Rapport d

Rapport d'audit de modernisation des achats publics. Octobre 2006

-

Documents
54 pages
Lire
Le téléchargement nécessite un accès à la bibliothèque YouScribe
Tout savoir sur nos offres

Description

Audit de modernisation des achats publicsSynthèse des résultatsOctobre 2006Christophe fanichet – département des audits de modernisationAudits de modernisation AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006Sommaire1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat2. Principaux enseignements de l'audit achats3. Résultats de l'audit achats4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre 2Audits de modernisation -AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006Sommaire1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat2. Principaux enseignements de l'audit achats3. Résultats de l'audit des achats4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des achats5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre 3Audits de modernisation -AchatsMINEFI -DGME -département des audits de modernisation -2006¾¾¾Contexte de l'audit de modernisation des achats publicsL'audit de modernisation des achats publics s'inscrit dans la démarche globale des audits de modernisation qui visent à identifier les leviers d’actions permettant d’assurer un meilleur service public au meilleur coût. Les achats de fonctionnement de l’État représentent un levier d’amélioration intéressant permettant d’envisager une économie de l'ordre ...

Sujets

Informations

Publié par
Nombre de visites sur la page 91
Langue Français
Signaler un problème

Audit de modernisation des achats publics
Synthèse des résultats
Octobre 2006
Christophe fanichet – département des audits de modernisation
Audits de modernisation Achats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006Sommaire
1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat
2. Principaux enseignements de l'audit achats
3. Résultats de l'audit achats
4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des
achats
5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre
2
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006Sommaire
1. Contexte, objectifs et démarche suivie par l’audit achat
2. Principaux enseignements de l'audit achats
3. Résultats de l'audit des achats
4. Premières pistes de réflexion concernant les organisations interministérielles des
achats
5. Priorités et prochaines étapes pour le plan de mise en œuvre
3
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006¾
¾
¾
Contexte de l'audit de modernisation des achats publics
L'audit de modernisation des achats publics s'inscrit dans la démarche
globale des audits de modernisation qui visent à identifier les leviers
d’actions permettant d’assurer un meilleur service public au meilleur coût.
Les achats de fonctionnement de l’État représentent un levier
d’amélioration intéressant permettant d’envisager une économie de l'ordre
de 5 à 10 % sur 3 ans grâce à un processus de modernisation et
d’optimisation des achats.
Cet audit achats fait suite à plusieurs initiatives conduites par les
ministères depuis 2002 (mission interministérielle automobile, création de
l'agence centrale des achats au ministère des finances, mise en place d'un
économat interarmées à la défense, …)
Source : Discours du ministre délégué au budget et à la réforme de l'Etat (13 avril 2006)
4
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006¾
9
¾
¾
¾
¾
9
9
¾
¾
¾
¾
¾
L'audit de modernisation des achats publics permettra de moderniser
la fonction achat tout en faisant des économies significatives
Apports pour les ministères Apports pour les agents
Modernisation de la fonction achats en
Meilleure visibilité sur les dépenses,
conférant aux agents une position centrale,
simplification et accroissement du nombre
de leviers d'action pour les gestionnaires semblable à celle des acheteurs dans les
entreprises privées
dans le cadre de la LOLF
Professionnalisation des acheteurs de
Bénéfices des synergies liées au travail en
commun : l'État au travers de formations (optimisation
de l’utilisation du CMP, négociation avec les
effet volume
fournisseurs, …)
partage des bonnes pratiques et
Simplification des procédures grâce à une
d'expériences
globalisation et une mutualisation des
Génération d'économies pour faire face aux
commandes
contraintes budgétaires
Simplification des formalités
objectif de réduction des dépenses
administratives pour les gestionnaires avec
d’achats de fonctionnement de l’État :
le déploiement d'outils adéquats (catalogues
1,3 milliard d'euros d’économies en 3 ans
électroniques d’approvisionnement en ligne,
carte achat, …)

Accroissement de la qualité de service
proposée

5
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006L'audit de modernisation des achats publics s'est déroulé de mai à
juillet 2006 en quatre phases
Synthèse :
septembre Finalisation des plans
octobre de transformation :
Audit : mai-juillet 2006 2006 Automne 2006
C
A E F
Fixation des
Fixation des
stratégies achats et
Cartographie des
Ca
objectifs de gains
dépenses par
Consolidation,
par segment ent
segment d’achats synthèse et nthèse et
d’achats (ateliers de
élaboration
travail)
Déclinaison du
des plans de
plan de
transformation
B D transformation ation
(plan
par ministère
interministériel
Proposition roposition
et plan
d’évolution des
Analyse des
Analy
ministériel type)
organisations organisations et
des processus
achats actuelles
achats actuelles
achats
6
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
A C C
B D D
La méthode appliquée est issue des meilleures pratiques du
secteur privé, adaptées au contexte du secteur public
L'audit interministériel des achats publics s’est déroulé en quatre phases.
Phase A : Cartographie des dépenses par Phase C : Fixation des stratégies achats et
segment d’achats objectifs de gains par segment d’achats
Définition du périmètre d’analyse État des lieux des pratiques d’achats par segment avec
les équipes de projet ministérielles (identification des
Collecte des données sur les dépenses achats issues
marchés en cours dans les ministères, compréhension
des systèmes d’information comptables
du marché fournisseurs, identification des leviers
Définition d’une segmentation des dépenses achats
d’optimisation)
commune aux ministères (5 domaines, 27 segments et
Conduite de réunions et d’ateliers de travail visant à
68 sous-segments)
identifier les bonnes pratiques internes et externes aux
Affectation des dépenses achats de chaque ministère
ministères, sélectionner les leviers d'optimisation
aux segments/sous-segments d’achats
pertinents et définir les objectifs de gains
Synthèse et validation de la cartographie des dépenses
correspondants, identifier les conditions de mise en
par ministère et segment/sous-segment
œuvre
Formalisation et validation des stratégies d'achats
Phase B : Analyse des organisations achats Phase D : Proposition d’évolution des se des
actuelles organisations et des processus achats
Définition des activités achats à analyser Sélection des pratiques à dupliquer au sein de chaque
ministère sur la base des bonnes pratiques identifiées
Conduite d’entretiens avec les interlocuteurs clés (en
au sein des différents ministères
administration centrale et en services déconcentrés)
Élaboration et évaluation des scenarii en termes
Synthèse des bonnes pratiques et des principaux points
d'organisation achats par ministère
d’amélioration en matière de pratiques achats
Recommandations en termes de scénario
Première cartographie de la filière achats
d’organisation achats à mettre en oeuvre
7
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006A C C
B D D
Phase A : les dépenses de fonctionnement ont été réparties en 5
domaines, 27 segments et 68 sous-segments
Achats de fonctionnement
de l’État
Domaine
Affranchissement et Fournitures Informatique &
Immobilier Prestations générales
impression générales Telecom
Affranchissement et Abonnement et Investissements immobiliers Logiciels Communication
impression documentation
•Publicité
• Logiciels
• Représentation, réception
• Abonnement et documentation
• Affranchissement et expédition • Bâtiment
Matériel informatique
• Matériel d'affranchissement • Terrains
Déplacements & indemnités
• Impression
• PC & micro-informatique
Crédit-bail de matériel
Loyers et charges locatives
• Autres matériels informatiques
• Déménagements
• Crédit-bail de matériel
• Déplacements
• Charges connexes aux loyers
Fournitures de bureau
Matériel réseaux & data • Indemnités pour les véhicules
• Locations immobilières
personnels
• Consommables informatiques
• Autocommutateurs
• Péages
• Fournitures et petit matériel de • Réseaux de télécommunication
• Repas & nuitées
bureau
Prestations de bâtiment
• Papier et dérivés (enveloppes, …)
Formation
• Aménagement de locaux
Prestations informatiques
• Maintenance des ascenseurs
• Formation
• Sécurité incendie
Gardiennage
• Autres entretiens immobiliers
Mobilier • Services informatiques
•Accueil
• Achat mobilier
Reprographie
• Gardiennage et surveillance
• Location de mobilier
Energies & fluides • Achat de photocopieurs Nettoyage
Véhicules
• Location de matériel de
• Nettoyage des locaux
•Eau
• Achats de véhicules légers reprographie
•Electricité
• Maintenance de reprographie
• Location de véhicules légers Restauration
•Gaz
• Entretien véhicules légers
• Autres énergies • Restauration collective
• Carburants, lubrifiants
Télécommunications
• Matériel de transport Huissiers
Travaux publics
• Communications fax et fixe
•Huissiers
Autres fournitures
• Matériels et communications mobiles
• Autres travaux
Transport
• Services de télécommunication
• Denrées alimentaires
• Habillement • Transport de matériel
Sous
• Matériel de surveillance • Transport de personnes
• Matériel technique, maint. de • Transport de fond
segment
matériel spécialisé • Autres transport
• Autres matériels spécifiques Segment
Autres prestations
• Assurances
•Etudes
• Frais d'actes
• Frais de gestion et commissions
• Autres services
8
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006¾
¾
¾
¾
¾
A C C
B D D
Phase B : les organisations achats des ministères ont été
analysées en termes de pratiques et d'organisation
Approche d'analyse des organisations achats actuelles
Méthodologie Questionnaire achats (illustration)
Structuration des différentes activités (achat,
approvisionnement, systèmes
d’information…)
Élaboration d’un questionnaire achats
permettant d’évaluer les pratiques achats de
chaque ministère
Entretiens avec les interlocuteurs clés au
sein du ministère en administration centrale
et en services déconcentrés
Consolidation des résultats des
questionnaires
Identification des bonnes pratiques et des
points d’amélioration de chaque ministère
9
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006A C C
B D D
Phase C : la définition des stratégies d'achat et des potentiels
de gains par segment d’achat
Séances de travail avec
1 2 3
Préparation ateliers thématiques Formalisation
Préparation
Formalisation et
Analyse initiale des segments
validation des
d'achats avec les équipes projet
stratégies d'achats
• Répartition des segments
• Conduite des ateliers de • Appropriation des
d'achats en 3 catégories : clés,
travail par groupe de stratégies d'achats
standards, divers
ministères proposées
•Analyse des marchés en cours
• Sélection des leviers • Quantification des
dans les ministères
d'optimisation pertinents potentiels de gains
• Compréhension des marchés
• Identification des bonnes • Hiérarchisation des
fournisseurs (niveau de
pratiques internes et opportunités
concurrence, savoir-faire, ...)
externes
• Identification des leviers
• Définition des objectifs
d'optimisation (consolidation des
de gains (fourchettes
besoins, massification , …) et des
possibles)
scénarios ou stratégies
• Identification des
d'optimisation possibles …
obstacles à la mise en
œuvre
10
Audits de modernisation -
A
chats
M
I
N
EFI -
D
GM
E -
d
éparteme
nt d
es audits de modernisation -
2006