1961864e--Final-Intenal-Audit-Report-contracting -architectural Nov 2004 -f - APRIL

James Norminton

Description

Vérification des contrats portant sur les services d’architecture (1998-2004) Résumé ......................................................................................................................................1 Certification...............................................................................................................................5 Introduction ...............................................................................................................................7 Contexte ................................................................................................................................7 Objectifs et portée .................................................................................................................7 Méthodologie ........................................................................................................................8 Résultats de la vérification ......................................................................................................10 Constatations particulières de la Vérification interne............................................................15 Politiques et procédures .....................................................................................................15 Appendice A – Objectifs et critères de la vérification............................................................34 Appendice B – Matrice du plan d’action de gestion............... ...

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     Résumé......................................................................................................................................1  Certification...............................................................................................................................5  Introduction...............................................................................................................................7  Contexte................................................................................................................................7  Objectifs et portée.................................................................................................................7  Méthodologie........................................................................................................................8  Résultats de la vérification......................................................................................................10  Constatations particulières de la Vérification interne ...........................................................1. 5 Politiques et procédures ....5 .1................................................................................................ Appendice A – Objectifs et critères de la vérification ............................................................34 Appendice B – Matrice du plan daction de gestion...............................................................35

Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     Résumé   La vérification interne des contrats portant sur les services darchitecture et attribués entre 1998 et 2004 a été effectuée à la demande de la direction pour sassurer que lon respecte leRèglement sur les marchés de lÉtat, la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, ainsi que les politiques et les directives de lancien Greffe de la Cour fédérale du Canada ou du Service administratif des tribunaux judiciaires. Voilà pourquoi le présent rapport de vérification ne fait état que des secteurs dans lesquels on a relevé des problèmes de non-conformité, sans attribuer à ces constatations de valeur de risque.   Dans le cadre de cette vérification, les travaux sur le terrain se sont déroulés entre avril et août 2004 dans différents établissements de la Région de la capitale nationale et ont consisté à examiner des documents et à interviewer des membres du personnel actuel du Service administratif des tribunaux judiciaires, les employés de lancien Greffe de la Cour fédérale du Canada (CFC), ainsi que des représentants de ministères, dorganismes et dentreprises participant aux contrats portant sur les services darchitecture.   À partir des travaux de vérification que nous avons effectués, nous avons conclu que lancien Greffe de la CFC ne respectait pas la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux contrats de services darchitecture attribués entre 1998 et 2003. 1. Énoncé des travaux a. En vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (article 16.1.2), il faut établir clairement lénoncé des travaux. Pour le premier contrat de services personnels qui a fait lobjet de cet examen, on a constaté que lénoncé des travaux et des résultats était généralement vague. b. Lénoncé des travaux pour la commande subséquente passée à tort pour des services darchitecture dans le cadre de lOffre à commandes principale et nationale pour les services de soutien des ressources humaines nétait pas descriptif, de sorte quun examinateur indépendant naurait même pas pu connaître les services qui devaient être assurés. 2. Pouvoirs dans lattribution des contrats a. Les responsables de lancien Greffe de la CFC ont dépassé leurs pouvoirs, sans lapprobation du Conseil du Trésor, pour chacun des contrats de services personnels qui faisaient partie de léchantillon prélevé pour cette vérification. En vertu des pouvoirs conférés pour les services darchitecture, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peut passer des contrats jusquà concurrence de 100 000 $ selon le principe du fournisseur unique; pour les autres ministères, la limite est fixée à 40 000 $. Toutefois, lorsque lentrepreneur est un ancien fonctionnaire touchant une pension, ces pouvoirs sont limités à 25 000 $.

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     3. Équité dans lattribution des contrats a. Conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (article 16.8.1), il faut faire preuve déquité dans les contrats attribués à danciens fonctionnaires touchant une pension. La vérification révèle que dautres architectes étaient intéressés à fournir des services pour le projet de lédifice de la magistrature fédérale; toutefois, on a fait appel à la concurrence quen février 2003; à cette date, on avait déjà attribué quatre contrats sans concurrence, qui portaient sur ces services. o ces quatre contrats attribués sans concurrence, on a Parmi constaté quun contrat avait eu pour effet de passer à tort une commande subséquente dans le cadre de lOffre à commandes principale et nationale pour les services de soutien des ressources humaines. 4. Fractionnement des contrats a. En vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (article 11.2.7 1 ), on doit sabstenir de fractionner les contrats pour éviter davoir à demander les approbations normalement nécessaires. Lancien Greffe de la CFC a attribué, directement ou indirectement à un même entrepreneur, quatre contrats consécutifs selon le principe du fournisseur unique. Les énoncés des travaux de deux de ces quatre contrats étaient identiques, alors que ceux des deux autres comportaient des variations et des exigences qui se recoupaient.

  Recommandations et réaction de la direction 1. Au moins un cadre supérieur assume la responsabilité exclusive qui consiste à réunir les connaissances nécessaires sur l'attribution des contrats. Ce cadre supérieur devrait connaître les documents à consulter au sujet des problèmes d'attribution des contrats qui ne se produisent pas souvent et devrait rester au fait de tous les changements apportés aux règlements. o Les gestionnaires du Service administratif des tribunaux judiciaires sont daccord avec cette recommandation. Le poste dagent principal des contrats est en cours de classification. La dotation est prévue à la fin du printemps 2005. La responsabilité de la mise en oeuvre de cette mesure relève du directeur général, Finances et services ministériels. 2. Le Service administratif des tribunaux judiciaires pourrait, sil le souhaite, envisager de mettre sur pied un comité dattribution des contrats, constitué dau moins trois employés, pour examiner les contrats par rapport aux seuils fixés et pour approuver les contrats dont la valeur est supérieure à une somme précise                                                   1   Larticle 11.2.7 ne prescript pas de délais; on peut considérer quun contrat est fractionné si les résultats et les exigences ne changent pas dune année à lautre. Sil faut assurer les mêmes services pendant plusieurs années, cela signifie quil aurait fallu envisager dattribuer un contrat à long terme.  

 

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en dollars. Ce comité déposerait, chaque trimestre ou chaque semestre, un rapport sur tous les contrats auprès du Comité de la haute direction. o Les gestionnaires du Service administratif des tribunaux judiciaires demanderont lavis dun expert pour décider du moment pour embaucher lagent principal des contrats. La mise en oeuvre de cette recommandation est prévue au printemps 2005. La responsabilité de cette mesure relève du directeur général, Finances et services ministériels. 3. On recommande de mettre à jour ou détablir et de diffuser, parmi tous les employés, lensemble des politiques et des procédures du Service administratif des tribunaux judiciaires. a. Dans ces politiques et procédures, il faudrait exiger que tous les contrats fassent état détapes claires et de résultats définis, en plus de préciser les exigences déjà établies pour ce qui est des rapports à déposer. b. Il faudrait penser à enregistrer la justification des exceptions en vertu de larticle 10.2.1 de la section 6 duRèglement sur les marchés de lÉtat, en faisant appel à la concurrence lorsque cela est économique, même si la valeur est inférieure au seuil de 25 000 $, et en veillant à ce que les dossiers contractuels fassent état des appels doffres et/ou des tarifs connus des entrepreneurs. c. La Vérification interne recommande au Service administratif des tribunaux judiciaires de sassurer que les employés suivent la formation voulue et quils connaissent leurs responsabilités et les moyens qui soffrent à eux pour divulguer linformation protégée lorsquils ont lieu de croire que les activités dattribution des contrats pourraient ne pas respecter leRèglement sur les marchés de lÉtat. o Service administratif des tribunaux judiciaires a préparé une Le série débauches de politiques et de procédures à jour sur la passation de marchés qui respectent la politique sur les contrats du Conseil du Trésor. Lébauche de cette série est terminée : elle sera examinée par un expert en politiques. On sattend à ce quelle soit approuvée au printemps 2005. Le directeur, Planification, budgets et analyses est responsable de la mise en oeuvre de cette mesure. 4. Dans tous les contrats, il faudrait demander aux entrepreneurs dattester leur situation danciens fonctionnaires. Dans les politiques et les procédures sur lattribution des contrats, il faudrait exiger que les agents de négociation des contrats consultent les curriculum vitae pour savoir si les entrepreneurs sont danciens fonctionnaires. Lorsque les entrepreneurs attestent quils sont danciens fonctionnaires ou que leur curriculum vitae révèle quils lont été, lagent de négociation des contrats devrait demander à la Direction des services de soutien en ressources humaines dapprouver les contrats proposés, en plus de demander aux entrepreneurs une autorisation permettant à cette direction de contacter leur ancien ministère pour obtenir des renseignements complémentaires nécessaires au calcul de la réduction des honoraires.

 

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o Les listes de vérification feront partie des changements aux politiques et procédures et seront ajoutées à tous les contrats dentreprise à caractère personnel, exigeant le statut dancien fonctionnaire. Le directeur, Planification, budgets et analyses est responsable de cette mesure qui devrait être mise en oeuvre dici janvier 2005. 5. Il faudrait définir, dans le cadre des politiques et des procédures à jour ou indépendamment, les fonctions et les attributions de chaque poste par rapport à lattribution des contrats. Il faudrait donner à tous les gestionnaires une formation sur les fonctions et les attributions dans lattribution des contrats. o réponse à cette recommandation, les gestionnaires se sont En engagés à définir, dans le cadre des politiques et des procédures mises à jour, les rôles et les responsabilités de chaque fonction, en relation avec la passation de contrat. Les gestionnaires du Service administratif des tribunaux judiciaires recevront la formation ayant trait aux rôles et responsabilités en passation de contrat. Cette mesure doit être mise en oeuvre une fois que lagent principal des contrats aura été embauché. Le directeur général, Finances et services ministériels, a la responsabilité de cette mesure. Dans sa note de service du 7 décembre 2004, le directeur général des Finances et services ministériels a suspendu les autorités en matière de passation de contrats, en date du 3 mars 2004, jusquà ce que la formation adéquate soit dispensée. Avant le début de la vérification, la haute direction du Service administratif des tribunaux judiciaires avait pris dimportantes mesures pour améliorer les contrôles de gestion du Service, surtout en ce qui a trait à lattribution des contrats. Après quon lui ait communiqué les résultats de la vérification, la haute direction du Service administratif des tribunaux judiciaires sest engagée à appliquer et à commencer à mettre en œuvre un plan daction en gestion portant sur les résultats et les recommandations de cette vérification.  

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     Certification   Nous avons procédé à la vérification interne de contrats portant sur les services darchitecture. Lobjectif de cette mission consistait à examiner une série de contrats attribués pour des services darchitecture, afin :   o de relever, le cas échéant, les contraventions auRèglement sur les marchés de lÉtatPolitique sur les marchés du Conseil du Trésor, ainsi quaux, à la politiques, aux procédures et/ou aux directives de lancien Greffe de la CFC ou du Service administratif des tribunaux judiciaires; o recenser, dans les contrôles, toutes les lacunes qui pourraient expliquer ces de contraventions aux règlements, aux politiques, aux procédures et/ou aux directives;   o de recommander des améliorations à apporter aux contrôles afin de réduire la probabilité des contraventions éventuelles au cadre de contrôle et de réduire le plus possible les risques du Service administratif des tribunaux judiciaires, dans léventualité dune contravention importante aux règlements, aux politiques, aux procédures et/ou aux directives. Cette vérification interne sest déroulée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et à la Codification des normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de lInstitut des vérificateurs internes. Cette vérification a consisté à examiner le cadre de contrôle de gestion pour lattribution des contrats. Cet examen sest déroulé pendant la période comprise entre avril et août 2004. La vérification a porté sur la période doctobre 1998 à février 2004 et a consisté à examiner des contrats attribués pour des services darchitecture. Voici les critères qui ont été appliqués dans lévaluation de lentité :   o   Règlement sur les marchés de lÉtat; o Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor; o politiques, procédures et directives relatives à lattribution des contrats et aux achats du Service administratif des tribunaux judiciaires; o procédures et directives sur lattribution des contrats et les achats de politiques, lancien Greffe de la CFC. Nous avons discuté de ces critères avec la direction et nous nous sommes entendus avec elle à ce sujet avant dappliquer des procédures détaillées de vérification. Nous avons conclu que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor na pas été respectée. Selon mon jugement professionnel de directeur de la Vérification interne, nous avons appliqué les procédures de vérification suffisantes et adéquates et réuni des éléments de preuve pour étayer lexactitude des conclusions tirées et reproduites dans le présent rapport. Voici les limites que comporte cet énoncé de certification : o navons pas pu avoir accès à des renseignements détenus par un autre nous ministère pour la gestion des ressources humaines, conformément au

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     paragraphe 8(1) de laLoi sur la protection des renseignements personnels. On ne peut pas divulguer les renseignements personnels contrôlés par une institution gouvernementale sans laccord de la personne concernée, sauf dans des cas limités conformément aux modalités décrites dans le paragraphe 8(2) de laLoi. Ce ministère, après avoir examiné les alinéas pertinents, est davis quaucune de ces dispositions ne sapplique dans ce cas. La vérification interne na pas permis de corroborer linformation se rapportant à danciens fonctionnaires touchant une pension, ce qui nous aurait permis de confirmer les éléments de preuve de la vérification quant à la réduction à effectuer au titre des honoraires; o les documents contractuels détenus par dautres organismes nétaient pas accessibles, ce qui restreint le niveau de certification et lopinion de la Vérification interne en ce qui a trait aux conventions particulières de services de 1998 et 1999 et, par conséquent, les opinions de la Vérification interne en ce qui concerne la réduction à effectuer au titre des honoraires pour les contrats de services personnels de 2000 et 2001.   Sans égard à ces limites, les éléments de preuve réunis confirment lexactitude des conclusions reproduites dans ce rapport; voilà pourquoi nous estimons que le niveau de certification de la vérification est élevé. Nos conclusions se fondent sur une comparaison des situations qui existaient à lépoque, par rapport aux critères de vérification. Ces conclusions ne sappliquent quà lentité examinée. Les éléments de preuve réunis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisantes pour fournir à la haute direction la preuve des conclusions tirées dans la vérification interne.   J. Norminton, MA, CISA Directeur, Vérification interne Service administratif des tribunaux judiciaires

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     Introduction Contexte   Le 2 juillet 2003, les deux organismes qui ont précédé le Service administratif des tribunaux judiciaires (soit lancien Greffe de la Cour fédérale du Canada et lancienne Cour canadienne de limpôt) ont fusionné avec lentrée en vigueur du projet de loi C-30.   En raison de li'dentification des faiblesses dans les procédures de gestion , le directeur général, Finances et Services ministériels (lagent financier principal) et le directeur général, Ressources humaines ont procédé à des examens à la demande de ladministrateur en chef. Ces examens ont permis de constater que non seulement certaines des lacunes relevées par le Bureau du vérificateur général ont persisté jusquen 2002-2003, mais aussi que certaines lacunes supplémentaires existaient dans le cadre de contrôles de gestion.   Le 26 février 2004, on a porté à la connaissance de ladministrateur en chef un contrat dune valeur importante, qui aurait pu contrevenir auRèglement sur les marchés de lÉtat, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et aux politiques, aux procédures et/ou aux directives de lancien Greffe de la Cour fédérale du Canada ou du Service administratif des tribunaux judiciaires.   Le 3 mars 2004, tous les pouvoirs dattribution de contrats qui avaient été délégués aux gestionnaires de centre de responsabilité ont été suspendus et confiés exclusivement à ladministrateur général et à lagent financier principal. Par la suite, ladministrateur en chef du Service administratif des tribunaux judiciaires a e o ndépendante e d t e  o m b a je n c d ti é v   e d   e s  p u r r  o l c a é p d p e li r c   a à t   i u o n n e     d v u é   r R ifi è c g a l t e io m n e i n n t t   e s r u n r le p s u m r a o rc bt h e é n s i   r d u e n l e É   t o a p teuqi  on iini  et de la Polit sur les marchés du Conseil du Trésor. Objectifs et portée Lobjectif de cette mission consistait à examiner une série de contrats attribués pour les services darchitecture, afin : o relever, le cas échéant, les co des marchés de lÉtatd séhrcmas ler sue qu, à la Politi artntnevsnoi ua R u è   g C l o e n m s e ei n l t d s u u   r T l r e ésor, ainsi quaux politiques, aux procédures et/ou aux directives de lancien Greffe de la CFC ou du Service administratif des tribunaux judiciaires; o deles contrôles, toutes les lacunes qui pourraient expliquer recenser, dans ces contraventions aux règlements, aux politiques, aux procédures et/ou aux directives; o   de recommander des améliorations à apporter aux contrôles afin de réduire la probabilité des contraventions éventuelles au cadre de contrôle et de réduire le plus possible les risques du Service administratif des tribunaux judiciaires, dans léventualité dune contravention importante aux règlements, aux politiques, aux procédures et/ou aux directives.  

 

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     La portée géographique des travaux était limitée à la Région de la capitale nationale (RCN), où se trouvent les bureaux de lancien Greffe de la CFC et du Service administratif des tribunaux judiciaires.   Les travaux ont porté sur la période comprise entre octobre 1998 et février 2004 et ont consisté à examiner des contrats attribués pour des services darchitecture. Méthodologie     Les vérificateurs ont examiné les processus dattribution des contrats de lancien Greffe de la CFC et du nouveau Service administratif des tribunaux judiciaires en ce qui a trait à lattribution de contrats pour les services darchitecture entre 1998 et 2004.   Les vérificateurs ont prélevé des échantillons suggestifs de conventions de contrats pour les services darchitecture pour la période comprise entre 1997 2 et 2004, afin de créer un échantillon de dossiers représentant une somme totale de 1 189 039 $, dont 883 415 $ ont fait lobjet de contrats passés directement et indirectement entre lancien Greffe de la CFC et un architecte externe.   Les sommes versées pour les conventions et les contrats qui ont fait lobjet de cet examen ont totalisé 712 650 $, dont 417 500 $ 3 ont fait lobjet de contrats passés directement et indirectement entre lancien Greffe de la CFC et un architecte externe.   Le processus dexamen a consisté à :   o examiner attentivement les documents contractuels et documents connexes produits dans lancien Greffe de la CFC et au Service administratif des tribunaux judiciaires pour la période définie dans la portée des travaux, pour des contrats de services darchitecture; o tenir des entrevues structurées avec des employés et des représentants à dorganismes externes participant à lattribution de contrats de services darchitecture.   Nous nous en sommes remis à danciens rapports de vérification et de gestion sur la période examinée; la Vérification interne a ainsi pu constater quil existait un degré élevé de certification de vérification ou de confiance dans les observations et les conclusions.   Les vérificateurs ont évalué linformation réunie pendant lexamen et les entrevues. Dans les cas où ils ont constaté des contraventions auRèglement sur les marchés de lÉtat, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et aux politiques, aux procédures et aux directives de lancien Greffe de la CFC et du Service administratif des tribunaux judiciaires (le cas échéant), les vérificateurs ont formulé des constatations en                                                   2 aux années 1997 et 1998, pour tenir compte desOn a étendu la portée de lensemble des échantillons conventions internes ministérielles pour les services darchitecture, ce qui a permis danalyser les tendances pour ce qui est des résultats, lorsque lancien Greffe de la CFC a fait appel à des services darchitecture. 3 contrats et la somme versée sexplique par le contrat résiliéLa différence de 465 915 $ entre le montant des par la haute direction du Service administratif des tribunaux judiciaires lorsquelle a eu connaissance des problèmes de contrôle relatifs aux contrats et aux conventions passés par lancien Greffe de la CFC pour les services darchitecture, avant la fusion des deux organismes précédents et quelle a confirmé ces problèmes.

 

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Vérification des contrats portant sur les services darchitecture (1998-2004)     ce qui a trait aux mesures à prendre, aux responsabilités et aux questions qui les sous-tendent.     Les vérificateurs ont constaté quon pourrait améliorer éventuellement le cadre de contrôle de gestion dans les cas où les lacunes ont été relevées.   Les vérificateurs se sont assurés que cette mission se déroulait conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et au Cadre des pratiques professionnelles de lInstitut des vérificateurs internes.

 

 

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