude- ja laoarvestuse ning lepingute täitmise arvestuse korraldusega ning hinnata sisekontrollisüsteemide toimivust eelpool ni metatud va ldkondades.Auditi ulatus: 01.01.2004–31.10.2007, vajadusel on hinnatud varasemate perioodide õiguslikest lepetest tulenevaid t egevusi. Valim põhi neb RM K nõukogu ri skihinnangu t ulemustel.Auditeeritavad üksused: RMK peakontor, Kagu regiooni keskus, A nija, Kiidjärve, Ilumetsa, Laeva, Lodja ja O andu m etskonnad.Auditi viisid läbi: Keskkonnaministeeriumi siseauditi osakonna siseaudiitorid A ive Kuhi (a uditi juht), A ime L uhaäär, Toomas S ongi, M aarja Roos e, Natalja Tereping.Auditi läbiviimise ae g: 02.1 1.2007–18.01.2008Auditi liik: va stavusaudit + fi nantsaudit.1Riigimetsa Majandamise Keskuse nõukogu 05.09.2007 kirjaga Keskkonnaministrile paluti hinnata RMK arvestus- ja sisekontrollisüsteemide toimivust ja ...

Informations

• Publié par: Ewlie
• Nombre de lectures: 288
• Langue: Estonian

Extrait

RMK hangete korralduse vastavuse hindamine kehtestatud nõuetele (Keskkonnaministeeriumi 2007. aasta lõpus läbi viidud erakorraline audit ajavahemiku 01.01.2004–31.10.2007 kohta.)

Auditi alus:Keskkonnaministri käskkirjad nr 1204, 02.11.2007 (erakorralise auditi läbiviimine); nr 63 18.01.2008 (käskkirja nr 1204 „Erakorralise auditi läbiviimine“ muutmine) ja RMK nõukogu pöördumine keskkonnaministri poole auditi läbiviimiseks.

Auditi eesmärk:RMK hangete korralduse vastavust Riigihangete seaduse nõuetele, hinnata hangetega seotud raamatupidamisarvestuse korralduse vastavust seotuna varude- ja laoarvestuse ning lepingute täitmise arvestuse korraldusega ning hinnata sisekontrollisüsteemide toimivust eelpool nimetatud valdkondades.

Auditi ulatus:01.01.2004–31.10.2007, vajadusel on hinnatud varasemate perioodide õiguslikest lepetest tulenevaid tegevusi. Valim põhineb RMK nõukogu riskihinnangu tulemustel.

Auditeeritavad üksused:peakontor, Kagu regiooni keskus, Anija, Kiidjärve, Ilumetsa, RMK Laeva, Lodja ja Oandu metskonnad.

Auditi viisid läbi: Keskkonnaministeeriumi siseauditi osakonna siseaudiitorid Aive Kuhi (auditi juht), Aime Luhaäär, Toomas Songi, Maarja Roose, Natalja Tereping.

Auditi läbiviimise aeg:02.11.2007–18.01.2008

Auditi liik:vastavusaudit + finantsaudit.

1 Riigimetsa Majandamise Keskuse nõukogu 05.09.2007 kirjaga Keskkonnaministrile paluti hinnata RMK arvestus- ja sisekontrollisüsteemide toimivust ja läbipaistvust ning vajadusel kaaluda teiste riiklike kontrolli- ja järelevalveinstitutsioonide informeerimist.

Eesmärgi saavutamiseks hinnati RMK põhitegevusteenuste hangetega seotud protsesside reguleeritust ja struktuuriüksuste tegevuste vastavust organisatsioonis kehtestatud kordadele ja juhtkonna korraldustele. Samuti hinnati RMK tegevuste vastavust järgmistele õigusaktidele: 2 3 4 5 metsaseadus , riigihangete seadus , raamatupidamise seadus , riigi raamatupidamise üldeeskiri , 6 7 8 raamatupidamise toimkonna juhendid , RMK põhimäärus , INTOSAI sisekontrolli standardid . Auditi käigus esinevate mittevastavuste ilmnemisel kaardistati audiitorite kindlustunde toetamiseks RMK-s käesoleva auditi ulatusega sarnasel perioodil läbiviidud auditite aruannetes väljatoodud teemakohased puudused ja uuriti nende puuduste esinemise asjaolusid ning likvideerimiseks läbiviidud tegevusi. Audiitorid tuvastasid auditi ettevalmistamise käigus, et RMK siseauditi talitus pole auditeerinud RMK-s perioodil 2004–2007 hangete korraldust ja -arvestust. Samuti arvestati auditi kavandamise käigus asjaoluga, et Riigihangete Amet ei olnud teostanud RMK-s riiklikku järelvalvet riigihangete korraldamise üle.

Auditis kasutatud teabe kogumisel teostati auditeeritavates struktuuriüksustes päringuid raamatupidamisandmebaasist Axapta, metsainfosüsteemist MIS, algdokumentide võetust

1 2 3 4 5 6 7 8

RMK nõukogu esimehe Ülle Rajasalu pöördumine, kiri 05.09.07 Edaspidi tekstis MS Edaspidi tekstis RHS Edaspidi tekstis RS Edaspidi tekstis RÜE Edaspidi tekstis RTJ Edaspidi tekstis RMK PM Edaspidi tekstis SKS

tootmistsükli kogu ahela ulatuses RMK dokumendihaldussüsteemist, viidi läbi intervjuud vastutavate isikutega ja taotleti andmeid küsimustike põhiselt.

Hinnangu andmisel tugineti teabele, mis oli puutumuses hangete eelarvestamise, kavandamise ja läbiviimise, hangete dokumenteerimise, lepingute sõlmimise korralduse protsessidega. Samuti teostati testid lepingute arvestuse ja lepingute täitmise järelevalve vastavuse, tööde teenuseosutajatele üleandmise-vastuvõtmise ja selle toimingu delegeerituse, korralduse, arvestuse, tööde kvaliteedi ja lepingutingimuste täidetuse järelkontrollitegevuse korralduse ja vastavuse, hangitavate põhitegevusteenuste kulude metsainfosüsteemis (edaspidi MIS) ja raamatupidamisarvestuse programmis (edaspidi Axapta) kajastamise vastavuse ning regiooni poolt metskondade üle teostatud ja korraldatava kontrollitegevuse sisulise olemuse ning asjakohasuse 9 vastavuse osas. Ühtlasi teostati täiendavad päringud Riigihangete Registris RMK põhitegevusteenuste hangete osas sisalduva informatsiooni kohta saamaks teavet algatatud riigihangete koguulatuse kohta. Toimingute käigus taotleti veendumust, et metsamajandamiseks korraldatud riigihangete läbiviimisel on järgitud seadust ja teisi riigihangete teostamist reguleerivaid õigusakte.

Auditeeritavatelt taotleti põhitegevusteenuste hangete ja varude arvestuse korraldusega seonduvalt: 1.struktuuriüksuste töökorralduse ülevaadet, protseduurireeglite, ametijuhendite ja tegevustega seonduvalt RMK juhtkonna poolt kehtestatud kordade, juhendite ja regulatsioonide ülevaadet, et hinnata tegevuste reguleeritust ja vastavust ning ametikohtade lõikes töötajate õiguste- kohustuste määratletust, tegevustes vastutusahelate olemust (delegeerimine, volitamine jne); 2.aastate lõikes hankelepingute andmeid, et hinnata nende õigsust ja vastavust õigusaktidele ja kooskõla RMK-s hangete alal tehtud otsustega (sh võrdluseks RMK hangete kavade ja Riigihangete Ametis registreeritud hangete andmetega); 3.finantsauditi toimingute raames MIS-is raietööde-teenuste aruannete ja Axaptas kajastatud tarnijatega tehingute andmeid, et jätkata eelnevate toimingutega saadud andmete võrdlust reaalsete tegevuste ja lepinguliselt fikseeritu vastavuse tuvastamiseks ning võrdluseks avalikult deklareerituga. Axaptast teostati päringud tarnijatega tehingute osas järgmiste kulukontode lõikes: 55291010 ostetud raieteenus 55291011 ostetud koondamisteenus 55291012 ostetud kompleksraie teenus 55291013 ostetud veo- ja ekspedeerimisteenus metsamaterjali veol ostjale 55291014 ostetud metsaparandustööd 55291015 ostetud metsauuendustööd Saadud päringute põhjal teostati hanketehingute vastavuse kontrollitoimingud RMK-s auditeeritaval perioodil kehtinud hangete regulatsiooni ja riigihanke seadusega, et tuvastada võimalikud rikkumised (võimalik hanke mahtude ületamine, hangete tükeldamine, hangete üldse korraldamata jätmine jne); 4.aastate lõikes ülevaadet kinnitatud raiekavadel põhinevate raietegevuste dokumenteeritusest ja arvestusest, raiejärgse seiresüsteemi korraldusest ja toimivusest, et võrrelda vastavust, hinnata hangete kavandamise korraldust ja tuvastada MIS-is raieteenuskulude kajastamise võimalikud mittevastavused; 5.raiekavade, MIS-i, Axapta andmete ja erinevate tehingute algdokumentide alusel teostati objektipõhiseid (lank, eraldis) analüüse, et hinnata metsamaterjalide liikumise dokumentidel, tööde, teenuste ja kauba vastuvõtmise-üleandmise aktidel ning kulu- ja tuluarvetel objektipõhiste andmete jälgitavust, vastavust ning vajadusel taasesitamise võimalust; 6.andmeid struktuuriüksustele kehtestatud eelarvega kooskõla ja vastavuse hindamiseks; 7.andmeid struktuuriüksuste bilansis kajastuvate varude saldo õigsuse hindamiseks MIS-i ladude andmetega võrreldes;

9

Edaspidi tekstis RHR

8.RMK juhtimiskontrolli kaardistamise ja sisekontrolli standarditele vastavuse hinnangu andmiseks küsitleti auditeeritud struktuuriüksuste juhte ja töötajaid, RMK juhatuse liikmeid, arendusdirektorit, siseauditi talituse juhatajat, õigus-, metsamajanduse ja personaliosakonna juhatajaid; 9.RMK välisaudiitorite ja siseaudititalituse poolt teostatud auditite kohast ülevaadet, sest Keskkonnaministeeriumi siseaudit pole varem RMK-s auditeid läbi viinud, aga ka põhjusel, et erakorralise auditi ajalisest piirangust tulenevalt ja auditi käigus ilmnenud mittevastavuste ulatuse tõttu vajati täiendavat kindlustunnet täheldatud probleemide olemuse, seonduvuse ja kestvuse tuvastamise hindamiseks.

Auditi olulisemad tulemused:

1.metsamajanduslike tööde (teenuste) ostmisel perioodil 2004–2007 on rikutud RHS § 2, 8, 13, 24, 35 ja 52 sätestatud nõudeid; 2.auditis läbiviidud testide tulemusena väidame, et hangete ja varudearvestuse protsessid ei ole RMK-s kaetud regulatsioonidega ning õigusaktide muudatustest tulenevalt ei ole regulatsioone õigeaegselt uuendatud; 3.RMK juhtkonna poolt teostatud juhtimiskontroll pole olnud piisav ja kohane, sisekontrollisüsteemide korraldatus ei vasta olulises osas sisekontrolli standardite miinimumnõuetele.

Auditi olulisemad järeldused ja soovitused Auditi aruandes esitatud tähelepanekute mahu suuruse tõttu (lõpparuande maht 60 lk) esitame auditi olulisemad järeldused ja soovitused ning nendele auditeeritava poolt esitatud kommentaarid. Auditi nr 07/07 toimikuga on võimalik tutvuda KKM siseauditi osakonnas.

Järeldus ja soovitus 1 Metsamajanduslike tööde (teenuste) ostmisel perioodil 2004–2007 on rikutud RHS § 2, 8, 13, 24, 35 ja 52 sätestatud nõudeid. Soovitus analüüsida RHS-i rikkumistega seotud ja kaasnevaid riske. 10 Kuna RMK omab riigitulundusasutusena MS alusel Keskkonnaministeeriumi valitsetavat riigimetsamaad valitsema volitatuna väga suuremahuliste metsamajandamise hangete tõttu olulist mõju metsamajanduslike tööde (teenuste) turukonjuktuuri kujunemisele ning konkurentsi arengule Eestis, tuleks RMK juhtkonnal jälgida seniselt täpsemalt riigihangete seaduse mõtet ja avaliku õiguse ning halduspraktika väljakujunenud käsitlust.

Kommentaar 1 RMK nõustub, et metsamajanduslike tööde (teenuste) ostmisel riigihangete korraldamisel on auditeeritaval perioodil esinenud seaduse nõuete mittetäitmist. Samas jääme audiitoriga eriarvamusele riigihangete seaduse (RT I 2000, 84, 534; 2005,18, 105) § 13 rikkumise osas. KKM auditimeeskonna poolt vaadeldud hangetes on RMK sõlminud lepinguid, mis kehtivad ja mida täidetakse pikema aja jooksul ning mille puhul on juba riigihanke alusdokumentatsioonis ette nähtud teatav metoodika lepingumuudatuste tegemiseks, kuid RMK hinnangul ei ole nende lepingute puhul tegemist raamlepingutega. Hangete korraldamisel oleme lähtunud põhimõtetest, mida on selgitatud käesoleva kirja lisas 1. Meie seisukohta toetab ka advokaadibüroo õiguslik hinnang (lisa 2).

Järeldus ja soovitus 2 Juhtkonnal puudub usaldusväärne informatsioon riigihangete senise korralduse vastavuse kohta õigusaktidele ja asutuses kehtestatud regulatsioonidele. Kuna selles valdkonnas on juhtimiskontroll olnud nõrk, siseauditi talitus pole auditeid läbi viinud ning Riigihangete Amet pole teostanud RMK- s riiklikku järelevalvet, esineb risk, et asutuse juhtkond ei reageeri puudustele õigeaegselt ja

10 Metsaseadus, RTI 2006, 30, 232

vajalikus ulatuses. Soovitus pöörata senisest suuremat tähelepanu hangete korralduse valdkonnas juhtimiskontrolli teostamisele ning kavandada siseauditi talituse 2008 aasta tööplaani riigihangete vastavuse auditi läbiviimine.

Kommentaar 2 RMK juhatus nõustub audiitorite väitega, et juhtkonnal puudus usaldusväärne informatsioon riigihangete senise korralduse vastavuse kohta õigusaktidele ja asutuses kehtestatud regulatsioonidele. Juhtimiskontroll oli nõrk ja tagasiside struktuuriüksuste riigihangete alase tegevuse osas oli ebapiisav, mistõttu kavatseme edaspidi juhtimise korraldamisel nimetatud probleemidele enam tähelepanu pöörata. RMK nõukogu 30.11.2007. a otsusega kinnitatud RMK siseaudititalituse 2008. a tööplaani kohaselt viiakse II kvartalis läbi audit, mille eesmärgiks on hinnata RMK struktuuriüksuste tegevuse vastavust riigihangete seadusele ja RMK hangete teostamise korrale.

Järeldus ja soovitus 3 Audiitorid on arvamusel, et vaadeldaval perioodil RMK-s kehtestatud hangete kord ei võimaldanud RMK-s riigihangete teostamise praktika ühtlustamist, ei sisaldanud vajalikul määral riigihangete korraldamise üldpõhimõtetest tulenevaid täpsustatud reegleid riigihangete teostamiseks ning ei vastanud vajalikul tasemel RMK struktuuriüksusi ja töötajaid riigihangete teostamisel abistava juhendi kriteeriumitele. Soovitus pöörata senisest enam tähelepanu hangete-alase reeglistiku uuendamisele ja täiendamisele ning hangete korralduse järelevalvele.

Järeldus ja soovitus 4 Kuna auditeeritaval perioodil RMK-s kehtestatud hangete korraga ei reguleeritud hangete kavandamise ja hangete plaani koostamise aluseid ning põhimõtteid, võib esineda oluline risk eelarvevahendite otstarbekale planeerimisele ja säästlikule kasutamisele, sest hangete korraldus ei põhinenud ka praktikas planeerimistegevustele. Soovitus rakendada struktuuriüksuste lõikes eelarvete koostamise käigus hangete aastakavade samaaegset väljatöötamist ja kinnitamist iga eelarveperioodi alguseks.

Kommentaar 3–4 Nõustume järeldustega nr 3 ja 4; ühtlasi on meil heameel Teid teavitada, et alates 1. novembrist 2007. a jõustus RMK-s uus riigihangete teostamise kord, mille 3. osa sätestab hankelepingute kavandamise põhimõtted, sealhulgas hangete plaani koostamise alused. Usume, et kehtestatud regulatsiooniga on võimalik nimetatud puudused kõrvaldada.

Järeldus ja soovitus 5 Kuna lepingutes fikseeritud leppetrahvi tingimusi ei rakendata, siis ei ole üheselt tagatud RMK huvide kaitstus ja järelevalvet lepingutingimuste täitmise üle tuleb hinnata nõrgaks, mis sisaldab ka põhjendamata riski RMK finantshuvidele ning on eelduseks pettuste esinemisele. Soovitus pöörata senisest enam tähelepanu lepingute täitmise jälgimisele ning rakendada lepingutes sätestatud viiviste sissenõudmist, kaaluda senini lepingutesse määratud sanktsioonide rakendatavuse tõenäosust ja sobivust, analüüsida seni sõlmitud lepingute tingimusi eesmärgiga taotleda RMK õigusi kaitsvate sätete kooskõla lepingute mittetäitmisest RMK-le tulenevate riskide võimalikul realiseerumisel saadava kahjuga.

Kommentaar 5 Lepingutes fikseeritud leppetrahvi tingimuste osas selgitame, et RMK rakendab leppetrahvi kindlasti juhtumil, kui see on mõistlik ja põhjendatud. Võlaõigusseaduse põhimõtete kohaselt peavad võlasuhte pooled käituma teineteise suhtes heas usus ja mõistlikult. Kui lepingu täitmise asjaolud tingisid, et edaspidise koostöö huvides on ebamõistlik nõuda leppetrahvi, siis seda ka ei nõutud, tekkinud olukorra lahendamiseks püüti saavutada kompromiss. Kui teise lepingupoole

tegevusest võib järeldada, et ta ei käitu heas usus, esitame kindlasti lepingus sätestatud leppetrahvi nõude.

Näitena võiksime tuua 2007. aastal korraldatud väikeveoautode-maasturite riigihanke. Autode üleandmise tähtpäevaks oli 15. september, kuid 5 autot oli üle andmata ka veel 31. oktoobril. Vastavalt hankelepingule oli AS Topauto kohustatud autode üleandmisega viivitamise korral tasuma leppetrahvi 500.- krooni iga sõiduki kohta üleandmisega viivitatud päeva eest. RMK-l oli õigus leppetrahvi summa ühepoolselt maha arvata AS-le Topauto tasumisele kuuluvatest summadest, teatades AS-le Topauto mahaarvestamise aluse ja arvulised näitajad. RMK esitas leppetrahvi nõude. AS Topauto tunnistas, et rikkus kohustust, kuid esitas viivituse põhjendused. RMK luges neid osaliselt mõjuvateks ja seetõttu vähendas leppetrahvi summat, mille arvas maha müüjale autode eest tasuvast summast.

2007. a novembris esitas RMK pretensiooni Baltic Panel Group OÜ-le, kuna ostja ei tasunud tähtaegselt talle üleantud metsamaterjali eest, RMK nõudis viivise tasumist. Metsamaterjali tarned olid peatatud vastavalt lepingule juba kuu aega varem. Käesolevaks ajaks on viivise arve tasutud.

Kõige keerulisem on lepingutingimuste täitmise või nendest kõrvalehoidmise asjaolusid objektiivselt ja üheselt mõistetavalt hinnata metsamaterjali ülestöötamise ja väljaveo lepingute puhul. On olnud juhtumeid, kui RMK on leppinud kas tähtajast hilisema tarnega (tegemist on objektiivsete, ilmastikutingimustest tingitud asjaoludega) või lepingulise suhte katkestanud (tarnetähtaegadest ületamise põhjus on RMK hinnangul töövõtja hooletus).

Järeldus ja soovitus 6 Kuna hankelepingud ei ole üheselt mõistetavad hangete mahtude sätete osas ja tehingute lõikes hankelepingutes ning arvetel kajastuvad üheaegselt erinevad teenuste mahuühikud, esineb risk RMK finantshuvidele. Selgusetus kokkulepitud raiemahtude osas võib tingida ka riski, et raietöid ei teostata ja ei saada lähtuvalt RMK huvidest. Audiitorite hinnangul ei võimalda erinevate mahuühikute üheaegsest kasutusest tingitud umbmäärasus saada ka usaldusväärset ja õiget informatsiooni tehtud tööde ja maksete eest hangete järelevalvel. Soovitus mitte kasutada tehingutel erinevaid teenuste mahuühikuid. Töövõtulepingutes kasvava metsa raiemahu määratlemisel kasutada samu mahuühikuid, mida on kasutatud pakkumiskutsetes. Tagada senisest tõhusamate meetmete rakendamist lepingute sõlmimisel esinevate vigade õigeaegseks kõrvaldamiseks, vältimaks lepingute mitmetimõistetavust ja nendes tõenäosuslike inimlike eksituste või ka ebakompetentsuse esinemise juhtumeid.

Kommentaar 6 3 Nõustume järeldusega, et hangete dokumentides on esinenud mahuühikute, tm ja m , üheaegset kasutamist. Kuigi tegemist on metsanduses paralleelselt kasutatavate ühetähenduslike mõõtühikutega, on kahtlemata korrektne kasutada kõikjal samu ühikuid. Juhime sellele RMK töötajate tähelepanu ja kohustame neid kasutama kõikides hangete dokumentides läbivalt ühesuguseid mahuühikuid. Töövõtulepingutes kirjeldatud objektide määratluse kohta selgitame, et alates 2005. a on RMK metsaülestöötamise ja veoteenuste tellimisel lepingu objektiks teenustööde maht. Suurem detailsuse aste (metskonna kvartali ja eraldise äranäitamine) metsa ülestöötamise töövõtulepingutes ja hanke maksumuse äranäitamine nii metsa ülestöötamise lepingutes kui ka veolepingutes pole praktiliselt võimalik. Metskonna territoorium on määratletav kvartalite ja eraldiste kaudu ning konkreetne tööde asukoht kvartali ja eraldise tasemel kajastatakse metsa ülestöötamise lepingu lisaks olevas objektipõhises hinnakokkuleppes ning tööde üleandmise-vastuvõtmise aktis. Samuti näidatakse veoteenuse hinnakujunduse põhimõtted nii hankedokumentides kui ka lepingute lisades.

Järeldus ja soovitus 7

Mitte üheski kontrollitud töövõtulepingus ei olnud viidet riigihankele, mille alusel oli leping sõlmitud. Arvestades, et metsamajanduslike teenuste riigihanked on korraldatud selliselt, et nende mahud on metskondade lõikes valdavalt jaotatud osadeks, kusjuures enamjaolt sõlmitakse töövõtulepingud paljude erinevate töövõtjatega, siis nii suurte ühishangete täitmise arvestuse kui ka metskondade lõikes üksikute hankelepingute täitmise arvestuse ja järelevalve seisukohalt tuleks tingimuslikult lepingu objekt(id) fikseerida. Olukorras, kus puudub kontrollitav kirjalik seos riigihanke ja töövõtulepingu vahel, on raskendatud juhtimis- ja kontrollifunktsiooni täitmine. Soovitus fikseerida metsaraiega seotud töövõtulepingutes riigihanke number ning lisaks metskonna hallatavale territooriumile ära näidata ka konkreetne eraldis (kvartal). Lepingutes tuleb fikseerida ka hanke maksumus.

Kommentaar 7 Nõustume audiitorite väitega selle kohta, et töövõtulepingud peaksid sisaldama viidet riigihankele. Kehtiva RHS § 19 ja RHS lisa 2 osa B punkti 27 kohaselt on näiteks metsaraieteenuste (CPV klassifikaator 77210000-5) ja metsaraiega seotud teenuste (77211000-2) tellimisel võimalik kasutada lihtsustatud korda. Sellise korra kasutamisel ei pea hankija viima läbi riigihankemenetlust (RHS-s sätestatud konkreetsete toimingutega menetlus), vaid peab järgima RHS 1. peatükis sätestatut, eriti §-s 3 sätestatud üldisi põhimõtteid ja esitama pärast hankelepingu sõlmimist RHS §- 37 sätestatud korras riigihanke aruande. Sellise hanke korral omistatakse hankele riigihangete registri viitenumber alles aruande esitamist, s.o umbes 10 päeva möödumisel lepingu sõlmimisest. Seetõttu ei oleks korrektne hakata tagantjärgi lisama lepingule (kahepoolselt allkirjastatud dokumendile) tehnilist informatsiooni, mida ei olnud olemas lepingu allakirjutamise hetkel ning mida ei ole praktiline lisada lepingu mõlemale eksemplarile. RMK on seisukohal, et kontrollitavuse tagamiseks ja järelevalve teostamise lihtsustamiseks oleks otstarbekas seostada sõlmitud lepingud läbiviidud hangetega dokumendihaldussüsteemis (DHS). Sel moel saab hankelepingule riigihangete registri poolt omistatava viitenumbri seostada sõlmitud hankelepinguga tehniliselt ilma, et selleks peaks ühepoolselt hakkama muutma kahepoolselt allkirjastatud dokumenti.

Järeldus ja soovitus 8 RMK hankeid korraldavates struktuuriüksustes hangete täitmise arvestus ja selle üle järelevalve korraldus ei ole piisav, kõikehõlmav ja tõhus. Soovitus kaaluda MIS-is metsamajanduslike teenuste hangete ja nende alusel sõlmitavate lepingute täitmise arvestuse rakenduse juurutamist, mis tagaks ühtlasi ka hangete dokumenteerimise ja kontrollitavuse nõuete kohase korralduse, tagamaks ka järelevalve võimalused.

Kommentaar 8 Audiitorite viidatud puudused hangete täitmise arvestuse korralduse ja selle üle järelevalve korralduse kohta kõrvaldatakse uue hangete teostamise korra rakendamise (vt p 3) ja metsandusliku infosüsteemi (edaspidi MIS) arendamise käigus.

Järeldus ja soovitus 9 Esineb oluline risk, et metsnike poolt määratakse lankidele ebaõiged ja tegelikkusest raskemaid tingimusi, mistõttu võidakse maksta metsaülestöötamise eest suuremat tasu kui tegelikele langi tingimustele kohane. Kohustuste lahususe ja nelja-silma-printsiibi nõuete täitmiseta eksisteerib täiendav risk, et tahtlikest või tahtmatutest vigadest tulenevad väärkasutamised jäävad tuvastamata. Soovitus korraldada ümber metskonnas vastutuse ja kohustuste jaotus, taotledes kohustuste lahususe ja nelja-silmaprintsiibi nõuetest lähtuvat töökorraldust tööobjektidel.

Kommentaar 9 Audiitorite järelduses 9 esitatud soovitus korraldada metskonnas ümber vastutuse ja kohustuste

jaotus realiseerub 2008. aastal läbiviidava juhtimisstruktuuri muutmisega, mille kava on heaks kiidetud RMK nõukogu 25.01.2008. a koosolekul.

Järeldus ja soovitus 10 Kuna puudusid metsamajanduslike, s.o põhitegevuste andmete õigsust tagavad regulatsioonid, nagu RMK-s töötavate harvesteride metsamaterjalide mõõtmise, kontrollimise ja andmeedastuse kord ning metsamaterjali mõõtmise ja hindamise kord, polnud tagatud metsamaterjalide tootmisprotsessides varude ja kulude andmete õigsuse ja vastavuse tingimused, mistõttu arvestuses esinevaid andmeid ei saa pidada usaldusväärseks ja puudub ka andmete vastavuse kontrollivõimalus. Peadirektori käskkirjaga pandud ülesandeid ei täideta ja käskkirja täitmise kontrolli ei teostata (s.o juhtimis- ja kontrollifunktsiooni viga).Soovitus korraldada regulatsioonide kehtestamine esimesel võimalusel ja tagada nende täitmise üle järelevalve tegevused.

Kommentaar 10 Nõustume järelduses 10 väljatoodud puudustega, samas on hea meel Teid teavitada, et tootmisprotsessides varude ja kulude arvestuse parandamiseks on välja töötatud kaks uut olulist regulatsiooni: metsamaterjali ja raiejäätmete mõõtmise ja hindamise kord ning harvesterimõõtmise kord. Nimetatud korrad on eelnõudena RMK sisesel kooskõlastamisel ja kehtestame need 2008. a I kvartali jooksul.

Järeldus ja soovitus 11 Veoselehtede dokumendihaldus ei toimi reeglite kohaselt, nende käitlemisel esineb olulisi puudusi ja mittevastavusi asutuses kehtestatud kordade nõuetega. Järelkontrolli tegevus puudub või on ebaefektiivne ning loob eelduse pettusteks. Soovitus hinnata veoselehtede, tööde üleandmise- vastuvõtmise aktide ja teiste sisekontrolli seisukohast pettuste võimalusi sisaldavate dokumentide käitlusega ning dokumenteerimise õiguste-vastutuse reguleeritusega seonduvaid riske, kavandada RMK siseauditi tööplaani vastavasisulise auditi läbiviimine. Juurutada MIS-i põhisena veoselehtede arvestust ja selle üle järelevalvet võimaldav rakendus, mis vähendaks pettuste võimalusi.

Kommentaar 11 Nõustume audiitorite väitega puuduste kohta veoselehtede dokumendihalduse korraldamisel. Käesoleva aasta jaanuaris hindasid RMK dokumendihalduse osakonna töötajad täiendavalt rea RMK struktuuriüksuste metsamajanduslike tööde dokumente ja veendusid, et nii dokumentide vormistamisel kui ka nende haldamisel on metskonnas rida puudusi. Tulenevalt eeltoodust kavandame veoselehtede halduse korralduses mitmeid korrigeerivaid tegevusi.

Järeldus ja soovitus 12 RMK-s ei rakendata piisavalt meetmeid raiete kavandamisel võimalikult usaldusväärsete prognooside teostamise huvides, mistõttu raiete eelne hindamine on olnud formaalne ja ei taga vajalikul tasemel planeerimisprotsessides andmete usaldusväärsust. Seega esinevad riskid eelarvevahendite säästlikule ja otstarbekale kasutamisele, aga ka RMK põhitegevuseesmärkide täitmisele. Soovitus rakendada meetmeid, mis tagaksid raiete planeerimisprotsessis parema andmete usaldusväärsuse, tagamaks kinnitatud (lubatud) raiemahtude kavaga kooskõlalise metsamajandamise.

Kommentaar 12 Ei kommenteeritud.

Järeldus ja soovitus 13 Usaldusväärseks ei saa pidada inventuuride tulemusi, mis kõigis auditeeritud metskondades annavad ühtivuse täpsusega kaks kohta peale koma. Inventuuri komisjonide liikmete poolt ei täideta raamatupidamise sise-eeskirja sätet, mille kohaselt„paberkandjal lugemislehtede korral ei

kajastata ettetäidetud lugemislehtedel koguseid ega summasid, vaid need kannab komisjon lugemislehtedele ülelugemise käigus“.Soovitus rakendada metsamaterjali inventuuride korraldamisel täiendavaid sisekontrolli meetmeid (nt rotatsiooni), välistamaks inventuuride formaalse korraldamise võimalusi ning sellega tagada metsamaterjalide tegelike koguste kajastamine raamatupidamisandmetes.

Kommentaar 13 Järelduste 13 osas nõustume auditi aruandes toodud puudustega. Auditi aruandes kirjeldatud läbiviidud inventuuride tulemusi ei saa tõepoolest pidada usaldusväärseks. Järelkontrolli tegevused RMK siseselt metskondade üle ei ole kavandatud järjepidevalt ning kontrollitegevused ei taga piisavat tõhusust.

Järeldus ja soovitus 14 MIS-is kajastuvate lõpetamata ladude andmete põhjal puudub kindlus, et nii MIS-i kui ka Axapta aruannetes esitatavad andmed on õiged ja usaldusväärsed. Audiitorid on arvamusel, et andmete kontrolli ja õigsuse eest vastutavad töötajad ei ole täitnud nõutaval tasemel tööülesandeid ning MIS- i IT-tugi ja arendused ei suuda tõhusalt vältida vigaste andmete tekke- ja esinemise põhjusi. Ladude lõpetamatus või sulgemisega viivitamine MIS-is suurendab oluliselt eksimisvõimalusi sisestustel, aga ka pettusevõimalusi. Soovitus teostada senisest tõhusamat juhtimiskontrolli MIS-i andmebaasi kajastuste vastavuse tagamiseks.

Kommentaar 14 Nõustume järelduses 14 toodud puudustega MIS-i ja Axapta aruannete andmete vastavuse tagamisel. Peame vajalikuks kõrvaldada märgitud puudused MIS ja Axapta arendamise käigus, infotehnoloogia osakonnas tegeleb sellega eraldi töötaja.

Järeldus ja soovitus 15 Järelkontrolli tegevused RMK siseselt (sh ka regioonikeskuste poolt) metskondade üle ei ole kavandatud järjepidevalt, kontrollitegevused pole efektiivsed ja tõhusad. Soovitus kohustada regioonikeskusi tõhustama kontrolli metskondade tegevuse üle, töötades peakontoris välja kontrollimetoodikad ning koolitades nende kasutamiseks vajadusel töötajaid, kaaluda mitmete RMK-le iseloomulike ja sisekontrollisüsteemidele negatiivset survet osutavate tingimuste puhul rotatsiooni põhimõtte rakendamist metskondade tegevuse üle järelevalvel.

Järeldus ja soovitus 16 RMK struktuuriüksustes ei toimi sisekontrolli mehhanismid tõhusalt ning tegevustes esineb ka mitmeid sisekontrolli puudusi, millest olulisemad on juhtimisotsuste ja regulatsioonide täitmise järelevalvega seonduvad puudused. INTOSAI sisekontrolli standardite põhimõtted peaksid olema kohaldatud RMK kõigile struktuuriosadele ja käsitletavad kui aktsepteeritavate nõuete miinimum. Soovitus kaaluda RMK-s eraldiseisva struktuuriüksusena sisekontrolliosakonna loomist, mis töötaks välja asutuse vajadusi arvestava sisekontrollikava ja -metoodika, tegeleks selle süsteemse juurutamise ja täiendamisega, koordineeriks ja teostaks sisekontrolli alast tegevust.

Järeldus ja soovitus 17 Struktuuriüksuste töötajate ametijuhendid ei reguleeri vajalikul määral töötajate tööülesandeid, neis sisalduvad olulised ebakõlad. Tegelike tööülesannete olemusest lähtuvate õiguste, kohustuste ja vastutuse ulatus pole ametijuhendites adekvaatselt sätestatud, mistõttu esineb risk, et töötajad ei oma vajalikul tasemel ettekujutust neile pandud vastutuse ja pädevusnõuete tegelikust sisust. Soovitus süsteemselt analüüsida regioonide ja metskondade töötajate tegevusi ja õiguste- kohustuste-vastutuse ulatust ning välja töötada tööülesannetega adekvaatsemalt kooskõlas olevad ametijuhendid.

Kommentaar 15–17 Nõustume audiitori esitatud puudustega järelkontrolli ja sisekontrolli tegevuse kavandamisel. Sellealane tegevus korraldatakse ümber ja reglementeeritakse, sh rakendatakse rotatsiooni põhimõtet pärast seda, kui struktuurimuudatused on läbi viidud. Struktuuri muutmise käigus kuuluvad ülevaatamisele ka töötajate ametijuhendid eesmärgiga tagada nende adekvaatsus töötajate tööülesannete tegeliku sisuga.

Järeldus ja soovitus 18 Kuna töösisekorra-eeskirjades kehtestatut ei järgita töötajate poolt ning huvide konflikti tingimuste välistamiseks konkurentsikeelu ja keelatud tehingute nõuete tagamisel ei toimi sisekontroll RMK-s tõhusalt, esineb oluline risk pettusteks ja varade kuritarvitamiseks. Soovitus rakendada senisest tõhusamalt töösisekorra eeskirjade täitmise üle järelevalvet ja rikkumiste puhul sanktsioone.

Kommentaar 18 Käesoleval ajal kehtib RMK-s juhatuse 27. novembri 2007. a otsusega nr 1-32/83 kinnitatud töösisekorraeeskiri, millega on konflikti tingimuste välistamiseks töötajatele ette nähtud konkurentsikeeld ja määratud keelatud tehingud. Juhatuse korraldusel on ette valmistatud uus, täiendatud ja täpsustatud kord töötajate esitatud teatiste registreerimiseks ja andmete sisestamiseks, võimaldamaks teostada tõhusamat järelevalvet töösisekorraeeskirja täitmise üle.

Järeldus ja soovitus 19 Kuna varade säilimise eest materiaalse vastutuse seadmise korraldust ei saa RMK-s pidada ühtsetel alustel reglementeerituks ja vastutuse jaotust selgepiiriliseks, ei ole RMK kui tööandja huvid kaitstud. Soovitus analüüsida senist materiaalse vastutuse käsitlust ja jaotada vastutus selgepiirilisemalt ning kooskõlalisemalt kohustuste ulatusega.

Kommentaar 19 Teie tähelepanek varade säilimise eest materiaalse vastutuse seadmise korralduse kohta on asjakohane. RMK juhatus reglementeerib RMK töötajate materiaalse vastutuse ühetaoliselt kõikidele struktuuriüksustele.

Järeldus ja soovitus 20 RMK saab oma majandustegevusega tulu, mis tagab riigimetsa majandamise ja riigimetsale pandud 11 avalike funktsioonide täitmise vastavalt seaduse nõuetele , mis eeldab RMK juhtkonnal tarvidust 12 juhtimiskontrolli tegevustes arvestada korruptsioonivastase seaduse mõttega. Samas on RMK riigi tulundusasutus, mille juhtidele Korruptsioonivastane seadus ei laiene (kuna seaduses pole nimetatud "tulundusasutust" ja teist sellist moodustist õigussüsteemis pole). Isikute õigusi saab piirata vaid seadusega. Seega taandub auditi käigus tõusetunud problemaatika eetikale. Audiitorid soovitavad taotleda õigusselgust, et ennetada riskide võimalikku realiseerumist ja Keskkonnaministeeriumi juhtkonnal kaaluda õigusselguse huvides Korruptsioonivastase seaduse muudatuse algatamist, et üheselt mõistetavalt oleks reguleeritud RMK nõukogu ja juhatuse liikmete vastutus tulenevalt korruptsioonivastasest seadusest. Kuni õigusselguse saamiseni on RMK nõukogul ja ministeeriumil kui riigi esindajal võimalus kehtestada RMK sisemised regulatsioonid, mis puudutaksid varaga tehtavaid toiminguid, järelevalvet, kontrolle jms, kus on huvide konflikti vältimise kohustus välja toodud. Juhtumid, kus lähisugulased ja hõimlased töötavad vahetus alluvuses, peaks ennekõike tingima küsimused, kas isiku palkamine on põhjendatud ja kas isiku tegevuse üle on olemas objektiivne kontroll.

Kommentaar 20 Ei kommenteeritud.

11 Metsaseadus, RTI 2006, 30, 232, § 48 lg 3 12 Korruptsioonivastane seadus 27.01.1999, jõustunud 28.02.1999