Pwyllgor Archwilio Audit Committee 05 10 05

Ysg026

Informations

• Publié par: Unko
• Nombre de lectures: 29
• Langue: Welsh

Extrait

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

Yn bresennol:

Y Cynghorydd Brian Jones (Cadeirydd)

Y Cynghorydd Godfrey Northam (Is-gadeirydd)

Y Cynghorwyr Thomas G. Ellis, Selwyn Griffiths, Huw Price Hughes, Robert J. Hughes, Charles

W. Jones; Henry Jones a Michael Sol Owen.

Hefyd yn Bresennol:

Harry Thomas (Prif Weithredwr) (ar gyfer eitemau 3 a 4), Dafydd L.

Edwards (Pennaeth Cyllid), Dilys A Phillips (Pennaeth Gweinyddol a Gwarchod y Cyhoedd,

Dewi Morgan (Rheolwr Archwilio a Risg), William E. Jones (Uwch Reolwr Cyllid, Cyfadran

Adnoddau) (ar gyfer eitem 3a(i)), Rhys Thomas (Rheolwr Tai Sector Breifat) (ar gyfer eitem

3a(ii)), W. Martin (Rheolwr Gwasanaeth Plant yn Derbyn Gofal) (ar gyfer eitem 3a(iii)) a Carys

Hughes-Jones (Swyddog Pwyllgor).

Ymddiheuriadau:

Y Cynghorwyr Dylan Edwards, Mair Ellis, Edward T. Dogan a Dewi Lewis.

1.

GWELLHAD BUAN

Nodwyd fod y Cynghorydd Mair Ellis yn parhau i dderbyn triniaeth ysbyty a dymunwyd gwellhad

buan iddi.

2.

COFNODION

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod o’r pwyllgor a gynhaliwyd ar 29 Mehefin 2005 fel

rhai cywir.

3.

CYNNYRCH YR ADAIN ARCHWILIO FEWNOL

a)

Adroddiadau i’w hystyried ar gais y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd

Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg i Gadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor wneud cais i

swyddogion o’r gwasanaethau perthnasol fynychu’r cyfarfod i ateb unrhyw gwestiynau a godir

o’r archwiliadau mewnol canlynol:

(i)

Archwiliad System Cyflogau

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Manylodd yr Uwch Reolwr Cyllid ar gefndir a natur y gwasanaeth Cyflogau, yr anawsterau a

wynebir, ynghyd â’r hyn sydd wedi ei gyflawni mewn perthynas ag argymhellion y Cynllun

Gweithredu. Eglurwyd bod Ymgynghorydd arbenigol ym maes Cyflogau, eisoes wedi’i

gomisiynu i ymchwilio i drefniadau mewnfwydo a gwirio gwybodaeth ar y system gyflogau

(testun 2 argymhelliad cyntaf yr adroddiad Archwilio Mewnol), a disgwylir y canfyddiadau’n fuan.

Ystyriwyd Cynllun Gweithredu ac argymhellion y Rheolwr Archwilio a Risg, ac fe drafodwyd yn

benodol:

•

Yr ymarferoldeb o fabwysiadu trefn lle defnyddir system BACS ar gyfer holl daliadau.

Nodwyd mai dyma fyddai dymuniad y Gwasanaeth Cyllid, serch hynny gall amryw o

ffactorau gwahanol ddylanwadu ar ffurf taliadau. Ategwyd mai canran isel o daliadau

sydd bellach yn cael eu gwneud drwy siec.

1

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

•

Pwysleisiwyd y pwysigrwydd o gydweithio ag Unedau Cefnogol y Cyfadrannau i ailwirio

gwybodaeth staffio megis rhifau yswiriant gwladol a graddfeydd cyflog, fel rheolaeth

allweddol i sicrhau hygrydedd yr wybodaeth yn y system gyflogau.

PENDERFYNWYD:

1.

Nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i Reolwyr y

Gwasanaeth er gweithrediad, gyda’r eithriad isod.

2.

Nodi fod y ddau argymhelliad cyntaf yn destun adroddiad arbenigwr, a gofyn i’r Uwch

Reolwr Cyllid adrodd i’r Pwyllgor ar gasgliadau annibynnol perthnasol wedi i’r

Gwasanaeth eu derbyn a’u hystyried.

(ii)

Ardaloedd Adnewyddu – Asesiadau Ariannol

Cyflwynwyd - adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar yr archwiliad a wnaethpwyd o’r drefn o

gyfrifo cyfraniad perchennog tŷ fel rhan o’r Cynllun Adnewyddu Ardal.

Adroddwyd gan y Rheolwr Tai Sector Breifat fod diffyg capasiti a phroblemau recriwtio oddi

fewn y Cyngor wedi creu anawsterau o ran gweithredu ar argymhellion yr Archwiliwr Mewnol.

Eglurwyd y drefn o ddefnyddio ymgynghorwyr i gynnal y profion adnoddau i bennu cyfraniadau

perchnogion tai, a chydnabuwyd fod gwendidau yn nhrefniadau gweinyddol rhai o’r

ymgynghorwyr. Yn unol ag argymhelliad yr archwilwyr adroddodd bod y Cyngor yn edrych i’r

syniad o gynhyrchu cytundeb ffurfiol rhwng y Cyngor a’r ymgynghorwyr fyddai’n nodi

cyfarwyddiadau clir o sut i weinyddu’r Cynllun Adnewyddu Ardaloedd. Yn ogystal trafodwyd y

syniad o fanteisio ar wasanaeth tîm profiadol o swyddogion oddi fewn y Cyngor i gynnal y

profion adnoddau, a thrwy hynny ryddhau’r ymgynghorwyr i ganolbwyntio ar faterion eraill oddi

fewn y Cynllun.

PENDERFYNWYD:

1. Nodi’r wybodaeth a chefnogi’r argymhellion sydd wedi’i cyflwyno i Reolwyr y

Gwasanaeth er gweithrediad.

2.

Bod adroddiad cynnydd i’w gyflwyno i’r Pwyllgor ymhen 6 mis gydag adroddiad ar

lenwi’r swydd wag i gyfarfod nesaf y Pwyllgor.

(iii)

Cyfrif Imprest Ôl-ofal Plant

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Eglurodd y Rheolwr Archwilio a Risg fod yr adroddiad gerbron yn sgil archwiliad dilyniant

diweddar o weinyddiad cyfrif Imprest Ôl-ofal Plant

pryd canfuwyd nad oedd y gwasanaeth wedi

gweithredu ar y mwyafrif o argymhellion y Rheolwr Archwilio a Risg. Oherwydd y diffyg

gweithrediad â chydymffurfio argymhellwyd y dylid cau’r cyfrif unigol hwnnw a defnyddio cyfrif

imprest ganolog.

Mewn ymateb dywedodd y Rheolwr Gwasanaeth Plant yn Derbyn Gofal ei fod wedi siomi â

chanfyddiadau’r archwiliad gwreiddiol, ond ei fod yn anghydweld â sylwadau’r Rheolwr

Archwilio a Risg yn dilyn yr archwiliad dilyniant gan ei fod o’r farn bod camau pendant wedi eu

cymryd gan swyddogion y gwasanaeth i wella gweinyddiad y cyfrif. Cadarnhaodd y Rheolwr

Archwilio a Risg fod y gwaith dilyniant wedi ei gwblhau yn ystod mis Mehefin a fod trefniadau

wedi newid erbyn mis Hydref, ond fod yr adroddiad yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa ar adeg yr

archwiliad.

PENDERFYNWYD y dylid cynnal ail-adolygiad o’r mater ag adrodd yn ôl i’r Pwyllgor

ymhen 3 mis.

b)

Gwaith yr Adain am y cyfnod 1 Mehefin 2005 hyd at 31 Awst 2005

2

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar waith yr Adain Archwilio am y cyfnod 1

Mehefin 2005 hyd at 31 Awst 2005, sef:

•

32 adroddiad archwilio ffurfiol lle cyflwynwyd categori barn a chynllun gweithredol;

•

2 archwiliad lle cynhyrchwyd memoranda yn hytrach nag adroddiadau llawn;

•

7 archwiliad dilyniant

•

gwaith ar y gweill

Gwahoddwyd Aelodau i holi ynglŷn â’r archwiliadau unigol a thrafodwyd y canlynol yn benodol:

Adroddiad dilyniant Ymgynghoriaeth Gwynedd – Rheolaeth Adeiladu

Mewn perthynas ag ad-dalu arian pryd methir prosesu ceisiadau o fewn yr amserlen statudol,

cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg mai’r gofyn statudol yw i’r Awdurdod ad-dalu yn

awtomatig ac na ddylid disgwyl i’r ymgeisydd wneud cais am hawlio’r arian yn ei ôl.

Adroddiad archwilio Rheolaeth y Cynllun Oriau Ystwyth 2004/05 – Atodiad 1

Mynegwyd y farn bod rheoli’r cynllun oriau ystwyth gyda chymaint o staff ar y gyflogres yn dasg

anodd iawn, a bod y system bresennol yn ddibynnol i raddau helaeth ar onestrwydd staff.

Trafodwyd y syniad o gyflwyno system fwy modern a dibynadwy, a nodwyd gan y Prif

Weithredwr bod y gwasanaeth Adnoddau Dynol wedi ystyried dulliau cofnodi amser arall, ond

bod cost sylweddol ynghlwm ag ailwampio’r sustem, a'i fod yn sgorio’n isel o ran blaenoriaethau

cyfalaf. Eglurwyd bod rhaglen hyfforddiant mandadol bellach mewn lle ar gyfer rheolwyr, a bydd

un elfen ohono yn ymdrin â chyfrifoldebau rheolwyr a goruchwylwyr mewn perthynas ag arolygu

oriau ystwyth.

PENDERFYNWYD:

1.

Nodi a derbyn yr adroddiad ar waith yr Adain Archwilio ar gyfer y cyfnod 1 Mehefin

2005 hyd at 31 Awst 2005, a chefnogi’r argymhellion a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y

gwasanaethau perthnasol er gweithrediad.

2.

Canmol bod rhaglen hyfforddiant wedi ei sefydlu ar gyfer rheolwyr.

3. Gofyn i’r Pennaeth Cyllid, mewn ymgynghoriad â’r Pennaeth Adnoddau Dynol, anfon

neges i reolwyr a goruchwylwyr i’w hatgoffa o’u cyfrifoldebau mewn perthynas â

rheoli’r cynllun oriau ystwyth.

4.

GWARIANT AR YMGYNGHORWYR

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg.

Eglurwyd bod yr adroddiad gerbron yn sgil honiad gan aelod o’r cyhoedd bod y Cyngor yn

camddefnyddio arian cyhoeddus drwy orddefnyddio gwasanaethau ymgynghorwyr allanol.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg ei fod wedi ymchwilio i’r mater mewn modd annibynnol,

teg a heb ragfarn, yn unol â Chod Ymarfer CIPFA ar gyfer Archwilio Mewnol mewn Llywodraeth

Leol. Nodwyd bod penawdau gwariant o fewn sustem gyfrifo’r Cyngor wedi’i dadansoddi, a

phenderfynwyd mai’r penawdau canlynol oedd yn syrthio oddi fewn cwmpas y maes

“ymgynghorwyr” fel y cyfeirir atynt yng nghwyn yr unigolyn:

•

Ymgynghorydd Gwerth Gorau

•

Ffioedd Ymgynghorwyr (Asiantaeth)

•

Ffioedd Ymgynghorwyr

•

Ymgynghorwyr Cysylltiadau Cyhoeddus

•

Ymgynghorwyr – Adroddiadau

Adroddwyd ar y gwariant fesul gwasanaeth, a darparwyd manylion ar gostau cyflenwyr

3

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

“ymgynghorol” yn ystod y cyfnod 1 Ebrill 2004 hyd at 28 Gorffennaf 2005. Eglurwyd bod

cyllideb wedi’i glustnodi a’i gymeradwyo ar gyfer gwariant fel y cyfryw, ag yn wir canfuwyd bod

tanwariant wedi bod yn erbyn y penawdau yn ystod y flwyddyn ariannol 2004/05.

Yn ystod y drafodaeth fe nodwyd y pwyntiau canlynol:

(i)

bod nifer o ffynonellau cyllido allanol, fel grantiau uniongyrchol a ffioedd wedi’u hawlio o’r

Cynulliad yn ysgwyddo cyfran sylweddol o’r costau gwariant ar ymgynghorwyr allanol;

(ii) bod y Cyngor yn awyddus i ddatblygu ymhellach y gwasanaeth Ymgynghoriaeth mewnol,

gyda’r bwriad o leihau’r angen i allanoli gwaith ymgynghorol;

(iii) yr awgrymir bod ymgynghorwyr allanol yn cael eu defnyddio am amryw o resymau, megis

yr angen am arbenigeddau penodol dros gyfnod cymharol fyr, neu diffyg capasiti oddi fewn

y Cyngor;

(iv) bod modd edrych i mewn i’r syniad o lunio canllawiau mewn perthynas â rheoli’r defnydd o

wasanaethau ymgynghoriaeth allanol.

PENDERFYNWYD:

1.

Nodi cynnwys adroddiad y Rheolwr Archwilio a Risg ar wariant y Cyngor ar

ymgynghoriaeth allanol.

2. Cymeradwyo’r ymchwil a wnaed gan y Rheolwr Archwilio a Risg i’r mater, a datgan eu

bont yn fodlon nad oes unrhyw arwydd bod y Cyngor yn gweithredu’n amhriodol

mewn perthynas â’r defnydd a wnaed ganddynt o wasanaethau ymgynghorwyr allanol.

3.

Datgan bod y Pwyllgor Archwilio wedi rhoddi ystyriaeth briodol i’r mater, ac wedi

gweithredu yn unol â swyddogaeth y Pwyllgor fel y nodir yn Rhan 2, Erthygl 8 o

Gyfansoddiad y Cyngor.

4. Gofyn i’r Tîm Rheoli yn ystod y 18 mis nesaf gadw golwg ar wariant y Cyngor ar

ymgynghorwyr allanol, ac adrodd fel bo angen i’r Pwyllgor Craffu Adnoddau a

Chorfforaethol.

5.

CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL 2005/06

Cyflwynwyd – adroddiad y Pennaeth Cyllid ar gynnydd yr Adain Archwilio Mewnol yn erbyn

Cynllun Archwilio 2005/06.

Adroddwyd ar statws y gwaith fel yr oedd ar 2 Medi 2005, a manylwyd ar yr amser a dreuliwyd

ar bob cynllun hyd yn hyn. Nodwyd fod gwaith wedi’i gychwyn neu ei gwblhau ar 65 allan o 126

archwiliad. Hysbyswyd am addasiadau i’r Cynllun, sef nad oedd un archwiliad bellach ei angen,

a bod penderfyniad wedi ei wneud i gyfuno dau archwiliad arfaethedig oherwydd gorgyffwrdd yn

eu meysydd gwaith.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.

6.

POLISI YMWELIADAU ARCHWILWYR MEWNOL

Cyflwynwyd – adroddiad y Pennaeth Cyllid ar y Polisi Ymweliadau Archwilwyr Mewnol er

cymeradwyaeth.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio a Risg:

•

Mai pwrpas y Polisi Ymweliadau Archwilio Mewnol yw gosod allan hawliau archwilwyr

mewnol fel na fo unrhyw gamddealltwriaeth, camddehongli nac ymgais i rwystro

archwilwyr mewnol rhag cyflawni eu dyletswyddau.

•

Diben archwilio mewnol yw cael darlun cywir o wir sefyllfa effeithiolrwydd rheolaeth

fewnol.

•

Bod mwyafrif o ymweliadau yn cael eu trefnu a’u cytuno gyda rheolwyr y gwasanaethau

ymlaen llaw er mwyn meithrin perthynas dda a phroffesiynol rhwng swyddogion ag

archwilwyr. Serch hynny, nodwyd yr angen i gynnal archwiliadau dirybudd yn

4

PWYLLGOR ARCHWILIO 05.10.05

achlysurol, er y rhoddir sicrwydd nad yw’n gyfystyr â chwilio am dwyll a llygredd.

PENDERFYNWYD mabwysiadu’r Polisi Ymweliadau Archwilio Mewnol.

7.

PANEL ARCHWILIO CIPFA – EGWYDDORION PWYLLGOR ARCHWILIO MEWN

LLYWODRAETH LEOL

Cyflwynwyd - adroddiad y Pennaeth Cyllid i hysbysu’r Aelodau o ddatganiad Panel Archwilio

CIPFA ynglŷn â rôl pwyllgorau archwilio mewn llywodraeth leol.

Eglurwyd y gellid defnyddio’r datganiad fel meincnod ymarfer da o fewn y proffesiwn archwilio,

ag y disgwylir i CIPFA gyhoeddi canllawiau pellach yn ystod y flwyddyn hon. Nodwyd y bwriedir

cynnal adolygiad o drefniadau presennol y Pwyllgor Archwilio pan gaiff y canllawiau pellach eu

cyhoeddi.

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a derbyn yr adroddiad.

Dechreuodd y cyfarfod am 10.30am a daeth i ben am 12.45pm

5