AUDIT OF CONTRIBUTION AUDITING

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• Publié par: Ormya
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          TABLE DES MATIÈRES

    ÉNONCÉ D’ASSURANCE........................................................................................................... i   SOMMAIRE.................................................................................................................................. 1   1.   INTRODUCTION ................................................................................................................. 7   1.1 Contexte............................................................................................................................ 7 1.2 Structure organisationnelle ............................................................................................... 8 1.3 Objectifs et portée de la vérification ................................................................................ 9 2.   OBSERVATIONS – CADRE DE GESTION.................................................................... 11   2.1 Suivi de la vérification précédente du processus de vérification des programmes de contribution..................................................................................................................... 11 2.2 Politique ministérielle sur la vérification des programmes de contribution................... 11 2.3 Caractère adéquat du niveau des activités de vérification au sein de la Direction générale des programmes ............................................................................................... 12 2.4 Processus de la vérification ............................................................................................ 14 3.   OBSERVATIONS – SYSTÈMES D’INFORMATION ................................................... 27   3.1 Grille d’évaluation des risques ....................................................................................... 27 3.2 SGISC – Système de gestion de l’information relative aux subventions et aux contributions ................................................................................................................... 29 4.   – INTERFACES AVEC LES BÉNÉFICIAIRES ............................ 31OBSERVATIONS   5.   ET RÉPONSES DE LA DIRECTION. 33OBSERVATIONS, RECOMMANDATIONS   ANNEXE A –MÉTHODOLOGIE DELA VÉRIFICATION ................................................ 41   ANNEXE B – ACCORD DE CONTRIBUTIONS PAR FONDS / PROGRAMME : AVRIL 2005 À MARS 2008 .................................................................... 43      

ÉNONCÉ D’ASSURANCE

    Nous avons procédé à une vérification interne du processus de vérification des programmes de contribution. Cette vérification avait pour but d’examiner et d’évaluer le caractère adéquat du cadre de contrôle de la gestion du Ministère pour vérifier les accords de contribution (p. ex., politiques, pratiques et procédures relatives à la planification, à l’organisation, au contrôle, à la direction et à la communication), le caractère adéquat des méthodes et des procédures utilisées pour effectuer les vérifications de contributions et en rendre compte, le caractère adéquat du niveau des activités de vérification des programmes de contribution au sein du Ministère, la mesure dans laquelle les pratiques en matière de vérification des programmes de contribution sont conformes aux exigences des organismes centraux, la fiabilité des systèmes d’information aux fins du processus décisionnel et de la responsabilisation et le caractère adéquat des interfaces avec les bénéficiaires concernant la vérification des accords de contribution.   Cette vérification interne a été menée conformément aux exigences de laPolitique sur la vérification interne Conseil du Trésor (CT) et aux normes d’exercice professionnel de du l’Institut des vérificateurs internes. L’équipe de vérification a évalué le cadre de contrôle de la gestion d’après les critères énoncés dans le document du Conseil du Trésor de juillet 2006, intitulé « Contrôle de gestion de base ».   Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées et des éléments de preuve rassemblés pour appuyer l’exactitude des conclusions tirées et présentées dans le présent rapport. Les conclusions sont fondées sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification, et ce, par rapport aux critères de vérification. Il convient de noter que les conclusions ne s’appliquent qu’aux domaines examinés.      

 

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SOMMAIRE

    Le ministère de la Justice a défini deux résultats possibles pour sa stratégie ministérielle : un système de justice équitable, pertinent et accessible qui reflète les valeurs des Canadiens et un gouvernement fédéral appuyé par des services juridiques efficaces et adaptés aux besoins. Bon nombre des initiatives nécessaires pour atteindre les résultats stratégiques ci-dessus sont financées par des programmes de subventions et contributions qui s’élevaient à environ 361 millions de dollars en 2007-2008 (voir l’Annexe B pour plus de détails). Au sein du Ministère, la Direction générale des programmes est chargée de gérer la majorité des programmes de subventions et contributions.   Cette vérification a porté sur le processus de vérification des programmes de contribution suivi par la Direction générale des programmes. Les étapes de la planification et de l’examen sur place concernant cette vérification se sont déroulées entre septembre 2008 et décembre 2008.   CADRE DE GESTION   Politique sur la vérification des programmes de contribution du Ministère   Le Ministère a élaboré une politique sur la vérification des programmes de contribution qui est conforme aux exigences de laPolitique sur les vérifications internes (avril 2001) et de la Politique sur les paiements de transfert(juin 2000) du Conseil du Trésor.   Pendant la vérification, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié une nouvellePolitique sur les paiements de transfert 2008). La Direction générale des programmes évalue (octobre actuellement l’incidence possible de cette politique sur l’administration des paiements de transfert au Ministère et l’effet, le cas échéant, sur la Politique sur la vérification des programmes de contribution du Ministère.  

 

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Direction de la vérification interne     Caractère adéquat du niveau des activités de vérification au sein de la Direction générale des programmes   La Direction générale des programmes prépare un plan de vérification annuel en fonction du niveau des activités de vérification des bénéficiaires dicté par les cadres de vérification axés sur les risques (CVAR). Un examen des vérifications menées entre avril 2005 et mars 2008 a montré que certaines vérifications des bénéficiaires prévues dans le plan de vérification ont été reportées ou annulées sans justification documentée. Même s’il est possible de modifier le plan de vérification annuel, les raisons de le faire doivent être documentées.   Processus de la vérification   La planification et la conduite des vérifications des bénéficiaires suivent des procédures qui doivent s’appuyer sur un processus officiel et comprennent les éléments suivants :   •   de la portée des vérifications des bénéficiairesUne définition des objectifs et •   La préparation et l’approbation du plan de vérification annuel •   La conduite des vérifications •   L’examen des résultats de la vérification   Définition des objectifs et de la portée des vérifications des bénéficiaires   Le CVAR permet de savoir quels sont les bénéficiaires des contributions à inclure dans le plan de vérification annuel des bénéficiaires de la Direction générale des programmes. Les objectifs et la portée de ces vérifications sont dictés par les dispositions du guide de la vérification des bénéficiaires des contributions de la Politique sur la vérification des programmes de contribution du Ministère. Nous avons constaté que tous les dossiers et les rapports de vérification les concernant mentionnaient l’examen des transactions financières et des états et/ou rapports financiers, mais que dans certains cas, l’examen des contrôles internes des bénéficiaires n’était pas abordé dans l’énoncé de travail ni dans le rapport de vérification, comme l’exige la Politique sur la vérification des programmes de contribution du Ministère.   Préparation et approbation du plan de vérification annuel   La sélection des bénéficiaires devant faire l’objet d’une vérification est régie par les CVAR pour tous les programmes gérés par la Direction générale des programmes. Alors qu’un certain nombre de CVAR désignent clairement les bénéficiaires devant faire l’objet d’une vérification, dans certains cas, les analystes de programme et les agents financiers doivent participer à leur  2

Processus de vérification des programmes de contribution Sommaire   sélection. Dans ce cas, la vérification a montré que les raisons invoquées pour la sélection d’un bénéficiaire devant faire l’objet d’une vérification ne sont pas toujours suffisamment documentées. De plus, dans le cas des programmes à frais partagés avec les provinces et territoires, nous n’avons pas trouvé de preuves documentées que l’on avait dûment tenu compte des vérifications précédentes menées par les provinces et territoires, comme le recommande la Politique sur les paiements de transfertdu CT.   Le plan de vérification annuel qui découle du processus de sélection des bénéficiaires est soumis chaque année à l’approbation du Comité consultatif de vérification des subventions et des contributions (CCVSC). Créée en 2003 à la suite d’une recommandation prévue dans une vérification précédente, ce Comité est notamment responsable de l’approbation du plan et des modifications qui y sont apportées. Le processus décisionnel que suit le Comité à l’égard de l’approbation du plan annuel n’est pas suffisamment documenté, et nous n’avons pas trouvé de preuves montrant que les changements apportés aux plans annuels soient officiellement soumis à l’approbation du Comité.   Conduite des vérifications   La Direction des opérations gère actuellement les vérifications des accords de contribution pour la Direction générale des programmes et la Section de la justice pour les jeunes, des initiatives stratégiques et de la réforme du droit du Secteur des politiques. La Direction a recours aux services de consultants (extérieurs au ministère de la Justice) pour mener les vérifications des bénéficiaires. Au cours des années, la Direction a eu recours à Services de vérification Canada (SVC), en raison de la qualité des services rendus et de l’efficacité du processus d’acquisition. Les services requis sont bien définis dans les protocoles d’entente (PE).   L’étape de la planification de la vérification est réalisée en combinant les efforts de l’analyste de programme et de l’agent financier de la Direction des opérations affectés au programme et de l’équipe des vérificateurs de SVC. L’analyste de programme ou le directeur du programme informe officiellement le bénéficiaire de la prochaine vérification dans une lettre qui en décrit les objectifs et la portée. Le travail sur place est exécuté une fois que les besoins du bénéficiaire et la complexité du dossier ont été dûment pris en compte. Lorsque le travail sur place est terminé, le vérificateur de SVC établit le dossier de la vérification et prépare un rapport provisoire reflétant les constatations de la vérification qu’il remet ensuite à l’entité vérifiée pour obtenir ses commentaires. Le directeur du programme envoie le rapport final de vérification, ainsi qu’une lettre d’accompagnement, au bénéficiaire. L’examen d’un échantillon de dossiers a confirmé le caractère adéquat de la documentation figurant dans les dossiers de vérification.  

 

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Direction de la vérification interne     Assurance de la qualité pour les dossiers de vérification   La participation de l’agent financier et de l’analyste de programme à la vérification assure la Direction générale que les vérifications sont menées conformément aux normes de vérification généralement reconnues. De plus, le processus d’assurance de la qualité est suffisamment documenté dans les dossiers de vérification.   Résultats de la vérification   Dans certains cas, les vérifications donnent lieu à des rajustements financiers concernant les paiements de contribution initiaux en fonction des modalités et des conditions de l’accord de contribution. Pendant la vérification, nous avons constaté que tous les rajustements faisant suite à une vérification avaient été recouvrés par le programme et étaient suffisamment documentés.   La Direction des opérations prépare un rapport sommaire annuel sur l’état des vérifications prévues pour l’année qu’elle soumet à l’examen du CCVSC. Nous avons constaté que ce rapport ne porte que sur les vérifications prévues pour l’année en cours et ne contient pas d’information sur l’état des vérifications antérieures qui ne sont pas terminées ni d’explications sur l’annulation ou le report des vérifications de l’année en cours. À partir de ce rapport, le Comité remet un rapport annuel informatif à la haute direction sur l’état des vérifications menées au cours de l’année.   SYSTÈMES D’INFORMATION   Grille d’évaluation des risques   À la suite de la vérification faite en 2003 des vérifications des accords de contribution, le CCVSC a créé une Grille d’évaluation des risques (GER) pour appuyer le processus décisionnel associé à la sélection des bénéficiaires devant faire l’objet d’une vérification . En outre, pour faciliter la production de rapports utiles au processus de sélection des bénéficiaires, la GER a été intégrée au Système de gestion de l’information relative aux subventions et aux contributions (SGISC).   Un examen de l’information tirée de la GER dans le système a révélé que cet outil n’est pas systématiquement utilisé et que les rapports qui sont produits sont donc le résultat de données incomplètes et ne sont pas fiables pour appuyer le processus décisionnel.  

 

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Processus de vérification des programmes de contribution Sommaire   SGISC – Système   relative aux subventions et aux contributionsde gestion de l’information   La Direction générale des programmes utilise actuellement le SGISC pour contrôler l’information sur les bénéficiaires qui reçoivent un financement des fonds discrétionnaires et pour compiler de l’information sur la divulgation proactive. Le SGISC a la capacité de faciliter la gestion et le suivi des dossiers de tous les bénéficiaires et de fournir de l’information à jour sur n’importe quel dossier grâce à la production de rapports. Le rapport qui est produit actuellement à partir du système sur la GER n’est pas complet. Il doit comprendre les résultats de l’évaluation des risques tabulés pour devenir un outil plus efficace pouvant contribuer à la prise de décisions sur la sélection des entités devant faire l’objet d’une vérification.   INTERFACES AVEC LES BÉNÉFICIAIRES   La Direction générale des programmes a établi un processus de bonnes communications avec les bénéficiaires vérifiés au cours d’une année donnée. Les bénéficiaires sont informés des prochaines vérifications, participent au choix du moment de la vérification, reçoivent une rétroaction lorsque le travail sur place est terminé et ont la possibilité de fournir d’autres informations lorsque des rajustements financiers concernant les paiements de contribution sont proposés à la suite d’une vérification.   Après des années de vérifications, la Direction générale des programmes a estimé nécessaire de se doter d’un outil qui aiderait les ONG à mieux comprendre leurs rôle et leurs responsabilités à l’égard des modalités et conditions des accords de contribution signés avec le Ministère. Par conséquent, la Direction générale des programmes est en train d’élaborer un manuel qui traite des exigences qu’une ONG typique doit respecter et contient des conseils sur les contrôles internes nécessaires pour appuyer l’exécution du projet ou du programme.   Les réponses de la direction aux recommandations contenues dans ce rapport ont été fournies par le directeur général, Direction générale des programmes.  

 

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1. INTRODUCTION

    1.1 Contexte   Le ministère de la Justice a défini deux résultats pour sa stratégie ministérielle : un système de justice équitable, pertinent et accessible qui reflète les valeurs des Canadiens et un gouvernement fédéral appuyé par des services juridiques efficaces et adaptés aux besoins. Le ministère de la Justice contribue à l’atteinte de ces résultats stratégiques de la façon suivante :   •   travailler avec des partenaires aux ordres fédéral, provincial et territorial du gouvernement et avec des intervenants au Canada afin de créer et de maintenir un système de justice équitable, pertinent et accessible; •   établir un cadre juridique national bilingue et bijuridique pour l’administration de la justice; •   offrir un financement permanent important aux provinces et territoires pour l’exécution des programmes visant l’administration quotidienne de la justice; •   au gouvernement fédéral et à ses ministères et organismes.offrir des services juridiques   Bon nombre des initiatives nécessaires pour atteindre les résultats stratégiques ci-dessus sont financées par des programmes de subventions et contributions qui s’élevaient à environ 361 millions de dollars en 2007-2008.   Au sein du Ministère, la Direction générale des programmes est chargée de gérer la majorité des programmes de subventions et contributions. Ces programmes appartiennent à deux catégories : les programmes à frais partagés ou programmes discrétionnaires. Les programmes à frais partagés sont ceux pour lesquels les frais sont partagés avec le bénéficiaire (provinces et territoires) et sont normalement des programmes permanents. Les programmes discrétionnaires sont financés par le Ministère au moyen de fonds qui sont versés directement aux bénéficiaires (particuliers, gouvernements et organisations non gouvernementales (ONG)) à l’appui d’activités ou de projets ponctuels (p. ex., projets pilotes) qui sont exécutés pendant une courte période.  

 

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Direction de la vérification interne     Le tableau figurant à l’annexe B montre les fonds alloués aux divers programmes et le nombre d’accords de contribution par programme pour les exercices 2005-2006, 2006-2007 et 2007- 2008.   1.2 Structure organisationnelle

La Direction générale des programmes, qui fait partie du Secteur des politiques, comprend le Bureau du directeur général et cinq directions : Planification stratégique; Aide juridique; Innovations, analyse et intégration; Justice applicable aux Autochtones et Opérations. Les directeurs qui coiffent chacune de ces directions relèvent du directeur général, Direction générale des programmes. L’organisation globale de la Direction générale comprend 107,5 postes équivalents temps plein (ETP) répartis entre le Bureau du directeur général (5 postes ETP) et les cinq directions (102,5 postes ETP). En raison de la nature du mandat de la Direction générale, un nombre important des postes de celle-ci doit être occupé par des analystes de programme, des agents financiers et des employés de soutien. Au moment de la vérification, 45 des 107,5 postes figurant sur l’organigramme étaient vacants.

Chaque direction, à l’exception de celle des Opérations, est responsable de divers programmes et est appuyée au niveau opérationnel par la Direction des opérations :

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La Direction de la planification stratégique s’occupe principalement des ententes conclues avec les provinces et territoires à l’égard de divers programmes (sauf l’aide juridique) ainsi que de questions plus vastes touchant la manière dont le Ministère mise sur ses programmes pour atteindre ses priorités clés et celles du gouvernement. La Direction de l’aide juridique est chargée au premier chef des ententes de financement fédérales-provinciales-territoriales qui ont trait à l’aide juridique en matière criminelle et aux affaires concernant laLoi sur le système de justice pénale pour les adolescents.   La Direction des innovations, de l’analyse et de l’intégration est chargée des programmes de subventions et de contributions qui offrent un financement à divers bénéficiaires, dont des particuliers, des organismes sans but lucratif, des universités, des bandes et des conseils tribaux, pour des activités liées à la justice. La Direction de la justice applicable aux Autochtones s’emploie à renforcer la capacité des collectivités autochtones pour réduire les taux de victimisation, de criminalité et d’incarcération par une participation accrue des collectivités à l’administration locale de la justice. La Direction des opérations, qui est le centre d’expertise de la Direction générale des programmes en matière de finances et de conformité, fournit des services financiers et des conseils à la Direction générale et aux programmes et à d’autres secteurs dont les 8

Processus de vérification des programmes de contribution 1. Introduction   programmes sont administrés par la Direction générale des programmes. De plus, elle est responsable de la gestion, de la planification et de la conduite des vérifications des contributions et d’en rendre compte. 1.3 Objectifs et portée de la vérification   La vérification avait pour but d’examiner et d’évaluer :   •   le caractère adéquat du cadre de contrôle de la gestion du Ministère pour vérifier les accords de contribution (p. ex., politiques, pratiques et procédures relatives à la planification, l’organisation, le contrôle, la direction et la communication); • l ractère adéquat des méthodes et des procédures utilisées pour effectuer les   e ca vérifications de contributions et en rendre compte ;   le caractère adéquat du niveau des activités de vérification des programmes de • contribution au Ministère; •    en matière de vérification des programmes dela mesure dans laquelle l pratiques es contribution sont conformes aux exigences des organismes centraux; • la fiabilité des systèmes d’information aux fins du processus décisionnel et de la   responsabilisation;   •   le caractère adéquat des interfaces avec les bénéficiaires concernant la vérification des accords de contribution.   Les étapes de la planification et de l’examen sur place concernant cette vérification se sont déroulées entre septembre 2008 et décembre 2008 et ont porté sur les pratiques et les procédures relatives à la vérification du processus des contributions du ministère de la Justice à l’administration centrale.   La méthodologie de la vérification employée dans la présente vérification est présentée en détail à l’Annexe A.  

 

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2. OBSERVATIONS – CADRE DE GESTION

    2.1 Suivi de la vérification précédente du processus de vérification des programmes de contribution   En 2003, le Ministère a mené une vérification du « processus de vérification des accords de contribution » et a formulé dans son rapport une série de recommandations qui ont donné lieu à des changements au processus de vérification des programmes de contribution. L’adoption d’un cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) pour tous les programmes, la création d’un Comité consultatif de vérification des subventions et des contributions (CCVSC) et l’obligation d’inclure dans les dossiers des bénéficiaires une Grille d’évaluation des risques (GER) remplie et une justification de la conduite (ou non) d’une vérification font partie des principales recommandations.   La présente vérification a révélé que les recommandations ci-dessus ont été mises en œuvre de façon plus ou moins réussie. Elles ont été revues pendant cette vérification et font l’objet de commentaires dans les sections pertinentes de ce rapport.   2.2 Politique ministérielle sur la vérification des programmes de contribution   Le Ministère a élaboré une Politique sur la vérification des programmes de contribution qui est conforme aux exigences de la Politique sur la vérification interne (avril 2001) et de la Politique sur les paiements de transfert (juin 2000) du Conseil du Tréso .    r   Le ministère de la Justice a mis en œuvre une Politique sur la vérification des programmes de contribution en août 1991. Cette politique a été mise à jour en juin 2002 à la suite du dépôt en mars 2000 d’un document du Conseil du Trésor intituléDes résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canadaet la publication des politiques révisées du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert (juin 2000) et la vérification interne (avril 2001).   Les révisions à laPolitique sur la vérification internedu CT en   2006 n’ont pas nécessité de modifications à la Politique sur la vérification des programmes de contribution du Ministère.  11