UNESCO. Executive Board; 169th; Rapport de la Commissaire aux comptes sur les audits de performance effectués

Description

Organisation des Nations Unies Conseil exécutif pour l'éducation, la science et la culture exCent soixante-neuvième session 169 EX/29 PARIS, le 19 mars 2004 Original anglais Point 6.7 de l'ordre du jour provisoire RAPPORT DE LA COMMISSAIRE AUX COMPTES SUR LES AUDITS DE PERFORMANCE EFFECTUES AU COURS DE L'EXERCICE BIENNAL 2002-2003 RESUME Conformément à l'article 12.4 du Règlement financier et à la résolution 31 C/50, le présent document contient le rapport intégral de la Commissaire aux comptes sur les audits de performance effectués au cours de l'exercice biennal 2002-2003, ainsi que les observations du Directeur général à ce sujet. Décision proposée : paragraphe 5. 1. Le mandat de la Commissaire aux comptes, tel qu'il est défini à l'article 12.4 du Règlement financier figurant dans les Textes fondamentaux, inclut la faculté de formuler des observations sur l'efficacité de l'administration et de la gestion de l'Organisation. Dans le cadre de ce mandat, en 2002-2003, la Commissaire aux comptes a procédé à un certain nombre d'audits de performance et a examiné la suite donnée aux vérifications effectuées au cours des exercices précédents. 2. En outre, comme indiqué dans la résolution 31 C/50, "le Commissaire aux comptes peut à tout moment présenter des rapports au Conseil exécutif et au Directeur général s'il est des questions importantes, urgentes ou pressantes sur lesquelles il estime nécessaire d'appeler l'attention". 3. Le rapport de ...

Informations

• Publié par: Phoim
• Nombre de lectures: 25
• Langue: Français

Extrait

Organisation des Nations Unies  re Conseil exécutif ex pour l'éducation, la science et la cultu

Cent soixante-neuvième session

      Point6.7de l'ordre du jour provisoire

169 EX/29 PARIS, le 19 mars 2004 Original anglais

RAPPORT DE LA COMMISSAIRE AUX COMPTES SUR LES AUDITS DE PERFORMANCE EFFECTUES AU COURS DE L'EXERCICE BIENNAL 2002-2003

  RESUME   Conformément à l'article 12.4 du Règlement financier et à la résolution 31 C/50, le présent document contient le rapport intégral de la Commissaire aux comptes sur les audits de performance effectués au cours de l'exercice biennal 2002-2003, ainsi que les observations du Directeur général à ce sujet. Décision proposée : paragraphe 5.

1. Le mandat de la Commissaire aux comptes, tel qu'il est défini à l'article 12.4 du Règlement financier figurant dans les Textes fondamentaux, inclut la faculté de formuler des observations sur l'efficacité de l'administration et de la gestion de l'Organisation. Dans le cadre de ce mandat, en 2002-2003, la Commissaire aux comptes a procédé à un certain nombre d'audits de performance et a examiné la suite donnée aux vérifications effectuées au cours des exercices précédents. 2. En outre, comme indiqué dans la résolution 31 C/50, "le Commissaire aux comptes peut à tout moment présenter des rapports au Conseil exécutif et au Directeur général s'il est des questions importantes, urgentes ou pressantes sur lesquelles il estime nécessaire d'appeler l'attention". 3. Le rapport de la Commissaire aux comptes sur les audits de performance effectués en 2002- 2003 et sur la suite donnée aux vérifications précédentes est joint en annexe au présent document. 4. Les recommandations de la Commissaire aux comptes figurent en caractères gras aux paragraphes ci-après : 23, 27, 31, 38, 45, 50, 55, 58, 61, 95, 101, 108, 113, 122, 127, 131 et 147. Les "Observations du Directeur général" figurent en italiques et suivent immédiatement les recommandations ou le texte auxquels elles se réfèrent.

169 EX/29 - page 2

5.

 

Projet de décision proposé

Le Conseil voudra peut-être adopter une décision libellée comme suit :

Le Conseil exécutif,

1.

2.

3.

4.

Rappelant la résolution 31 C/50,

Ayant examiné le document 169 EX/29,

Exprime sa satisfaction à la Commissaire aux comptes pour la haute qualité de son travail ;

Invite le Directeur général à lui faire rapport, à sa 171e session, sur la mise en oeuvre des recommandations de la Commissaire aux comptes.

ANNEXE

169 EX/29 Annexe

PREMIERE PARTIE DU RAPPORT DE LA COMMISSAIRE AUX COMPTES SUR LES COMPTES DE L'UNESCO POUR L'EXERCICE BIENNAL 2002-2003

INTRODUCTION Pour cet exercice biennal, nous avons divisé notre rapport intégral sur les comptes de l'Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO) en deux parties afin de le rendre plus facilement accessible au lecteur. La première partie, établie pour la session de printemps du Conseil exécutif, rend compte principalement de nos audits de performance, et la deuxième partie, établie pour la session d'automne, présentera notre examen des états financiers. La présente partie de notre rapport contient l'essentiel des résultats de nos audits de performance pour l'exercice biennal 2002-2003. Dans le cadre de notre mandat, nous procédons à des audits de performance concernant les programmes et activités de l'Organisation. Ainsi, nous avons vérifié la gestion des activités financées par des ressources extrabudgétaires ainsi que la gestion et la gouvernance des instituts de l'UNESCO pour l'éducation. En outre, nous examinons la suite donnée à certaines recommandations résultant de nos vérifications précédentes relatives au Secteur des sciences exactes et naturelles et au Secteur de l'éducation. La deuxième partie de notre rapport, qui paraîtra ultérieurement, contiendra les observations et recommandations résultant de la vérification des états financiers de l'UNESCO ainsi que les observations correspondantes sur la gestion financière. Elle fera également le point sur la suite donnée aux recommandations antérieures sur certains aspects de la gestion financière. Le présent rapport a été établi en langue anglaise.

REMERCIEMENTS  Nous tenons à remercier le Directeur général, ses collaborateurs et le personnel de l'Organisation pour la qualité de la coopération et de l'aide qu'ils nous ont apportées pendant le travail de vérification. Nous tenons également à exprimer nos vifs remerciements aux organes directeurs pour leur appui et l'intérêt qu'ils ont manifesté pour nos travaux.

La vérificatrice générale du Canada Commissaire aux comptes Sheila Fraser, FCA Ottawa, Canada Le 1er mars 2004  

TABLE DES MATIERES

169 EX/29 Annexe - page 3 Page   Principaux messages - Points particulièrement importants................................................................. 5 Paragraphes GESTION DES FONDS EXTRABUDGETAIRES - Rôles et responsabilités, établissement de rapports et questions liées aux dépenses d'appui Généralités ............................................................................................................................... 1-10 Objectifs, portée et méthodologie.......................................................................................... 11-14 Observations découlant des audits Gestion globale des ressources extrabudgétaires ......................................................... 15-27 Publication de rapports sur les activités extrabudgétaires............................................ 28-45 Rôles et responsabilités en matière de planification et d'exécution des projets extrabudgétaires ......................................................................................... 46-61 Dépenses d'appui (FITOCA)........................................................................................ 62-71 Conclusion ............................................................................................................................... 72 LES INSTITUTS POUR L'EDUCATION : gestion et gouvernance axées sur les résultats Introduction ........................................................................................................................... 73-77 Objet et portée de l'audit .............................................................................................. 78-84 Rôles et responsabilités de la Conférence générale de l'UNESCO, du Conseil exécutif et des organes directeurs des instituts ............................................ 85 Informations requises pour une gouvernance efficace................................................... 86 Observations .......................................................................................................................... 87-108 Les Conseils d'administration sont actifs ................................................................... 109-127 Les instituts communiquent avec les Etats membres ................................................. 128-131 SUITE DONNEE AUX RECOMMANDATIONS FIGURANT DANS NOS PRECEDENTS RAPPORTS ................................................................................... 132-147 Page Modalités de la vérification............................................................................................................... 50

 

169 EX/29 Annexe - page 5 Principaux messages - Points particulièrement importants Les ressources extrabudgétaires fournies à l'UNESCO indépendamment des contributions mises en recouvrement auprès des Etats membres ont été pour la plupart gérées au coup par coup pour des projets déterminés, directement entre les directeurs de projets et chacun des principaux donateurs. Cette méthode a pu se révéler appropriée quand ces ressources étaient relativement faibles par rapport à celles du budget ordinaire. Or, elles financent désormais une part importante des activités de l'UNESCO et leur montant annuel est maintenant supérieur à celui du budget ordinaire. Il est donc urgent que l'UNESCO modernise et rationalise ses méthodes en administrant l'ensemble des fonds extrabudgétaires ainsi que les contributions de chaque Etat membre, et qu'elle soit en mesure de montrer dans quelles proportions les activités extrabudgétaires vont dans le sens des priorités de l'UNESCO. En cette période de transition, il faut tirer les leçons du passé et notamment reconnaître la nécessité de mieux définir les rôles et responsabilités, d'améliorer la planification et la mobilisation des ressources, de renforcer les contrôles financiers et la garantie de qualité, et de mieux surveiller l'utilisation des ressources extrabudgétaires. L'administration a déjà pris des mesures pour améliorer l'ensemble de la gestion des fonds extrabudgétaires ; ainsi : •les projets inactifs depuis quelques années ont été clôturés ; •l'Equipe spéciale de haut niveau chargée de la décentralisation a mis en place un dispositif de garantie de qualité pour les propositions de projets financés par des fonds extrabudgétaires (EXB) ; •examiné la situation des engagements non liquidésle Comité du budget et des finances a   au titre des projets EXB et a pris des mesures pour assurer la conformité avec la politique fixée ; •le Comité du budget et des finances a créé un groupe de travail dirigé par BB et chargé d'examiner les politiques et procédures de gestion des dépenses d'appui aux projets EXB. A cet égard, l'UNESCO a entrepris une action commune avec d'autres organismes des Nations Unies pour mettre au point à l'échelle du système une même approche des dépenses d'appui aux activités extrabudgétaires. Afin d'améliorer la gestion, d'encourager les contributeurs extrabudgétaires à continuer de financer les priorités de l'UNESCO et afin d'attirer et retenir de nouveaux donateurs qui souhaitent en faire autant, l'UNESCO devrait appliquer les principes suivants : •définir clairement la façon dont les fonds extrabudgétaires contribueront à la réalisation de ses objectifs les plus importants ; •s'assurer qu'elle dispose de la capacité d'exécution requise, y compris en améliorant les compétences du personnel, en assurant une coordination appropriée, et en créant les dispositifs nécessaires pour mener à bien les activités ; •Etats membres et aux donateurs des produits deassurer que l'Organisation fournit aux premier ordre en développant la surveillance et le contrôle de qualité ; •tenir les organes de surveillance et les hauts responsables informés en temps utile de la gestion globale des fonds extrabudgétaires.

 

169 EX/29 Annexe - page 6 Le présent rapport traite également des systèmes et pratiques en vigueur pour gérer les dépenses d'appui engagées par l'UNESCO pour des projets faisant l'objet de financements volontaires, principalement sur le compte FITOCA. A notre avis, il est urgent que l'UNESCO améliore et modernise la gestion de ce compte. Le fait que l'administration ait reconnu la nécessité d'élaborer des directives plus précises et d'améliorer la transparence à la suite d'un contrôle interne effectué par IOS sur les dépenses d'appui, et la promesse d'un plan d'action visant à donner suite aux recommandations sont pour nous encourageants. Nous suivrons la mise en oeuvre du plan d'action pour résoudre les problèmes qui se posent dans le domaine des dépenses d'appui. Dans le présent rapport, nous examinons également les arrangements en matière de gouvernance que les instituts de l'UNESCO pour l'éducation ont conclus avec leurs propres organes directeurs ainsi qu'avec ceux de l'UNESCO, et leurs méthodes d'établissement des rapports au sein de l'Organisation. Si les responsabilités des organes directeurs semblent être claires, l'UNESCO et ses instituts pour l'éducation devraient définir et donner des orientations aux membres de ces organes. Nous avons examiné les informations et les mécanismes de reddition des comptes qui consistent, par exemple, à disposer de plans satisfaisants et à démontrer l'avantage comparatif des instituts, à rendre compte des résultats et à évaluer périodiquement les activités. Nous faisons des propositions pour améliorer les choses dans chaque domaine. De plus, les instituts de l'UNESCO pour l'éducation peuvent améliorer l'accès des Etats membres à l'information sur leurs activités ainsi que sur les délibérations et décisions de leurs organes directeurs, et à d'autres informations pertinentes. Nous avons suivi la mise en oeuvre de 11 recommandations depuis le dernier exercice biennal qui ont trait principalement à la gouvernance et à l'évaluation des résultats dans le Secteur des sciences. Il reste à examiner ultérieurement la suite donnée à 21 recommandations depuis le dernier exercice biennal qui portent principalement sur la gestion financière. Nous avons estimé qu'en ce qui concerne la recommandation 203 (relative à l'amélioration des réunions au niveau des pays), la tâche peut être considérée comme achevée mais pour ce qui est de la recommandation 199 (relative à l'amélioration des rapports de performance), nous n'avons pu observer que des progrès limités. Sur toutes les autres recommandations, les choses progressent de façon satisfaisante bien qu'il reste encore beaucoup à faire. Nous proposons que l'UNESCO élabore des définitions cohérentes pour suivre les progrès accomplis dans la mise en oeuvre des recommandations résultant de la vérification extérieure des comptes ; il faudrait définir notamment ce qu'on entend par recommandation mise en oeuvre, progrès satisfaisant, certain progrès et aucun progrès.

 

 

169 EX/29 Annexe - page 7 GESTION DES FONDS EXTRABUDGETAIRES - Rôles et responsabilités, établissement de rapports et questions liées aux dépenses d'appui Généralités 1. Les fonds extrabudgétaires (EXB) sont les fonds autres que ceux provenant des contributions des Etats membres au budget ordinaire. Le Directeur général est habilité à recevoir ces fonds de gouvernements, d'organisations internationales, régionales, nationales ou non gouvernementales, d'entités privées et de particuliers pour mettre en oeuvre des programmes et des projets conformes aux buts, politiques et activités de l'Organisation et s'acquitter des obligations afférentes à ces activités conformément aux règlements de l'Organisation et aux accords passés avec les bailleurs de fonds. 2. Dans l'ensemble du système des Nations Unies, les financements extrabudgétaires prennent de l'importance depuis l'introduction d'importantes restrictions des budgets ordinaires dans les années 80, et ils sont maintenant devenus une source essentielle de financements pour l'UNESCO. Conformément au rapport paru en 2001 sous la cote 161 EX/31, les projets opérationnels menés au niveau national ou régional doivent en principe être financés au moyen de contributions volontaires, et même les activités générales ou administratives peuvent l'être désormais lorsque les ressources provenant du budget ordinaire sont insuffisantes. 3. Le récent rapport 2002-2003 du Corps commun d'inspection sur les dépenses d'appui aux activités extrabudgétaires énonce certains des avantages et des inconvénients d'un financement extrabudgétaire. Les principaux avantages sont les suivants : le financement extrabudgétaire apporte un soutien et un complément aux programmes de base en élargissant et renforçant leur capacité institutionnelle et en rehaussant l'image publique et politique des organisations du système des Nations Unies. On peut, cependant, citer deux principaux inconvénients : le risque que les activités extrabudgétaires ne soient en fait "subventionnées" par les ressources de base et que ces ressources soient détournées au profit d'autres priorités de nature plus restreinte et/ou bilatérale ; et que les activités extrabudgétaires ne nuisent au processus d'approbation et d'exécution. Ces activités imposent certainement à l'UNESCO un surcroît de travail de planification, gestion et établissement de rapports, mais ces contraintes particulières pourraient aider à améliorer la gestion des programmes et/ou des ressources financières par le Secrétariat en amenant à définir clairement à qui il appartient de rendre compte de tel ou tel résultat. En outre, toute augmentation du financement extrabudgétaire est l'expression d'une satisfaction du client. 4. Les statistiques communiquées par l'UNESCO aux Etats membres sur les activités extrabudgétaires sont imparfaites, comme nous le verrons plus tard, mais il se dégage clairement des informations dont on dispose certaines tendances. Le montant total est important - le document C/5 relatif à l'exercice biennal 2002-2003 fait état de prévisions de dépenses supérieures à 300 millions de dollars, soit 57 % des crédits ouverts au titre du budget ordinaire. Exprimées autrement, les activités extrabudgétaires représentent environ cinq fois le montant des ressources du budget ordinaire consacrées aux activités, déduction faite des dépenses de personnel, des dépenses d'administration générale et d'autres réserves statutaires.

169 EX/29 Annexe - page 8 5. Comme il ressort du tableau 1 et du rapport le plus récent au Conseil consacré aux ressources extrabudgétaires, paru sous la cote 166 EX/35, le volume total (mesuré sous l'angle tant des allocations que des sommes employées) a plus que doublé en cinq ans. Trois postes ont connu une croissance très rapide : le Brésil, l'Iraq et les comptes spéciaux. Le Brésil confie à l'UNESCO des fonds constitués à son profit en vue de financer sur son territoire des projets précis ; les activités menées par l'UNESCO en Iraq s'inscrivaient dans le cadre du programme "Pétrole contre nourriture" administré par le Bureau chargé du Programme Iraq (UNOIP). Le montant de ces deux postes a considérablement augmenté, même s'il est difficile de prédire l'avenir. Celui des comptes spéciaux a doublé ces cinq dernières années, cette augmentation étant principalement destinée à la rénovation du bâtiment du Siège et à la mise en oeuvre du projet FABS. Les comptes spéciaux semblent également gagner en popularité, leur définition s'étant élargie aux contributions faites par un seul donateur pour des projets donnant lieu à l'établissement d'un rapport séparé (sans que soient facturées, pour autant, des dépenses d'appui). La distinction entre ces arrangements et les fonds-en-dépôt n'apparaît plus clairement. 6. En dehors de ces trois postes, l'augmentation des dépenses extrabudgétaires a été, ces cinq dernières années, plus modeste : 16 % en termes de fonds alloués et 9 % en termes d'exécution. Tableau 1 Montant des allocations extrabudgétaires entre 1998 et 2002, en millions de dollars

 

Description ou type de fonds 2002* 2001 2000 1999 1998 Brésil 119 138 79 46 18 UNOIP (Iraq) 63 59 27 20 19 Comptes spéciaux 62 47 29 33 31 Autres sources des Nations Unies 47 51 46 45 43 et multilatérales Autres fonds constitués 8 7 10 5 16 au profit des donateurs Fonds-en-dépôt 54 56 45 36 32 Experts associés 7 6 6 6 9 Montant total des allocations 360 359 236 191 169 Montant total des fonds 249 217 166 153 119 employés/an Taux d'exécution 69 % 60 % 70 % 80 % 70 %  Pour 2002, le document 166 EX/35 ne comportait que des chiffres provisoires. * 7. Le volume des contributions extrabudgétaires est difficile à prédire d'un exercice biennal à l'autre. Les fonds peuvent être reportés, ce qui complique la comparaison des chiffres entre les exercices. Bien que n'apparaissent désormais, dans le document C/5, que les fonds ayant fait l'objet d'un engagement ferme, ceux-ci étaient, par le passé, estimés de différentes façons par les secteurs et étaient généralement éloignés des montants réellement reçus et dépensés.

 

169 EX/29 Annexe - page 9

Tableau 2 Dépenses extrabudgétaires par région entre entre 1998 et 2002, en millions de dollars Région 2002* 2001 2000 1999 1998 Afrique 17 15 13 17 16 Brésil 85 99 81 58 43 Autres pays d'Amériqu 6 latine Asie-Pacifique 13 13 14 17 13 Iraq 52 38 19 25 16 Autres Etats arabes 10 Europe 8 7 7 6 4 Projets 58 46 33 30 27 interrégionaux/mondiaux Total 249 216 166 153 119 * Les chiffres de 2002 sont provisoires. 8. Le tableau 3 indique, sous forme simplifiée, l'origine et la destination des fonds extrabudgétaires.

Tableau 3 Origine, modalités d'attribution et affectation des fonds   extrabudgétaires  

Origine •Organisations internationales  •Gouvernements •Entreprises privées •Fondations, ON universités •Particuliers

Modalités d'attribution   Affectation •  oritaires Accords de fonds-en-dépôt   Accords de constitution de • O primmesograrP de'U lSCNE •   fonds au profit des donateurs •Programmes nationaux   •Fonds pour les dépenses d'appui  l'action de soutenant (dont FITOCA)  l'UNESCO •Comptes spéciaux •Recrutement et autres •  d'administration Dotations fonctions •  du Contributions ajoutées aux  Siège crédits inscrits au budget •Recrutement et autres ordinaire fonctions  d'administration Autres arrangements :  hors Siège •Centre pour le patrimoi •Personnel et programmes   des instituts mondial •Personnel et programmes •Experts associés  d'autres entités •Académie des sciences du tiers monde •Instituts •Contributions en nature

  9. Les principaux arrangements qui conditionnent l'utilisation des fonds apparaissent dans la colonne centrale, intitulée "Modalités d'attribution". Les expressions telles que "fonds-en-dépôt", "fonds constitués au profit des donateurs" et "comptes spéciaux" sont définies dans le document 161 EX/31.

169 EX/29 Annexe - page 10 10. La composition des activités extrabudgétaires évolue. Pendant de nombreuses années, les principaux contributeurs ont été des organisations multilatérales, en particulier le PNUD, mais celles-ci ont récemment perdu de leur importance relative. Ont fortement augmenté, en revanche, les contributions bilatérales sous la forme de fonds-en-dépôt. Le tableau 2 fait apparaître la dispersion géographique des projets extrabudgétaires, montrant non seulement que la proportion de ressources extrabudgétaires dépensées en Amérique latine et en Iraq a augmenté, mais aussi que les montants affectés à des projets interrégionaux et mondiaux ont plus que doublé en cinq ans. La composition sectorielle n'a pas changé : le secteur de l'éducation demeure de loin le principal bénéficiaire. Objectifs, portée et méthodologie 11. Ceci est la première phase de notre audit des activités extrabudgétaires, qui est centrée sur l'organisation générale de leur gestion. Le traitement de toutes questions découlant de la vérification des états financiers de l'UNESCO ainsi que les observations connexes sur la gestion financière seront inclus dans le rapport que nous présenterons plus tard au cours de l'année. L'an prochain, nous sélectionnerons des projets particuliers pour les soumettre à un audit visant à vérifier s'ils sont conformes aux autorisations, respectent des pratiques de gestion économiques et efficaces et sont pertinents au regard des objectifs de l'UNESCO. 12. L'objectif de la phase 1 de l'audit est de déterminer si trois aspects de la gestion des activités extrabudgétaires – aspects que nous estimons particulièrement importants et opportun d'examiner -sont satisfaisants : •Les rôles, les responsabilités et le pouvoir de décision en matière de gestion et de mise en oeuvre des activités extrabudgétaires sont-ils clairement définis et compris ? •taux d'exécution et autres éléments qui sont adressés à laLes rapports sur les direction, aux donateurs et aux Etats membres sont-ils exacts et appropriés ? et •Les dépenses d'appui sont-elles clairement définies et gérées conformément aux règlements ? 13. Nous avons décidé de ne pas sélectionner de programmes ni examiner d'accords concernant le Brésil (le plus gros élément des activités extrabudgétaires) car ceux-ci représentent un cas particulier caractérisé par des modalités d'exécution propres. Les programmes en question ont déjà été examinés par le Service d'évaluation et d'audit et par nous-mêmes. 14. Nous avons élaboré des critères d'audit puis évalué la mesure dans laquelle ils étaient respectés en analysant les documents disponibles et en procédant à des entretiens avec une large sélection de personnes assumant des responsabilités clés en matière d'activités extrabudgétaires, à savoir des membres de la Direction générale et de ERC, BB, DCO, BSP, IOS, HRM, DIT, PRO et LA, des attachés d'administration (AO) des secteurs et quelques directeurs de bureaux régionaux. En outre, nous avons interrogé certains membres du personnel des secteurs et des instituts avec lesquels nous étions déjà en relations à propos d'autres projets soumis à audit. Nous n'avons pas essayé de recueillir d'informations quantitatives pour vérifier les avis exprimés

 

Il est nécessaire de renforcer le contrôle suivi exercé par les hauts responsables.

 

169 EX/29 Annexe - page 11 par les personnes interrogées. Nous le ferons de manière détaillée l'an prochain lorsque nous examinerons des projets particuliers. Observations découlant des audits Gestion globale des ressources extrabudgétaires 15.Le suivi des programmes financés par des ressources extrabudgétaires demande une attention accrue et systématique. Selon le règlement financier, le contrôle de l'utilisation des fonds extrabudgétaires (EXB) incombe à la fois à la Conférence générale, au Conseil exécutif et aux hauts responsables du Secrétariat. Leurs responsabilités à cet égard sont, dans l'ensemble, les mêmes qu'en ce qui concerne le contrôle du budget ordinaire. L'une d'elles, d'une importance cruciale, qui consiste à suivre la mise en oeuvre des activités EXB, incombe plus particulièrement aux hauts responsables. 16. Nous avons dressé une liste des éléments d'information importants dont, selon nous, la direction devrait suivre en permanence l'évolution (voir le tableau 4). Les statistiques citées dans cette liste, par exemple, lui permettraient de se tenir au courant des progrès des activités EXB et de repérer les problèmes et prendre des mesures correctives pour rationaliser les dépenses et en améliorer l'efficacité. Le tableau 4 vise surtout à faire ressortir les performances globales du Secrétariat en matière de gestion de l'ensemble des ressources extrabudgétaires : par exemple, le pourcentage des projets achevés comme prévu et le "vieillissement" de ceux qui n'ont pas été achevés dans les délais fixés. 17. Les organes directeurs et la direction du Secrétariat souhaiteront sans nul doute ajouter des éléments à la liste du tableau 4, ou en retrancher, lorsqu'ils détermineront qui a besoin de quelle information et avec quelle fréquence. Certaines statistiques pourraient intéresser plus particulièrement les organes directeurs dans la mesure où ils auraient l'assurance que la direction surveillerait régulièrement les autres. 18. En général, nous avons constaté la nécessité de renforcer le suivi de la planification et de la mise en oeuvre générale des programmes extrabudgétaires par les hauts responsables. Lors de nos entretiens, nous avons demandé si des rapports de synthèse sur les dépenses extrabudgétaires leur étaient présentés ; on nous a généralement renvoyés au rapport semestriel détaillé sur les taux d'exécution établi par le Bureau du budget (tel celui figurant dans le document Memo/BB/2002/8040 en date du 16 mai 2002) plutôt qu'à des documents présentant un panorama de la situation du genre de celui proposé dans le tableau 4. Si les données brutes permettant d'établir nombre de statistiques sont sans doute disponibles au niveau des opérations, il n'en a pas été tiré d'informations synthétiques qui auraient fait l'objet d'un examen régulier. Dans certains cas, les données ne se trouvent pas toutes dans les systèmes financiers et sont éparpillées dans plusieurs services au Siège et hors Siège, ce qui rend malaisée l'obtention de chiffres exacts même si des ordres de grandeur pourraient être établis si les hauts responsables en faisaient la demande. Ceux-ci ignoraient par exemple que les projets extrabudgétaires inactifs étaient si nombreux. 19. Faute d'information synthétique, la direction ne suit pas de manière adéquate les projets extrabudgétaires et les mesures qui s'imposent tardent à être prises. Beaucoup des projets inactifs étaient achevés sur le plan opérationnel mais figuraient